論職工教育的檔案管理

文/山東省招遠(yuǎn)市職工教育辦公室　楊松芹

論職工教育的檔案管理

文/山東省招遠(yuǎn)市職工教育辦公室楊松芹

本文首先介紹職工檔案管理在當(dāng)代新形勢(shì)下的重要性，然后對(duì)當(dāng)代職工教育檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，針對(duì)存在的問(wèn)題提出了相應(yīng)的檔案管理有效手段，最后得出了檔案管理對(duì)職工教育的作用，從良好的職工教育氛圍、職工的積極性兩方面進(jìn)行分析。

職工檔案管理；現(xiàn)狀；有效措施；職工教育

一、職工檔案管理是當(dāng)代新形勢(shì)下的必然要求

職工檔案管理作為企業(yè)現(xiàn)代化管理中的一個(gè)重要組成部分，它是加強(qiáng)職工教育管理的有效手段，也是促進(jìn)職工教育發(fā)展的重要措施，職工檔案的有效管理能夠促進(jìn)職工的積極性。職工檔案是指較為全面地記錄職工的基本信息，以及成長(zhǎng)過(guò)程中的一些重要事件，它能夠真實(shí)有效地反映出職工的綜合思想素質(zhì)與工作能力。由于職工檔案具有真實(shí)性和完整性，因此，職工檔案管理對(duì)職工的一系列保障措施上起著重要的作用。而職工教育檔案管理主要是包括學(xué)籍檔案、專業(yè)檔案、聲像檔案和文書(shū)檔案四大類別，另外，職工檔案管理的期限同樣也分短期、長(zhǎng)期和永久三大類別?？梢?jiàn)，職工檔案管理對(duì)職工發(fā)展的重要性，也是當(dāng)代新形勢(shì)下的必然要求。

二、職工教育檔案管理的現(xiàn)狀分析

隨著企業(yè)改革的不斷深入，職工教育檔案管理依舊存在一些待解決的問(wèn)題，主要體現(xiàn)在以下幾方面：一是職工教育檔案管理方法的落后。大部分企業(yè)存在檔案管理不規(guī)范的問(wèn)題，有的企業(yè)沒(méi)有專門的檔案管理室，傳統(tǒng)的手工檔案管理普遍存在，雖然隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展，職工檔案管理系統(tǒng)得到普遍的應(yīng)用，但電子檔案的安全性和保密性不易控制。二是職工教育檔案的真實(shí)性和完整性較差。因?yàn)榇嬖谝恍┢髽I(yè)對(duì)職工的檔案并沒(méi)有嚴(yán)肅和認(rèn)真地填寫(xiě)，會(huì)導(dǎo)致檔案中出現(xiàn)錯(cuò)誤，甚至對(duì)檔案進(jìn)行修改，這就對(duì)后續(xù)職工的升職、退休以及勞動(dòng)保障增加了阻礙。三是職工教育檔案管理工作人員的能力不高。因?yàn)闄n案管理是一份較為專業(yè)的管理工作，對(duì)于檔案材料的分類與識(shí)別就需要專業(yè)的技術(shù)能力。但大多數(shù)企業(yè)在招聘檔案管理工作人員時(shí)并沒(méi)有引起足夠的重視，在后續(xù)的檔案整理過(guò)程中使得檔案管理的工作效率低下，并且錯(cuò)誤率較高。四是職工本身的檔案意識(shí)低。在企業(yè)招聘員工的過(guò)程中，起著主要作用的是法律合同，并不是檔案，因此職工本身對(duì)檔案的重視度較低，加上現(xiàn)代化企業(yè)人才流動(dòng)較快，會(huì)造成人事檔案丟失的可能。五是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理的意識(shí)淡薄。因此企業(yè)最終都以盈利為目的，首先在對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)時(shí)就存在一些誤區(qū)，片面地以為檔案管理就是保管性的工作，并不是企業(yè)的主要工作，因此，這就容易造成職工檔案管理中出現(xiàn)諸多問(wèn)題。

三、職工教育檔案管理應(yīng)當(dāng)采取的有效手段

（一）健全完善的職工教育檔案管理制度。檔案管理部門在企業(yè)現(xiàn)代化管理中的地位必須明確，因?yàn)闄n案管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的管理過(guò)程，因此檔案管理工作必須要遵循管理制度，要實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化。嚴(yán)格實(shí)施職工教育檔案管理的制度是對(duì)檔案管理的有效保障，通過(guò)管理制度的嚴(yán)格控制，能夠使檔案管理的準(zhǔn)確性和真實(shí)性得到有效保證。

（二）強(qiáng)化企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)職工檔案管理意識(shí)，提高檔案管理人員素質(zhì)。隨著改革開(kāi)放的迅速發(fā)展，強(qiáng)化檔案管理領(lǐng)導(dǎo)在社會(huì)主義新形勢(shì)下更為重要，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，特別是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)當(dāng)注重企業(yè)職工檔案管理，提高自身的意識(shí)。在管理檔案工作的同時(shí)應(yīng)當(dāng)確保檔案管理工作人員的專業(yè)性。另外，要不斷強(qiáng)化培訓(xùn)，提高檔案管理人員自身的素質(zhì)，把檔案管理工作人員的工作成績(jī)納入崗位管理目標(biāo)，不定期地開(kāi)展檔案管理人員的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)。

（三）提高企業(yè)職工教育檔案管理的建設(shè)。在對(duì)企業(yè)職工教育檔案進(jìn)行管理時(shí)，要提高檔案的立卷質(zhì)量。從登記到入盒都需要相關(guān)負(fù)責(zé)人的簽字。其次，要加強(qiáng)科學(xué)化和規(guī)劃化的管理，對(duì)不同級(jí)別，不同職位的檔案要進(jìn)行專門管理，便于后期的查找與審閱。最后，要完善檔案管理責(zé)任制，采用現(xiàn)代化設(shè)備進(jìn)行檔案管理，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的使用使得檔案管理變得便捷，但采用計(jì)算機(jī)管理的同時(shí)應(yīng)當(dāng)注意保密性和安全性，這就需要明確管理人員的責(zé)任制。

四、檔案管理對(duì)職工教育的作用

（一）營(yíng)造了良好的職工教育氛圍。有效的檔案管理能夠營(yíng)造良好的職工教育環(huán)境。良好的工作環(huán)境是職工教育成功的有力保證，檔案對(duì)于每個(gè)職工而言是極其重要的，是職工正常晉升的有效證據(jù)與保證，有效的管理檔案能夠促使職工教育環(huán)境的氛圍。檔案也促使著企業(yè)從過(guò)去傳統(tǒng)的職工教育培訓(xùn)變?yōu)閷?shí)踐生產(chǎn)中理論與實(shí)踐相結(jié)合的方式，在營(yíng)造良好職工教育環(huán)境的同時(shí)，也提高了自身的教育素質(zhì)。

（二）調(diào)動(dòng)了職工的積極性。首先，職工教育的目的性是為了使得職工專業(yè)化技能得到提升，從而適應(yīng)企業(yè)的需要，提高工作效率和企業(yè)效益。有效的檔案管理促使企業(yè)有針對(duì)性地開(kāi)展一系列的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，培養(yǎng)各個(gè)方面的專業(yè)技術(shù)人才，做到檔案管理與企業(yè)的實(shí)際需要相結(jié)合，有的放矢，使得職工能夠意識(shí)到教育的重要性，使得他們?cè)谂嘤?xùn)與學(xué)習(xí)過(guò)程中不覺(jué)得枯燥乏味，從而調(diào)動(dòng)職工的積極性。這一方面有利于提高職工自身的專業(yè)技術(shù)，另一方面有利于提高企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率。

五、結(jié)語(yǔ)

檔案管理作為企業(yè)現(xiàn)代化管理的重要管理部門，在完善和強(qiáng)化健全的檔案管理制度的同時(shí)，部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)重視檔案管理，提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，這對(duì)職工教育的氛圍營(yíng)造和職工積極性具有重要意義。

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