科研機(jī)構(gòu)檔案管理存在的問(wèn)題及解決對(duì)策研究

文/中國(guó)石油化工股份有限公司青島安全工程研究院　胡秀麗

科研機(jī)構(gòu)檔案管理存在的問(wèn)題及解決對(duì)策研究

文/中國(guó)石油化工股份有限公司青島安全工程研究院胡秀麗

科研檔案是科研機(jī)構(gòu)的寶貴財(cái)富，能夠?yàn)榭蒲惺聵I(yè)的發(fā)展提供借鑒和憑證。目前，科研機(jī)構(gòu)檔案管理存在重保管輕利用、管理方式落后、管理人員素質(zhì)較低、開(kāi)發(fā)程度低等問(wèn)題。因此，應(yīng)充分認(rèn)識(shí)科研檔案的作用，采取措施提高檔案管理水平和檔案的利用率，實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。

科研機(jī)構(gòu)；科技檔案；存在問(wèn)題； 對(duì)策

科研院所是科技力量的聚集地，擁有強(qiáng)大的科學(xué)研究和科技開(kāi)發(fā)能力?？蒲袡n案資源是國(guó)家的寶貴財(cái)富，能夠?yàn)榭萍及l(fā)展和生產(chǎn)進(jìn)步提供重要資源，是實(shí)現(xiàn)科研工作可持續(xù)發(fā)展的物質(zhì)基礎(chǔ)。科研機(jī)構(gòu)的檔案工作是科研機(jī)構(gòu)建設(shè)與管理的不可缺少的重要環(huán)節(jié)，也是衡量科研機(jī)構(gòu)管理水平高低的重要標(biāo)志之一。做好科研機(jī)構(gòu)的檔案管理，明確其管理特點(diǎn)，抓住管理工作重點(diǎn)，對(duì)于確?？蒲袡n案資源的科學(xué)積累和有效管理，促進(jìn)科研機(jī)構(gòu)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展，具有重要意義。

一、科研機(jī)構(gòu)檔案特點(diǎn)

（一）檔案價(jià)值特點(diǎn)。科研機(jī)構(gòu)檔案構(gòu)成較多，包括文書檔案、科技檔案、實(shí)物檔案、聲像檔案等，其中，文書檔案在數(shù)量上大多占據(jù)優(yōu)勢(shì)地位，具有數(shù)量大、利用率相對(duì)較高等特點(diǎn)。但從對(duì)科研發(fā)展的促進(jìn)作用來(lái)講，科技檔案應(yīng)該是主體檔案。因?yàn)榭萍紮n案是科研工作人員在長(zhǎng)期的工作過(guò)程中對(duì)實(shí)驗(yàn)記錄及研究成果的一系列記載、整理和管理，并以一定形式呈現(xiàn)在大家面前，涵蓋和反映了科研機(jī)構(gòu)主體業(yè)務(wù)的發(fā)展足跡，蘊(yùn)含著大量科研信息。它的規(guī)模和質(zhì)量反映著科研院所的科技發(fā)展水平，是一個(gè)科研單位綜合科技實(shí)力的重要憑證。提高科技檔案的管理水平和科技檔案利用率，實(shí)現(xiàn)科技檔案的真正價(jià)值，是科研機(jī)構(gòu)檔案管理的重要任務(wù)。

（二）檔案利用特點(diǎn)?？蒲袡C(jī)構(gòu)檔案利用目的有兩種：一種是作為憑證作用和查考參照作用的文書檔案的利用，這是各類企業(yè)和單位都存在的檔案利用的普遍目的。第二種是為科學(xué)研究服務(wù)?？萍紮n案是促進(jìn)科學(xué)研究事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，它以知識(shí)為載體，集中體現(xiàn)了科研人員在實(shí)踐中發(fā)明創(chuàng)造的具有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的新成果、新經(jīng)驗(yàn)、新思路，能夠?yàn)檎n題申報(bào)和科研選題提供借鑒和依據(jù)，為新時(shí)期科學(xué)研究領(lǐng)域的學(xué)科發(fā)展及建設(shè)提供借鑒和依據(jù)。有別于第一種利用方式，第二種利用方式能夠提升檔案價(jià)值，直接服務(wù)于科研機(jī)構(gòu)主業(yè)，最終使科技檔案的科學(xué)價(jià)值在實(shí)際運(yùn)用中得以實(shí)現(xiàn)。

二、科研機(jī)構(gòu)檔案管理工作存在問(wèn)題

（一）重保管輕利用。從知識(shí)管理的角度來(lái)說(shuō)，檔案屬于顯性知識(shí)，檔案資料里面蘊(yùn)含著許多前人積累的成果和經(jīng)驗(yàn)。充分利用檔案資源，挖掘其中潛在的價(jià)值，能為現(xiàn)在的工作研究提供參考，并能增強(qiáng)知識(shí)的傳承性和延續(xù)性。但目前許多單位雖然有相關(guān)制度與規(guī)范保證歸檔后的檔案妥善保管，但是歸檔之后檔案利用較少，尤其是科技檔案利用更少。且利用的目的簡(jiǎn)單，大多數(shù)是為課題或項(xiàng)目報(bào)獎(jiǎng)提供憑證作用，作為申報(bào)課題或者作為成果利用的參考資料的利用目的很少，造成了一定程度上的科技檔案科學(xué)價(jià)值的浪費(fèi)。

（二）檔案管理方式原始，信息化程度低。目前大多數(shù)科研機(jī)構(gòu)的檔案管理模式還停留在收集、整理、借閱、保管等簡(jiǎn)單的操作模式上，管理體制也僅限于原始的“坐、等、靠、要”模式。管理方式落后，缺少新的管理理念和管理方式的補(bǔ)充和更新。且大部分科研機(jī)構(gòu)檔案管理部門信息化建設(shè)起步較晚，大多數(shù)機(jī)構(gòu)處于電腦輔助管理向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變階段。雖然大都購(gòu)置了計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，但還遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒(méi)有實(shí)現(xiàn)服務(wù)手段自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化，檔案信息服務(wù)水平明顯滯后于科研發(fā)展水平。

（三）檔案管理人員素質(zhì)較低。科研機(jī)構(gòu)重視科研研究，但對(duì)于承載研究成果的科研檔案及其他檔案的保管利用重視程度不夠。對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)僅停留在收集、整理和保管上，把檔案工作看成是人人都能勝任的工作，無(wú)需多少知識(shí)都可以“守好攤子”。雖然科研人員文化知識(shí)層次較高，但是檔案管理人員大都存在年齡偏大、缺乏創(chuàng)新意識(shí)、缺乏新的專業(yè)知識(shí)、缺乏現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)化知識(shí)等問(wèn)題。這種傳統(tǒng)的隊(duì)伍建設(shè)已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)信息時(shí)代對(duì)檔案人員的要求。

（四）檔案開(kāi)發(fā)程度較低。由于人員素質(zhì)、管理模式、服務(wù)理念等方面的原因，使得科研機(jī)構(gòu)只注重資料積累、文化財(cái)富堆積，卻缺乏對(duì)檔案信息的分析和編纂，檔案編研成果少之又少，且多是較低層次的組織機(jī)構(gòu)沿革、大事記等編研成果。對(duì)主體檔案的分析和開(kāi)發(fā)明顯不夠，使得科研成果中隱藏的信息沒(méi)有被充分利用，不能滿足科研工作的利用需求，表現(xiàn)出了明顯的滯后和欠缺。

三、加強(qiáng)科研機(jī)構(gòu)檔案工作的有效對(duì)策

科研機(jī)構(gòu)要實(shí)現(xiàn)科技檔案為科研發(fā)展服務(wù)的目的，需加強(qiáng)科研檔案建設(shè)，建好高質(zhì)量的檔案，并不斷提高管理水平，努力發(fā)揮其知識(shí)和技術(shù)作用，促進(jìn)科研成果產(chǎn)業(yè)化。在明確了科研機(jī)構(gòu)檔案特點(diǎn)和檔案管理存在問(wèn)題的基礎(chǔ)上，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下五個(gè)方面加強(qiáng)科研機(jī)構(gòu)檔案建設(shè)：

（一）完善檔案歸檔范圍。檔案部門要加強(qiáng)檔案接收和征集工作，一方面要合理擴(kuò)大接收范圍，加強(qiáng)與科研部門的溝通，把有保管價(jià)值的科研檔案納入歸檔范圍，加大對(duì)保存在各部門的專門檔案的接收力度。另一方面要對(duì)接收檔案的質(zhì)量進(jìn)行控制，力爭(zhēng)建成檔案數(shù)量充足、內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理、質(zhì)量?jī)?yōu)化并富有特色的檔案信息資源服務(wù)體系，努力改變館藏結(jié)構(gòu)中文書檔案數(shù)量占主體的單一局面。

（二）注重檔案編研。編研工作是檔案利用工作的一個(gè)重要組成部分，是檔案部門系統(tǒng)、廣泛地提供利用服務(wù)的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作。注重檔案編研，要加大檔案編研力度和深度，有計(jì)劃地開(kāi)展一些信息材料的編研。首先，根據(jù)部門的檔案利用需求開(kāi)展檔案編研。了解各部門對(duì)檔案信息的需求動(dòng)向和發(fā)展趨勢(shì)，掌握他們需求的重點(diǎn)，有針對(duì)性地進(jìn)行收集、匯總、分析和信息輸出。其次，經(jīng)常對(duì)檔案信息利用率進(jìn)行分析，通過(guò)信息反饋，明確每個(gè)階段的利用重點(diǎn)。第三，充分發(fā)揮科技檔案信息資源在科研工作中的積極作用，加強(qiáng)對(duì)科技檔案的編研，挖掘科技檔案中潛在的規(guī)律和信息，為科研部門的科研規(guī)劃和課題申報(bào)提供思路和資料支撐。

（三）轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。檔案工作者要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，把檔案工作的重點(diǎn)從保管轉(zhuǎn)移到主動(dòng)提供服務(wù)利用上來(lái)。不能局限于就檔案工作而做檔案工作，應(yīng)隨時(shí)關(guān)注科學(xué)研究發(fā)展的動(dòng)態(tài)，全方位了解一個(gè)項(xiàng)目（課題）研究的全過(guò)程，以及該課題在實(shí)施發(fā)展過(guò)程中需借鑒的文獻(xiàn)信息和相關(guān)資料。要主動(dòng)出擊、服務(wù)上門，推銷檔案信息，推廣編研成果，與廣大利用者加強(qiáng)聯(lián)系，使檔案信息利用工作既有成效，又規(guī)范科學(xué)。

（四）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。信息化建設(shè)是企業(yè)檔案促進(jìn)自身管理現(xiàn)代化，最大限度地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，使企業(yè)檔案事業(yè)實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展的嶄新目標(biāo)。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，要實(shí)現(xiàn)館藏檔案信息化和檔案管理和利用的網(wǎng)絡(luò)化。首先，要及時(shí)配備檔案管理現(xiàn)代化所需要的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，要充分發(fā)揮現(xiàn)代科技、縮微技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。其次，加速實(shí)用、通用軟件的研制開(kāi)發(fā)和利用，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。尤其對(duì)科技檔案，在實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容電子化的基礎(chǔ)上，設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)多角度、多方式的電子原文檢索工具，以根據(jù)檢索目標(biāo)的相關(guān)度準(zhǔn)確、迅速地檢索到相關(guān)檔案內(nèi)容，并實(shí)現(xiàn)電子原文查看，提高檢索利用速度和準(zhǔn)確度。

（五）加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)。檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)與檔案管理水平有著密切的關(guān)系，而檔案管理水平的提高有賴于檔案管理人員素質(zhì)的提高。檔案管理信息化的發(fā)展對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了新的要求。信息時(shí)代的檔案管理人員既要具備新的專業(yè)知識(shí)，又要具備一定的信息網(wǎng)絡(luò)化知識(shí)，同時(shí)還應(yīng)具備創(chuàng)新意識(shí)?？蒲袡C(jī)構(gòu)應(yīng)重視檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，及時(shí)為檔案管理隊(duì)伍補(bǔ)充新鮮血液，優(yōu)化管理人員年齡結(jié)構(gòu)和知識(shí)結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)對(duì)檔案編研人員的安排。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理隊(duì)伍的培訓(xùn)，包括業(yè)務(wù)培訓(xùn)和創(chuàng)新、服務(wù)意識(shí)的培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)意識(shí)。

總之，檔案資源是科研機(jī)構(gòu)的重要的歷史財(cái)富，在實(shí)際的檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)重視檔案資源隱藏的價(jià)值，充分認(rèn)識(shí)目前工作中存在的問(wèn)題，采取措施提高檔案管理水平和檔案利用率，真正實(shí)現(xiàn)檔案資源尤其是科技檔案資源的價(jià)值，為科研工作服務(wù)。

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