如何做好事業(yè)單位人事檔案管理

文/吉林省高速公路管理局德惠管理分局　劉倩

如何做好事業(yè)單位人事檔案管理

文/吉林省高速公路管理局德惠管理分局劉倩

隨著事業(yè)單位人事管理制度的不斷變化，以及領(lǐng)導(dǎo)和員工的不斷調(diào)動等方面的原因，加大了人事檔案管理工作的難度，導(dǎo)致了部分管理制度出現(xiàn)漏洞以及檔案管理員工的素質(zhì)和工作能力普遍較低等問題。因此，為了完善和改進(jìn)出現(xiàn)的問題，事業(yè)單位人事檔案管理人員需要提高自身的綜合素質(zhì)，加大檢查工作的力度，完善單位的規(guī)章制度。

事業(yè)單位；人事檔案；管理

一、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

（一）人事檔案管理的影響。人事檔案管理的工作內(nèi)容包括收集、整理以及更新企業(yè)員工的個人基本信息。員工的基本信息應(yīng)在其正式入職后立即做好記錄，信息中主要有員工的教育背景、政治面貌、個人特長以及獎懲情況等，這些信息是員工績效考核，升值或者崗位調(diào)動以及享受各種待遇的主要依據(jù)。因此，人事檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量牽動著員工的切身利益，同時也關(guān)系著單位的發(fā)展前景。

（二）不規(guī)范的管理制度。對于各類國家下發(fā)的規(guī)章制度，人事檔案管理人員并沒有結(jié)合本單位的實際情況對其進(jìn)行改進(jìn)，而是按部就班以原有的條例及規(guī)定來作為本單位的檔案管理制度條例和細(xì)則。在收集、整理歸檔、審核信息的過程中，存在隨意更改動、涂畫、撤銷甚至銷毀員工個人信息的現(xiàn)象，并且在員工進(jìn)行人事調(diào)動時不提醒該員工需要攜帶的個人信息并且在接收信息時不及時審核該員工信息是否正確且完整，從而導(dǎo)致某些員工的人事檔案信息不完整、甚至出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象。

（三）人事檔案管理人員對自身工作內(nèi)容不足夠了解。當(dāng)一個人事檔案管理人員在對于自身工作不了解的情況下，勢必會給企業(yè)的管理工作帶來較為嚴(yán)重的影響。目前的認(rèn)知問題分為兩個群體：一方面為領(lǐng)導(dǎo)人，另一方面為管理人員。如領(lǐng)導(dǎo)人對于人事管理缺乏必要的認(rèn)知，在人力物力等方面的投入較少且不夠重視，在一定程度上阻礙了檔案管理工作的有效開展。管理人員如缺乏專業(yè)管理能力，會導(dǎo)致部分工作無法按時按量完成，從而給檔案管理帶來較多不良的影響。

（四）單位檔案管理人員素質(zhì)較低。事業(yè)單位的人事檔案管理均帶有機(jī)密性、真實性、雙向性以及可追溯性。這與其發(fā)展的模式息息相關(guān)，主要原因為事業(yè)單位無法因運營給單位帶來直接的盈利，因此，管理人員的工作均以社會的效益以及長遠(yuǎn)的利益為主，然而因為事業(yè)單位檔案管理人員的素質(zhì)較低，導(dǎo)致管理工作出現(xiàn)難以有效開展、資料收集難度較大等問題。

（五）編外員工在單位無正式存檔資格。在我國事業(yè)單位經(jīng)過長時間的改革之后，單位內(nèi)部的人員構(gòu)成也隨之出現(xiàn)較大的變化，即存在較多的合同工以及派遣員工，而這些員工的基本信息無法存檔，此類員工的資料存放地方不一致，其存檔地與工作地也不盡相同。如此一來，當(dāng)?shù)厝瞬胖行臒o法及時了解和更新員工的資料。目前，事業(yè)單位檔案管理人員已不再關(guān)注員工的檔案問題，任其自由發(fā)展，因此員工人事檔案資料的意義和作用不如從前。

二、事業(yè)單位人事檔案管理出現(xiàn)問題的解決方案

（一）加強檔案管理的檢查及核對工作。人事檔案管理人員應(yīng)定期檢查員工的信息，做到及時發(fā)現(xiàn)和解決出現(xiàn)的問題。按照員工的入職日期、戶籍地點、性別以及教育背景進(jìn)行分類檢查及存放，加大科研的力度，提高檔案管理的水平，重視信息技術(shù)和計算機(jī)的應(yīng)用，以提高檔案管理力度、檢測速度以及工作水平。

（二）靈活進(jìn)行人員檔案管理。以國家發(fā)布的檔案管理制度為基礎(chǔ)，結(jié)合單位的實際情況進(jìn)行檔案管理制度的制定與建設(shè)。因各個事業(yè)單位的工作內(nèi)容以及員工情況都存在不同之處，在檔案管理上也需要根據(jù)本單位的特點進(jìn)行歸納總結(jié)，制定出符合本事業(yè)單位的人事檔案管理制度，以確保管理工作可順利且有效開展。

（三）加強檔案管理人員的專業(yè)知識培訓(xùn)力度。為提高檔案管理人員的工作水平以及素質(zhì)，應(yīng)定期對管理人員進(jìn)行專業(yè)知識的培訓(xùn)?？蓮臋n案工作信息化、管理常態(tài)化以及管理目標(biāo)要求等方面著手培訓(xùn)，提升檔案管理人員的專業(yè)知識水平，以推動檔案工作可持續(xù)發(fā)展為主要目的。

（四）為員工建立內(nèi)部共同的檔案文件。雖然合同工和派遣員工的工作地點和檔案存放點不一致的情況是必然存在的，但是事業(yè)單位的檔案管理人員不能夠因此而置之不理。應(yīng)該在員工入職時，與相關(guān)人才中心聯(lián)系獲取該員工的基本信息，在單位內(nèi)為其建立檔案信息補充，并且保持與該人才中心的聯(lián)系，對該員工的人事檔案信息及時做補充整理。

（五）做好員工檔案保密工作。人事檔案管理是本單位人才資源以及核心技術(shù)記錄、整理以及更新的過程，如果在此過程中出現(xiàn)問題，會給員工甚至單位帶來安全性的危害。因此事業(yè)單位人事檔案管理人員必須做好保密工作，以確保員工基本資料信息的安全性。首先確保資料的存放地足夠安全，其次資料的檢查、整理及更新必須由專職工作人員進(jìn)行此項工作內(nèi)容，不同的信息資料可分開存放，以確保檔案管理的機(jī)密性與安全性。

（六）強化檔案管理意識。利用先進(jìn)的技術(shù)加大檔案管理工作的宣傳力度，比如電視、計算機(jī)等。以提高領(lǐng)導(dǎo)人以及管理人員對檔案管理的意識，引起對其的重視度。宣傳達(dá)到目的后，可提高領(lǐng)導(dǎo)人及管理人員對人事檔案管理的重視與了解，增加對其的支持力度，在一定程度上可提高檔案資料更新的效率以及安全度。

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