淺析電力企業(yè)物資采購管理系統(tǒng)的設(shè)計與方案選擇

田維琴

華電金藏物資成都有限公司

淺析電力企業(yè)物資采購管理系統(tǒng)的設(shè)計與方案選擇

田維琴

華電金藏物資成都有限公司

物資采購管理系統(tǒng)的正常高效運轉(zhuǎn)，是電力企業(yè)工作正常開展的基本保障之一。在電力的生產(chǎn)和建設(shè)過程中，物資采購比重大概要占整個電力工程的40%，可見物資采購之于電力企業(yè)的重要性，而且，由于電力生產(chǎn)的需求不斷增多，電力物資的采購鏈比較長，鏈節(jié)比較復(fù)雜等原因，一部分電力企業(yè)所采用的傳統(tǒng)的物資采購管理系統(tǒng)已經(jīng)無法滿足電力生產(chǎn)的要求，這就需要一個新的物資采購管理系統(tǒng)來提高電力企業(yè)物資采購的效率和整體競爭力，以保障電力工作的順利進(jìn)行，因此，本文將以上述內(nèi)容為背景，進(jìn)行“電力企業(yè)物資采購管理系統(tǒng)設(shè)計與方案選擇”的探究。

物資采購；管理系統(tǒng)；電力企業(yè)

一、物資采購管理系統(tǒng)設(shè)計的總體目標(biāo)

進(jìn)行信息化的物資采購管理系統(tǒng)設(shè)計，主要是為了對電力企業(yè)物資采購進(jìn)行系統(tǒng)化的、高效便捷的管理，因此，在系統(tǒng)設(shè)計前，首先要根據(jù)企業(yè)的電力物資采購情況進(jìn)行如下設(shè)計目標(biāo)的制定。

1.系統(tǒng)要具備完善的功能，且操作簡單

首先，系統(tǒng)要涵蓋電力企業(yè)物資采購的全部內(nèi)容和環(huán)節(jié)，具備基礎(chǔ)數(shù)據(jù)功能（包括單位信息、物資種類、物資信息、項目工程、物資使用部門信息、供貨商信息、采購員工信息等），業(yè)務(wù)管理功能（包括物資采購入庫情況、物資申請、物資批準(zhǔn)、庫存盤點、物資定期排查、缺貨及超儲提醒等），財務(wù)功能（包括采購成本、采購付款及統(tǒng)計等），統(tǒng)計查詢（包括物資采購入庫狀態(tài)查詢、各部門物資申請查詢，以及物資品類庫存明細(xì)查詢等），還要具備上述功能模塊中物資具體數(shù)據(jù)的編輯功能，通過這些功能版塊來對電力企業(yè)的全部物資采購情況進(jìn)行系統(tǒng)化的管理［1］。

其次，電力企業(yè)的物資采購管理系統(tǒng)設(shè)計要本著操作便捷的目標(biāo)，因為，電力企業(yè)的系統(tǒng)用戶主要是企業(yè)中負(fù)責(zé)物資采購管理的工作人員，而不是專業(yè)的計算機(jī)操作人員，很難掌握并熟練操作專業(yè)性較強的系統(tǒng)，因此系統(tǒng)的設(shè)計要以圖形化操作窗口為主，以文字化的操作口令和指南為輔，同時設(shè)置操作快捷鍵，以精簡系統(tǒng)的實際操作程序，方便工作人員的工作，同時提高物資采購管理的效率。

2.系統(tǒng)問題防范措施設(shè)計

第一，要進(jìn)行電力物資采購文件及數(shù)據(jù)的自動備份設(shè)計，防止因系統(tǒng)出現(xiàn)突發(fā)性故障或遭受外界因素影響時所造成的文件或數(shù)據(jù)丟失；

第二，要保證系統(tǒng)運行的安全性，采用科學(xué)的用戶權(quán)限和加密方法，對企業(yè)重要文件及數(shù)據(jù)進(jìn)行保護(hù)，防止重要資料被竊取或篡改等潛在風(fēng)險；

第三，系統(tǒng)的設(shè)計要充分考慮到系統(tǒng)程序的兼容性，為日后物資采購管理系統(tǒng)的版本升級和與其他系統(tǒng)的兼容性做好準(zhǔn)備。

二、物資采購管理系統(tǒng)的方案設(shè)計

1.用戶登錄界面設(shè)計

用戶的登錄、密碼的管理幾乎是每個系統(tǒng)必須涉及到的問題，這是一個系統(tǒng)，一個軟件的最基本問題。每當(dāng)有新用戶的申請，都需要經(jīng)過管理員的仔細(xì)審查。用戶權(quán)限的管理也是非常重要的問題，權(quán)限之間不能濫用。每個用戶之間是獨立的，不能侵犯、查看別的用戶的資料。

2.采購項目管理模塊系統(tǒng)設(shè)計

如上文所述，電力企業(yè)的物資采購管理一般包括基礎(chǔ)數(shù)據(jù)模塊、業(yè)務(wù)管理模塊、財務(wù)功能模塊和統(tǒng)計查詢共四大模塊，完成用戶登錄后，將可以進(jìn)入以上模塊開始各項物資采購管理操作，對這些項目的管理涉及到公司的直接利益。每個項目都有許多的信息，除了包括各項目的物資數(shù)量信息之外，還包括項目的大小，項目的開始時間結(jié)束時間，項目的名稱，項目所需的資金和人力資源等［2］。因此，在項目開始之前要建立項目，輸入項目的相關(guān)信息；項目進(jìn)行中，要實現(xiàn)用戶對項目進(jìn)行程度的查看、項目信息的編輯與修改；當(dāng)出現(xiàn)特殊原因而導(dǎo)致項目被取消時，要實現(xiàn)對項目的刪除。

以物資庫存模塊為例，庫存管理是針對現(xiàn)有倉庫中貨物的管理，對物資的出庫、入庫、保存時間、保存位置、現(xiàn)有存量等信息實現(xiàn)統(tǒng)一管理。用戶和管理員可以實現(xiàn)添加庫存，將相應(yīng)的物資信息輸入數(shù)據(jù)庫；用戶和管理員可以隨時查看庫存的當(dāng)前狀況，并可以進(jìn)行庫存信息的修改、庫存的刪除。（詳見圖1）

圖1 物資庫存管理圖示

3.供應(yīng)商管理模塊的系統(tǒng)設(shè)計

供應(yīng)商的管理是電力企業(yè)物資采購管理的重要內(nèi)容。供應(yīng)商主要為企業(yè)供應(yīng)許多的零件和商品，在系統(tǒng)中，我們需要明確的看到哪一個供應(yīng)商供應(yīng)哪一些商品、物資，價格是多少，能夠供應(yīng)的數(shù)量是多少，能夠供貨的時間限制是什么，以及供應(yīng)商供應(yīng)物資的速度（電力企業(yè)向供應(yīng)商下達(dá)訂單到企業(yè)接收到物資并入庫的時間間隔），供應(yīng)物資的質(zhì)量等。在物資采購管理的系統(tǒng)中，用戶和管理員能夠隨時查看供應(yīng)商的信息，并通過統(tǒng)計和分析數(shù)據(jù)，可以為電力企業(yè)是否要與當(dāng)前供應(yīng)商繼續(xù)合作提供實質(zhì)性的依據(jù)，同時，系統(tǒng)用戶和員工按照實際變動信息對供應(yīng)商信息做出修改甚至刪除。

4.物資采購管理流程設(shè)計

電力企業(yè)物資采購要按照一定的流程進(jìn)行各個版塊的采購管理工作（圖2）首先，在進(jìn)行物資采購之前要確定電力企業(yè)在某一生產(chǎn)區(qū)間的采購需求，例如，電力施工所需要的電線及電線開關(guān)、空氣開關(guān)，其他工業(yè)電器等電力物資的型號、數(shù)量、質(zhì)量水平、使用壽命等信息的確定；其次，要根據(jù)采購需求選擇相匹配的貨源，篩選擁有合適貨源的供應(yīng)商，然后向確定能夠滿足物資要求的供應(yīng)商下訂單、進(jìn)行貨款轉(zhuǎn)讓、等待供應(yīng)商發(fā)貨，同時，還要在上述過程中，進(jìn)行貨款轉(zhuǎn)賬情況跟蹤（即貨款是否已到達(dá)供應(yīng)商賬戶）、訂單達(dá)成結(jié)果跟蹤（即供應(yīng)商是否已經(jīng)確定訂單）、所采購物資物流狀態(tài)跟蹤（包括是否已從供應(yīng)商端發(fā)出），在確定物資已發(fā)出后，還需要進(jìn)行物資的物流狀態(tài)跟蹤；最后，當(dāng)物資到達(dá)后，進(jìn)行物資的驗收和入庫管理，進(jìn)行發(fā)票校驗及確認(rèn)收貨，并進(jìn)行后續(xù)的物資庫存管理工作［3］。以上步驟的循環(huán)就形成了一個相對完善的電力企業(yè)物資采購管理系統(tǒng)的運行流程。

圖2　物資采購管理流程圖

三、物資采購管理系統(tǒng)的風(fēng)險控制

由于采購是電力企業(yè)施工供應(yīng)鏈的源頭，所以采購活動是一項很重要的行為和活動，采購過程中的任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)偏差，都會影響到物資采購預(yù)期目標(biāo)的實現(xiàn)，這就使物資采購活動面臨著風(fēng)險。采購風(fēng)險是指在采購過程中由于各種意外情況的出現(xiàn)，使采購的實際結(jié)果與預(yù)期目標(biāo)相偏離的程度和可能性。

物資采購管理的常見系統(tǒng)風(fēng)險主要包括：

1.供應(yīng)商交貨時間的波動風(fēng)險，為規(guī)避這種風(fēng)險，可以進(jìn)行保證金制約制度，明確雙方權(quán)責(zé)，以避免或盡可能的降低因供應(yīng)商方面原因而導(dǎo)致延遲發(fā)貨等現(xiàn)象而給電力企業(yè)帶來的損失；

2.原材料價格的波動而帶來的成本增加風(fēng)險和存貨風(fēng)險，因此，一定要明確企業(yè)進(jìn)行物資采購的需求，不因價低而采購多余物資，不因價高而降低采購物資的質(zhì)量；

3.采購中的道德風(fēng)險和合同風(fēng)險（企業(yè)采購人員在簽訂、履行合同過程中，由于合同條款考慮不當(dāng)，或供應(yīng)商違反合同條款，給企業(yè)造成的經(jīng)濟(jì)損失；此外，大多數(shù)電力企業(yè)與供應(yīng)商簽訂的合同中都采取了預(yù)付款的方式，存在較大的各類潛在風(fēng)險），可以采取履約保證金的方式，以保護(hù)采購機(jī)構(gòu)，防止供應(yīng)商不能履行合同而給企業(yè)帶來損失。

除此之外，還可以通過提高采購人員的專業(yè)化資格的方式，來提高采購人員的素質(zhì)，從采購根源上解決物資采購管理的后續(xù)風(fēng)險問題。

四、結(jié)論

電力企業(yè)物資采購管理系統(tǒng)的設(shè)計與方案選擇，需要秉持目的明確、流程清晰、風(fēng)險控制的原則，逐漸提高計算機(jī)平臺系統(tǒng)和實際采購系統(tǒng)的安全水平和運行效率，同時，隨著我國計算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，電力企業(yè)物資采購管理系統(tǒng)也會借助信息技術(shù)的力量而不斷完善和創(chuàng)新。

［1］張容.電力企業(yè)物資采購管理系統(tǒng)的分析與設(shè)計［J］.云南大學(xué)，2014.1-3

［2］帥玫.電力企業(yè)物資管理系統(tǒng)分析與設(shè)計［J］.云南大學(xué)，2013.