人事檔案基礎(chǔ)數(shù)字匯集的編制實(shí)踐及價(jià)值

文/深圳市利誠檔案服務(wù)有限公司　孫春利

人事檔案基礎(chǔ)數(shù)字匯集的編制實(shí)踐及價(jià)值

文/深圳市利誠檔案服務(wù)有限公司孫春利

本文針對人事檔案基礎(chǔ)數(shù)字匯編的編制進(jìn)行了分析與研究，闡述了人事檔案基礎(chǔ)數(shù)字會(huì)集的編制的實(shí)踐和價(jià)值意義，希冀本文對同行或類似工程能夠提供借鑒和幫助。

人事檔案工作；統(tǒng)計(jì)數(shù)字； 檔案資料；基本情況；匯編

人事檔案基礎(chǔ)數(shù)字匯編，就是根據(jù)實(shí)際工作需要，從具體的人事檔案資料中，選取一些反映工作的人事檔案信息和數(shù)據(jù)，并按照需求進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，歸納總結(jié)形成的一種參考資料。因?yàn)檫@種參考資料形式簡單、清晰明了，便于了解情況研究問題，從而制定計(jì)劃，進(jìn)行工作指導(dǎo)和經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，所以人事檔案信息資料是不可缺少的參考和依據(jù)。

一、人事檔案基礎(chǔ)數(shù)字匯編

人事檔案基礎(chǔ)數(shù)字匯編的形式主要有表格式、圖標(biāo)式和文字技術(shù)式3種匯編形式。人事檔案基礎(chǔ)數(shù)字匯編具有數(shù)據(jù)確切內(nèi)容集中，說服力強(qiáng)，利用方便，簡明扼要等特點(diǎn)。人事檔案基礎(chǔ)數(shù)字匯編可以為利用者掌握具體情況，從而分析研究問題，制定相應(yīng)的計(jì)劃，并總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提供素材，為宣傳教育提供參考和依據(jù)。

基礎(chǔ)數(shù)字匯編按內(nèi)容，分為綜合性和專題性。綜合性的人事基礎(chǔ)數(shù)字匯編，能記錄和反映一個(gè)機(jī)關(guān)的全面情況。匯編內(nèi)容包容性強(qiáng)，篇幅大。而專題性基礎(chǔ)數(shù)字匯編，則是根據(jù)記載機(jī)關(guān)某方面的基本情況。專題性匯編的范圍有大有小，具體依據(jù)需求來確定匯編的內(nèi)容和范圍。在進(jìn)行人事基礎(chǔ)數(shù)字匯編時(shí)，匯集的數(shù)據(jù)必須準(zhǔn)確無誤。匯集各種信息，以來自各方權(quán)威部門正式發(fā)布的數(shù)字為基準(zhǔn)，嚴(yán)禁使用估算數(shù)據(jù)和非正式渠道數(shù)據(jù)以及未定論數(shù)據(jù)。在進(jìn)行人事基礎(chǔ)數(shù)字匯編時(shí)，應(yīng)當(dāng)對檔案中記錄的數(shù)據(jù)，進(jìn)行查證核實(shí)，對于某些數(shù)據(jù)有疑問或查不清楚時(shí)應(yīng)當(dāng)加以注明，并及時(shí)查清。人事基礎(chǔ)數(shù)字匯編的數(shù)據(jù)計(jì)量單位必須統(tǒng)一，如有單位前后不一現(xiàn)象，必須加以說明或換算。

人事基礎(chǔ)數(shù)字匯編將原有的數(shù)據(jù)進(jìn)行集中，并對數(shù)據(jù)進(jìn)行合理地歸納分析比較，從而計(jì)算出數(shù)據(jù)間的增減幅度和比率，有助于掌握事物的發(fā)展變化情況。人事檔案基礎(chǔ)數(shù)字匯編大多采用表格形式和示意圖形式，當(dāng)采用表格形式應(yīng)當(dāng)將每年的數(shù)據(jù)匯成一表，進(jìn)行逐年續(xù)表，當(dāng)然也可以將多年的數(shù)據(jù)匯成一表，這樣做的目的是便于數(shù)據(jù)分析、比較。在進(jìn)行人事檔案基礎(chǔ)數(shù)字匯編時(shí)，應(yīng)當(dāng)將表格形式提前設(shè)計(jì)好，條理清晰，在采用示意圖時(shí)應(yīng)當(dāng)注意圖形必須準(zhǔn)確無誤，格式規(guī)范并且圖形的適應(yīng)性能良好。

二、人事檔案基礎(chǔ)數(shù)字匯編的作用

一是利于有關(guān)部門和機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)干部了解分析情況，研究解決問題的重要資料和工具。

二是基礎(chǔ)數(shù)字匯編是地區(qū)干部和群眾進(jìn)行教育的資料。

三是人事檔案基礎(chǔ)數(shù)字會(huì)揭示一種數(shù)據(jù)史料，為科學(xué)者提供了確鑿的數(shù)據(jù)和大量的數(shù)據(jù)信息，也為科學(xué)工作者的研究和闡述問題，以及素材提供了有力的論據(jù)。

四是可以通過基礎(chǔ)數(shù)字匯編，獲取大量的經(jīng)濟(jì)效益。

三、人事檔案基礎(chǔ)數(shù)字匯集

通過數(shù)字的形式，集中地對某一地區(qū)或某方面情況，進(jìn)行反映的參考資料，也稱之為統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集。人事檔案基礎(chǔ)知識匯編，便于人們掌握情況進(jìn)行工作的開展以及研究問題，這是重要的參考依據(jù)，可以讓機(jī)關(guān)和科研工作人員在制定工作計(jì)劃總結(jié)和某方面的計(jì)劃時(shí)，方便利用。

（一）人事檔案基礎(chǔ)數(shù)字匯集的編寫要求。保證數(shù)據(jù)、數(shù)字準(zhǔn)確無誤，采用不同的編寫方法，堅(jiān)持實(shí)事求是的科學(xué)態(tài)度，秉承著嚴(yán)謹(jǐn)仔細(xì)的工作作風(fēng)對待問題。

（二）人事檔案基礎(chǔ)數(shù)字編寫形式。采用數(shù)字形式，對某地區(qū)某專業(yè)某系統(tǒng)和某單位的工作理念的基本情況進(jìn)行記錄的參考資料。人事檔案基礎(chǔ)設(shè)置編寫是一項(xiàng)科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，必須態(tài)度認(rèn)真負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)必須準(zhǔn)確無誤，集中完整，各項(xiàng)分類數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)規(guī)范系統(tǒng)，有邏輯性，編寫形式要方便利用，靈活多變。人事檔案基礎(chǔ)匯編的主題，應(yīng)當(dāng)根據(jù)單位的實(shí)際情況進(jìn)行確定，每個(gè)表格反映每個(gè)主題。人事檔案基礎(chǔ)繪制表格的標(biāo)題一般由單位名稱、數(shù)據(jù)匯編內(nèi)容、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯集三部分組成，并且要能概括反映表格的具體內(nèi)容，反映事物的規(guī)律和關(guān)聯(lián)性。人事檔案基礎(chǔ)數(shù)字匯編的數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)收集廣泛，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，編寫數(shù)字真實(shí)可靠，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

四、人事檔案基礎(chǔ)數(shù)字匯編的整體結(jié)構(gòu)

基礎(chǔ)數(shù)字匯集由總名、序言、凡例、正文、注釋、附錄組成?；A(chǔ)數(shù)字匯集與其他作品的正文組成部分和附錄的基礎(chǔ)數(shù)字繪制地形比較結(jié)構(gòu)較為簡單，只有標(biāo)題、編制說明、正文，偶有注釋。

（一）人事檔案基礎(chǔ)數(shù)字匯編正文的要素與形式。人事檔案基礎(chǔ)數(shù)字匯編正文，主要是敘述和反映客觀內(nèi)容，各種數(shù)量概念以及數(shù)量關(guān)系，被人們稱之為數(shù)列。基礎(chǔ)數(shù)字匯編正文的基本要素就是數(shù)列，數(shù)列可以包含4個(gè)方面的內(nèi)容：統(tǒng)計(jì)對象、空間范圍、統(tǒng)計(jì)數(shù)值、統(tǒng)計(jì)指標(biāo)。

（二）人事檔案基礎(chǔ)數(shù)字匯編表格的制作。除表格總標(biāo)題外，基礎(chǔ)數(shù)字表格由三部分組成：橫向標(biāo)題，在表格的左方；縱向標(biāo)題，在表格的上方；基礎(chǔ)數(shù)值，在橫向和縱向的交界處。表格內(nèi)的任何基礎(chǔ)數(shù)值，都隨著橫向、縱向標(biāo)題限定。某些基礎(chǔ)數(shù)字匯編表格，有附記、制表單位和具體日期等。橫向的標(biāo)題與縱向的標(biāo)題用于標(biāo)明基礎(chǔ)的表達(dá)對象和時(shí)間空間范圍，以及基礎(chǔ)指標(biāo)等具體內(nèi)容。橫向和縱向標(biāo)題都可以再設(shè)幾級小標(biāo)題。

（三）人事檔案基礎(chǔ)數(shù)字匯編的編寫要求。一是提供大量的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)為機(jī)關(guān)或部門領(lǐng)導(dǎo)以及社會(huì)的各界服務(wù)提供參考依據(jù)，從實(shí)際情況出發(fā)，實(shí)事求是，保證統(tǒng)計(jì)資料的準(zhǔn)確無誤。在基礎(chǔ)數(shù)字匯編的數(shù)據(jù)收集、摘錄、加工以及各種統(tǒng)計(jì)資料的使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格細(xì)致，保證數(shù)碼和數(shù)點(diǎn)都不能有所差池，并對各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行第二次檢驗(yàn)。二是對基礎(chǔ)數(shù)字匯編數(shù)據(jù)的采集一定要進(jìn)行嚴(yán)格的核實(shí)，進(jìn)行廣泛收集。對收集的資料進(jìn)行整理編輯，保證統(tǒng)計(jì)資料的系統(tǒng)性和全面性。三是國內(nèi)國外各行各業(yè)均普遍采用基礎(chǔ)數(shù)字匯編，所以在具體編寫過程中，如有國家標(biāo)準(zhǔn)或者國際標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

基礎(chǔ)數(shù)字的作用。對黨的基本方針政策進(jìn)行宣傳和教育時(shí)，舉辦展覽會(huì)時(shí)，舉辦報(bào)告廳時(shí)，在擺事實(shí)講道理以理服人時(shí)，均離不開基礎(chǔ)數(shù)字。

五、做好人事檔案基礎(chǔ)數(shù)字匯編的具體條件

（一）增強(qiáng)人事檔案基礎(chǔ)數(shù)字匯編工作的意識。人事檔案意識的增強(qiáng)，是決定人事檔案工作成敗的關(guān)鍵。根據(jù)調(diào)查表明，部門領(lǐng)導(dǎo)檔案意識的強(qiáng)弱，與人事檔案工作的好壞有直接的關(guān)聯(lián)。只有重視檔案工作，認(rèn)識到人事檔案工作對人才配置，隊(duì)伍建設(shè)的重要性，才會(huì)將檔案管理工作列入工作議程，并對人事檔案工作的環(huán)節(jié)提出合理的建議與要求，進(jìn)一步促使檔案管理人員能夠積極主動(dòng)地去挖掘檔案信息，開發(fā)資源，從而匯編人事檔案基礎(chǔ)數(shù)字。

（二）人事檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作水平的高低。進(jìn)行人事檔案基礎(chǔ)數(shù)字匯編時(shí)，因?yàn)榇蟛糠謹(jǐn)?shù)據(jù)來源于原始檔案實(shí)體，所以對材料必須收集齊全材料完整，分類科學(xué)，并采用登記制度，全方位地保障人事檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與全面性，這很大程度上影響著人事檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的發(fā)展。

（三）人事檔案數(shù)據(jù)庫的建立。摒棄傳統(tǒng)的手工搜索數(shù)據(jù)方法。利用互聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)對數(shù)據(jù)系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)分析，進(jìn)而提高搜索能力以及計(jì)算數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。領(lǐng)導(dǎo)干部可以根據(jù)人事檔案數(shù)據(jù)庫對員工的基本信息進(jìn)行查看，便于信息數(shù)據(jù)的提取。

（四）人事檔案數(shù)據(jù)匯集成果的實(shí)用性。人事檔案基礎(chǔ)數(shù)字匯編的成果應(yīng)當(dāng)講究實(shí)用性，實(shí)用性決定人事檔案基礎(chǔ)匯編成果的價(jià)值所在。人事檔案基礎(chǔ)數(shù)字匯編可以有針對性的對檔案進(jìn)行編研工作。

六、人事檔案基礎(chǔ)數(shù)字匯編的價(jià)值意義

（一）人事檔案基礎(chǔ)數(shù)字匯編有利于高校組織人事工作。并以個(gè)人為單位進(jìn)行集中保管，從而使得檔案能夠集中反映個(gè)人的基本全貌。

（二）采用人事檔案基礎(chǔ)數(shù)字匯編，有利于解決傳統(tǒng)的管理模式出現(xiàn)的問題。傳統(tǒng)的人事檔案管理只負(fù)責(zé)保管、收集，并不重視人事檔案資源的開發(fā)利用，從而極大程度上限制人事檔案價(jià)值的發(fā)揮，降低了人事檔案在社會(huì)上的利用價(jià)值?，F(xiàn)階段采用人事檔案基礎(chǔ)數(shù)字匯編可以將檔案管理工作抬高并發(fā)展，從而促使高校人事檔案管理者能夠主動(dòng)收集資料，并進(jìn)行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)歸納，并且找到了人事檔案管理的工作重心，對相關(guān)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行自覺收集，通過互聯(lián)網(wǎng)計(jì)算數(shù)據(jù)使得人事檔案數(shù)據(jù)工作更加輕便。

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