養(yǎng)老機構(gòu)檔案管理的強化方式解讀

文/湖北省襄陽市社會福利院　武娟

養(yǎng)老機構(gòu)檔案管理的強化方式解讀

文/湖北省襄陽市社會福利院武娟

養(yǎng)老機構(gòu)的檔案集中反映了各項業(yè)務(wù)的開展情況，是養(yǎng)老機構(gòu)服務(wù)工作和管理工作的真實記錄，也是養(yǎng)老機構(gòu)發(fā)展中形成的寶貴資源。本文從分析養(yǎng)老機構(gòu)檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)入手，對強化檔案管理的方式進行論述，期望對推動養(yǎng)老機構(gòu)檔案工作規(guī)范化、高效化、制度化發(fā)展有所幫助。

養(yǎng)老機構(gòu)；檔案管理；強化方式

一、養(yǎng)老機構(gòu)檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)

（一）檔案資源管理不完善。在養(yǎng)老機構(gòu)的檔案管理工作中，由于缺少統(tǒng)一的檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，從而導(dǎo)致各種文件保存時間和保存方式不一致，沒有形成完善的檔案資源管理方案。雖然養(yǎng)老機構(gòu)均提高了檔案管理工作的重視程度，根據(jù)業(yè)務(wù)需要實施了分類檔案管理，但是仍存在著檔案資源收集整理不完整的情況。同時，養(yǎng)老機構(gòu)有關(guān)護理服務(wù)、康復(fù)服務(wù)、設(shè)施設(shè)備、膳食記錄等方面的文件資料較為零散，并且沒有建立起聲像、實物、電子文件檔案，造成檔案資料載體過于單一，資料信息含量不高。

（二）檔案基礎(chǔ)工作不規(guī)范。養(yǎng)老機構(gòu)的檔案管理工作不規(guī)范，沒有準(zhǔn)確把握工作側(cè)重點。大部分養(yǎng)老機構(gòu)重視人事檔案、文書檔案、會計檔案、基建檔案、業(yè)務(wù)檔案的建立，而忽視了養(yǎng)老人員的檔案建立。由于缺乏統(tǒng)一制發(fā)的文本格式，使得入院材料、離院材料、護理記錄、死亡記錄、服務(wù)協(xié)議等編制不規(guī)范，文件形式多樣，甚至紙張大小不一。在老年人離開養(yǎng)老機構(gòu)時，養(yǎng)老機構(gòu)只能提供財務(wù)結(jié)賬記錄單，而不能提供規(guī)范的離院記錄文本資料。

（三）檔案人員素質(zhì)不高。部分養(yǎng)老機構(gòu)未能設(shè)置專門的檔案管理部門，沒有配置高素質(zhì)的專職檔案管理人員，也沒有對檔案工作人員進行定期的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。只有一些參加衛(wèi)生系統(tǒng)管理考評的養(yǎng)老機構(gòu)，其配備的檔案工作人員素質(zhì)相對較高，具備檔案管理崗位勝任能力。而大多數(shù)民辦養(yǎng)老機構(gòu)沒有過多精力培養(yǎng)檔案管理隊伍，只是挑選若干非檔案專業(yè)的人員簡單地從事檔案收集、整理、調(diào)閱工作，導(dǎo)致檔案資料歸檔的隨意性較大，歸檔質(zhì)量偏低。

（四）檔案設(shè)施建設(shè)落后。受養(yǎng)老機構(gòu)經(jīng)費緊缺的限制，一些機構(gòu)未配備專門的檔案室，致使檔案資料存放在各業(yè)務(wù)部門中，難以形成對檔案資料的統(tǒng)一管理和高效利用。即便是養(yǎng)老機構(gòu)設(shè)置了檔案管理部門，但是也沒有為檔案管理部門的日常工作開展配備齊全的設(shè)備設(shè)施，導(dǎo)致檔案工作質(zhì)量不高，檔案歸類存檔混亂，檔案保管存在一定安全隱患。此外，檔案管理仍然采用單一的人工處理方式，沒有引入先進的信息技術(shù)和計算機技術(shù)作為檔案管理的有效手段，隨著檔案工作內(nèi)容的日益繁雜，嚴(yán)重影響了檔案管理效率的提升。

二、養(yǎng)老機構(gòu)檔案管理的強化方式

（一）強加對檔案管理工作的監(jiān)督指導(dǎo)。檔案是維護養(yǎng)老機構(gòu)服務(wù)對象和機構(gòu)本身合法權(quán)益的有力依據(jù)，有關(guān)部門必須重視對養(yǎng)老機構(gòu)檔案管理的頂層設(shè)計，認(rèn)真分析養(yǎng)老機構(gòu)檔案資料產(chǎn)生的過程，結(jié)合各項業(yè)務(wù)流程，制定統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范。同時，有關(guān)部門要加強對養(yǎng)老機構(gòu)檔案工作開展的監(jiān)督指導(dǎo)，組織各類培訓(xùn)活動，要求檔案人員掌握相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，強化檔案管理工作的有序開展。

（二）加快養(yǎng)老檔案管理制度建設(shè)。對于養(yǎng)老機構(gòu)而言，想要確保養(yǎng)老檔案管理工作的有序開展，相關(guān)的管理制度是不可或缺的重要因素，為此，養(yǎng)老機構(gòu)應(yīng)當(dāng)加快養(yǎng)老檔案管理制度的建設(shè)。首先，應(yīng)建立并健全包含養(yǎng)老檔案管理所有環(huán)節(jié)的規(guī)章制度，并制定與檔案管理工作相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程及分類方案，為養(yǎng)老檔案管理工作的開展提供指導(dǎo)依據(jù)。其次，養(yǎng)老機構(gòu)可按照我國現(xiàn)行的《檔案法》《歸檔文件整理規(guī)則》的規(guī)定要求，以機構(gòu)的實際情況為立足點，對相關(guān)的檔案管理制度進行建立健全，具體應(yīng)包括如下制度：立卷歸檔制、檔案庫管理制度、檔案保密制度、鑒定與銷毀制度等等，力爭做到養(yǎng)老檔案管理有制度可依，這有助于檔案管理工作水平的進一步提升。

（三）提高檔案人員專業(yè)素質(zhì)。檔案管理人員的自身素質(zhì)和專業(yè)水平的高低決定了檔案管理工作的開展成效，為了實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化和科學(xué)化的目標(biāo)，在當(dāng)前的新形勢下，養(yǎng)老機構(gòu)應(yīng)當(dāng)將提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)作為重要工作來抓。養(yǎng)老機構(gòu)的主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識到提高人員素質(zhì)對促進機構(gòu)發(fā)展的重要意義，并逐步將檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)提到工作日程上來，從而確保相關(guān)培訓(xùn)工作的順利開展。養(yǎng)老機構(gòu)的檔案管理人員則應(yīng)積極主動地提升自身素質(zhì)和專業(yè)水平，多參加機構(gòu)組織的培訓(xùn)活動，并利用各種渠道進行自學(xué)，豐富檔案管理知識、掌握檔案管理技能，提升檔案管理工作能力，促進養(yǎng)老機構(gòu)持續(xù)發(fā)展。同時，還應(yīng)不斷提高養(yǎng)老檔案管理人員的管理觀念，增強他們的服務(wù)意識，為養(yǎng)老檔案管理規(guī)范化、制度化目標(biāo)的實現(xiàn)提供保障，具體可通過以下方法對檔案管理人員的觀念進行強化：其一，增強利用意識。檔案管理人員在開展相關(guān)工作的過程中，除了要做好資料的收集、整理、保管等基礎(chǔ)性工作之外，還應(yīng)當(dāng)對養(yǎng)老檔案進行充分地開發(fā)與利用，這就要求檔案管理人員要重視歸檔工作，歸納總結(jié)出便于查閱的材料，以便利用。其二，增強開放意識。為進一步提升養(yǎng)老檔案的查閱速度，檔案管理人員可將歸結(jié)好的材料編輯成冊，列出目錄，并將之輸入到計算機系統(tǒng)當(dāng)中加以保存，由此既可以確保檔案的安全性，又能使檔案的查詢更加方便、快捷。其三，增強服務(wù)意識。在當(dāng)前的新形勢下，檔案管理人員要變被動服務(wù)為主動服務(wù)，及時了解并掌握有關(guān)的信息，將檔案保管變?yōu)樘峁┖屠?，這樣不但可以提升服務(wù)質(zhì)量，而且還能提高檔案的利用效率，可以使養(yǎng)老檔案的作用得以充分發(fā)揮。

（四）重視檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。各種基礎(chǔ)設(shè)施是養(yǎng)老檔案管理工作開展的必要條件，為此，養(yǎng)老機構(gòu)應(yīng)當(dāng)對檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)予以足夠的重視。首先，機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)給予養(yǎng)老檔案管理工作一定的支持，并逐步加大相關(guān)方面的人財物投入力度，借此來解決養(yǎng)老檔案工作中專業(yè)人才匱乏、資金短缺以及硬件設(shè)備設(shè)施不足等問題。其次，要進一步加大相關(guān)經(jīng)費的投入，為檔案管理工作的開展提供物質(zhì)保障，在條件允許的情況下，可將檔案室、閱覽室、辦公室三者分開，并購置相關(guān)的設(shè)備，如電子掃描儀、計算機、防磁柜等。再次，遵循養(yǎng)老檔案集中管理的原則，以此來保證檔案使用中的安全性，同時，應(yīng)發(fā)揮出計算機在檔案管理中的優(yōu)勢，加快檔案信息化建設(shè)進程，建立檔案管理信息化系統(tǒng)，提升檔案的服務(wù)效率。

三、結(jié)論

總而言之，養(yǎng)老機構(gòu)要重視檔案管理工作，將檔案資源作為養(yǎng)老機構(gòu)寶貴的有形資產(chǎn)和無形資產(chǎn)。在檔案管理工作開展中，養(yǎng)老機構(gòu)要進一步規(guī)范檔案工作流程，建立健全相關(guān)管理制度，處理好檔案管理部門與各部門之間的協(xié)調(diào)運作關(guān)系，確保檔案資料收集完整。同時，加大檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為提高檔案管理工作質(zhì)量奠定物質(zhì)條件基礎(chǔ)。

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