我國(guó)檔案管理網(wǎng)站信息公開(kāi)優(yōu)化對(duì)策

文/濰坊醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院　徐宗波　劉淑君

我國(guó)檔案管理網(wǎng)站信息公開(kāi)優(yōu)化對(duì)策

文/濰坊醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院徐宗波劉淑君

通過(guò)對(duì)我國(guó)檔案網(wǎng)站信息公開(kāi)現(xiàn)狀調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，目前我國(guó)檔案網(wǎng)站自創(chuàng)建以來(lái)，如雨后春筍，破土而出。雖然數(shù)量可觀，但是質(zhì)量卻不過(guò)關(guān)，大部分網(wǎng)站建設(shè)資源相對(duì)比較薄弱。而我國(guó)檔案網(wǎng)站信息公開(kāi)的改進(jìn)對(duì)策可以借鑒國(guó)外的經(jīng)驗(yàn)，取其精華，揚(yáng)長(zhǎng)避短，進(jìn)而使檔案網(wǎng)站能更好地為大眾服務(wù)。

檔案管理；網(wǎng)站建設(shè)；信息公開(kāi)

一、完善檔案網(wǎng)站信息公開(kāi)制度建設(shè)

面對(duì)檔案信息公開(kāi)制度出現(xiàn)的問(wèn)題，首先應(yīng)加強(qiáng)我國(guó)檔案信息公開(kāi)制度法律條文的完善。目前，美國(guó)、日本等國(guó)家頒布了《信息自由法》或者是《信息公開(kāi)法》。其中美國(guó)的《信息自由法》最為全面，最為典型?！缎畔⒆杂煞ā繁局肮_(kāi)是原則，不公開(kāi)是例外”的宗旨，從而限定政府不能任性而為，不能濫用自己決定公開(kāi)信息與否的權(quán)利。其次是要拓寬檔案信息公開(kāi)的渠道，不僅僅是為檔案館、政府機(jī)關(guān)開(kāi)設(shè)網(wǎng)站，同時(shí)要將機(jī)關(guān)檔案室的相關(guān)檔案進(jìn)行公開(kāi)，只要本著不損害國(guó)家利益、符合我國(guó)《檔案法》規(guī)定的內(nèi)容，就應(yīng)該面向大眾進(jìn)行公開(kāi)利用，讓靜止的檔案通過(guò)流動(dòng)的方式，為廣大人民所利用。最后，要放寬檔案封存的年限。就目前來(lái)看，有50%的檔案都可以提前解除封存，30年對(duì)檔案來(lái)說(shuō)封存時(shí)期過(guò)長(zhǎng)，可以縮短到15年左右，充分將檔案物盡其用，以免耽誤了最佳利用時(shí)間。

二、豐富檔案網(wǎng)站信息公開(kāi)內(nèi)容

（一）豐富信息容量。我國(guó)檔案網(wǎng)站公布內(nèi)容方面還有很長(zhǎng)的路要走，除了在目前情況下完善各個(gè)模塊并增加數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容之外，要尤其關(guān)注民生檔案的完善。在我國(guó)，戶籍、族譜、死亡信息等都屬于民生檔案，所以首先，我國(guó)要進(jìn)一步完善民生檔案，其次，要完善特色檔案。我國(guó)檔案網(wǎng)站信息公開(kāi)將特色服務(wù)部分忽略了，所謂的特色服務(wù)就是展示一些特色的館藏，基于檔案館所在的地理優(yōu)勢(shì)，選取一定的有突出效果的特色資源，能夠提高檔案的利用率。這個(gè)部分在我國(guó)還是一個(gè)弱項(xiàng)，未能得到關(guān)注，只有個(gè)別網(wǎng)站比如北京檔案網(wǎng)、浙江檔案網(wǎng)等還可以，所以要加強(qiáng)開(kāi)展特色館藏展示服務(wù)，提高檔案的利用率，吸引更多的人來(lái)利用檔案網(wǎng)站查找信息。最后，人文風(fēng)情、政府檔案一定要緊跟著檔案館更新速度，要將現(xiàn)有的檔案信息逐步完善，那些只有空殼沒(méi)有具體內(nèi)容的網(wǎng)站要抓緊完善，將缺少的部分補(bǔ)起來(lái)。

（二）加快信息更新速度。檔案網(wǎng)站信息更新太慢會(huì)造成內(nèi)容的缺失，很多報(bào)道都是一年甚至好幾年前的，有敷衍了事的嫌疑，相關(guān)檔案機(jī)關(guān)要做好審查工作，每隔一段時(shí)間審查檔案網(wǎng)站是否更新了內(nèi)容，是否將檔案網(wǎng)站的信息與現(xiàn)實(shí)中檔案局下達(dá)的指示同步。這一點(diǎn)國(guó)外網(wǎng)站在維護(hù)上十分及時(shí)。比如澳大利亞檔案網(wǎng)站幾乎每天都更新，主頁(yè)更新速度很快，在每一條更新的信息后面都標(biāo)上“new”的字樣，方便用戶一眼看到最新的信息。所以應(yīng)該加快檔案網(wǎng)站信息公開(kāi)的更新速度，縮短更新的周期。確保檔案網(wǎng)站信息公開(kāi)的內(nèi)容豐富并且利于大眾的需求，更好地為信息化社會(huì)服務(wù)。

三、完善檔案網(wǎng)站信息公開(kāi)服務(wù)

通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，國(guó)外檔案網(wǎng)站在信息公開(kāi)服務(wù)上要強(qiáng)于我國(guó)。在瀏覽國(guó)外檔案網(wǎng)站的時(shí)候，能夠快速地獲得需要的信息。通過(guò)對(duì)比發(fā)現(xiàn)，要改善我國(guó)檔案網(wǎng)站信息公開(kāi)的現(xiàn)狀需要做到以下幾點(diǎn)：

（一）提高檔案網(wǎng)站信息公開(kāi)查詢的效率。首先，要想提高檔案網(wǎng)站的效率，就要先告知大眾通過(guò)哪些方式可以查找到有效的信息，先把基礎(chǔ)服務(wù)做好，不管是去檔案館查找還是在網(wǎng)站上進(jìn)行查找。然后就是要完善檔案網(wǎng)站的檢索服務(wù)系統(tǒng)，加強(qiáng)檢索功能。完善模糊檢索功能，不能出現(xiàn)什么都檢索不到的現(xiàn)象。對(duì)于只有目錄檢索而沒(méi)有全文檢索的現(xiàn)象，要進(jìn)行改變。如果覺(jué)得有些資料比較敏感，可以效仿澳大利亞檔案館，將用戶分為兩類，一類為普通的客戶，一類為研究人員。普通的客戶只能夠查找到一般的檔案資料，不能閱讀到全文，研究人員可以閱讀全文，需要進(jìn)行研究的人員可以向檔案網(wǎng)站發(fā)送郵件進(jìn)行申請(qǐng)。

（二）增加檔案網(wǎng)站與公眾的互動(dòng)。檔案網(wǎng)站的主要任務(wù)就是要方便公眾獲取信息，而有的網(wǎng)站在留言板或者是咨詢處要先注冊(cè)或者是登錄，這個(gè)是完全沒(méi)有必要的。另外，公眾在留言板留下信息之后，要快速的進(jìn)行處理。通過(guò)對(duì)武漢檔案網(wǎng)站的留言板留言調(diào)查發(fā)現(xiàn)，檔案網(wǎng)站在一周以內(nèi)都無(wú)法進(jìn)行回復(fù)，檔案網(wǎng)站要規(guī)范回復(fù)留言的期限。關(guān)于回復(fù)的內(nèi)容，不能草草了事，要真正起到解決問(wèn)題的作用。同時(shí)要增加與其他各種類型網(wǎng)站的鏈接，方便用戶進(jìn)行其他網(wǎng)站的瀏覽，剔除無(wú)效的鏈接，完善網(wǎng)站的建設(shè)。最后，要?jiǎng)?chuàng)建更多的與檔案網(wǎng)站進(jìn)行交流溝通的方式。就我國(guó)目前的基本情況來(lái)看，檔案網(wǎng)站與公眾溝通只能通過(guò)留言板這些比較基本的方式，或者是發(fā)送電子郵件、在qq、微信各種交流工具大行其道的今天，檔案網(wǎng)站完全有必要開(kāi)辟自己的社交網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，與公眾及時(shí)溝通，也是一個(gè)改善檔案網(wǎng)站信息公開(kāi)現(xiàn)狀的好方法。

[1]周玉霞.檔案管理監(jiān)督責(zé)任機(jī)制研究[J].蘭臺(tái)世界,2012(9):30-33.

[2]高穎亞.我國(guó)檔案利用與檔案利用政策法規(guī)研究[D].安徽大學(xué),2008.