高校辦公室有效行政管理能力提升的路徑研究

文/昆明理工大學(xué)校辦公室　李桂梅　潘金軍　陳詠梅

高校辦公室有效行政管理能力提升的路徑研究

文/昆明理工大學(xué)校辦公室李桂梅潘金軍陳詠梅

本文簡(jiǎn)要分析了高校辦公室有效行政管理能力，并提出了當(dāng)前高校辦公室行政管理中存在的問(wèn)題，以此為基礎(chǔ)提出了提高高校辦公室有效行政管理能力的具體路徑。

有效行政管理能力；高校；辦公室

辦公室在高校行政管理中主要負(fù)責(zé)上傳下達(dá)，能夠?qū)W(xué)生、學(xué)院和學(xué)校連接起來(lái)，保障學(xué)生的利益、促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展。通過(guò)辦公室的行政工作，學(xué)校能夠?qū)⒎结樥哐杆賯鬟_(dá)到學(xué)院，然后再由學(xué)院傳達(dá)給每位學(xué)生。然而當(dāng)前我國(guó)的高校辦公室的有效行政管理仍然有待提高，需要采取相應(yīng)的措施不斷提升高校辦公室的有效行政管理能力。

一、 高校辦公室的有效行政管理能力

高校行政管理工作的運(yùn)行體系囊括了各辦公室，按照一定的比例，各企業(yè)、政府部門和事業(yè)單位才能將不同的關(guān)聯(lián)系統(tǒng)組織起來(lái)，高校也不例外。因此要實(shí)現(xiàn)高校的辦學(xué)目標(biāo)，就必須不斷提高辦公室的有效行政管理能力。根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，國(guó)家行政機(jī)關(guān)對(duì)社會(huì)和國(guó)家公共事務(wù)進(jìn)行管理的過(guò)程被稱為行政管理。為了實(shí)現(xiàn)行政管理的組織目標(biāo)而表現(xiàn)出的各種綜合能力被稱為行政管理能力，例如解決問(wèn)題能力、溝通能力、協(xié)調(diào)能力、執(zhí)行能力等。但是這些能力并非都是有效的，要實(shí)現(xiàn)行政管理的目標(biāo)依靠有效行政管理能力。因此有效行政管理能力包括執(zhí)行能力、協(xié)調(diào)能力、溝通能力和問(wèn)題解決能力，其目的在于實(shí)現(xiàn)高校的人才培養(yǎng)目標(biāo)。

二、當(dāng)前我國(guó)高校辦公室行政管理中存在的問(wèn)題

當(dāng)前我國(guó)很多高校的辦公室行政管理均存在一些問(wèn)題，嚴(yán)重影響了高校的發(fā)展和目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，這也暴露出了辦公室有效行政管理能力有待提高。

（一）缺乏完善的行政管理機(jī)制。首先，行政管理的觀念落后。在辦公室的實(shí)際行政管理工作中，傳統(tǒng)的工作方式仍然存在，也就是只著眼于當(dāng)前的事務(wù)性工作，使用固定的工作方法，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到高校發(fā)展過(guò)程中出現(xiàn)的一些新問(wèn)題。這也造成了辦公室行政管理的效率較低，整個(gè)行政管理工作過(guò)于被動(dòng)，不能保障上傳下達(dá)的通暢性。其次，缺乏完善的內(nèi)部規(guī)范。由于高校辦公室的工作通常比較繁瑣，如果要保障一定的工作效率就必須具備完善的管理機(jī)制，但是當(dāng)前很多高校的辦公室內(nèi)部管理規(guī)范沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)，不能發(fā)揮應(yīng)有的作用。第三，缺乏完善的內(nèi)部機(jī)構(gòu)。辦公室內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)置缺乏規(guī)范性，崗位和人員之間不匹配，導(dǎo)致辦公室行政管理工作效率不高。辦公室的人員過(guò)多會(huì)造成人浮于事，人員過(guò)少又會(huì)造成工作量過(guò)大、工作效率降低。

（二）辦公室工作人員缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)機(jī)制。近年來(lái)我國(guó)的高校規(guī)模不斷擴(kuò)大，高校辦公室的工作量也逐漸加大，這對(duì)于高校辦公室工作人員的專業(yè)素質(zhì)也提出了更高的要求。然而當(dāng)前很多高校不重視對(duì)辦公室人員進(jìn)行培訓(xùn)，也沒(méi)有建立健全的辦公室人員培訓(xùn)機(jī)制，導(dǎo)致辦公室人員接受培訓(xùn)的機(jī)會(huì)不多，無(wú)法及時(shí)更新知識(shí)和理念，導(dǎo)致其職業(yè)素質(zhì)得不到有效的提高，一定程度上影響了辦公室行政管理工作的有效展開(kāi)。與此同時(shí)，辦公室工作人員的工作往往缺乏主動(dòng)性。辦公室行政管理工作需要涉及到較多的部門，并在多方面的關(guān)系進(jìn)行協(xié)調(diào)，其具有偶然性、隨機(jī)性、靈活性、復(fù)雜性，而且并沒(méi)有固定的模式和方法可以對(duì)所有的辦公室工作進(jìn)行處理。這也必然會(huì)造成辦公室行政管理工作需要耗費(fèi)工作人員較多的時(shí)間和精力。然而當(dāng)今很多高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)辦公室工作不重視，往往是從其他的部門抽調(diào)人員來(lái)負(fù)責(zé)辦公室行政管理工作。這些臨時(shí)抽調(diào)的人員不僅具有較低的職業(yè)素質(zhì)，而且具有較低的工作積極性和責(zé)任感。

三、提升高校辦公室有效行政管理能力的具體路徑

（一）構(gòu)建完善的高校辦公室行政管理機(jī)制。筆者自身的辦公室行政管理經(jīng)驗(yàn)，要保障高校辦公室的有效管理能力得到持續(xù)地提升，就必須建立完善、規(guī)范的機(jī)制。以高校的辦學(xué)目標(biāo)為中心，將社會(huì)各用人單位辦公室、各職能部門和校區(qū)辦公室組合起來(lái)，形成一套完整的辦公室行政管理機(jī)制，才能使辦公室的有效管理能力得到持續(xù)提高，發(fā)揮辦公室上傳下達(dá)的重要作用。

（二）加強(qiáng)各部門辦公室之間的協(xié)調(diào)與合作。高校各部門均設(shè)有自己的辦公室，這些辦公室之間是否具有科學(xué)的層次分公，是否能夠進(jìn)行和諧的合作，是否能夠達(dá)成一致的目標(biāo)，并進(jìn)行積極的配合，都會(huì)影響到高校辦公室的有效行政管理能力。上級(jí)辦公室會(huì)將各項(xiàng)工作要求下達(dá)到下級(jí)辦公室，而下級(jí)辦公室必須對(duì)這些要求進(jìn)行落實(shí)，抓好各項(xiàng)工作。

對(duì)于下級(jí)辦公室而言，應(yīng)該認(rèn)真辦理上級(jí)辦公室及領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的各種任務(wù)，決不能推諉扯皮、敷衍應(yīng)付，對(duì)于各項(xiàng)工作必須做到有落實(shí)、有舉措、有回聲。為了使高校的人才培養(yǎng)、服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)，各辦公室之間都應(yīng)該進(jìn)行積極的配合，同時(shí)還要與用人單位、用人企業(yè)的辦公室進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，盡可能地實(shí)現(xiàn)高校的目標(biāo)。

（三）科學(xué)組合辦公室行政管理要素。高校辦公室的行政管理要素主要包括辦公時(shí)間、辦公條件、辦公人員等，應(yīng)該對(duì)這些要素進(jìn)行科學(xué)的組合，有機(jī)地組合辦公信息、辦公資金、辦公資料、人力資源，使其發(fā)揮最大的作用。依據(jù)一定的模式將各種要素組合起來(lái)，這種組合模式越好，高校辦公室的有效行政管理能力水平就越高。

在對(duì)辦公室行政管理要素對(duì)接組合時(shí)，要對(duì)人力資源要素予以高度地重視，使人力資源要素與設(shè)備、資金等要素更加適應(yīng)。因此高校一方面要不斷提高辦公室設(shè)備的水平，積極引進(jìn)先進(jìn)的現(xiàn)代化辦公設(shè)備，并不斷提高辦公室行政管理的自動(dòng)化水平，同時(shí)要不斷提高辦公室人員對(duì)這些現(xiàn)代化設(shè)備的應(yīng)用能力。另一方面也要注意根據(jù)不同的辦公要求適當(dāng)?shù)恼{(diào)整辦公室人員和其他要素之間的比例，從而在固定的要素投入量的前提下不斷提高辦公室的有效行政管理能力。

在辦公室行政管理工作中，辦公室人員要不斷提高自身的時(shí)間觀念，例如在畢業(yè)生就業(yè)、新生接待等時(shí)間段內(nèi)，積極調(diào)派各種要素，做到適時(shí)投入。在行政管理工作中要具備效率意識(shí)，也就是減少重復(fù)勞動(dòng)，縮短整體線路和總體時(shí)間，讓廣大師生和員工的教學(xué)研究需要得到滿足。例如高校可以集中安排科研管理辦公室、教學(xué)行政辦公室等。

（四）不斷提高辦公室人員的綜合素質(zhì)。作為高校的行政管理人員，辦公室人員必須具備服務(wù)觀念，破除傳統(tǒng)的行政管理理念，保持高度的工作熱情和工作積極性，為全校師生員工服務(wù)，促進(jìn)高校教育目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。高校辦公室有效行政能力的提升，應(yīng)該致力于開(kāi)發(fā)利用人的潛力，對(duì)辦公室人員的協(xié)調(diào)狀況、激烈程度、素質(zhì)水平和數(shù)量進(jìn)行調(diào)整，打造一支高素質(zhì)、具有服務(wù)意識(shí)的辦公室行政管理隊(duì)伍。

首先，要根據(jù)辦公室的目標(biāo)要求合理設(shè)置辦公室人員的數(shù)量。投入人力可以適當(dāng)?shù)卦黾赢a(chǎn)出，使高校的行政管理能力得到提高，然而行政管理能力的提高和人員投入之間并非線性關(guān)系，仍然要受到很多因素的約束，例如高校規(guī)模、工作量等。因此應(yīng)該本著適度集中的原則，對(duì)辦公室人員進(jìn)行分配，合理地配置辦公室人員的數(shù)量，使每個(gè)辦公室人員都有合理的工作量，既要提高其工作積極性，也要避免人力資源的浪費(fèi)。

其次，為了實(shí)現(xiàn)邊際產(chǎn)出，要對(duì)辦公室人員進(jìn)行合理配置，也就是保障各級(jí)辦公室人員數(shù)量的合理性，從而對(duì)內(nèi)外部辦公室系統(tǒng)進(jìn)行協(xié)調(diào)。在不同的辦公領(lǐng)域，同一個(gè)辦公人員的邊際產(chǎn)出也會(huì)有所不同，這是由于各辦公領(lǐng)域都具有不同的人員短缺狀況、管理水平和辦公效率，甚至不同的辦公文化，而這些都會(huì)影響到邊際產(chǎn)出。每個(gè)行政辦公人員所轉(zhuǎn)過(guò)的專業(yè)技能和行政辦公的專業(yè)技能并不完全吻合，應(yīng)該盡可能地達(dá)到邊際產(chǎn)出，就必須對(duì)其進(jìn)行合理的配置，并對(duì)高校內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行不斷地優(yōu)化。

再次，高校應(yīng)該重視對(duì)辦公室人員的培訓(xùn)再教育，通過(guò)培訓(xùn)和再教育不斷提高其專業(yè)水平和綜合素質(zhì)，培訓(xùn)內(nèi)容不僅要包括技能教育和管理知識(shí)，還要著力培養(yǎng)良好的工作作風(fēng)、職業(yè)道德和現(xiàn)代服務(wù)意識(shí)。辦公室人員還必須了解一定的經(jīng)濟(jì)法律知識(shí)、公共關(guān)系知識(shí)，并掌握一定的計(jì)算機(jī)技能，以及其所負(fù)責(zé)分支的專業(yè)知識(shí)，在處理問(wèn)題時(shí)才能做到公平合理、主次清晰、計(jì)劃周密、落實(shí)有效。辦公室工作人員還必須具有一定的協(xié)調(diào)能力，能夠?qū)Ω鞑块T的沖突進(jìn)行化解，對(duì)各種關(guān)系進(jìn)行處理，不斷總結(jié)科學(xué)的辦公室行政管理方法。

（五）構(gòu)建辦公室激勵(lì)機(jī)制。合理有效的激勵(lì)機(jī)制能不斷提高辦公室行政管理人員的工作積極性，從而不斷提高組織生產(chǎn)能力，對(duì)內(nèi)部各類人員的利益、職責(zé)和權(quán)利進(jìn)行劃分，要通過(guò)招聘考試的方法選擇具有較高的綜合素質(zhì)和工作能力的人員進(jìn)入辦公室。同時(shí)要對(duì)內(nèi)外部環(huán)境和勞動(dòng)關(guān)系進(jìn)行改善，將高校辦公室人員的創(chuàng)造性和工作積極性調(diào)動(dòng)起來(lái)。例如高?？梢詫?shí)行崗位聘任制和績(jī)效工資改革，適當(dāng)對(duì)辦公室人員進(jìn)行激勵(lì)，提高其工作積極性，實(shí)現(xiàn)獎(jiǎng)勤罰懶、優(yōu)勝劣汰。

四、結(jié)語(yǔ)

高校應(yīng)該積極營(yíng)造良好的辦公環(huán)境，通過(guò)科學(xué)的制度、完善的機(jī)制提高辦公室有效行政管理能力，打造一支高素質(zhì)的辦公室行政管理隊(duì)伍，將辦公室的工作職能充分地發(fā)揮出來(lái)。行政管理工作比較繁瑣，為了適應(yīng)高校發(fā)展的步伐，高校辦公室也必須具備一定的創(chuàng)新能力，不斷提高管理水平和服務(wù)意識(shí)，才能對(duì)高校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展進(jìn)行推動(dòng)和落實(shí)，為全校師生和員工服務(wù)。

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