從電子檔案的優(yōu)劣勢淺談其管理的特殊性

文/上海中心大廈商務運營有限公司　唐志穎

從電子檔案的優(yōu)劣勢淺談其管理的特殊性

文/上海中心大廈商務運營有限公司唐志穎

電子檔案是時代發(fā)展的產物，它有著紙質檔案無法超越的先進性，但它的劣勢也比較凸顯，對電子檔案管理要揚其長避其短，才能有效利用其優(yōu)勢并規(guī)避不利的管理風險，電子檔案管理具有的特殊性是現代辦公面臨的新挑戰(zhàn)。

電子檔案；檔案管理；保管利用；安全保密

檔案是國家機關、企事業(yè)單位、社會團體或者個人在其活動中形成的各種具有保存價值的原始記錄。隨著信息化技術水平的日新月異、OA等流程性管理軟件、多媒體技術、數字化存儲技術在日常辦公中的普及應用，網絡化、數字化、無紙化辦公使得單位在生產經營活動中形成的絕大多數文件資料以電子化形式存在，電子檔案發(fā)揮著越來越重要的作用，甚至有超越傳統(tǒng)紙質檔案的趨勢。所以電子檔案管理儼然成了現代辦公管理中的新課題、新挑戰(zhàn)，電子檔案是信息科技發(fā)展的必然趨勢。

一、檔案電子化管理較之傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)勢

（一）電子檔案更具共享性。傳統(tǒng)的紙質檔案是一種“有形的信息資源”，一般都是孤本原件保存，并且不主張原件借閱，原則上以復印件或副本借用優(yōu)先，而且需要控制復印數量及范圍，所以在有限的數量下，傳統(tǒng)紙質檔案的共享利用只能在較小的“空間”范圍內進行。但是電子檔案就不再受“孤本”的限制，電子檔案在虛擬的計算機環(huán)境下，成為了“無形的信息資源”，打破了紙質文件“有形”限制，同一份文件可以實現在同一時間、不同地方被多個需求者以多種方式利用，這便是它所具有的共享性。

（二）電子檔案利用更便捷性。電子檔案以數字化形式存在，這一存在形式決定了電子檔案可以更快捷方便地被分類整理、匯總統(tǒng)計、檢索利用。而且利用方式更簡便，借助一定的信息化處理技術，能實現全文檢索，大大提高文件檢索利用的效率。在檔案專題性編研方面，電子檔案更便于精準查找，有利于提高信息匯總的涵蓋面和準確性。

（三）電子檔案更低碳環(huán)保。電子檔案的形成、保管、利用都依托計算機網絡環(huán)境，降低了大量的紙張使用和消耗。特別是在利用環(huán)節(jié)，紙質文件的利用都是一次性的，但是電子檔案就可以無損耗地重復利用，更低碳環(huán)保。檔案工作者在整理立卷歸檔工作中，也可以省去很大的精力在拆釘、整理、裝訂、搬運、裝盒、排架等繁重的體力勞動上，檔案管理工作變得更經濟高效。電子檔案是紙質文件的縮微保存形式，大量節(jié)約了庫房存儲空間，降低了庫房占用率。

（四）電子檔案更利于檔案原件保護。電子檔案的利用是無損耗的利用，就是說電子檔案的重復利用不會使得其原件產生損耗、老化的現象，正常的復制、打印操作是不會影響到原件使用壽命的。而紙質文件則不同，隨著利用次數的增多，其紙質載體還有上面的內容信息都會遭受損耗，甚至發(fā)生紙張殘缺、破損、字跡模糊、篡改等利用風險。所以，如果將紙質檔案轉變?yōu)閿底只娮訖n案后，通過電子檔案實現檔案利用會更加安全。特別是對歷史久遠的、孤本的、珍貴的檔案材料，電子化處理后無疑是對其更好的保護，更防止了檔案原件被篡改的可能。

二、電子檔案存在的劣勢

（一）電子檔案在其形成、保管、利用過程中必須要有軟硬件設備的支持。電子檔案的形成、讀取必須在計算機系統(tǒng)或相應的辦公設備及相應的操作軟件支持下才能實現，對設備、系統(tǒng)、軟件具有很強的依賴性。

（二）電子檔案原始信息的易改性。檔案的本質就是其原始性，但因電子檔案在利用過程中修改、復制的便捷性，而且不容易留下痕跡，技術上難以防偽的特性，其原始性很難保證。保存過程中，如果遇到計算機中毒及設備故障，電子檔案信息內容容易被破壞，電子檔案在庫房保管時也會無意或有意的受到損壞，保存電子檔案的U盤、光盤、磁盤一旦受到外界強磁干擾，或因存儲庫房的溫濕度的變化，都會導致檔案內容的丟失和損壞，被破壞后不易修復或者修復成本很高。

（三）電子檔案對安全保密的技術要求相當高。電子檔案對電子設備、計算機網絡的依懶性、以及復制的便捷性，使得電子檔案的利用很不易于其安全保密，因此在其安全保密上的技術防范要求較高。

三、電子檔案管理的特殊性

（一）收集方面。電子檔案需要依托計算機及網絡設備、信息技術軟件支持，方得以形成、呈現和被利用，所以不同技術條件下形成的電子檔案在收集時有特殊要求：對于沒有紙質載體承載的、在信息技術環(huán)境下直接形成的電子檔案，如：動態(tài)圖像、音頻文件、多媒體文件等，由于其信息的讀取對軟硬件設備的依賴性以及其內容的非直讀性，決定了電子檔案的收集不是純粹的、孤立的收集，其生成的環(huán)境數據、匹配軟件、屬性標識、數據參數等信息必須與電子檔案本身一并收集，因為它們是解讀電子檔案原始性的依據，它們記錄了電子檔案形成的過程，它們能保證電子檔案本身的真實性。一旦電子檔案信息讀取環(huán)境發(fā)生變化，會導致信息內容無法被讀取，所以軟硬件或系統(tǒng)更新時，相關被更新的環(huán)境數據、版本、參數等須與電子檔案同步更新備份。對于通過一定的設施設備由紙質檔案轉化而成的電子檔案，則要與原本紙質檔案之間建立準確的關聯(lián)標識，注明轉化的格式屬性。

（二）移交方面。電子檔案的移交方式既可以實體移交、也可以通過信息技術實現虛擬移交。要實現電子檔案的實體移交，則需要先把電子信息內容轉載到特殊載體上，如：光盤、U盤、移動硬盤、錄音/像帶等，移交清單上明確好制作日期時間、容量、制作單位、格式等項目內容。電子檔案的虛擬移交，其實就是對其進行邏輯收集，它們的物理存儲位置有可能未發(fā)生改變。但是這種移交方式需要有較高的技術支持來實現邏輯或者物理上的數據遷移，而且在移交流程中要運用數字簽名技術，來確保流程的真實性。

（三）歸檔整理方面。電子檔案的信息處理具有靈活性，這給電子檔案整理歸檔帶來了很大的便捷度，大量減少了檔案工作人員的體力勞動，加快了整理歸檔的速度。電子檔案歸檔要同紙質檔案分類方式保持一致，電子檔案還可根據內容形式進行分類標識，如分成數表類、圖形類、圖像類、影像類等。由于電子檔案數據移動調整性強，所以可以實現實時歸檔整理。

（四）保管方面。電子檔案形成過程的標識性信息能確保它的原始性和真實性，所以需要一并保存，在保管過程中要對電子檔案信息做好仿寫只讀、多套異地備份的措施，按照八防要求管理，特別是做好防磁工作，調節(jié)好溫濕度，防止載體受潮變形。定期對電子檔案讀取設備、軟件的更新情況進行檢查登記，定期對電子檔案進行副本制作更新存儲介質。

（五）在利用方面。電子檔案的信息和載體是可以分離的，所以在利用的過程中要保證其載體與信息雙安全。電子檔案利用方式比較多樣，其本身的不足對利用過程管理提出了更高的要求。電子檔案查詢系統(tǒng)要有穩(wěn)定的技術環(huán)境支持和物理存儲空間；嚴格設置查詢權限；登陸賬號分配要做到實名登記制；電子檔案須有防復制的技術功能加以保護；管理系統(tǒng)后臺留存管理日志，記錄所有賬號每次的登陸記錄；電子檔案載體借用只能是備份件借用，并做好只讀設置，防止內容被篡改，且務必辦妥借閱手續(xù)。

總之，電子檔案是信息化發(fā)展的產物，雖有先進性，但其劣勢也明顯，電子檔案的管理，不論對技術要求還是對人員綜合能力要求上都遠高于紙質檔案。電子與紙質檔案各具優(yōu)勢，二者都是檔案管理工作中不可分割的部分，相輔相成，互為補充，才更能確保檔案信息齊全完整安全。

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