新時期檔案管理模式的建構(gòu)

文/江蘇省揚州市食品藥品檢驗檢測中心　楊玲

新時期檔案管理模式的建構(gòu)

文/江蘇省揚州市食品藥品檢驗檢測中心楊玲

新時期對檔案管理模式提出了較高要求，本文對單位檔案信息化管理問題進行了分析，并提出新時期檔案管理模式的建構(gòu)策略。

單位；檔案信息化；管理模式

新時期對單位檔案信息化管理提出了較高要求。新時期下的單位檔案信息化要能夠?qū)崿F(xiàn)對單位的合理管理，確保單位檔案信息的準(zhǔn)確性。通過完善單位檔案管理機制，有效避免傳統(tǒng)單位管理模式下存在的問題，提升單位檔案管理質(zhì)量。新時期下的單位檔案信息化管理將紙質(zhì)檔案錄入系統(tǒng)，實現(xiàn)了信息電子化管理，有效避免了紙質(zhì)檔案易毀損、易丟失問題，便于數(shù)據(jù)的統(tǒng)計與查詢，提高了檔案管理效率。

一、新時期檔案管理的問題分析

(一)單位信息化管理人員素質(zhì)欠缺。很多單位建館時間較長，一些管理人員年齡偏大，知識結(jié)構(gòu)較為陳舊，缺乏檔案管理的專業(yè)知識，因此這些管理人員的專業(yè)水平較低，對信息化技術(shù)的了解較少。一些管理人員的思維仍停留在紙質(zhì)化檔案管理工作理念上，不具備新時期單位檔案管理的綜合素質(zhì)。在單位檔案信息化管理工作中，易讓單位信息管理系統(tǒng)出現(xiàn)混亂，不利于新時期單位檔案信息化管理水平的提升。

(二)單位檔案信息化資源利用率低。單位檔案信息化建設(shè)的基本要求是檔案信息要簡單有效，以大大縮短用戶閱讀時間，方便用戶閱讀，當(dāng)前很多單位資料還未得到充分開發(fā)和利用，很多單位管理落后，借閱手續(xù)復(fù)雜，不利于用戶借閱使用，很多單位資源未得到廣泛應(yīng)用。一些單位檔案信息化建設(shè)取得了一定成效，雖在管理模式上有一定創(chuàng)新，但還未脫離傳統(tǒng)檔案管理窠臼，未實現(xiàn)管理模式創(chuàng)新的飛躍。很多單位資源未充分利用，影響了單位信息資源的利用效率。

(三)單位信息化平臺二次開發(fā)不足。單位檔案信息化建設(shè)的目的是更好地為公眾提供檔案信息的管理與服務(wù)，以真正實現(xiàn)信息共享。很多單位構(gòu)建了檔案信息化系統(tǒng)，在應(yīng)用中發(fā)現(xiàn)很多定制功能與實際需要有較大差距，需要結(jié)合單位實際情況進行“二次開發(fā)”，但很多單位對功能需求預(yù)見性較差，未在項目實施前和軟件供應(yīng)服務(wù)商做深入溝通，很多供應(yīng)商不能提供“二次開發(fā)”服務(wù)，導(dǎo)致單位檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用性不足，不能有效應(yīng)用檔案管理信息。

二、新時期檔案管理模式的建構(gòu)

(一)推行單位檔案雙軌制管理模式。單位檔案管理信息化進程中，為確保信息檔案安全性，可推行單位檔案管理雙軌制，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案的交互管理，在雙軌制管理中以電子檔案模式為主導(dǎo)，以紙質(zhì)檔案作為備份，實現(xiàn)雙軌制管理。雙軌制管理能在單位檔案管理信息化進程中發(fā)揮重要作用，能夠推進單位檔案管理信息系統(tǒng)的完善。一些具有法律效力的文件和憑證采用紙質(zhì)形式保存下來，作為重要的憑證雙軌制保存。單位檔案管理信息化讓各類紙質(zhì)文件均以數(shù)字檔案的形式備存，但由于電子文件載體的不穩(wěn)定性及電子文件的易修改性，采用雙軌制管理模式，對重要文檔以紙質(zhì)形式備存，是較為完備的模式。雙軌制運行模式對電子文件的安全性也提出了較高要求，以解決電子文檔歸檔時的介質(zhì)文件管理問題，本著安全可靠原則對單位檔案加以管理。

(二)推行基于云計算的數(shù)字單位檔案管理模式。單位檔案管理信息化過程中要不斷推進新技術(shù)發(fā)展，云計算技術(shù)雖處于發(fā)展階段，但近年來運用云計算技術(shù)推進單位檔案管理信息化進程是一項重要工作，在單位檔案管理信息化發(fā)展過程中，云計算技術(shù)應(yīng)用越來越廣泛，基于云計算數(shù)字檔案館建設(shè)可為用戶提供更優(yōu)質(zhì)服務(wù)。某一區(qū)域的數(shù)字檔案館推進中要基于云計算做好數(shù)字檔案館的構(gòu)建，在基于云計算的基礎(chǔ)上做好統(tǒng)一的數(shù)字檔案云服務(wù)平臺建設(shè)，推進單位數(shù)字化發(fā)展，為用戶提供完善的服務(wù)，促進區(qū)域信息資源整合，實現(xiàn)檔案管理資源共享，形成統(tǒng)一平臺。例如，在北京城區(qū)建設(shè)起區(qū)域數(shù)字檔案館，基于云計算構(gòu)建起區(qū)域數(shù)字檔案館?；谠朴嬎慵夹g(shù)，通過檔案規(guī)劃和建設(shè)，使用國家級綜合性國家檔案館。以解決建設(shè)、運營和檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施和應(yīng)用軟件的維護問題。其次基于云計算建設(shè)多區(qū)域數(shù)字檔案館，選擇一些區(qū)域作為試點單位，通過區(qū)域共享平臺涵蓋基層檔案。例如建立起覆蓋江蘇、浙江、上海的數(shù)字檔案云服務(wù)平臺，實現(xiàn)多區(qū)域公共檔案信息資源共享?；谠朴嬎愕臄?shù)字檔案館建設(shè)，最終目標(biāo)是實現(xiàn)國家檔案信息資源共享。

(三)推行單位檔案信息化管理模式。單位檔案管理信息化進程的推進目的在于提高單位檔案管理信息化管理水平，促進單位檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展，改善原有標(biāo)準(zhǔn)，基于此須努力提高單位信息服務(wù)水平，促進單位檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展，單位檔案管理信息化的目標(biāo)是從檔案材料審查角度入手，通過信息技術(shù)的推進提升單位檔案工作管理效率，優(yōu)化檔案管理流程，提升服務(wù)水平，在單位檔案信息化管理中運用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立和完善檔案服務(wù)系統(tǒng)用戶，建立有效的溝通平臺，為用戶提供穩(wěn)定可靠的信息服務(wù)。

三、結(jié)論

本文對單位檔案信息化管理創(chuàng)新管理提出了較高要求，本文對單位檔案信息化管理問題進行了分析，并提出了新時期單位檔案信息化管理的創(chuàng)新措施。

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