高校校報(bào)檔案的保存與利用價(jià)值芻議

文/中國(guó)海洋大學(xué)校報(bào)編輯部　金松；中國(guó)海洋大學(xué)檔案館　趙瑞紅

高校校報(bào)檔案的保存與利用價(jià)值芻議

文/中國(guó)海洋大學(xué)校報(bào)編輯部金松；中國(guó)海洋大學(xué)檔案館趙瑞紅

高校校報(bào)檔案是高校檔案的重要組成部分，保存和利用好高校校報(bào)檔案對(duì)做好高校校報(bào)工作、學(xué)校校史研究等具有重要意義。本文分析了高校校報(bào)檔案的保存和利用價(jià)值，并提出高校校報(bào)檔案管理和建設(shè)的對(duì)策。

高校校報(bào)；檔案；價(jià)值；保存；利用

作為公開出版物的高校校報(bào)檔案刊登的消息、通訊、新聞?wù)掌葓D文資料，客觀記錄并反映了高校在不同時(shí)期教學(xué)、科研、人才培養(yǎng)等諸多方面的真實(shí)情況，是極具價(jià)值的信息資源，具有歷史性、社會(huì)性、確定性和原始記錄性等特點(diǎn)。就校報(bào)工作者及檔案工作者而言，做好高校校報(bào)檔案的保存與利用工作，最大程度地挖掘校報(bào)檔案價(jià)值并發(fā)揮其不可替代的作用對(duì)高校校史研究以及在新媒體時(shí)代背景下辦好高校校報(bào)，提升高校校報(bào)的競(jìng)爭(zhēng)力和影響力等具有重要意義。

一 、高校校報(bào)檔案的涵義與價(jià)值

高校校報(bào)檔案是指校報(bào)在編輯出版過程中形成的有價(jià)值的文件材料，主要包括高校校報(bào)編輯部編輯出版的高校校報(bào)及電子稿件、新聞報(bào)道計(jì)劃、新聞報(bào)道策劃，重要稿件的原稿、審稿單，出版發(fā)行記錄及相關(guān)高校的交流報(bào)紙等。新聞是易碎品，不能長(zhǎng)期保鮮。但是今天的新聞就是明天的歷史，高校校報(bào)檔案是校報(bào)采編人員在長(zhǎng)期的辦報(bào)過程中直接形成的，是第一手資料，具有真實(shí)性與原始記錄性，對(duì)于高校史學(xué)研究和做好新聞宣傳工作具有重要價(jià)值和意義。

（一）高校校報(bào)檔案是高校重大活動(dòng)和重要事件的信息資源庫(kù)。自1895年中國(guó)高校第一份校報(bào)——《北洋大學(xué)校季刊》在北洋大學(xué)(今天津大學(xué))創(chuàng)刊，南洋公學(xué)(今上海交通大學(xué))、浙江大學(xué)、清華大學(xué)、北京大學(xué)、武漢大學(xué)等相繼創(chuàng)辦了校報(bào)，記錄高校發(fā)展變遷過程中的點(diǎn)點(diǎn)滴滴。高校發(fā)展過程中發(fā)生的重大活動(dòng)和重要事件在高校校報(bào)上多有體現(xiàn)，利用校報(bào)可以查閱到高校在不同歷史時(shí)期各個(gè)相關(guān)領(lǐng)域建設(shè)和發(fā)展的記錄和報(bào)道，是名副其實(shí)的信息資源庫(kù)。

（二）高校校報(bào)檔案是高校發(fā)展變遷的真實(shí)記錄，是高校史學(xué)研究的一個(gè)重要來源。高校校史能夠反映學(xué)校的歷史概貌、理清學(xué)校發(fā)展脈絡(luò)，能夠?yàn)閹熒私夂脱芯啃Ｊ?、為治校提供可資借鑒的歷史經(jīng)驗(yàn)。而要做好校史的研究，就要對(duì)史料進(jìn)行考據(jù)。在相關(guān)史料中查到的往往是具體的特定的史料，看不到高校在某段歷史時(shí)期發(fā)展的完整線索，而且不能保證其準(zhǔn)確性和真實(shí)性。而高校校報(bào)檔案卻能彌補(bǔ)這方面的不足。例如，中國(guó)海洋大學(xué)在歷次《中國(guó)海洋大學(xué)大事記》的編纂時(shí)，除了查閱學(xué)校和地方檔案館的現(xiàn)存檔案外，《中國(guó)海洋大學(xué)報(bào)》歷史報(bào)紙就成了編寫工作必備的資料來源。因?yàn)橐孕?bào)檔案為線索，能查到時(shí)間上具有連續(xù)性、內(nèi)容上具有豐富性、載體上具有集中性的資料，而這些資料具有較高的可信度，能直接作為資料來應(yīng)用。

（三）高校校報(bào)檔案對(duì)于做好深度報(bào)道，提升高校校報(bào)競(jìng)爭(zhēng)力和影響力也具有重要意義。新媒體時(shí)代，作為傳統(tǒng)媒體的報(bào)紙面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，高校校園內(nèi)的校報(bào)也受到微信、微博等沖擊，面臨嚴(yán)峻的局面。高校校報(bào)雖存在出版周期較長(zhǎng)、時(shí)效性較差等不足，但由于高校校報(bào)檔案形成了新媒體所不具備的深厚積淀，校報(bào)采編人員可以直接從中尋找所需要的背景資料，增加新聞報(bào)道的信息含量，增強(qiáng)新聞報(bào)道的厚重感和可讀性，從而提升新聞報(bào)道的價(jià)值。此外，高校校報(bào)檔案也可成為校園新媒體的再次制作和傳播提供優(yōu)質(zhì)的稿源信息，從而促進(jìn)報(bào)網(wǎng)的互動(dòng)和融合發(fā)展。

綜上，校報(bào)檔案是高校檔案的重要組成部分，對(duì)校報(bào)工作、學(xué)校校史研究等具有不可替代的借鑒價(jià)值。信息化背景下，要深入、全面、最大程度地發(fā)揮校報(bào)檔案的價(jià)值和作用，除了做好校報(bào)檔案的及時(shí)完整歸檔及科學(xué)保管等基礎(chǔ)工作外，校報(bào)檔案的提供利用途徑多樣化也是至關(guān)重要的。

二、高校校報(bào)檔案的保存

與高校其他檔案信息不同，校報(bào)檔案相對(duì)直觀、豐富，資料價(jià)值較大，需要永久保存，做好報(bào)紙檔案的保存工作具有重要的價(jià)值和意義。一般來說，報(bào)紙檔案的保存不外乎兩種方式：一種是紙質(zhì)檔案的物理保存，另外一種是把報(bào)紙刊載的內(nèi)容，包括文字、圖片和版式設(shè)計(jì)等直接儲(chǔ)存為數(shù)據(jù)信息的數(shù)字化保存形式。

（一）高校校報(bào)檔案的物理保存。與社會(huì)媒體一樣，高校校報(bào)的出版印刷也是以新聞紙為載體，由于新聞紙是以機(jī)械木漿為原料生產(chǎn)的，具有吸濕性強(qiáng)，機(jī)械強(qiáng)度弱，對(duì)保存環(huán)境和空氣的化學(xué)性質(zhì)、溫濕度等要求較高，且長(zhǎng)時(shí)間暴露在空氣中容易被氧化變色、變脆。此外，由于報(bào)紙是用油墨在新聞紙上印刷，報(bào)紙受潮后，很容易出現(xiàn)字跡模糊不清等現(xiàn)象。

高校校報(bào)由于體制、經(jīng)費(fèi)以及人員編制等原因所限，自身不能滿足校報(bào)檔案的物理保存場(chǎng)所要求和硬件設(shè)施等，往往以合訂本的形式進(jìn)行最原始的保存。從1931年5月4日《中國(guó)海洋大學(xué)報(bào)》的前身《國(guó)立青島大學(xué)周刊》創(chuàng)刊，期間又因?qū)W校的變遷，《中國(guó)海洋大學(xué)報(bào)》經(jīng)歷了《國(guó)立山東大學(xué)周刊》《山大生活》《新山大》《山東大學(xué)》《山東海洋學(xué)院》《山東海洋學(xué)院報(bào)》《青島海洋大學(xué)》《青島海洋大學(xué)報(bào)》和現(xiàn)今的《中國(guó)海洋大學(xué)報(bào)》等不同階段，80多年來出版近2000期，形成了相當(dāng)可觀的報(bào)紙檔案。要保證高校校報(bào)檔案的完整性和安全性，就要準(zhǔn)備備份復(fù)制件，專門用于查閱利用。《中國(guó)海洋大學(xué)報(bào)》在每年寒假之后的春季學(xué)期開學(xué)伊始，都要將上一年度所出版的報(bào)紙裝訂成合訂本向校檔案館歸檔保存，除留存必要的數(shù)量外，還要向校內(nèi)相關(guān)部門和校友等社會(huì)人士贈(zèng)閱，并按照規(guī)定每年定期向國(guó)家圖書館和國(guó)家檔案館送繳已出版報(bào)紙樣本。

（二）高校校報(bào)檔案的數(shù)字化保存。高校校報(bào)檔案的數(shù)字化保存是儲(chǔ)存高校校報(bào)的數(shù)據(jù)信息和版面編排描述信息，把高校校報(bào)刊載的內(nèi)容以及排版信息等直接儲(chǔ)存為數(shù)據(jù)信息，或通過電腦錄入、光電掃描等將報(bào)紙由紙質(zhì)轉(zhuǎn)變電子版再進(jìn)行保存。這種保存的優(yōu)點(diǎn)在于有限的空間能夠儲(chǔ)存海量的數(shù)據(jù)，節(jié)省儲(chǔ)存空間且更加高效便捷，易于檢索利用。從2007年起，《中國(guó)海洋大學(xué)報(bào)》就實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)數(shù)字版與紙質(zhì)版的同步出版，當(dāng)傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)報(bào)紙還在發(fā)行過程中時(shí)，校內(nèi)外讀者已經(jīng)能夠從互聯(lián)網(wǎng)和手機(jī)客戶端上閱讀到數(shù)字報(bào)紙。

三、高校校報(bào)檔案的利用

隨著現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展、校報(bào)檔案保存方式的多樣化，校報(bào)檔案的利用渠道和方式也隨之多樣化。檔案的價(jià)值也可得以更多方面體現(xiàn)，為高校的整體規(guī)劃和文化建設(shè)發(fā)揮不可替代的作用，這也是檔案管理的根本目的。

一是對(duì)于需要使用查閱原版紙質(zhì)檔案的，特別是年代久遠(yuǎn)的老報(bào)紙，由于光線的照射等原因會(huì)出現(xiàn)報(bào)紙變黃變脆易碎的現(xiàn)象，為了保護(hù)歷史報(bào)紙，一般情況下盡量避免查閱，即使查閱也要按照檔案利用操作規(guī)程和程序，如佩戴專用手套，輕拿輕放，復(fù)制利用等。

二是隨著檔案技術(shù)的發(fā)展，對(duì)于需要查閱原版報(bào)紙的，現(xiàn)在也很少用直接翻閱的方式了，一般是先對(duì)報(bào)紙拍照，將報(bào)紙版面信息固化在微縮膠片上，或者使用更為先進(jìn)的數(shù)碼相機(jī)拍攝后進(jìn)行處理，制作索引，通過縮微膠片進(jìn)行讀取。大多高校校報(bào)編輯部物理保存的校報(bào)檔案不具備這樣的查閱技術(shù)，但可以借助本校檔案管理部門來實(shí)現(xiàn)，以加大對(duì)校報(bào)檔案的保護(hù)。

三是可以通過數(shù)字技術(shù)復(fù)制年代久遠(yuǎn)的歷史報(bào)紙。利用高校校報(bào)數(shù)字檔案的內(nèi)容信息和版式編排信息等可以仿制曾經(jīng)出版的報(bào)紙樣張，尤其是存量較少但是具有重大紀(jì)念意義的孤本類型的報(bào)紙，這樣既可以滿足高校教學(xué)、科研和紀(jì)念活動(dòng)等的需求，又可以滿足收藏等特殊活動(dòng)的需求。例如，在紀(jì)念中國(guó)海洋大學(xué)校報(bào)創(chuàng)刊80周年的活動(dòng)中，編輯部策劃了尋找創(chuàng)刊號(hào)的活動(dòng)，若能找到創(chuàng)刊號(hào)，對(duì)于補(bǔ)充和完善中國(guó)海洋大學(xué)校史和校報(bào)歷史意義非凡。但是由于歷史原因，《中國(guó)海洋大學(xué)報(bào)》的前身《國(guó)立青島大學(xué)周刊》于1931年5月4日出版的創(chuàng)刊號(hào)成了孤本，全國(guó)僅在北京大學(xué)圖書館藏有一套。獲悉信息后，中國(guó)海洋大學(xué)報(bào)編輯部專程派人去北京大學(xué)圖書館將創(chuàng)刊號(hào)通過技術(shù)手段仿制若干份，并將仿制版典藏于學(xué)校圖書館、檔案館和校報(bào)編輯部資料室，并向知名校友等贈(zèng)送，這樣一來既滿足了紀(jì)念活動(dòng)的需求，也為日后他人作學(xué)術(shù)研究和了解學(xué)校在那段特定歷史歲月中的教學(xué)科研等情況提供了史料依據(jù)。

四是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和搜索引擎迅速檢索信息。要求證高校在某個(gè)歷史時(shí)期的重大活動(dòng)和事件，往往需要借助校報(bào)檔案。有了高校校報(bào)數(shù)字檔案后，可以憑借互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)精準(zhǔn)地達(dá)到目的，甚至可以調(diào)閱當(dāng)時(shí)的版面信息，從而尋找豐富的內(nèi)容。

五是高校校報(bào)數(shù)字檔案在推動(dòng)報(bào)網(wǎng)融合和高校校報(bào)新媒體建設(shè)方面也起著重要作用。如今中國(guó)正在進(jìn)入信息高速傳播的新媒體時(shí)代，作為傳統(tǒng)紙媒的高校校報(bào)也面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。但是，無(wú)論新媒體發(fā)展程度如何之高，都需要有內(nèi)容的創(chuàng)作和生產(chǎn)，高校校報(bào)的數(shù)字檔案可以成為新媒體的再制作、再傳播提供豐富的信息資源，增強(qiáng)報(bào)道的厚重感和可讀性，提升新聞價(jià)值。而高校校報(bào)與新媒體的互動(dòng)，則可豐富高校校報(bào)數(shù)字檔案的內(nèi)容，使其利用附加值更高。如今，為了擺脫傳統(tǒng)紙媒的尷尬境地，越來越多的高校校報(bào)開始探索創(chuàng)辦微信微博等新媒體，以提升報(bào)紙的品牌影響力和競(jìng)爭(zhēng)力。高校校報(bào)的數(shù)字檔案使得高校校報(bào)的新媒體建設(shè)擁有得天獨(dú)厚的資源優(yōu)勢(shì)，對(duì)于高校校報(bào)新媒體開拓報(bào)道的深度和力度具有重要意義。

另外，校報(bào)檔案是高校其他工作的信息助手。高校校報(bào)的數(shù)字檔案在校園規(guī)劃與文化建設(shè)等方面也起著重要作用。校園規(guī)劃在高校各個(gè)時(shí)期發(fā)展過程中本著一種怎樣的理念和思路，當(dāng)時(shí)的社會(huì)背景是什么以及取得的建設(shè)效果等，都可以在高校校報(bào)中體現(xiàn)出來，這對(duì)于未來高校校園規(guī)劃工作是有益的借鑒和參考。而校園文化建設(shè)對(duì)于推動(dòng)高校發(fā)展，培養(yǎng)高素質(zhì)人才具有重要意義，作為高校校園主流媒體的高校校報(bào)在推動(dòng)和促進(jìn)校園文化建設(shè)方面發(fā)揮著不可替代的作用。

四、高校校報(bào)檔案管理和建設(shè)的對(duì)策

（一）盡快實(shí)現(xiàn)高校校報(bào)檔案的數(shù)字化。由于體制、經(jīng)費(fèi)和技術(shù)等原因，仍有許多高校無(wú)法實(shí)現(xiàn)高校校報(bào)檔案的數(shù)字化，致使報(bào)紙檔案的保存仍以物理保存為主，這不僅給利用帶來不便，而且容易導(dǎo)致報(bào)紙檔案的磨損，不利于原始檔案的保護(hù)，減緩檔案的壽命。

（二）建立高校校報(bào)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。首先，應(yīng)對(duì)高校校報(bào)檔案資料及數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理和錄入，選擇優(yōu)質(zhì)平臺(tái)、軟件，以便加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)和管理，提高報(bào)紙檔案的利用。

（三）高校校報(bào)編輯部要加強(qiáng)體制建設(shè)，規(guī)范校報(bào)檔案管理。高校校報(bào)編輯部要遵循國(guó)家檔案法律法規(guī)和學(xué)校檔案管理制度，加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范檔案員職責(zé)，把檔案工作納入單位日常工作中，確保高校校報(bào)檔案的立卷歸檔都有章可依，有章必依。

（四）高校校報(bào)采編人員要強(qiáng)化檔案意識(shí)，自覺提高檔案工作水平。做好高校校報(bào)檔案的歸檔和利用工作，關(guān)鍵在于人，也即高校校報(bào)的全體采編人員。具體來說，第一，高校校報(bào)編輯要自覺強(qiáng)化大局意識(shí)，要清晰地了解學(xué)校的歷史沿革、文化傳統(tǒng)及改革與發(fā)展，為報(bào)紙檔案的保存和利用做好文化積淀。第二，強(qiáng)化歸檔意識(shí)，在日常工作中注意報(bào)紙檔案的積累、整理和立卷，確保歸檔環(huán)節(jié)做到應(yīng)歸盡歸，避免檔案材料漏歸造成遺失，為日后的檔案利用打下基礎(chǔ)。第三，強(qiáng)化檔案利用意識(shí)，檔案利用是檔案整個(gè)過程中的最終環(huán)節(jié)，也是實(shí)現(xiàn)檔案使用價(jià)值的環(huán)節(jié)，因此，校報(bào)采編人員增強(qiáng)報(bào)紙檔案的利用意識(shí)，在報(bào)紙編輯出版過程中或歸檔保存后都要積極利用校報(bào)檔案，充分發(fā)揮報(bào)紙檔案的作用。當(dāng)然，高校校報(bào)采編人員熟悉相關(guān)檔案歸檔軟件的使用方法，提高計(jì)算機(jī)的操作應(yīng)用水平也是應(yīng)有之意。

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