電子檔案的整理與保護(hù)

文/江蘇省泰州市檔案技術(shù)中心 仲華

電子檔案的整理與保護(hù)

文/江蘇省泰州市檔案技術(shù)中心 仲華

伴隨著各項(xiàng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用及發(fā)展，電子檔案的整理以及保護(hù)工作越來越重要。而在本文中，筆者就其整理和保護(hù)進(jìn)行了相應(yīng)論述和分析，希望能為相關(guān)探究提供一定參考。

電子檔案；整理工作；保護(hù)工作

就電子檔案的整理工作而言，其和紙質(zhì)檔案相比，有著相對較多方便的地方，但是因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)等問題，也使得其容易受到諸多干擾，甚至存在被竊取的危險(xiǎn)，因而，需要重視對其的整理與保護(hù)工作，鑒于此，筆者總結(jié)了此文。

一、電子檔案的相關(guān)整理

目前，就我國檔案管理工作而言，已經(jīng)基本電子化，如此，其整理工作也相對簡單，當(dāng)然，不一樣類型的檔案，整理方式也有不同，故而，相關(guān)人員要區(qū)分其類型，采取合理的整理方式。

（一）文書電子檔案的相關(guān)整理。此類檔案有兩大類文件，一類來源于內(nèi)部，另外一類則來源于外部，整理它們的時候，要區(qū)分明確。若是前者，分類的時候，可以依據(jù)時間，也可以依據(jù)組織機(jī)構(gòu)名稱，如此，再做好相應(yīng)的組盤和分盤工作，檢索起來格外方便，這樣的整理方式也使得電子檔案的保存時間可以得到有效延長。歸檔的時候，為方便進(jìn)一步查找，提高檔案的利用效率，可以依據(jù)部門做好分類。為避免歸檔時伴隨諸多不規(guī)范行為，可以選擇專門部門負(fù)責(zé)此工作，完成組盤后，為了提高他人查找和查收效率，應(yīng)由專業(yè)人員做好相關(guān)安排，同時，將對應(yīng)目錄建立起來。

就后者而言，整理的時候，可以選擇文書室，將相關(guān)文件進(jìn)行掃描存入計(jì)算機(jī)，就公文傳遞等環(huán)節(jié)，也可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)，歸檔等工作可以由業(yè)務(wù)部門來處理，完成此項(xiàng)工作后，再由承辦部門做好分級，接著由檔案部門處理，審核結(jié)束，由檔案工作者將相關(guān)檔案信息填寫完畢存入數(shù)據(jù)庫。當(dāng)有人想要查找這些檔案的時候，就可以通過網(wǎng)絡(luò)終端查到自己需要的文件。

（二）科技電子檔案的相關(guān)整理。就此類檔案而言，有著豐富的類型，因而歸檔工作相應(yīng)復(fù)雜，整理的時候，可以選擇分類管理，也可以選擇項(xiàng)目歸檔，大多情況下，都是基于前者，然后利用后者，具體而言，如下：

第一，基建檔案，此類檔案大多是經(jīng)過電腦進(jìn)行打印，然后完成相應(yīng)的輸入工作，若此檔案為紙張實(shí)體的形式，應(yīng)該采取掃描方式完成對其的電腦錄入工作，然后，結(jié)合案卷號和其他序號實(shí)際做好相應(yīng)的鏈接工作，如此，用戶查找檔案時，僅僅輸入較為簡單的詞即可；第二，設(shè)備檔案。此類檔案的來源大多屬于企業(yè)，當(dāng)相關(guān)工作者進(jìn)行相關(guān)設(shè)備的采購工作時，外商提供的信息中，就傳統(tǒng)的資料而言，它們存在的形式大多是圖紙，而就現(xiàn)代的資料而言，存在的時候則多屬于電子方式，目前，國內(nèi)相關(guān)的設(shè)計(jì)部門，設(shè)計(jì)產(chǎn)品的時候大多為電子化方式，因而進(jìn)行相關(guān)設(shè)備購買的時候，就交易雙方而言，要將電子檔案提供出來，并且將相關(guān)說明和可能存在的問題標(biāo)識出來。

二、電子檔案的相關(guān)保護(hù)

（一）軟磁盤的相關(guān)保護(hù)。首先，要采用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的軟盤。一般而言，大多選擇高密度的3.5寸軟盤，同時，要保證好其質(zhì)量，因?yàn)橘|(zhì)量好的軟盤大多有近十年的壽命，而質(zhì)量差的軟盤壽命大多不會超過一年。第二，要將管理?xiàng)l件規(guī)范化。軟盤存放的時候需要避開磁場和震動，同時其存儲環(huán)境需要整潔并且具有適中的溫度（14度到24度）與濕度（40%到50%）。第三，防范好病毒的入侵。就各業(yè)務(wù)部門而言，要重視自身電腦的病毒監(jiān)測，使得電子文件的磁盤一直處于健康和受保護(hù)的狀態(tài)當(dāng)中。

（二）光盤的相關(guān)保護(hù)。首先要保證光盤使用和排放的規(guī)范化。因?yàn)槠涫褂脡勖屠塾?jì)使用時間密不可分，而伴隨使用時間的不斷加長，激光對光盤原料的穩(wěn)定性影響也逐漸變大。其次，要預(yù)防一些有害物質(zhì)的侵蝕。某些工業(yè)區(qū)域里，有著相對較大密度的有害氣體諸如氟化氫等會對光盤有著較大的侵蝕；而海洋地帶的海鹽顆粒也可能會使得光盤逐漸老化。故而，應(yīng)該將其存放在具備合適溫度（14度到24度）與濕度（40%到50%）的環(huán)境里。第三，要保證信息讀取面的光潔度，拿用光盤的時候，要避免觸摸其數(shù)據(jù)區(qū)，盡量將和其的接觸面控制在光盤內(nèi)沿地帶。

（三）重視創(chuàng)新。就電子檔案而言，很多人還覺得其是個新鮮事情，要想讓人們?nèi)嬲J(rèn)識它，還需要加大對其的宣傳和利用。因而，就檔案部門而言，要通過大力宣傳讓自身工作人員養(yǎng)成依法治檔的理念，同時，針對檔案工作者，要重視相關(guān)專業(yè)知識的培訓(xùn)，從而保證使得各檔案能夠規(guī)范歸檔。基于電子檔案的發(fā)展視角而言，檔案工作者要通過各項(xiàng)電子設(shè)備，制作和維護(hù)好相關(guān)電子信息，參與文件的保管工作，重視電子檔案檢索系統(tǒng)的規(guī)劃和設(shè)計(jì)工作，使得電子檔案能夠進(jìn)一步規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展。

三、結(jié)語

綜上，就電子檔案而言，不論是其整理工作，還是對其的保護(hù)工作，都十分重要，因而，在整理電子檔案的時候，要做到規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化；而在保護(hù)電子檔案的時候，也要重視整理方面的相關(guān)問題，并將兩者和諧結(jié)合起來，如此才能推進(jìn)電子檔案的和諧健康發(fā)展。

[1]劉爽,王永華.傳統(tǒng)檔案保護(hù)與電子檔案保護(hù)的措施[J].黑龍江科技信息,2007,(17)∶25 .

[2]王巍.電子檔案的保護(hù)[J].信息化建設(shè),2007(09)∶19.