高職院校檔案管理工作中電子檔案的應(yīng)用研究

文/楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院　錢坤

高職院校檔案管理工作中電子檔案的應(yīng)用研究

文/楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院錢坤

我國高職院校中利用電子檔案建立檔案管理已經(jīng)成為檔案管理工作中的重要部分。因此，本文主要從電子檔案自身的優(yōu)勢以及應(yīng)用到高職院校檔案管理工作中的策略展開研究。

電子檔案；高職院校檔案管理；應(yīng)用策略

隨著我國科學(xué)技術(shù)不斷地更新并應(yīng)用于社會各個領(lǐng)域之中，目前，在高職院校中利用電子檔案來進(jìn)行檔案管理的方式已經(jīng)十分常見。電子檔案自身的高效、便捷使其在高職院校檔案管理工作中具有一定的積極影響。要想讓電子檔案管理更好的應(yīng)用于高職院校的檔案管理工作之中，就要對其功能和管理方式上加以改善。

一、電子檔案自身所具有的優(yōu)勢

（一）有利于工作效率的提升。在高職院校中檔案管理員通過應(yīng)用電子檔案在電腦上進(jìn)行管理，有效地提升了在檔案管理過程中的工作效率。在以往的檔案管理中，校內(nèi)管理員要對學(xué)生的個人信息進(jìn)行抄寫，并且對于學(xué)生信息歸檔時要用文字記錄的形式進(jìn)行統(tǒng)計和儲存。這樣的檔案管理方式既消耗了大量的人力和時間，又不能保證所記錄的檔案內(nèi)容是否準(zhǔn)確。因此，檔案管理員在運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理時，取代了人工手寫的形式，只需要在網(wǎng)上把學(xué)生檔案里文字資料進(jìn)行錄入，在電腦里進(jìn)行保存，就能夠使檔案管理更具安全性，提升檔案管理的可信度。同時，電子檔案的形式使管理工作變得簡單、輕松，促使檔案管理員的工作效率有所提升。

（二）提升了檔案管理質(zhì)量。在以往的傳統(tǒng)檔案管理方式上都是采用紙質(zhì)檔案進(jìn)行保存，因此對于檔案保存的環(huán)境和溫度又要有一定的限制，如果檔案存儲的環(huán)境過于潮濕、溫度過高都會導(dǎo)致紙質(zhì)檔案在質(zhì)量上出現(xiàn)不同程度的破損或損壞。不僅如此，傳統(tǒng)檔案管理工作中因為用紙張進(jìn)行記錄，高職院校中學(xué)生數(shù)量增多，導(dǎo)致記錄學(xué)生信息時對紙張的需求量增多，給高職院校中檔案管理增加了大量成本。在應(yīng)用電子檔案的形式進(jìn)行管理時，在管理形式上發(fā)生了很大的變化，可以不用再考慮自然環(huán)境給檔案管理所帶來的威脅，有效地節(jié)約資源，使檔案可以在一個長期穩(wěn)定、安全的條件下進(jìn)行儲存。

二、電子檔案應(yīng)用在高職院校的管理工作中的實施策略

（一）加強(qiáng)對電子檔案在具體操作時的監(jiān)督機(jī)制。高職院校中的檔案管理員在完成對學(xué)生電子檔案的建立后，要定時對電子檔案進(jìn)行監(jiān)督查看，對檔案信息中所出現(xiàn)的異常現(xiàn)象要及時地解決。同時，高職院校要加強(qiáng)對于檔案管理的監(jiān)督工作，檔案管理員要嚴(yán)格遵守電子檔案的操作流程，對學(xué)生信息進(jìn)行整理、鑒別和歸檔。例如：檔案工作者在實際建立電子檔案時，要對每一份學(xué)生檔案文件編制一個唯一的分類號、檔案編號和相對應(yīng)的文件夾，這樣管理員在工作需要中查找某一個學(xué)生的檔案時，只要在電子檔案中輸入文件分類號或者檔案編號就能夠準(zhǔn)確地查找，同時也便于管理。這樣的做法能夠使管理工作者在實際工作中把出現(xiàn)的狀況減少到最低，對高職院校中檔案管理工作起到實質(zhì)的幫助。另外管理人員在建立電子檔案的存儲格式上要統(tǒng)一，以防止檔案格式不兼容的情況。

（二）加強(qiáng)檔案管理人員隊伍建設(shè)。高職院校在選用管理人員進(jìn)行電子檔案管理時，在看中管理者自身的工作能力的同時，對于其思想道德品質(zhì)要格外重視，要定期對電子檔案管理人員進(jìn)行思想道德理論學(xué)習(xí)和電子操作技能上的培訓(xùn)工作，讓這些管理者在掌握較高的電子管理技能外，又能夠擁有一個良好的品信操守，防止有些檔案管理者為了自身利益，把學(xué)生的檔案信息進(jìn)行外泄，給學(xué)校管理制度和學(xué)生自身的安全帶來威脅。

（三）加強(qiáng)檔案儲存和網(wǎng)絡(luò)安全性監(jiān)管。管理員在建立電子檔案的同時，首先要確認(rèn)電腦設(shè)備是否處于安全狀態(tài)，要定期對電腦設(shè)備進(jìn)行更新、升級，以防止電腦因系統(tǒng)版本過低而影響檔案管理工作；檔案管理者在建立電子檔案的時候要做好備份工作，防止在建立過程中出現(xiàn)斷電的現(xiàn)象使檔案丟失；學(xué)校要對建立檔案的電腦安裝電子防火墻裝置，對于電子檔案的防護(hù)起到很好的作用。同時，學(xué)校要定期對校內(nèi)計算機(jī)進(jìn)行防護(hù)和安全檢查，防止病毒和黑客的入侵來損壞電子檔案所存儲的信息。

（四）重視電子檔案的重要作用。高職院校的領(lǐng)導(dǎo)者要充分重視運(yùn)用電子檔案進(jìn)行管理的重要意義。因此，在檔案管理上面，領(lǐng)導(dǎo)者要積極引導(dǎo)檔案管理者轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提高對于檔案管理的創(chuàng)新認(rèn)識。同時，領(lǐng)導(dǎo)者要做好利用信息技術(shù)管理檔案的宣傳工作，對于以往紙質(zhì)管理檔案的模式要進(jìn)行更替，不斷創(chuàng)新和完善電子檔案的歸檔工作，切實提高檔案管理者在實際工作中的工作效率。

三、結(jié)論

電子檔案應(yīng)用于高職院校的檔案管理工作上面足見成效，使管理人員在進(jìn)行檔案管理和查找方面更為實用、便捷，極大地提高了檔案管理者的工作效率。伴隨著檔案管理技術(shù)不斷地發(fā)展，電子檔案管理在應(yīng)用方式上還有待創(chuàng)新、完善，將它獨有的技術(shù)優(yōu)勢在管理工作中發(fā)揮到最大。

[1]鄭長彬.淺談電子文件的真實性特點以及由此引發(fā)的法律地位問題[J].學(xué)校檔案,2012（3）.

[2]淺談電子檔案在高校檔案管理中應(yīng)用的利弊，開封教育學(xué)院學(xué)報，2009（03）.

[3]淺談電子檔案在高校檔案管理中應(yīng)用的利弊，開封教育學(xué)院學(xué)報，2009（03）.