試論高校學(xué)生檔案管理

文/宿州學(xué)院　戴麗虹

試論高校學(xué)生檔案管理

文/宿州學(xué)院戴麗虹

本文在介紹高校學(xué)生檔案價值的基礎(chǔ)上，分析高校學(xué)生檔案管理中存在的問題，提出更好更安全地推動高校學(xué)生檔案工作開展的建議，期許能對提升高校學(xué)生檔案管理水平有些幫助。

學(xué)生檔案；作用 問題；措施

高校學(xué)生檔案真實記錄著大學(xué)生在高校求學(xué)期間各項活動，包括其生活、學(xué)習(xí)、社會實踐等各個方面。它可以系統(tǒng)地反映學(xué)生在校期間的成長和表現(xiàn)，為自己日后的求學(xué)、求職等各方面發(fā)展提供資訊。高校學(xué)生檔案管理工作日益成熟，但仍存在一些亟須解決的問題。如何更好地推進(jìn)高校學(xué)生檔案管理的開展工作顯得愈發(fā)重要。

一、高校學(xué)生檔案管理中存在的問題

（一）學(xué)生的檔案意識薄弱，重視程度欠缺。學(xué)生對學(xué)生檔案了解甚少，不知道其對自身發(fā)展的價值。一方面表現(xiàn)在檔案材料填寫不規(guī)范。很多大學(xué)生在填寫歸檔檔案材料時不重視，不按規(guī)定要求書寫，書寫內(nèi)容隨便，這些問題雖小，但會使自身檔案不規(guī)范。另一方面表現(xiàn)在檔案的轉(zhuǎn)遞與接收。每年畢業(yè)季我校檔案室都會按照就業(yè)處的就業(yè)分配方案將學(xué)生檔案寄出，并將郵寄單號及相關(guān)信息掛于校園網(wǎng)，同時還通知各學(xué)院告知學(xué)生讓其上網(wǎng)查詢以確認(rèn)檔案是否正確郵寄。但很多學(xué)生對此不重視，認(rèn)為自己沒有正式單位，只有考公務(wù)員、事業(yè)單位才需要檔案，有些學(xué)生甚至不知道檔案郵寄這回事。

（二）學(xué)生檔案材料內(nèi)容不夠全面。黨的十八大報告提出，把立德樹人作為教育的根本任務(wù)，培養(yǎng)德智體美全面發(fā)展的社會主義建設(shè)者和接班人。這強調(diào)大力開發(fā)大學(xué)生人力資源，指導(dǎo)大學(xué)生全面發(fā)展成為棟梁之才。這也相應(yīng)地要求學(xué)生檔案材料充分全面記錄大學(xué)生在校期間各項活動。但目前很多高校學(xué)生檔案材料內(nèi)容只能部分體現(xiàn)學(xué)生的“德、智、體”發(fā)展，往往不能完全符合用人單位需求。以我校為例，畢業(yè)生檔案材料內(nèi)容包括：高中時期檔案、學(xué)生學(xué)籍變更材料、黨團(tuán)材料、校級以上獎懲材料、高校畢業(yè)生登記表、學(xué)習(xí)成績表、教師資格認(rèn)定表、實習(xí)鑒定表、就業(yè)證報到副本。這些材料只能基本反映學(xué)校在校期間的學(xué)習(xí)情況，很難體現(xiàn)出學(xué)生的整體素質(zhì)。很多單位在審核檔案或者提拔員工時都需要新生入學(xué)登記表，但現(xiàn)在仍有不少高校都沒有這項材料，這正說明了學(xué)生檔案材料的收集不夠齊全完整。

（三）學(xué)生檔案管理隊伍建設(shè)需加強。高校檔案工作的合理有序開展需要一支相對合理和專業(yè)化的檔案人員隊伍。目前很多高校仍存在人員結(jié)構(gòu)配置不合理之處，檔案專職工作人員配備數(shù)量與自身檔案規(guī)模不相符。高校學(xué)生檔案工作主要集中在新生入學(xué)和畢業(yè)生離校兩階段，尤其是畢業(yè)階段需集中整理一屆畢業(yè)生的所有在校期間產(chǎn)生的需歸檔的材料，工作量大并且有時間限制。這要求檔案專職人員和兼職人員投入較大精力去管理學(xué)生檔案。但檔案專職人員配備不夠，兼職檔案員精力不夠且更換頻繁。

二、提升高校學(xué)生檔案管理水平的措施

（一）加強學(xué)生檔案宣傳工作，提升學(xué)生的重視程度。提高學(xué)生的檔案意識，讓他們認(rèn)識學(xué)生檔案的價值、了解學(xué)生檔案在日后升學(xué)或工作中的重要作用，才會更好地協(xié)助做好學(xué)生檔案管理工作。學(xué)?？梢酝ㄟ^校內(nèi)宣傳板、校園網(wǎng)等資源大力宣傳學(xué)生檔案相關(guān)知識，讓學(xué)生了解學(xué)生檔案內(nèi)容及其價值，提高學(xué)生的檔案意識，重視學(xué)生檔案工作。由于檔案專職人員和學(xué)生接觸較少，所以對學(xué)生的檔案教育還得通過輔導(dǎo)員這些兼職檔案員。輔導(dǎo)員可以在日常的管理學(xué)生工作中多提及學(xué)生檔案方面的知識，認(rèn)真指導(dǎo)學(xué)生如何規(guī)范填寫各類檔案材料，提醒學(xué)生及時提交檔案材料等。目前我校主要通過網(wǎng)站宣傳的形式提高學(xué)生的檔案意識，擴(kuò)展學(xué)生的檔案知識；同時會在學(xué)生畢業(yè)回校辦理離校手續(xù)時派一名專職檔案工作人員在大學(xué)生事務(wù)中心進(jìn)行檔案價值、檔案郵寄等知識的介紹宣傳并接受咨詢。

（二）擴(kuò)大學(xué)生檔案材料歸檔范圍，豐富學(xué)生檔案內(nèi)容。

高校學(xué)生檔案應(yīng)更全面地體現(xiàn)學(xué)生的“德、智、體”發(fā)展，更多地記錄學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活、社會實踐等各項活動，讓這張學(xué)生的“名片”更吸引用人單位，更好地滿足用人單位需要。高校應(yīng)結(jié)合自身人才培養(yǎng)的實際情況與用人單位的用人需要，不斷豐富學(xué)生檔案內(nèi)容，充分體現(xiàn)學(xué)生在校期間自我發(fā)展全過程。如目前大學(xué)生中較普遍存在誠信問題、心理問題，高校可以根據(jù)情況建立學(xué)生的誠信檔案和心理材料歸入檔案；還可以將學(xué)生參與的主要社團(tuán)活動、實踐活動材料歸入學(xué)生檔案內(nèi)容，更全面地體現(xiàn)大學(xué)生的綜合素質(zhì)。

（三）建立一支合理的學(xué)生檔案管理隊伍，加強管理人員素質(zhì)培養(yǎng)。一方面，高校應(yīng)根據(jù)本校檔案工作實際適當(dāng)擴(kuò)大檔案專職人員隊伍，可招聘檔案學(xué)專業(yè)畢業(yè)生，保障高校專職檔案人員充足。足夠的檔案專職人員才能保證學(xué)生檔案的安全管理。其次，高校專職檔案人員需不斷提高自身理論素質(zhì)及工作能力。專職檔案工作人員應(yīng)不斷學(xué)習(xí)新知識，了解學(xué)生檔案管理新動態(tài)，在實際工作中不斷創(chuàng)新，與其他高校多交流吸取好的經(jīng)驗；同時做好對兼職檔案員的培訓(xùn)，加強與兼職檔案員的溝通聯(lián)系，督促其配合學(xué)生檔案管理工作的開展。

作為學(xué)生在高校求學(xué)期間各項活動的真實性記錄，它對學(xué)生個人及學(xué)校整體的發(fā)展存在巨大價值。高校應(yīng)加大對學(xué)生檔案管理工作的重視程度，加大支持力度；加大宣傳力度引起學(xué)生高度重視；健全完善配套的管理制度規(guī)章。在各方積極配合下，高校學(xué)生檔案管理工作水平將不斷提升，學(xué)生檔案管理工作發(fā)展更穩(wěn)健。

[1]丘如華.強化高校學(xué)生檔案管理的思考[J].廣西社會科學(xué),2009(8):133-136.