事業(yè)單位檔案管理中的規(guī)范化

王紅靜

【摘要】在事業(yè)單位的發(fā)展運行中，檔案管理工作是重要的工作內(nèi)容之一，做好這方面工作對其整個發(fā)展具有重要影響。在當(dāng)前形勢下，事業(yè)單位的內(nèi)部管理工作越來越復(fù)雜和多樣化，檔案管理逐漸呈現(xiàn)出信息化和網(wǎng)絡(luò)化特點，檔案管理水平也得到了明顯提升，同時對于它的規(guī)范性管理也有了更高的要求，這是時代發(fā)展的內(nèi)在要求。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；規(guī)范化

由于事業(yè)單位自身的性質(zhì)較為特殊，對于其檔案管理就必須要做到精細(xì)化和嚴(yán)謹(jǐn)化，從檔案的收集形成到入庫保存都要做到規(guī)范化，減少人為因素導(dǎo)致的問題發(fā)生，這是事業(yè)單位自身發(fā)展的內(nèi)在要求。但是，在實際管理中，由于一系列因素的影響，包括主客觀因素、內(nèi)外部因素等等的干擾，導(dǎo)致檔案管理的規(guī)范化程度下降，影響到檔案管理的質(zhì)量提高，因此，在新形勢下做好檔案規(guī)范化管理工作，提高管理水平勢在必行。

一、事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的內(nèi)容

（一）檔案收集階段。檔案的收集是整個檔案管理工作的開始，這一階段的工作質(zhì)量直接關(guān)系著后續(xù)各個環(huán)節(jié)工作的開展?fàn)顩r。在對檔案進(jìn)行收集時，收集的數(shù)量過少或者是收集的內(nèi)容不具有實質(zhì)性作用，都會導(dǎo)致后續(xù)的檔案整理、編目以及鑒定等工作出現(xiàn)問題，進(jìn)而對事業(yè)單位的正常發(fā)展產(chǎn)生影響，因此，做好檔案收集工作具有重要意義，首先要做的就是加強和各個部門以及工作人員的交流和溝通，對檔案收集工作的具體流程和內(nèi)容進(jìn)行明確，其次在收集完成之后，由專門的工作人員進(jìn)行整理入卷，并移交檔案室保存。

（二）檔案整理階段。在檔案收集結(jié)束之后，下一個環(huán)節(jié)就是對檔案的歸類整理，它的整理主要通過分類、組合以及編制等操作使檔案內(nèi)容更為條理化和清晰化，這一階段的工作開展是否達(dá)標(biāo)直接影響著后續(xù)的查閱，一旦沒有對檔案進(jìn)行合理的組合整理，檔案就會變得混亂無序，難以清晰地展示出檔案的內(nèi)容，也就使其利用率下降，事業(yè)單位在對檔案進(jìn)行整理時，要先對上一階段也就是收集的工作質(zhì)量進(jìn)行檢驗和確認(rèn)，確保合格后方可進(jìn)行系統(tǒng)地整理和編目。

（三）檔案鑒定階段。對于檔案的鑒定主要是從檔案的固有價值出發(fā)，按照檔案的價值大小來確定檔案的最佳保管期限，對于保存價值很低的或者是保管期限到期的檔案要及時進(jìn)行銷毀，這與事業(yè)單位的檔案眾多有關(guān)。檔案自身所具有的保存價值是由檔案對事業(yè)單位是否具有積極作用而決定的，也包括是否具有足夠的利用價值。

（四）檔案保管階段。檔案的規(guī)范管理與其保管質(zhì)量有密切關(guān)系，一旦在保管措施上出現(xiàn)失誤就會導(dǎo)致檔案的利用率下降。保管人員對檔案的高效化保管，可以使檔案的價值延長，利用率提高，反之，一旦保管措施不當(dāng)就會導(dǎo)致檔案出現(xiàn)泄露、丟失，給事業(yè)單位的發(fā)展帶來一系列影響。此外，檔案的保管和管理的各個環(huán)節(jié)之間的緊密相連的關(guān)系，在進(jìn)行檔案保管時，需要保管人員和管理人員做好交流配合工作，確保保管工作的有序化開展。

二、事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的措施

（一）重視管理制度的健全和完善。事業(yè)單位要在內(nèi)部管理工作中，對現(xiàn)有的管理制度進(jìn)行健全和完善，使各項制度具體化和明細(xì)化，同時按照“三合一制度”來對庫藏檔案進(jìn)行分類整理，并確立事業(yè)單位檔案工作基本框架。按照檔案分類歸納的范圍和整理的規(guī)范性要求對事業(yè)單位的檔案進(jìn)行相應(yīng)的收集、整理、編目以及裝訂，保證檔案的完整性和真實性。此外，還要對監(jiān)督監(jiān)管機制進(jìn)行完善，強化對事業(yè)單位檔案工作的監(jiān)督監(jiān)管，切實提高檔案管理的質(zhì)量。

（二）抓好保密管理工作。由于事業(yè)單位自身性質(zhì)的特殊，很多檔案是不能對外公開的，具有很強的保密性要求，因此，對于檔案保管人員就要定期進(jìn)行保密教育，對《保密法》進(jìn)行宣傳和學(xué)習(xí)，提高保密意識。在日常工作中做好事業(yè)單位檔案資料的解密劃控和保管期限的確定工作，不能私自隨意地抄錄和復(fù)制，而且在生活中也不能在公共場合提及保密內(nèi)容。檔案的保密程度并不相同，保密程度不同，它所針對的利用對象和利用范圍也就有很大差異，涉及到的保密性材料不能列入到編研范圍，對于需要銷毀的無價值檔案，也要經(jīng)過鑒定批準(zhǔn)之后，至少有兩人在場進(jìn)行銷毀，絕對不能隨意銷售到廢品回收站。

（三）管理人員自身素質(zhì)的完善。事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化，還需要從管理人員自身素質(zhì)入手，管理人員是檔案規(guī)范化管理的實施者和執(zhí)行者，它是檔案管理的主體。一旦管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)缺失，就會導(dǎo)致整個檔案管理工作質(zhì)量下降，工作中出現(xiàn)很多細(xì)節(jié)上的失誤，檔案的最終利用率下降，因此，對于事業(yè)單位來說，就需要將管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提升作為重點來抓，定期對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，強化責(zé)任意識，明確檔案管理的重要性，對自身的崗位工作有一個明確的定位，也可以鼓勵管理人員自主學(xué)習(xí)和完善自身素質(zhì)，多參加崗位知識和技能大賽，密切和其他工作人員之間的交流與聯(lián)系，取長補短，從而提高檔案管理水平。

三、結(jié)語

事業(yè)單位的檔案資料具有繁多性和保密性特點，對于它的檔案管理規(guī)范化和嚴(yán)謹(jǐn)化不僅僅是自身性質(zhì)的要求，更是自身長遠(yuǎn)發(fā)展的需要，對于事業(yè)單位來說，做好檔案管理的規(guī)范化工作，就需要在結(jié)合自身實際的基礎(chǔ)上，從各方面入手采取行之有效的措施，保證各個階段工作的有序開展，從而實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。

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