如何做好數(shù)字化檔案管理工作

劉玉茹

摘要：隨著數(shù)字化信息技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式遇到了嚴峻的挑戰(zhàn)，數(shù)字化檔案管理逐步成為今后檔案管理的主要模式之一。本文針對當前如何做好數(shù)字化檔案管理工作，從數(shù)字化檔案的概念、存在問題及應對措施方面進行探討，有利于數(shù)字化檔案管理的不斷改革和創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：檔案管理，數(shù)字化，措施

一、什么是數(shù)字化檔案

數(shù)字化檔案，是指將紙質(zhì)檔案通過掃描儀或者數(shù)碼相機等數(shù)碼設(shè)備進行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁盤、磁帶、光盤等數(shù)字載體上并能被計算機處理的圖像或文本，以實現(xiàn)檢索準確快捷方便、信息資源共享、同步備份快速簡單、存儲空間小、維護方便安全等功效（如下圖所示）。

二、實施數(shù)字化檔案管理的必要性

1.是順應信息化社會發(fā)展的需要

隨著信息化社會的飛速發(fā)展，現(xiàn)代電子計算機技術(shù)及通訊技術(shù)應用與發(fā)展越來越普及，由計算機網(wǎng)絡(luò)構(gòu)筑而成的數(shù)字化環(huán)境對我們影響越來越大。社會公眾對檔案信息的需求量不斷增加，如學生檔案、醫(yī)院檔案等等，人們對信息共享的迫切性也越來越明顯。數(shù)字化檔案管理體系可以讓每一位利用者在任何時間，任何地點進入檔案管理系統(tǒng)，查詢自己需要的檔案信息，不受時間和空間的限制。在這種形勢下，數(shù)字化檔案管理應運而生，逐步成為加快國家信息化步伐和發(fā)展檔案事業(yè)的需要。

2.能夠進一步提高辦公效率

傳統(tǒng)的檔案材料都是以紙張為主要載體，占空間，查找不便。而數(shù)字化檔案管理可以使檔案管理業(yè)務更加方便高效快捷，檔案能夠及時歸檔，迅速得到整理，更快提供運用，還能夠準確反應檔案當前的情況。通過數(shù)字化檔案進行查找不僅能準確反映情況，而且可保證查詢檔案的準確方便快捷，而且用戶不用受時間和空間的限制，大大提高了檔案的利用效率。它可以有效地實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學管理，從而為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務。簡而言之，數(shù)字化檔案管理就是將原來紙質(zhì)材料保存的檔案資料變成了提供信息的數(shù)字化控制中心。

3.能夠使檔案工作更加規(guī)范化、標準化

檔案是社會信息資源的重要組成部分，已逐步成為國家進行經(jīng)濟建設(shè)、發(fā)展科學文化事業(yè)的重要資源。檔案信息數(shù)字化的內(nèi)涵涉及到了檔案工作的各個方面。在積極開發(fā)檔案信息資源時，檔案工作者應以檔案業(yè)務方面規(guī)范化為重點為之提供有價值的檔案信息，真正實現(xiàn)檔案作為信息資源為經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展提供更好的服務目標。對檔案進行數(shù)字化管理，便于制定統(tǒng)一且易操作的檔案標準，從而抓好檔案的標準化、規(guī)范化建設(shè)。

三、數(shù)字化檔案管理存在的問題及應對措施

1.存在的問題

1.1 領(lǐng)導不夠重視

檔案工作往往引不起企業(yè)或單位領(lǐng)導的足夠重視，甚至有些領(lǐng)導認為工作業(yè)績要靠業(yè)務工作及經(jīng)濟效益來體現(xiàn)，檔案管理僅僅是簡單收存材料，對企業(yè)或單位發(fā)展沒有太大的作用。這種思想上的錯誤認識，嚴重影響了檔案管理的水平及檔案信息的整合。尤其數(shù)字化檔案管理，需要投入一定的財力進行電子設(shè)備的配備，領(lǐng)導不重視就不能有效配齊配全電子設(shè)備。設(shè)備不全就無法全面實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理。

1.2 缺少數(shù)字化檔案管理專業(yè)人才

數(shù)字化檔案管理需要大量的數(shù)字化管理專業(yè)人才，而從事數(shù)字化檔案管理的專業(yè)人才少之又少。在整個數(shù)字化檔案管理工作中，人才總量不足、結(jié)構(gòu)不合理現(xiàn)象比較突出，特別是高層次、高領(lǐng)域、高技能的創(chuàng)新復合型人才比較短缺，這些都嚴重制約了數(shù)字化檔案管理水平的提高。

1.3 數(shù)字化硬件配備更新不及時

隨著科技的飛速發(fā)展，數(shù)字化硬件設(shè)備更新?lián)Q代非常頻繁。而檔案工作往往引不起足夠重視，硬件配備也就跟不上時代步伐及現(xiàn)代檔案形勢的發(fā)展變化，影響了數(shù)字化檔案管理的全面開展。而且有些檔案管理軟件功能比較單一、參差不齊，跟不上時代發(fā)展需求，自動化水平低下也影響了數(shù)字化檔案管理水平的進一步拓展。同時設(shè)備更新不及時，容易受到網(wǎng)絡(luò)病毒等的沖擊，導致檔案管理體系不能正常運行。

2.應對措施

2.1 加強領(lǐng)導重視

領(lǐng)導重視是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)和前提，能夠進一步提高檔案管理工作的地位及認識水平。要不斷強化對檔案管理工作的重視，進一步深化檔案管理在整個社會經(jīng)濟建設(shè)中的重要意義，關(guān)心檔案工作者，增強檔案工作者的責任感和使命感，進一步提高檔案管理的整體水平。

2.2 加強數(shù)字化檔案人才培養(yǎng)

檔案管理工作者的綜合素質(zhì)直接影響著數(shù)字化檔案管理水平，因此要加強數(shù)字化檔案工作者的培養(yǎng)，加強對其進行業(yè)務知識培訓，要針對不同層次人群進行因材施教，通過舉辦講座、參觀學習等有效進行檔案知識的更新，進一步提高數(shù)字化管理能力。要加強優(yōu)秀人才的培養(yǎng)，確保能夠了解和掌握現(xiàn)代科學知識，先進的計算機網(wǎng)絡(luò)知識以及數(shù)據(jù)通訊技術(shù)等，并能夠?qū)⑦@些知識熟練運用到實際的數(shù)字化檔案管理工作中。

2.3 進一步加大資金投入

要逐步加大對數(shù)字化設(shè)備的資金投入。目前，我國檔案管理普遍存在基礎(chǔ)硬件設(shè)施陳舊、配備不足等問題。只有加大資金投入，配齊專門用于數(shù)字化檔案管理的計算機、掃描儀及復印機等基礎(chǔ)設(shè)備，才能將文字檔案資料進行轉(zhuǎn)化保存。此外，企業(yè)或單位還應該不斷投入資金進行設(shè)計和開發(fā)先進的管理軟件，進一步完善檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，加大信息開發(fā)程度從而實現(xiàn)資源共享。

四、結(jié)語

總之，隨著科學技術(shù)的不斷進步，人們對獲取信息的時效、范圍、深度與廣度也不斷提高，傳統(tǒng)的檔案利用服務模式已經(jīng)無法滿足人們的需求，數(shù)字化檔案管理是順應社會發(fā)展、適應時代發(fā)展的新舉措、新要求，要不斷學習科學知識更好的掌握信息技術(shù)從而為檔案工作服務，進一步提高工作效率。

參考文獻：

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