紙質檔案管理標準體系建設研究

文/黑龍江省地質測繪院　吳婷婷

紙質檔案管理標準體系建設研究

文/黑龍江省地質測繪院吳婷婷

紙質檔案管理在我國檔案管理工作中一直是十分重要的內容。從1949年至今，我國紙質檔案管理工作經(jīng)歷了一個相當長的歷程，本文從我國紙質檔案管理標準體系建設的問題和對策方面對紙質檔案管理工作進行了分析。

紙質檔案；標準體系建設；問題和對策

一、中國標準紙質檔案體系的發(fā)展歷程

紙質檔案對于資料的留存、使用和記錄都十分重要，任何事件的建立都需要一個標準和范圍。所以我國在紙質檔案標準的建立過程中也存在一定的發(fā)展歷程。主要包括以下幾個階段：

（一）中國紙質檔案標準體系的萌芽階段（1949-1978）。1949年新中國成立，在黨和政府的重視下，我國紙質檔案標準體系建設被逐漸提上日程。當時紙質檔案管理人員的主要任務是：對舊時期紙質檔案的遺留問題進行整理歸納。具體任務包括：接受舊紙質檔案；對重點紙質檔案進行搶救；組建新機構；立卷歸檔等。由于這一時期還沒有組建確定的紙質檔案管理機構，也沒有建立確切的紙質檔案管理辦法，各工作都處于萌芽階段。

（二）中國紙質檔案標準體系的理論探索階段（1979-1990）。1979年是改革開放元年。在這一年我國的各項工作蓬勃發(fā)展，百廢待興。1978年，我國的國家標準局成立，為我國的紙質檔案標準體系建設工作奠定了基礎。這之后，《紙質檔案法》《紙質檔案法規(guī)體系方案》《中華人民共和國標準法》等紙質檔案標準相關的法律法規(guī)相繼出臺，為以后紙質檔案標準管理的具體實踐提供了理論依據(jù)和指導。

（三）中國紙質檔案標準體系的實踐引導階段（1991-2000）。這一階段通過固基護本，著重了對核心標準的制訂，并不斷充實擴展、修訂更新，不但填補了紙質檔案標準空白，也開拓了紙質檔案工作標準化新的事業(yè)?？傮w來看，這一階段根據(jù)實踐的需要制定了大量的紙質檔案標準，初步形成了紙質檔案標準體系，充分發(fā)揮了紙質檔案標準在紙質檔案工作中的作用。

（四）中國紙質檔案標準體系的規(guī)劃體系階段（2001年至今）。2002年國家檔案局頒布《全國紙質檔案信息化建設實施綱要》，針對檔案信息化建設，把推進紙質檔案標準化建設作為新時期紙質檔案管理工作的緊要目標。

二、 紙質檔案標準體系的結構要素和內容要素

（一）紙質檔案標準體系的機構要素。1.紙質檔案標準體系的層級結構。紙質檔案體系的層級結構主要是指紙質檔案管理的上下級之間、共性與個性之間的關聯(lián)以及各自對紙質檔案管理的要求，一般是指總的系統(tǒng)體系的子系統(tǒng)。可以說，在總節(jié)點和總機構中，體系的標準更具有抽象性和無法描述性，在子系統(tǒng)和子節(jié)點中，紙質檔案的體系標準更具體也更具有專用性和實用性。2.紙質檔案標準體系的性質結構。紙質檔案體系標準的性質結構是指各種性質不同紙質檔案的管理標準，包括文書紙質檔案、人事紙質檔案、科技紙質檔案、財務紙質檔案和電子紙質檔案等。依據(jù)這些不同的紙質檔案，紙質檔案體系的標準建立也不一樣。3.紙質檔案標準體系的流程結構。紙質檔案的流程標準包括紙質檔案的生命周期內需要管理和進行的相關步驟。一般依據(jù)紙質檔案的內部相關性和時間的進行順序進行。因此又成為紙質檔案的程序性結構。

（二）中國紙質檔案標準體系的內容分析。依據(jù)中國紙質檔案標準體系的內容，可以分為兩個部分，即中國紙質檔案管理內容的物理管理和邏輯管理：1.紙質檔案標準體系的物理管理。紙質檔案管理中的物理管理多是指紙質檔案管理中所使用的一些實際物品的管理。常見的有紙質檔案所置房間的建設和使用、紙質檔案盒和紙質檔案架、紙質檔案柜的制作和使用、消毒柜的購買或制作、紙張、磁帶或膠卷等載體的存放和管理等。2.紙質檔案標準體系的邏輯管理。紙質檔案標準體系的邏輯管理主要包括紙質檔案管理中的一些歸檔、使用和存放的邏輯工具的用途管理。具體有：制定紙質檔案分類方案、制定紙質檔案接收范圍、制定紙質檔案管理期限表、制作紙質檔案管理軟件及其各種制度、規(guī)則、辦法等。根據(jù)其適用范圍可將紙質檔案的邏輯管理工具分為通用性邏輯工具和特殊性邏輯工具。

三、目前紙質檔案標準體系存在的一些問題

（一）缺乏科學的規(guī)劃和設計方案的制定。綜合以上紙質檔案管理的標準和內容，我們了解到，我國紙質檔案管理存在著一定的在建立標準的過程中必須考慮的人力、財力、物力的提供和周全。因此有些機構本身就很小，也許只有一個工作人員在管理紙質檔案；而有的企業(yè)很大，分為眾多子公司和部門。因此不能簡單的標準來要求這些單位的紙質檔案管理，在紙質檔案標準管理的科學規(guī)劃上存在一定的問題。

自1949年我國開始著手紙質檔案管理標準工作系統(tǒng)的建立以來，各個部門出臺了眾多的方案來要求紙質檔案管理，有些紙質檔案管理標準有重復。但在有些關鍵環(huán)節(jié)，如紙質檔案的建立、保存和紙質檔案管理期限的標準和監(jiān)督管理措施卻沒有建立。

（二）不能與國際接軌。目前，是否采用和應用國際ISO標準是衡量紙質檔案管理水平是否先進的重要標志之一，從目前我國現(xiàn)有的紙質檔案標準來看，我國在制定紙質檔案標準的過程中很少考慮到與國際標準的一致關聯(lián)性，紙質檔案國際標準的采標率還不是很高。不能確保和國際管理標準一致，無法達到通用性。

（三）紙質檔案管理透明度不夠，缺乏開放性。紙質檔案管理標準體系的建設過程中應該具備一定的開放和透明性。讓大家都能夠了解紙質檔案的存在，工作人員能夠快速找到應有的紙質檔案才是紙質檔案管理的重要要求。而在目前紙質檔案的管理中，尤其是人事紙質檔案，很多單位和國家部門不能很好地協(xié)調，致使紙質檔案管理混亂，對保管年限的要求和責任也不夠明確。

（四）缺乏紙質檔案管理的專業(yè)化人才。目前，我國紙質檔案管理人員多為單位無處安排的職員，而對紙質檔案管理工作沒有引起足夠的重視。因此，我國相當缺乏紙質檔案管理專業(yè)人才。

四、 紙質檔案標準體系發(fā)展對策

（一）合理規(guī)劃紙質檔案管理標準。

在我國紙質檔案管理標準體系的建設中，應合理規(guī)劃紙質檔案管理標準，分工明晰，確保紙質檔案的不重疊。各部門和單位保證各司其職，又能相互聯(lián)合，做好紙質檔案管理工作。

（二）學習國際化的紙質檔案管理知識。同其他知識的理解和學習一樣，紙質檔案管理也不能閉門造車，要多向外國學習相應的紙質檔案管理技術和經(jīng)驗，向外國學習，和國際接軌。

（三）保證紙質檔案管理的透明性。在紙質檔案管理的同時，還應當注意紙質檔案的透明性，加強紙質檔案管理的開放

性。在制定紙質檔案管理標準時應注意這一點。

（四）培養(yǎng)紙質檔案管理人才。培養(yǎng)紙質檔案管理的人才首先應從國家層面重視紙質檔案管理人才的培養(yǎng)，多設置相關專業(yè)；其次要加強在崗人員的培訓；最后還要招聘高學歷人才來任職紙質檔案管理。

[1]劉梅瑰.基于分布式架構的高校檔案數(shù)字化管理信息系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)[D].南昌大學,2014.

[2]賈文溪. 中國檔案標準體系研究[D].遼寧大學,2014.