大數(shù)據(jù)條件下高校檔案館（室）的規(guī)范化建設(shè)

文/福建寧德師范學(xué)院　施秀平

大數(shù)據(jù)條件下高校檔案館（室）的規(guī)范化建設(shè)

文/福建寧德師范學(xué)院施秀平

大數(shù)據(jù)時代的來臨給高校檔案館（室）帶來了深遠(yuǎn)的影響。本文分析了高校檔案館（室）的大數(shù)據(jù)特征，針對大數(shù)據(jù)條件下高校檔案館（室）如何夯實各項基礎(chǔ)工作以順利推進(jìn)規(guī)范化建設(shè)提出了相應(yīng)的對策及措施。

大數(shù)據(jù)；高校檔案館；規(guī)范化；建設(shè)

一、大數(shù)據(jù)概述

大數(shù)據(jù)就是指數(shù)據(jù)規(guī)模巨大。隨著社會的發(fā)展和科技的進(jìn)步，數(shù)據(jù)量也以前所未有的速度大幅遞增。一般認(rèn)為，數(shù)據(jù)量達(dá)到Terabyte 和Petabyte之間則稱為大數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)也稱“巨量資料”，它是繼物聯(lián)網(wǎng)和云計算之后IT產(chǎn)業(yè)又一次顛覆性的技術(shù)變革。大數(shù)據(jù)通常具有4V特征，即數(shù)據(jù)體量大、處理速度快、類型繁多、價值高等等。大數(shù)據(jù)不是對數(shù)據(jù)量大小的定量描述，而是一種在種類繁多、數(shù)量龐大的多樣數(shù)據(jù)中進(jìn)行快速信息獲取。從本質(zhì)上來說，“大數(shù)據(jù)”其實是信息時代對有價值的數(shù)據(jù)資源進(jìn)行專業(yè)化加工和處理，使其核心價值進(jìn)一步被深層次挖掘出來。

作為一項新興技術(shù)理念，當(dāng)前仍有很多人對大數(shù)據(jù)的內(nèi)涵認(rèn)識模糊并存在誤區(qū)，大數(shù)據(jù)在實際應(yīng)用過程中有時候只有百位級GB的數(shù)據(jù)量就能算是大數(shù)據(jù)了。在實際工作中只有相對于數(shù)據(jù)固定的閾值才能解決問題。實際上從普通數(shù)據(jù)發(fā)展到大數(shù)據(jù)的過程不是數(shù)據(jù)的積累過程，大數(shù)據(jù)與傳統(tǒng)數(shù)據(jù)概念完全不同，來源、處理方式和思維也不同?！按髷?shù)據(jù)”時代的來臨，標(biāo)志著傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)挖掘方法與工具技術(shù)已經(jīng)無法適應(yīng)日新月異的數(shù)據(jù)環(huán)境。高校信息系統(tǒng)也是數(shù)據(jù)生產(chǎn)大戶，高校用大數(shù)據(jù)幫助進(jìn)行教學(xué)管理、招生宣傳推廣、科研計算等等，師生們從大數(shù)據(jù)技術(shù)中獲取收益。

二、高校檔案館（室）的大數(shù)據(jù)特征

高校信息系統(tǒng)是非常龐大的，多年來已經(jīng)日積月累產(chǎn)生了海量數(shù)據(jù)。隨著高校檔案館（室）加大館藏檔案數(shù)字化進(jìn)程和接收數(shù)字化歸檔電子文件的不斷深入，館藏檔案信息資源已經(jīng)具備大數(shù)據(jù)特征。

（一）高校檔案館（室）藏生成海量數(shù)字化檔案信息資源。在數(shù)據(jù)量快速飛漲的今天，大多數(shù)信息資源最終的歸宿是檔案館，因此，檔案館的存儲量也逐日遞增。高校檔案館（室）經(jīng)過不懈努力，通過一切可能的途徑，已經(jīng)存儲了海量的數(shù)字化檔案信息資源，據(jù)有關(guān)統(tǒng)計數(shù)據(jù)得知，高校檔案館（室）藏檔案資源每年增幅達(dá)10%以上。隨著各高校檔案數(shù)字化工作的進(jìn)一步深入，許多紙質(zhì)檔案已被數(shù)字化為電子資源，后以文本、圖片、音像等多種格式存儲起來。這些以指數(shù)級速度增長的電子文件生成了海量的數(shù)字化檔案信息資源數(shù)據(jù)。

（二）館（室）藏數(shù)字化檔案信息資源品種多。通過對一些重要的國家級和省級檔案館調(diào)查了解得知，館藏檔案資源已經(jīng)不再是單純的紙質(zhì)等實體檔案，而且又增加了近幾年接收進(jìn)館的歸檔電子文件、各種載體的數(shù)字化聲像檔案以及各種形式的數(shù)據(jù)資源。這些數(shù)據(jù)的格式、特征等形式多樣，各館之間更是差異明顯，從而形成了大量的異構(gòu)數(shù)據(jù)。由于數(shù)字化檔案信息資源的品種多，來源多，都將是檔案館形成大數(shù)據(jù)的主要來源。

（三）館（室）藏數(shù)字化檔案信息資源價值高。“檔案是一種最真實、最可靠的、最具權(quán)威性與憑證性的原生信息資源”。不論何種載體何種形態(tài)的數(shù)字化檔案信息資源，都具有重要價值。由于高校檔案部門對館（室）藏各種形式的載體的檔案信息資源的品質(zhì)和質(zhì)量加大了鑒定和監(jiān)控力度，對保存價值不大或沒有保存價值的檔案信息資源堅決給予清除。因此，各檔案機(jī)構(gòu)保存下來的檔案信息資源都具有很高的價值。

三、大數(shù)據(jù)時代高校檔案館（室）的規(guī)范化建設(shè)

大數(shù)據(jù)時代來臨將對檔案館的工作產(chǎn)生深刻的影響，為了更好地適應(yīng)大數(shù)據(jù)技術(shù)管理的需要，必須加快館藏檔案數(shù)字化工作的速度，完成檔案資源由實體向數(shù)字化轉(zhuǎn)換，將檔案館建設(shè)成為資源信息聚集、存儲、服務(wù)中心。在大數(shù)據(jù)條件下，要讓檔案資源更好地的發(fā)揮作用，檔案館（室）的規(guī)范化建設(shè)至關(guān)重要。筆者認(rèn)為，高校檔案館（室）的規(guī)范化建設(shè)應(yīng)從以下幾個方面著手。

（一）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案管理信息化的重要保障。加強(qiáng)高校檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是高校檔案持續(xù)發(fā)展的必由之路，也是新時期檔案管理的新趨勢。各高校不但要加強(qiáng)檔案館（室）基礎(chǔ)建筑建設(shè)，還要不斷提高基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)。只有逐步改善檔案館（室）工作的軟硬件環(huán)境條件，使硬件設(shè)備能夠保障信息化管理的需求，使軟件系統(tǒng)能滿足數(shù)字檔案館的智能化管理與要求，使海量檔案信息資源真正為社會服務(wù)創(chuàng)造良好的利用環(huán)境。

（二）制度建設(shè)?！皼]有規(guī)矩，不成方圓”。規(guī)章制度是檔案工作人員和用戶在利用檔案信息活動中必須遵循的規(guī)范和準(zhǔn)則，具有權(quán)威性和強(qiáng)制性，它能保障檔案工作正常有序地進(jìn)行。大數(shù)據(jù)時代，高校檔案館（室）制度體系建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程。在依法治國的大環(huán)境下，高校檔案部門應(yīng)以《中華人民共和國檔案法》為基本法則，結(jié)合相關(guān)法規(guī)和地方條例、辦法，及時修訂推進(jìn)館（室）規(guī)范化建設(shè)的各項管理制度，保持規(guī)章制度的周期性和實用性，并制定合理有效的保障措施，強(qiáng)化對制度體系的監(jiān)督、檢查，以形成長效保障機(jī)制。

（三）信息資源建設(shè)。信息資源建設(shè)應(yīng)當(dāng)說是數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的基礎(chǔ)，而館藏資源數(shù)字化又是信息化建設(shè)的核心，它直接決定了數(shù)字檔案館的建設(shè)質(zhì)量與成敗。我國高校檔案館（室）已經(jīng)形成了重館（室）藏檔案資源建設(shè)的傳統(tǒng)，表現(xiàn)在十分注重檔案資源的收集和管理工作。但是，在館（室）藏檔案資源使用方面仍舊停留在較低的層面上，存儲的各類數(shù)據(jù)相對獨立、各成體系，沒有進(jìn)行整合，不能真正發(fā)揮其應(yīng)有的作用。信息時代，人們對于“數(shù)據(jù)權(quán)”的要求與檔案館（室）所面臨的激烈的數(shù)據(jù)競爭將進(jìn)一步加快檔案資源開放的進(jìn)程。高校檔案部門應(yīng)對館（室）藏檔案數(shù)字化信息資源進(jìn)行有效整合、優(yōu)化處理、數(shù)據(jù)分析、資源分類、挖掘個性化服務(wù)元素，對用戶需求模式分析和館藏檔案信息資源按服務(wù)模式進(jìn)行精細(xì)化分類，以滿足對檔案信息資源特殊的需求。充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)強(qiáng)大的信息處理功能，從而實現(xiàn)對檔案數(shù)字化信息資源的精細(xì)化管理，為檔案利用者提供精細(xì)的檔案數(shù)字化信息資源服務(wù)。

（四）安全體系建設(shè)。大數(shù)據(jù)如同一把雙刃劍，社會因其獲益匪淺，但是由于它具有數(shù)據(jù)量大、信息量多和涉及面廣等特點，如果出現(xiàn)問題，造成數(shù)據(jù)泄露，便會引發(fā)極其嚴(yán)重的后果。同時大數(shù)據(jù)的價值潛力也使得個人信息被更多采集和利用，公民的隱私無法得到全面的保護(hù)。因此，必須牢固樹立安全意識。不僅要充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)改變檔案工作環(huán)境，而且要注意凡是應(yīng)用新技術(shù)和新方法時，一定要筑牢安全防護(hù)體系，在檔案信息資源安全體系構(gòu)建、檔案信息資源共享、核心信息的保密和檔案信息資源監(jiān)管等方面建立安全預(yù)警機(jī)制，杜絕任何可能危害檔案信息資源安全的漏洞。

（五）人才隊伍建設(shè)。大數(shù)據(jù)對檔案工作人員個人素質(zhì)提出了新的要求，因為，檔案工作的內(nèi)容和要求發(fā)生了根本性的改變，檔案館（室）將改變以往傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)模式，而是轉(zhuǎn)向?qū)n案資源進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)挖掘的新型模式，這對檔案工作人員的現(xiàn)代化操作手段和操作技能提出了更高的要求。同時，大數(shù)據(jù)的發(fā)展將逐步實現(xiàn)真正的個性化服務(wù)，提供給用戶的不僅僅是其需要的信息，更為重要的是必須通過分析提供基于海量分布式資源的精細(xì)化知識組織輸出，即最終實現(xiàn)“信息加解決方案”的全方位服務(wù)。為了適應(yīng)新時期檔案工作的需求，高校檔案機(jī)構(gòu)必須培養(yǎng)出適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代發(fā)展的復(fù)合型人才，以保障檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

面對大數(shù)據(jù)時代的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，高校檔案館（室）的規(guī)范化建設(shè)的重要性和緊迫性日益凸顯。加強(qiáng)高校檔案館（室）的規(guī)范化建設(shè)既是新形勢發(fā)展的需要，也是高校檔案工作的根本任務(wù)。高校檔案部門應(yīng)緊跟時代發(fā)展的步伐，創(chuàng)新培育“用數(shù)據(jù)來說話、用數(shù)據(jù)來管理、用數(shù)據(jù)來決策、用數(shù)據(jù)來創(chuàng)新”的檔案工作理念和檔案數(shù)據(jù)文化，按照檔案規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的更高要求，努力推進(jìn)高校檔案工作信息化建設(shè)健康快速地發(fā)展。

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