論人事檔案的知情權(quán)建設(shè)與信息化管理

文/石獅市城建檔案館　黃彥秀

論人事檔案的知情權(quán)建設(shè)與信息化管理

文/石獅市城建檔案館黃彥秀

封閉式的人事檔案管理模式已經(jīng)走出了其固有的歷史語境，在政治生活日趨制度化、民主化、公開化的今天，其封閉式和儀式化兩個(gè)特點(diǎn)都與黨和政府正在施行的政治改革南轅北轍，知情權(quán)的建設(shè)勢(shì)在必行。新的信息時(shí)代，為人事檔案的信息化提供了新的平臺(tái)，也為知情權(quán)的建設(shè)提供了新的機(jī)遇。

人事檔案；知情權(quán)；信息化

作為中國干部組織管理工作的特色之一，人事檔案多年來一直是相當(dāng)一部分中國人入職、提升的重要依據(jù)，特別是對(duì)于公務(wù)員系統(tǒng)和事業(yè)單位人員系統(tǒng)中的人來說，人事檔案具有特殊重要的地位，不僅在入職、提升時(shí)占據(jù)著重要的作用，很多時(shí)候甚至作為羈縻單位與個(gè)人之間關(guān)系的重要手段。然而，作為一個(gè)時(shí)代的產(chǎn)物，人事檔案實(shí)行的是內(nèi)向型封閉式的管理模式，這使得相當(dāng)一部分人一生都無法接觸自己的人事檔案，對(duì)于關(guān)系和記錄個(gè)體重要信息的人事檔案一無所知?，F(xiàn)有的《干部檔案工作條例》第三十一條規(guī)定：“任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”。

一、人事檔案封閉式管理的歷史根源

人事檔案這樣的封閉式管理模式來源于長期的革命斗爭。在革命斗爭中，組織管理部門必須集中保存關(guān)于自己下屬成員的基本材料，以便于充分了解下屬成員的基本情況，掌握下屬成員的基本動(dòng)態(tài)，形成對(duì)于下屬成員的基本管理依據(jù)。特別是在一些政治路線或政治傾向斗爭激烈的時(shí)期，上級(jí)黨群領(lǐng)導(dǎo)組織對(duì)于下屬成員的政治決議，同級(jí)黨員群眾之間對(duì)于組織成員的群眾評(píng)議，都必須及時(shí)搜集，并且記入人事檔案中，以便于密切掌握該成員的思想傾向和政治立場(chǎng)。這樣的封閉式管理，是適合于人員成分復(fù)雜、思想潛流暗涌的革命時(shí)代的。新中國成立之后的一個(gè)很長的時(shí)間段內(nèi)，階級(jí)斗爭依舊被作為整個(gè)社會(huì)的核心工作和主要矛盾，這樣的情況下，人事檔案依舊是組織管理部門掌握成員思想傾向和政治立場(chǎng)的有力武器，人事檔案的封閉式管理依舊有其必要性與有效性，而且這種封閉式管理有些時(shí)候甚至帶有某種儀式性，組織部門借助其神秘特征樹立自身的權(quán)威性。

二、知情權(quán)建設(shè)：人事檔案的改革方向之一

從改革開放開始，對(duì)于以往以階級(jí)斗爭為綱的治國方略進(jìn)行了全方位的撥亂反正，整個(gè)國家的經(jīng)濟(jì)和政治建設(shè)都走上了健康發(fā)展的軌道，發(fā)展經(jīng)濟(jì)成為社會(huì)的中心任務(wù)，對(duì)于個(gè)體思想傾向和政治立場(chǎng)的管理，也從甄別式管理走向建設(shè)式管理，整個(gè)國家的政治宣傳組織系統(tǒng)不再是以辨別、控制、剔除出非社會(huì)主義的人群為特點(diǎn)，而是更注重立足于從個(gè)體的幸福、民族的愿景角度來談?wù)撋鐣?huì)主義，并且致力于將社會(huì)主義核心價(jià)值觀建設(shè)性地植入社會(huì)的各個(gè)階層，以此來維護(hù)穩(wěn)定和發(fā)展的社會(huì)總態(tài)勢(shì)。在細(xì)部的單位組織管理中，也在努力地走出之前的隨意性和人治化模式，倡導(dǎo)制度化的、民主化的、公開化的新型組織管理方案。

其實(shí)，封閉式的人事檔案管理模式已經(jīng)走出了其固有的歷史語境，在政治生活日趨制度化、民主化、公開化的今天，其封閉式和儀式化兩個(gè)特點(diǎn)都與當(dāng)代黨和政府正在施行的政治改革南轅北轍?？梢哉f，代表舊政治民主時(shí)期的封閉式人事檔案管理模式，與當(dāng)前不斷發(fā)展的中國新政治民主形勢(shì)之間，已經(jīng)有了較大的縫隙。細(xì)讀頒布于1991年的《干部檔案工作條例》，其中已經(jīng)帶有新舊兩種政治管理制度之間的沖突。例如關(guān)于個(gè)人知情權(quán)部分的，《干部檔案工作條例》第三十一條規(guī)定：“任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”，這是為了保證檔案的內(nèi)容特別是組織結(jié)論部分的內(nèi)容不向外泄露；但是依照《干部檔案工作條例》第五章第二十三條的規(guī)定：“收集的材料，必須經(jīng)過認(rèn)真地鑒別，需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字后方能歸入干部檔案”，同期的《干部檔案整理工作細(xì)則》第三章第十條更明確地指出：“審查結(jié)論處分決定組織鑒定民主評(píng)議和組織考核中形成的綜合材料，應(yīng)有本人的簽署意見或由組織注明經(jīng)過本人見面”，事實(shí)上，檔案內(nèi)部的所有材料內(nèi)容，即便是組織結(jié)論的部分，每個(gè)人也是清楚的。前面部分的保密是適合于甄別式政治的保密，以免泄露組織決議的過程和結(jié)果，后面部分卻規(guī)定了這些決議的過程和結(jié)果是必須向個(gè)人公開的——這種管理?xiàng)l例內(nèi)部的前后矛盾正是新舊政治文化交替時(shí)期特有的現(xiàn)象。著名的湯國基檔案事件，如果放在舊的干部檔案封閉式管理模式中，是不會(huì)引發(fā)爭議的，因?yàn)樵谂f的歷史語境中，檔案中的組織結(jié)論一項(xiàng)，個(gè)人是無法知曉的，恰恰是在新的越來越強(qiáng)調(diào)公開和公正的歷史語境中，他的悲劇遭遇才越發(fā)使人同情和議論。

毫無疑問，人事檔案的逐漸公開，“實(shí)現(xiàn)人事檔案向本人有條件的部分開放和透明化操作，更能彰顯人事檔案存在的意義”，也更符合當(dāng)前中國越來越強(qiáng)調(diào)民主、公開的政治改革進(jìn)程。2007年施行的《中華人民共和國政府信息公開條例》就明確規(guī)定，行政機(jī)關(guān)對(duì)于“涉及公民、法人或者其他組織切身利益的”信息，應(yīng)當(dāng)主動(dòng)公開。從人事檔案對(duì)于公民生活的有效干預(yù)功能來說，肯定是屬于涉及其切身利益的，其逐漸公開也可以視為政治改革的一個(gè)重要內(nèi)容。那么，剩下來的問題是：如何公開？公開到什么程度？

三、信息化管理：人事檔案改革的方向之二

作為記錄個(gè)人學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷的重要文件，人事檔案的存在有其合理性，的確有助于組織部門了解其下屬成員的思想、業(yè)績狀態(tài)和過往歷史。就此功能來說，人事檔案應(yīng)該是一個(gè)開放的、容許用人部門隨時(shí)查閱和添加的交互式系統(tǒng)；而就人事檔案記錄個(gè)體歷史的切身利益表征來說，它又應(yīng)該是一個(gè)同時(shí)容許個(gè)體查閱的單向性系統(tǒng)。傳統(tǒng)紙質(zhì)時(shí)代，承載這兩種功能的是各個(gè)單位的檔案館、檔案處和紙質(zhì)的檔案文本。在電子時(shí)代，承載這兩種功能的就相應(yīng)轉(zhuǎn)為各個(gè)單位的檔案館、檔案處和電子檔案文本。我國當(dāng)前的人事檔案主體，基本上還是采用紙質(zhì)的檔案文本，這樣的介質(zhì)表達(dá)方式，需要耗費(fèi)大量的人力物力來進(jìn)行保存、調(diào)動(dòng)工作，但是符合了人們習(xí)以為常的“立字為據(jù)”思維，短期內(nèi)應(yīng)該不會(huì)有太大的改變。但是，其弊端也是非常明顯，就是不利于信息的公開與查詢，而且容易造成丟失或篡改——近年來，關(guān)于人事檔案遭受丟失或篡改的報(bào)道也屢見不鮮。

從這個(gè)意義上來說，將人事檔案的部分信息電子化，有助于人事檔案的保存，人事檔案的部分信息電子化，將使得人事檔案的保真性相對(duì)增強(qiáng)，在現(xiàn)代化學(xué)藥水的作用下，任何紙面的東西都不具有太大的可靠性，黑色墨水并不能有效地保證紙面檔案的準(zhǔn)確性。而更加難以防備的，其實(shí)是中國無孔不入的人際關(guān)系，在湯國基檔案事件中，他的生活困境的破局，是來自于看到了熟人提供的聲稱禁止檔案主人本人查閱的檔案。將人事檔案的內(nèi)容及時(shí)納入一個(gè)寫入權(quán)限更為狹窄的電子備份中，有助于與紙面檔案進(jìn)行比對(duì)，進(jìn)一步減少檔案被篡改或被丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

當(dāng)然，人事檔案的信息化，其更為重要的作用在于依據(jù)不同的查詢主體，提供不同權(quán)限的查詢業(yè)務(wù)，以便讓其檔案功能得到更為充分的發(fā)揮。人事檔案存在的最重要功能是為組織部門提供選擇人才的參考，這樣的參考不僅應(yīng)該包括公務(wù)員和事業(yè)單位，還應(yīng)該包括企業(yè)，而目前的企業(yè)普遍都接觸不到人事檔案，導(dǎo)致了人事檔案的內(nèi)容也逐漸虛浮化，經(jīng)常缺少實(shí)際內(nèi)容。在人事檔案信息化的基礎(chǔ)上，適當(dāng)向企業(yè)開放部分內(nèi)容以供查詢，以需求促進(jìn)供給，最終從源頭上增加人事檔案的內(nèi)涵質(zhì)感，使之最終躍升為公民個(gè)人發(fā)展記錄。而另外一個(gè)最重要的查詢主體則是檔案主人，開放一定的查詢權(quán)限，可以使得個(gè)人的知情權(quán)得到充分的尊重，而且也更能適合當(dāng)下中國思想政治的建設(shè)式管理方式，在公平、公正的基礎(chǔ)上促進(jìn)個(gè)體的奮發(fā)上進(jìn)。

總之，知情權(quán)建設(shè)與信息化管理是一對(duì)互相依存、相互促進(jìn)的矛盾統(tǒng)一體，是中國當(dāng)代日趨制度化、民主化、公開化的政治管理改革的內(nèi)在要求，在未來的人事檔案管理改革中理應(yīng)加以重視和研究。

[1]翟福貞.人事檔案信息化管理中的知情權(quán)與保密問題探討[J].蘭臺(tái)世界，2010（12）.

[2]孫振嘉.人事檔案的知情權(quán)問題研究[J].檔案學(xué)通訊，2010（5）.