檔案信息化建設(shè)若干問題解析

文/谷城縣住房保障和房屋管理局　崔萬有

檔案信息化建設(shè)若干問題解析

文/谷城縣住房保障和房屋管理局崔萬有

本文對房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)中存在的問題以及檔案信息化管理的重要性進(jìn)行詳細(xì)的分析，并提出信息化檔案的開展對策。

房產(chǎn)檔案；信息化建設(shè)；重要價值；問題

隨著信息技術(shù)在檔案管理中的不斷推廣，各地的房產(chǎn)檔案都開始采用信息化模式對檔案進(jìn)行管理，雖然這種檔案管理方式極大地提升了管理工作的效率，但是在開展的過程中還是存在資源利用不充分以及管理意識不足等問題，這些都對房產(chǎn)檔案的管理與利用造成了一定的影響，因此，想要更好地對房產(chǎn)檔案進(jìn)行管理，必須要對存在的弊端進(jìn)行深入地分析，同時思考出有效的解決方案，確保檔案信息化建設(shè)的有效開展，從而提升房產(chǎn)檔案管理效率，使之能夠符合檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

一、實施信息化檔案的重要價值

（一）提高檔案管理工作效率。實施信息化檔案建設(shè)，能夠有效地改善以往檔案管理中存在的一些問題，并能打破原有工作地點以及其他因素對檔案工作的限制，使該項工作能夠向科學(xué)、高效的方向進(jìn)行發(fā)展，從而提升該項工作的服務(wù)質(zhì)量與效率。

（二）幫助檔案工作實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步與普及，信息化辦公已經(jīng)成為今后社會發(fā)展的必然趨勢，檔案管理工作自然也不例外，無論是在檔案管理的理念上，還是管理、保存方式上都與以往有所不同，檔案管理系統(tǒng)也在不斷進(jìn)行著改進(jìn)與完善。房產(chǎn)檔案管理部門只有全面、詳細(xì)地認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的必要性，才會使檔案相關(guān)的各方面工作得到有效提升，使其能夠與時代的發(fā)展相符，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)。

（三）開發(fā)出新的管理功能。建立信息化檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)Ψ慨a(chǎn)檔案的信息進(jìn)行科學(xué)的分析、整理，在管理方面具有諸多新的功能：

1.數(shù)據(jù)預(yù)警功能。這種功能其實就是對房產(chǎn)的交易數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，能夠使政府有關(guān)部門以此為根據(jù)，并使其與房產(chǎn)市場的實際情況與發(fā)展前景相結(jié)合，從而對市場的房價做出宏觀的調(diào)控，實現(xiàn)房產(chǎn)市場的平穩(wěn)發(fā)展。

2.信息分析功能。就是管理者在對檔案信息進(jìn)行錄入時，會建立數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，電腦系統(tǒng)能夠自動對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、整理，相關(guān)部門人員可以根據(jù)分析的結(jié)果對本地的房產(chǎn)開發(fā)作出正確的決策，從而有效規(guī)避風(fēng)險。

二、實施檔案信息化存在的問題

（一）檔案信息資源整理方面的問題。歸納起來主要有如下幾點：

1.信息歸檔完整性較低。房產(chǎn)檔案涉及的內(nèi)容與部門較多，信息的來源較為分散，很難保證信息歸檔的完整性，雖然各部門之間也建立了信息傳輸系統(tǒng)，但使用率并不高，人們還是更加傾向使用傳統(tǒng)的歸檔手段。

2.檔案整理存在一定的難度。建立一份完整的房產(chǎn)檔案需要與多部門之間進(jìn)行聯(lián)合，這些部門之間都是獨立的，因此在進(jìn)行信息傳輸時很容易出現(xiàn)信息遺落以及重復(fù)的情況，這些都對檔案的管理造成了一定的阻礙，對于檔案信息化的開展產(chǎn)生了一定的負(fù)面影響。

3.對檔案資源的再利用效率較低。目前相關(guān)部門對于房產(chǎn)檔案的信息數(shù)據(jù)并沒有進(jìn)行深層次的發(fā)掘，只是將其當(dāng)成是房產(chǎn)依據(jù)進(jìn)行儲存，導(dǎo)致很多檔案都處于閑置的狀態(tài)，并沒有對這些信息進(jìn)行開發(fā)、再利用，導(dǎo)致檔案真正的價值并沒有被充分體現(xiàn)出來。

（二）對檔案信息化管理的認(rèn)識并不全面。雖然電子檔案的使用已經(jīng)經(jīng)歷了一段時間，但是一些檔案管理人員對于信息化管理模式的認(rèn)知并不全面，單純地認(rèn)為信息化管理僅是對檔案信息的存儲，實際上對檔案進(jìn)行電子化儲存只是信息化管理模式中的功能之一，想要將這種管理模式的功能全面發(fā)揮出來就需要建立一個完整的檔案管理體系，并要對信息化管理進(jìn)行全面的了解與認(rèn)知。

（三）對于檔案信息化建設(shè)的重視程度不足。導(dǎo)致相關(guān)人員對于檔案信息化建設(shè)重視程度不足的原因主要有兩個方面，一方面，一些檔案管理機構(gòu)并沒有設(shè)置一套較為成熟的信息安全防御機制，致使一些檔案管理人員并沒有對信息安全進(jìn)行正確的認(rèn)知，在檔案管理和檢查方面也沒有進(jìn)行高度的重視。另一方面，就是技術(shù)方面的問題，主要就是檔案信息安全方面的問題，由于一些檔案人員并沒有系統(tǒng)學(xué)習(xí)過計算機安全防御技術(shù)，因此無法為電腦安裝殺毒、防御系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案信息保存的安全性存在一定的風(fēng)險，而部分檔案管理人員對于安全防御問題并沒有給予足夠的重視，這些都會導(dǎo)致檔案信息丟失或損壞等情況的發(fā)生。

三、實施檔案信息化的應(yīng)用對策

（一）建立健全的檔案信息資源庫。房產(chǎn)檔案的信息數(shù)量規(guī)模極為龐大，想要建全建立的檔案信息資源庫并不是一朝一夕就能做到的事情，相關(guān)人員必須要投入足夠的耐心與決心，首先要對檔案的儲存系統(tǒng)進(jìn)行更新，可以選擇安全性能較強的“SAN”儲存系統(tǒng)，并要設(shè)立配套的光盤備份以及恢復(fù)體系，從而將現(xiàn)有的資源庫光盤復(fù)本保存下來。要設(shè)定自動化備份功能，使系統(tǒng)能夠定期對制定的信息內(nèi)容進(jìn)行備份與恢復(fù)。除此之外，還要設(shè)置動態(tài)的信息更換系統(tǒng)，此系統(tǒng)和靜態(tài)的檔案信息儲存系統(tǒng)并不相同，它并不是固定不變的，而是可以根據(jù)房產(chǎn)權(quán)屬的變化而隨之發(fā)生改變，是一項針對業(yè)務(wù)的檔案信息動態(tài)機制。使用動態(tài)的管理系統(tǒng)能夠使檔案信息隨著房產(chǎn)權(quán)屬的變動而進(jìn)行更新，同時會將變更的信息傳輸?shù)较嚓P(guān)房產(chǎn)管理部門的電腦終端上，從而實現(xiàn)房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的在線實時更新，使檔案中產(chǎn)權(quán)的轉(zhuǎn)讓和變更以及查封等狀態(tài)與信息能夠與實際情況相符。

（二）提供強大的技術(shù)和資金支持。針對信息化管理模式推廣中存在的技術(shù)方面的問題，相關(guān)管理部門可以通過提供強大的技術(shù)支持與資金支持來幫助解決這一問題，可以從以下幾個方面入手：

1.加大對信息化檔案管理的投入資金數(shù)額。相關(guān)管理部門要提高對檔案管理的重視程度，建立專項的投入資金，并要按照實際的工作開展情況對資金進(jìn)行及時地調(diào)整。除此之外，還可以通過服務(wù)外包的方式，對檔案信息化建設(shè)體系進(jìn)行改革，要支持檔案管理部門對自身的管理技術(shù)進(jìn)行提高，從而實現(xiàn)高質(zhì)量管理的目標(biāo)。

2.優(yōu)化檔案管理軟件與硬件方面的設(shè)施。在得到足夠的資金支持之后，檔案管理部門就應(yīng)對自身的各種設(shè)施進(jìn)行詳細(xì)的檢查，并制定出適合的設(shè)施優(yōu)化方案，打造良好的信息化辦公環(huán)境。與此同時，要對電腦管理軟件進(jìn)行更新、升級，使管理軟件既能對房產(chǎn)市場的動態(tài)進(jìn)行追蹤，又能提升對檔案信息的管理效率，真正實現(xiàn)高速率檔案管理。

（三）規(guī)范檔案管理工作程序。想要實現(xiàn)高質(zhì)量的檔案管理工作，就需要規(guī)范檔案管理的工作程序，要對檔案建設(shè)與管理中的每一工作環(huán)節(jié)制定明確的操作標(biāo)準(zhǔn)，從而保證工作質(zhì)量，提升工作效率。因此信息化檔案需要對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描或者文字錄入等，并將其轉(zhuǎn)化為電子檔案，在這過程中如果工作人員的操作不當(dāng)都會造成檔案信息的失實，因此要對檔案接收以及人工輸入等環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范，并要保證嚴(yán)格按照相關(guān)條例進(jìn)行操作，保證檔案管理的高效性。

（四）提高對檔案信息安全的重視程度。檔案管理部門要加強檔案管理者對于信息安全的重視程度，并要對人員進(jìn)行系統(tǒng)地培訓(xùn)，讓他們能夠?qū)π畔踩闹匾赃M(jìn)行全面的認(rèn)知，并要提升他們對于信息系統(tǒng)安全防御能力水平，使其能夠在工作時準(zhǔn)確判斷可能存在病毒的軟件與文件，并能夠?qū)ζ溥M(jìn)行正確的處理。

（五）設(shè)立健全的信息化檔案管理體系。僅憑檔案管理部門對檔案進(jìn)行管理的力量畢竟有限，因此檔案管理部門要與房產(chǎn)管理相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合，建立檔案管理局域網(wǎng)絡(luò)，對各部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，真正實現(xiàn)信息化檔案管理。要對每一部門的信息管理與錄入制定明確的制度，保證信息能夠完整、準(zhǔn)確地傳輸?shù)綑n案管理部門，并要設(shè)定每一部門對于檔案查看與使用的權(quán)限，保證檔案信息的安全性與保密性。

四、結(jié)束語

鑒于房產(chǎn)檔案的重要性，相關(guān)檔案管理部門要對自身信息化管理工作存在的問題進(jìn)行深入地分析，并根據(jù)實際情況提出相應(yīng)的解決方案，促進(jìn)信息化管理工作的順利進(jìn)行，提高檔案管理的工作效率，與此同時，相關(guān)部門要對檔案資源的價值進(jìn)行全面地認(rèn)知，將其具有的功能充分開發(fā)出來，從而更好地為民眾進(jìn)行服務(wù)。

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