高校人事檔案信息化

文/內(nèi)蒙古師范大學(xué)民族藝術(shù)學(xué)院 陳曦

高校人事檔案信息化

文/內(nèi)蒙古師范大學(xué)民族藝術(shù)學(xué)院 陳曦

隨著時代的發(fā)展，我國高校在進(jìn)行人事管理方面不斷深化，信息化技術(shù)已經(jīng)完全滲透到人們的生活中，信息化管理在高校也逐漸被采用。高校人事檔案信息化管理能夠有效地加強(qiáng)高校建立更加完善的信息化體系，推動人事信息化管理的發(fā)展。本文就高校人事檔案信息化進(jìn)行分析。

人事檔案；高校；信息化

高校人事管理中最主要工作內(nèi)容是進(jìn)行檔案管理，檔案是記錄高校所有人信息的重要文件，能夠幫助高校在科研和教學(xué)活動進(jìn)行材料和文件記錄，保證記錄的原始材料能夠用于日后的教研和教學(xué)活動中。因此高校的人事檔案十分重要，對其進(jìn)行信息化管理能夠提高工作效率。本文主要是分析高校人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀和完善方案。

一、高校人事檔案信息化的管理現(xiàn)狀

隨著我國社會的發(fā)展，國家相關(guān)部門要求在高校的人事檔案管理中需要改善其制度、內(nèi)容等方面，保證人事檔案完整、規(guī)范，具有鑒別力。目前我國高校人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀主要是以下幾方面：

（一）認(rèn)識和重視程度不夠。高校在日常的工作中認(rèn)為人事檔案管理工作只是一種輔助性的工作，相關(guān)的工作人員并沒有對人事檔案管理工作引起足夠的重視。同時他們認(rèn)為人事檔案只是對政治方面?zhèn)€人的功過是非進(jìn)行記錄的一項資料，而并不是對現(xiàn)在聘任人員的記錄，對現(xiàn)代的人事管理沒有較大的意義。加上高校在對人事檔案的認(rèn)識上比較淺薄，沒有引起足夠的重視，在管理上也會疏于管理，片面地、錯誤地認(rèn)為人事檔案工作只是簡單地查找資料、收集資料等工作。淡化其在高校管理工作中的地位和作用，在高校上層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行抽查和審核時更多的是簡單的應(yīng)付。

（二）管理效率低。雖然我國已經(jīng)進(jìn)入信息化時代，但是在高校的人事檔案管理中，仍然是以實(shí)體檔案為主要的信息利用和管理的載體。雖然實(shí)體檔案適應(yīng)性強(qiáng)、利用范圍廣泛，但是在實(shí)際的工作中實(shí)體檔案的利用效率比較低下。高校的工作人員你在進(jìn)行人事檔案的管理中，由于信息化管理還未完全普及，導(dǎo)致他們的工作量非常大，工作效率低下。

（三）高校人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)不完善。目前高校自行開發(fā)本校使用的人事檔案信息管理軟件，只適用于日常的編輯檔案目錄以及輸入基本的人員信息等工作。雖然在進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)遞的環(huán)節(jié)中也應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行管理，但是由于對信息的統(tǒng)計以及分析過程有點(diǎn)復(fù)雜，加上計算機(jī)可使用的功能小、存儲的信息量小、操作煩瑣等原因，用信息化進(jìn)行人事檔案管理還沒有與信息化技術(shù)發(fā)展相協(xié)調(diào)，導(dǎo)致整個高校人事檔案的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)不夠完善。

二、完善高校人事檔案信息化的方案

（一）共享人事檔案信息。使用信息化進(jìn)行高校人事檔案管理能夠以多方位、動態(tài)、多層次的方式進(jìn)行信息手機(jī)和儲存，管理上不斷完善人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，保證整個檔案的信息按照相關(guān)的序幕進(jìn)行整理和輸入。根據(jù)不同的檢索關(guān)鍵詞，快速、準(zhǔn)確地進(jìn)行數(shù)據(jù)提取，進(jìn)而提高高校人事檔案的信息檢索效率，保證查準(zhǔn)率和查全率。運(yùn)用信息化管理高校人事檔案，能夠使人事檔案信息進(jìn)行共享，整個人事檔案工作通過網(wǎng)絡(luò)操作，能夠節(jié)省人力和物力，提高工作效率。

（二）完善人事檔案制度。在對高校人事檔案進(jìn)行信息化的管理時，還應(yīng)該要不斷地完善人事檔案制度，確定不同的人事檔案工作人員的工作職責(zé)和范圍，制定健全的規(guī)章制度。通過制定的人事檔案制度，使相關(guān)的工作人員能夠清楚了解自己的工作職責(zé)，在工作中調(diào)動工作人員的工作積極性和熱情，使其能夠?qū)θ耸聶n案工作更加有責(zé)任，按照相關(guān)的規(guī)章制度辦事，保證人事檔案信息的完整。

（三）培養(yǎng)人事檔案人員的素養(yǎng)和水平。為了能夠有效地利用信息化技術(shù)進(jìn)行人事檔案的管理工作，還應(yīng)該要培養(yǎng)相關(guān)的工作人員的素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平?，F(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展要求在一些管理崗位上需要具有高素質(zhì)的管理人員。在人事檔案管理工作中，除了需要一批又專業(yè)素養(yǎng)的工作人員之外，還需要管理人員具有基本的知識素養(yǎng)，使其不僅能夠?qū)θ耸聶n案進(jìn)行信息化管理，同時還能夠與社會的發(fā)展和需求相結(jié)合，對人事檔案進(jìn)行綜合管理、分析和整理。目前高校的人事檔案管理人員相對學(xué)歷不高，而且沒有較強(qiáng)的專業(yè)水平，因此在管理上出現(xiàn)一些問題。為了能夠有效地解決這些問題，提高人事檔案管理人員的素養(yǎng)和水平，首先，應(yīng)該要對工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，保證人事檔案的工作人員具有較強(qiáng)的責(zé)任心和工作熱情。對負(fù)責(zé)的檔案嚴(yán)格按章辦事，尤其是一些具有原始性和保密性的信息，工作人員要堅持原則，保證資料不外泄。其次，定期對人事檔案的管理人員進(jìn)行知識培訓(xùn)，提高他們的知識儲備和業(yè)務(wù)水平，通過提供一些進(jìn)修機(jī)會和繼續(xù)教育提高人事檔案管理人員的專業(yè)水平和知識素養(yǎng)。

三、總結(jié)

總而言之，為了實(shí)現(xiàn)高校人事檔案信息化，應(yīng)該要不斷地完善高校的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。不斷地利用高校的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)行信息化人事檔案管理，及時更新和完善人事檔案數(shù)據(jù)庫信息系統(tǒng)，健全人事檔案管理規(guī)范制度，確保高校人事檔案信息的完整性和保密性。提高人事檔案信息的查詢效率，提高人事檔案管理人員的工作素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平，不斷進(jìn)行工作創(chuàng)新和改革，進(jìn)而完善高校的人事檔案信息化管理工作。

（本文系內(nèi)蒙古師范大學(xué)科研基金課題自然一般項目，課題名稱：《歷象考成》中數(shù)學(xué)、天文學(xué)及其影響，編號：2014ZRYB08）

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