試論醫(yī)院文書檔案管理工作

文/肇慶市第二人民醫(yī)院　杜暉

試論醫(yī)院文書檔案管理工作

文/肇慶市第二人民醫(yī)院杜暉

本文對(duì)醫(yī)院文書檔案管理在醫(yī)院日常工作中的重要性進(jìn)行分析，指出當(dāng)前醫(yī)院在文書檔案管理方面需要改進(jìn)的措施。

文書檔案管理；醫(yī)院工作；重要性；改進(jìn)措施

隨著人們?nèi)找嬖鲩L的物質(zhì)文化需要，醫(yī)院的各項(xiàng)衛(wèi)生服務(wù)管理制度也需要日趨完善。在進(jìn)一步完善醫(yī)院現(xiàn)代化管理制度的同時(shí)，醫(yī)院建設(shè)和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展也離不開文書檔案的管理，文書檔案管理為醫(yī)院的各項(xiàng)辦公文件分類歸檔、大事記以及醫(yī)院科研資料收集工作都提供了必不可少的歸檔和保管作用。

一、文書檔案管理對(duì)醫(yī)院日常工作的重要性

（一）文書檔案管理對(duì)醫(yī)院會(huì)議制度的重要性。堅(jiān)持做好會(huì)議文書檔案管理十分重要，可以讓大家明確會(huì)議的內(nèi)容和精神，忠實(shí)地反映會(huì)議重要內(nèi)容，便于會(huì)后參考執(zhí)行；同時(shí)，可以推進(jìn)會(huì)議制度化、規(guī)范化管理。要做好文書檔案管理，就要求相應(yīng)地規(guī)范上述程序，如會(huì)議主題、會(huì)議記錄、歸檔管理等都須按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；文書檔案可傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)討論研究達(dá)成的結(jié)果，為各部門下階段工作的開展指明方向和重點(diǎn)，同時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供會(huì)議的總結(jié)性資料，以便于向上級(jí)部門呈現(xiàn)本單位的工作、學(xué)習(xí)和發(fā)展情況。

（二）文書檔案管理對(duì)醫(yī)院請(qǐng)求報(bào)告制度的重要性。我院是一所集醫(yī)療、教學(xué)、科研、保健、康復(fù)為一體的三級(jí)綜合醫(yī)院和三級(jí)婦幼保健院。規(guī)模大，人員多，導(dǎo)致日常工作和生活中遇到的問題也較為復(fù)雜，緊急手術(shù)而病員的單位領(lǐng)導(dǎo)和家屬不在，重大經(jīng)濟(jì)開支報(bào)批，增補(bǔ)、修改醫(yī)院規(guī)章制度、技術(shù)操作常規(guī)時(shí)，工作人員因公出差、院外會(huì)診、參加會(huì)診、接受院外任務(wù)，參加院外進(jìn)修學(xué)習(xí)，接受來院進(jìn)修人員等一系列的問題。要處理好這些問題，就必須有文書檔案管理的支持，建立相關(guān)的請(qǐng)求報(bào)告制度，便于以上情況能夠得到快速有效的處理，以合理優(yōu)化資源，提高醫(yī)院工作效率。同時(shí)，文書檔案管理通過對(duì)這些問題、事件解決方案的歸納和總結(jié)，又為以后同類問題、事件的處理提供了經(jīng)驗(yàn)，節(jié)省了寶貴時(shí)間。

（三）文書檔案管理對(duì)醫(yī)院行政總值班制度的重要性。醫(yī)院的行政總值班由職能科室有關(guān)人員參加，負(fù)責(zé)處理非辦公時(shí)間的醫(yī)務(wù)、行政和臨時(shí)事宜，及時(shí)傳達(dá)、處理上級(jí)指示和緊急通知，簽收機(jī)密文件，承接未辦事宜，值班人員有權(quán)組織和調(diào)配人員，集中力量解決臨時(shí)發(fā)生的問題。通過把發(fā)生行政總值班發(fā)生的文字記錄進(jìn)行分類歸檔，為醫(yī)院的總體綜合事務(wù)得到了更全面的規(guī)范化管理。

（四）文書檔案管理對(duì)醫(yī)療登記、病案管理制度的重要性。

通過建立和健全登記、統(tǒng)計(jì)制度，方便各種醫(yī)療登記的填寫，如臨床各科病案、出入院登記，門診各科病員流動(dòng)情況和門診登記等，為醫(yī)院工作創(chuàng)造良好的工作方式，提高工作效率。同時(shí)，建立病案室文書檔案管理制度，把醫(yī)院病案完成收集、整理、歸檔和保管的工作程序，為醫(yī)院的病案利用提供更便利的管理。醫(yī)療登記、病案管理制度都離不開文書檔案管理的支持。

（五）文書檔案管理對(duì)醫(yī)院進(jìn)修管理制度的重要性。為了進(jìn)一步提升醫(yī)務(wù)人員專業(yè)技術(shù)業(yè)務(wù)素質(zhì)，醫(yī)務(wù)人員需要外出學(xué)習(xí)進(jìn)修，而醫(yī)院的進(jìn)修管理制度關(guān)系到外出學(xué)習(xí)進(jìn)修的規(guī)范化管理，為了完善醫(yī)院進(jìn)修管理制度，加強(qiáng)醫(yī)務(wù)人員進(jìn)修的規(guī)范化管理，建立《外出進(jìn)修申請(qǐng)表》《外出進(jìn)修住宿費(fèi)管理制度》和《外出進(jìn)修人員考勤制度》等文書檔案，為醫(yī)院的人才增值和人才儲(chǔ)備提供必要的文書檔案管理。

二、醫(yī)院文書檔案管理工作改進(jìn)措施

文書檔案管理具有規(guī)范性、專業(yè)性和服務(wù)性，在醫(yī)院日常工作中扮演著重要的角色，為醫(yī)院規(guī)范化管理提供必不可少的文書管理工作，醫(yī)院相關(guān)管理工作的工作效率和質(zhì)量也需要文書檔案管理的支持。為了不斷完善文書檔案管理的工作，我建議可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行改進(jìn)：

（一）緊抓文書檔案的收集整理工作。醫(yī)院檔案收集整理工作，是醫(yī)院資料、信息保存的重要環(huán)節(jié)，使之在使用時(shí)能夠按照要求提供必要的服務(wù)，這在文明醫(yī)院、等級(jí)醫(yī)院評(píng)比的過程中尤其重要。所以要從思想上和行動(dòng)上加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理的認(rèn)識(shí)，把文書檔案管理放在重要位置上，制定持之以行的文書檔案管理工作制度，落實(shí)好文書檔案的收集整理工作，便于有效地開展檔案工作，為醫(yī)院的發(fā)展歷程提供有效的檔案利用。

（二）設(shè)立專職文書檔案工作人員。為了進(jìn)一步提高文書檔案管理者的各項(xiàng)素質(zhì)，醫(yī)院必須重視檔案管理者的人才培養(yǎng)計(jì)劃，招收專業(yè)的檔案管理人員，在崗位設(shè)置上設(shè)立專職文書檔案管理者，為文書檔案的管理工作做到規(guī)范化和科學(xué)化。同時(shí)號(hào)召醫(yī)院的其他職能科室人員參加專業(yè)化檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，擴(kuò)充兼職文書管理人員的知識(shí)面，為醫(yī)院各項(xiàng)文書檔案管理提供了效率和質(zhì)量。

（三）建立文書檔案工作績效考評(píng)制度。為了提高文書檔案管理者的工作積極性，醫(yī)院可以參照辦公室的工作績效標(biāo)準(zhǔn)，利用對(duì)文書檔案管理的考評(píng)方法，按照工作任務(wù)的落實(shí)情況和崗位職責(zé)履行情況，對(duì)文書檔案管理者進(jìn)行績效考核，并將考評(píng)結(jié)果反饋到個(gè)人，以鼓勵(lì)性績效工資提高文書檔案者的福利和待遇，讓文書檔案管理者全心全意投入到檔案事業(yè)中去。

（四）以公文處理為主，建立健全文書檔案保管制度。醫(yī)院文書檔案大部分都是由公文轉(zhuǎn)化而來，所以做好公文管理是醫(yī)院文書檔案管理的前提和基礎(chǔ)。為了提高公文管理效率，必須嚴(yán)格要求公文質(zhì)量，制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)予以規(guī)范化管理，以公文處理為主，以公文質(zhì)量規(guī)范性為保障，掌握好文書檔案管理的發(fā)展前沿的新技術(shù)，使文書檔案管理的合理性和規(guī)范性得到進(jìn)一步的落實(shí)。為了進(jìn)一步健全文書檔案保管制度，需要進(jìn)一步改善文書檔案室的軟件設(shè)備和硬件設(shè)備，更新文書檔案信息化管理系統(tǒng)，購買空調(diào)機(jī)、抽濕機(jī)和抽風(fēng)機(jī)的設(shè)備，配置專業(yè)的檔案儲(chǔ)存柜，保持庫房的溫濕度適宜。

[1]李義.試析社會(huì)網(wǎng)絡(luò)對(duì)數(shù)字圖書館服務(wù)產(chǎn)生的影響[J].卷宗，2014（12）.