淺析如何做好國土資源檔案管理工作

楊博

摘要：隨著社會進(jìn)步和科技發(fā)展，檔案管理工作也要跟上時(shí)代步伐，不斷改進(jìn)管理方法，推陳出新。如果土地檔案管理工作滯后，勢必會影響土地的規(guī)劃、開發(fā)以及利用，所產(chǎn)生的嚴(yán)重后果將無法預(yù)計(jì)。在土地開發(fā)利用過程中，土地檔案管理是關(guān)鍵，如何加強(qiáng)對土地檔案管理是重點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：國土資源 檔案管理

隨著社會進(jìn)步和科技發(fā)展，檔案管理工作也要跟上時(shí)代步伐，不斷改進(jìn)管理方法，推陳出新。如果土地檔案管理工作滯后，勢必會影響土地的規(guī)劃、開發(fā)以及利用，所產(chǎn)生的嚴(yán)重后果將無法預(yù)計(jì)。在土地開發(fā)利用過程中，土地檔案管理是關(guān)鍵，如何加強(qiáng)對土地檔案管理是重點(diǎn)。

1 國土資源檔案管理的重要性

土地檔案是國土資源管理部門在土地管理、開發(fā)和利用過程中形成的，具有一定的保存和利用價(jià)值，它是文字、圖像以及聲音的綜合體，記載土地資源從規(guī)劃到開發(fā)再到利用的整個(gè)過程，包含在此過程中的監(jiān)督、監(jiān)管所形成的文字和聲像等記錄。土地檔案管理主要包含以下幾方面的內(nèi)容：土地調(diào)查、土地規(guī)劃、土地勘測、土地登記、土地承包、土地流轉(zhuǎn)以及土地糾紛。為了滿足城市化發(fā)展的需求，城市建設(shè)用地不斷向周邊農(nóng)村擴(kuò)張，因此土地流轉(zhuǎn)頻繁，這給土地檔案管理工作增加了巨大壓力，土地檔案對民生的重要性逐漸凸顯出來，同時(shí)也越來越受到重視。

1.1 國土資源檔案管理制度不健全，安全隱患多。

當(dāng)前國土資源檔案管理人員對國土資源檔案的重要性認(rèn)識不足，“思想上不適應(yīng)，沒有從計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的模式中徹底解放出來，思想守舊、工作被動、缺乏新思想、新舉措，難以適應(yīng)新形勢的需要?！笔紫龋谌粘９ぷ鬟^程中，國土資源管理人員的績效考核往往已完成領(lǐng)導(dǎo)交辦工作的完成程度為標(biāo)準(zhǔn)因此工作過程中的工作記錄及相關(guān)文件，往往因分工模糊，責(zé)任不明等制度不健全等在工作結(jié)束后，沒有及時(shí)收集整理和歸檔，致使一些珍貴的國土資源檔案遺失。其次，一些國土資源檔案館管理極不規(guī)范，已有的國土資源信息沒有及時(shí)歸檔、立卷、分類，編目和排列也不夠規(guī)范部分國土資源檔案隨意堆放，長時(shí)間擠壓造成霉變、蟲蛀、破損等現(xiàn)象。再次，有些國土資源檔案管理單位的檔案存儲基礎(chǔ)設(shè)施落后，國土檔案資源存儲區(qū)與辦公區(qū)混在，檔案庫房嚴(yán)重不足，仍采用木質(zhì)檔案柜存放，存放設(shè)備簡陋，檔案管理人員安全意識差，安全管理制度不健全，安全防范措施形同虛設(shè)，落實(shí)不力，安全隱患多，國土資源檔案管理的安全形勢堪憂。

1.2 國土資源檔案管理模式落后，信息化程度低。

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展和信息化進(jìn)程的不斷加快，檔案管理的信息化與數(shù)字化已經(jīng)成為未來發(fā)展的必然趨勢。但是多數(shù)國土資源檔案管理者仍沿用效率低下傳統(tǒng)檔案管理模式，嚴(yán)重制約了國土資源檔案管理的有效性。一方面，當(dāng)前國土資源檔案管理者的信息化意識較低，沒有看清信息化時(shí)代檔案管理的發(fā)展趨勢，缺乏國土資源檔案管理的創(chuàng)新意識與改革動力，另一方面，現(xiàn)有國土資源檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)堪憂，檔案管理人員編制少，充動性大，缺少正規(guī)培訓(xùn)和專業(yè)的檔案管理訓(xùn)練，有些檔案管理人員連哪些文件需要收集和如何進(jìn)行檔案的立卷歸檔都不會，仍延續(xù)著‘你交我收”的被動式檔案管理模式。此外，部分國土資源檔案管理者的電子檔案管理技能不足，檔案信息化、數(shù)字化管理尚處于數(shù)據(jù)輸入的初級階段根本談不上電子檔案的整合和共享。

1.3 國土資源檔案只‘管”不“用”，開放利用率低。

當(dāng)前國土資源檔案管理模式存在著‘重管理，輕利用”的傾向，嚴(yán)重制約了國土檔案資源的開發(fā)與利用。一是國土資源檔案管理者對國土檔案資源的價(jià)值認(rèn)識程度低，沒有認(rèn)識到國土檔案資源對經(jīng)濟(jì)發(fā)展、政府公共決策以及公民個(gè)人需求的重要作用，對現(xiàn)有國土檔案資源的開發(fā)整理不足，導(dǎo)致大量極具價(jià)值的國土檔案資源長期積壓在檔案柜里，難以發(fā)揮作用。另一方面國土檔案管理人員對社會各類組織的國土檔案資源的需求了解不足，服務(wù)的主動性較差，仍然采取坐等利用者上門查詢，利用者提出需要什么就查詢什么，很少主動了解利用者的需求類型，此外，國土資源管理者沒有組織人手根據(jù)社會需求類型對檔案資源進(jìn)行深入挖掘與分析，僅能提供原始的檔案資源服務(wù)，資源服務(wù)類型單一，服務(wù)質(zhì)量不高，主動服務(wù)意識差。

2 加強(qiáng)國土資源檔案管理的措施

國土資源土地檔案管理越來越受到重視，但是土地檔案管理還處于不斷完善期，管理工作還要不斷加強(qiáng)。

2.1 加強(qiáng)土地檔案管理的正規(guī)化、合法化。城市化是一種綜合性的發(fā)展，可以帶動相關(guān)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。人口增多，相關(guān)產(chǎn)業(yè)也要隨之增加擴(kuò)大。尤其是城市化發(fā)展對土地的需求日益增加，導(dǎo)致城市土地稀缺而且價(jià)格逐年攀升。在這種情況下，城市開發(fā)由城市向郊區(qū)以及農(nóng)村發(fā)展。原有地理位置不理想或者相對較差的地段，由于道路建設(shè)和配套設(shè)施完善等緣故，具備了一定優(yōu)勢，因此土地價(jià)值也隨之上揚(yáng)。這樣，先前失地村民未按法律程序辦齊所有手續(xù)，或者某個(gè)程序與法律法規(guī)不符；或者土地出讓多年后，出讓方和受讓方都無法找出完整、齊全的土地檔案來梳理歷史原貌，這就為日后的土地合同糾紛埋下“伏筆”，既損傷了民生利益，又給社會穩(wěn)定帶來不和諧的因素。因此，對建設(shè)征地中發(fā)生的土地有償征用，土地所有權(quán)、使用權(quán)全部或部分出轉(zhuǎn)讓，私有房屋出售或拆遷補(bǔ)償，失地人口實(shí)職安排或貨幣隱性安置等，在雙方或多方商談的基礎(chǔ)上達(dá)成意向書并訂立協(xié)議、合同等要約外，最好對合約過程和重要的合約檔案進(jìn)行司法公證，依靠法律保證土地檔案的公信力，行政程序和司法程序共同督促包括機(jī)關(guān)在內(nèi)的用地單位踐行賠償補(bǔ)償、人員安置、福利發(fā)放等諾言，保證建設(shè)用地檔案在產(chǎn)生程序和載體形成中的合法性、有效性。

2.2 建立健全現(xiàn)代化國土檔案管理系統(tǒng)

檔案管理逐漸實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，也就是以現(xiàn)代信息管理技術(shù)、縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、圖像處理技術(shù)、存儲技術(shù)、數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等來實(shí)現(xiàn)檔案管理工作中的收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等工作的現(xiàn)代化。

隨著辦公自動化以及CAD的全面應(yīng)用，數(shù)字電子文件的數(shù)量逐漸增多，加之無紙辦公化的推進(jìn)，電子檔案管理越來越重要。電子檔案管理較之于紙質(zhì)檔案的優(yōu)點(diǎn)很多，方便、快捷、保存長久且完整、具有共享性、多樣性、經(jīng)濟(jì)環(huán)保性以及開放性。

2.3 提高管理人員管理意識和素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)工作規(guī)范化和完善化

作為檔案管理人員要不斷加強(qiáng)自身的管理意識，認(rèn)真學(xué)習(xí)和落實(shí)國家相關(guān)的法律、法規(guī)，尤其是《檔案法》、《土地管理法》?！稒n案法》是做好土地檔案管理的法律依據(jù)，是做好工作的基礎(chǔ)，工作開展要以此為主線來進(jìn)行，不可隨意或者盲目，要有根有據(jù)的進(jìn)行工作。要言行律己，不斷強(qiáng)化自己的思想意識，跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)。加強(qiáng)業(yè)務(wù)素養(yǎng)并不是難題而是缺乏落實(shí)力度。

國土檔案管理是國土管理最原始的信息來源，管理人員要做好國土檔案管理，更好地服務(wù)國土日常管理和社會查檔案工作。