試論企業(yè)檔案的重要性與管理

文/延長油田股份有限公司定邊采油廠　丁華琴

試論企業(yè)檔案的重要性與管理

文/延長油田股份有限公司定邊采油廠丁華琴

加強(qiáng)企業(yè)檔案工作是企業(yè)肩負(fù)的責(zé)任和使命，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要和保證，是提升企業(yè)軟實(shí)力的內(nèi)在需求，企業(yè)要充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性。

企業(yè)；檔案；重要性；管理

一、企業(yè)檔案的重要性

企業(yè)檔案是指和企業(yè)發(fā)展活動(dòng)相關(guān)的所有文字以及任何媒體形式的資料，如科技檔案、文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、工程項(xiàng)目檔案、設(shè)備檔案等，將所有有價(jià)值的資料整理歸檔，科學(xué)規(guī)范地管理檔案，是衡量一個(gè)單位業(yè)績與管理水平的重要尺度。

（一）企業(yè)檔案是行政管理的有力助手。檔案是企業(yè)行政工作的工具之一，企業(yè)任何規(guī)章制度的出臺(tái)，都是建立在原有管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮檔案的作用有助于計(jì)劃和決策的科學(xué)化，有利于提高工作效率和管理水平。

（二）企業(yè)檔案是企業(yè)文化的重要部分。當(dāng)一個(gè)企業(yè)成立，各種檔案就構(gòu)成了該企業(yè)的記錄，真實(shí)地記錄著企業(yè)文化以及發(fā)展過程中的點(diǎn)點(diǎn)滴滴。企業(yè)檔案管理對于企業(yè)文化建設(shè)的重要性還表現(xiàn)在對企業(yè)文化的歸納、梳理，“以史為鑒，可以知興衰”，通過分類與分析使員工和領(lǐng)導(dǎo)能更好地認(rèn)清企業(yè)的文化建設(shè)成就與不足，從而更好地服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略。

（三）企業(yè)檔案是企業(yè)合法權(quán)益的有力保障。企業(yè)檔案的重要性，還體現(xiàn)在其重要的證據(jù)價(jià)值。就經(jīng)濟(jì)糾紛而言，誰能完成舉證直接關(guān)系到審判的結(jié)果。企業(yè)在應(yīng)對官司案件中，如能尋找出有力的證據(jù)材料，既可以還原事實(shí)真面目，又能給法官斷案依法做出公正、公平的判決，能夠保護(hù)企業(yè)、員工的合法權(quán)益不受侵害，明確各方面責(zé)任，減少不必要的糾紛。

（四）企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)營策略有力依據(jù)。檔案具有憑證和參考作用，項(xiàng)目管理和各個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)記錄，企業(yè)的項(xiàng)目達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)工作，都是建立在項(xiàng)目檔案整理和分析的基礎(chǔ)上。對企業(yè)的經(jīng)營狀況和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長避短，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)良性發(fā)展以及企業(yè)對員工的考核提供有價(jià)值的數(shù)據(jù)和依據(jù)。

二、企業(yè)檔案管理的建議

鑒于檔案的重要性，作為檔案管理人員需具備高度的責(zé)任感，同時(shí)還要具備良好的職業(yè)道德以及辦事細(xì)心的工作態(tài)度。檔案管理人員要以樂于奉獻(xiàn)的工作精神，利用扎實(shí)的理論知識(shí)、科技知識(shí)管理好每一份檔案。因此，作為一名優(yōu)秀的檔案管理人員要具備廣博的專業(yè)知識(shí)，不斷優(yōu)化自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)、開拓視野，努力提高自身綜合素質(zhì)。

（一）提高企業(yè)檔案管理的認(rèn)識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。要充分認(rèn)識(shí)檔案工作對促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的重要性，增強(qiáng)企業(yè)檔案管理人員的使命感和責(zé)任感。解放思想，與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)企業(yè)檔案工作，不斷提高服務(wù)質(zhì)量，努力建設(shè)法規(guī)制度完備、管理體制科學(xué)、基礎(chǔ)設(shè)施健全、信息化技術(shù)普及、服務(wù)功能齊全的企業(yè)現(xiàn)代化檔案管理體系。

（二）規(guī)范企業(yè)檔案管理機(jī)制，強(qiáng)化工作責(zé)任。建立科學(xué)的企業(yè)檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應(yīng)的、科學(xué)的檔案管理體系，明確職能，將不同門類、不同載體的檔案系統(tǒng)管理，使檔案管理與企業(yè)工作同步考核、同步發(fā)展。要建立健全檔案管理制度，如登記、統(tǒng)計(jì)、考核、評估、獎(jiǎng)勵(lì)等，促使檔案管理人員產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感，加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)教育，不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。

（三）實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理創(chuàng)新。檔案管理應(yīng)當(dāng)重視觀念更新。創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關(guān)鍵所在，創(chuàng)新檔案新思路，出對策、出成果，通過思路上的創(chuàng)新開拓視野，形成新的科學(xué)認(rèn)識(shí)。在思想上高度重視，在行動(dòng)上主動(dòng)探索，使企業(yè)檔案管理工作更上一個(gè)臺(tái)階。

總之，檔案管理人員要了解企業(yè)檔案的重要性，同時(shí)也要不斷完善檔案管理工作，才能夠激起檔案管理人員的工作熱情，從而使企業(yè)檔案管理工作走上科學(xué)化、規(guī)范化和法制化的道路，形成良好的企業(yè)文化，更好地為企業(yè)服務(wù)。