檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用是檔案工作的重要環(huán)節(jié)

文/山西大同同煤集團(tuán)檔案處　高立新

檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用是檔案工作的重要環(huán)節(jié)

文/山西大同同煤集團(tuán)檔案處高立新

建立和發(fā)展檔案事業(yè)的最終目的，就是檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用是社會(huì)衡量檔案部門(mén)工作好壞的標(biāo)志之一；是對(duì)檔案工作各環(huán)節(jié)的促進(jìn)和推動(dòng)；是對(duì)檔案工作在社會(huì)上最有效的宣傳。因此，應(yīng)加大檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，是檔案工作永恒的主題，是檔案工作不可或缺的重要環(huán)節(jié)。

檔案信息；利用； 重要環(huán)節(jié)

檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用是檔案工作中最重要的環(huán)節(jié)，建立和發(fā)展檔案事業(yè)，保存檔案的.最終目的就是為了提供利用。檔案工作中所有收集、整理、編目等環(huán)節(jié)，也都是圍繞“開(kāi)發(fā)利用”這一環(huán)節(jié)而進(jìn)行的。因此，各檔案部門(mén)十分重視檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作，它是檔案價(jià)值、檔案工作的社會(huì)地位和作用的具體體現(xiàn)；它是檔案工作的主要方向；它是檔案工作永恒的主題；更是檔案工作不可或缺的重要環(huán)節(jié)。

我們都知道：檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用，就是以利用者為服務(wù)對(duì)象，以館（室）藏檔案為服務(wù)手段，采取多種形式和方法，開(kāi)發(fā)和直接提供檔案為黨和國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)。這里需強(qiáng)調(diào)的是：“檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用”和“利用檔案”概念不同?！皺n案信息資源開(kāi)發(fā)利用”是檔案館（室）為滿足利用者的需要，向利用者提供檔案，為利用者服務(wù)；“利用檔案”是利用者為研究和解決各種問(wèn)題到檔案館（室）使用檔案。檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作的基本內(nèi)容是：介紹和報(bào)道館（室）藏檔案的內(nèi)容和成分，通過(guò)各種形式為利用者提供檔案和檔案信息。檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作的開(kāi)展，對(duì)檔案工作有檢驗(yàn)、推動(dòng)、宣傳和可持續(xù)發(fā)展的作用，是檔案工作好壞的風(fēng)向標(biāo)。

首先，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，是社會(huì)衡量檔案部門(mén)工作好壞的主要標(biāo)志之一。利用工作直接與社會(huì)發(fā)生關(guān)系，向各界提供檔案，是檔案工作聯(lián)系社會(huì)的一個(gè)窗口，能否“快、準(zhǔn)、全”地為利用者提供所需檔案，充分發(fā)揮檔案的作用，必然影響到社會(huì)各方面對(duì)檔案工作評(píng)價(jià)的好壞；影響到檔案部門(mén)在本單位的形象；影響到檔案人員基礎(chǔ)工作的扎實(shí)程度。因此，這就要求我們檔案工作人員熟悉館（室）藏內(nèi)容、成分和數(shù)量，以及存放的位置，熟悉檔案分類和整理狀況及其利用價(jià)值，對(duì)重點(diǎn)和珍貴檔案尤其要了如指掌，以提高利用的工作效率。了解需要，就是要做好利用工作的預(yù)測(cè)工作，了解不同時(shí)期、不同方面對(duì)檔案的不同需要能否“快、準(zhǔn)、全”地向利用者提供所需要的檔案，充分發(fā)揮館（室）藏檔案的作用，這是對(duì)提供利用的檔案人員的一個(gè)基本要求。

其次，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作的開(kāi)展，必然向其它業(yè)務(wù)工作提出相應(yīng)的要求。需要不斷豐富館（室）藏，提高整理、鑒定、保管工作的質(zhì)量，編制各種檢索工具，這必然促進(jìn)各環(huán)節(jié)工作的開(kāi)展。如我們?cè)谄綍r(shí)提供利用過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)我集團(tuán)公司設(shè)計(jì)院的利用者通常提供他們本單位慣用的一個(gè)順序編號(hào)，可這個(gè)編號(hào)在我們以前的檢索工具上并沒(méi)有體現(xiàn)出來(lái)，我們發(fā)現(xiàn)：如果能在常用的檢索工具中加上這一內(nèi)容，就能又快又準(zhǔn)確地提供利用。我們及時(shí)發(fā)現(xiàn)了工作中這一不足之處，并在進(jìn)行數(shù)字化錄入這一環(huán)節(jié)上，把這一編號(hào)及時(shí)加到檢索工具“備注”一欄內(nèi)，極大地縮短了向利用者提供檔案的時(shí)間，促進(jìn)和推動(dòng)了我們檔案的基礎(chǔ)工作；又如：在我們平時(shí)提供利用的工作過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)檔案分類這一環(huán)節(jié)對(duì)檔案提供利用工作起著重要作用。檔案的分類必須準(zhǔn)確，否則就會(huì)造成在提供利用時(shí)重復(fù)檢索、拖延時(shí)間的現(xiàn)象；再如“立小卷”對(duì)提供利用也非常必要，這種立卷方法針對(duì)性強(qiáng)，能大大地縮短調(diào)檔時(shí)間，這樣就避免了在眾多案卷中進(jìn)行檢索的麻煩，對(duì)利用者做到了“快、準(zhǔn)、全”地提供所需檔案。

第三，做好檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作，是對(duì)檔案工作最有效的宣傳。通過(guò)提供檔案發(fā)揮作用，能夠使人們進(jìn)一步認(rèn)識(shí)檔案的價(jià)值和檔案工作的重要性，擴(kuò)大在社會(huì)上的影響。如：我單位曾立項(xiàng)一個(gè)科研項(xiàng)目《口泉溝洪災(zāi)隱患》，就是利用我們檔案部門(mén)50年的地質(zhì)資料（地形圖），通過(guò)換算坐標(biāo)，經(jīng)過(guò)深加工，提出了口泉溝存在的洪災(zāi)隱患，給有關(guān)部門(mén)提出了預(yù)案和決策的依據(jù)，受到了領(lǐng)導(dǎo)表?yè)P(yáng)，使得我們檔案部門(mén)得到領(lǐng)導(dǎo)及各部門(mén)的重視和支持，給檔案工作的發(fā)展創(chuàng)造了良好的條件。

總之，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作，是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，是一項(xiàng)功在當(dāng)代、利在千秋的偉大事業(yè)。因此，做為蘭臺(tái)人，要在實(shí)踐中，勤奮學(xué)習(xí)、善于總結(jié)，使檔案工作更好地為本單位的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)服務(wù)。做好檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，是對(duì)檔案部門(mén)和人員的基本要求，是檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。我們要加大檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，服務(wù)好社會(huì)。