辦公室檔案管理存在的不足及完善策略

李洋

【摘要】辦公室檔案管理能保存單位的資料，以方便工作人員查閱不同時期的資料，提高工作效率，有效地完成各項工作。但是在現(xiàn)代檔案管理工作中，由于傳統(tǒng)的管理方法向信息化技術(shù)管理方法過渡中存在著很多的不足之處。本文針對這些情況提出措施，以促進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

【關(guān)鍵詞】辦公室；檔案管理；數(shù)字化

當(dāng)現(xiàn)代化信息技術(shù)以及數(shù)字技術(shù)廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)后，給辦公室檔案管理的工作也帶來了巨大的沖擊。辦公室檔案管理不能再沿用傳統(tǒng)的管理方法，必須和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)（外網(wǎng)和局域網(wǎng)）緊密結(jié)合起來，改進(jìn)辦公室檔案管理的功能，促進(jìn)其管理效率，實(shí)現(xiàn)不同部門的信息共享功能。

一、辦公室檔案管理的內(nèi)涵

辦公室檔案管理主要指以紙質(zhì)、圖像或其它載體形式來記錄本單位員工或本單位所發(fā)生的事件，并且把所收集的資料分門別類，做好編排之后，按照不同的編目有效地進(jìn)行保存。不同類型的文書檔案有著不同的書寫格式、保存格式以及時效性，所以辦公室檔案管理人員要定期對本單位的檔案進(jìn)行整理和清除工作，及時更新所要保存的文件檔案。

二、辦公室檔案管理工作中的不足之處

在任何一個單位，檔案管理工作是最基本的管理工作，但是受高技術(shù)的影響，傳統(tǒng)的管理模式向先進(jìn)的管理模式過渡時存在著以下不足的方面：

（一）辦公室檔案管理員的意識薄弱。有些部門的辦公室檔案管理員因?yàn)槟挲g、學(xué)歷、能力等方面的原因，在從事辦公室檔案管理工作時不愿與時俱進(jìn)，不愿學(xué)習(xí)新的管理技術(shù)和方法。由于缺乏專業(yè)和系統(tǒng)的檔案知識培訓(xùn)，所以意識陳舊，對文件等檔案進(jìn)行收集、分類、整理和歸檔時會產(chǎn)生很多的缺陷。在具體的管理過程中，管理人員的職業(yè)道德以及責(zé)任感無法得以提升，甚至?xí)尸F(xiàn)出衰退的局面。

（二）辦公室檔案管理的方法陳舊。當(dāng)社會分工越來越細(xì)化時，檔案管理的工作量越來越大，其管理方法、管理形式以及內(nèi)容越來越多樣化。社會發(fā)展的需求對檔案管理工作提出了更多的要求。但是在有些部門中，檔案管理的方法無法跟上信息化時代發(fā)展的需要。在管理時無法利用計算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對所有的檔案文檔進(jìn)行分類、歸納管理，而只是采用純手工的管理方法，在具體的操作過程中不但效率較低、歸類不細(xì)化、檔案文件丟失，同時還出現(xiàn)一些不必要的錯誤，增加工作難度以及強(qiáng)度。

（三）檔案管理設(shè)施構(gòu)成落后。檔案管理工作中，因其文件的時效性較強(qiáng)，所以對檔案管理的物質(zhì)基礎(chǔ)等硬件要求較高，例如對計算機(jī)硬件的要求、管理軟件的要求以及維護(hù)經(jīng)費(fèi)的要求等都提出了很高的要求?？墒窃诰唧w的管理過程中，單位能劃撥給檔案工作的經(jīng)費(fèi)非常有限。在硬件的配置上，有些單位或部門沒有配備計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，以致無紙檔案管理的工作無法繼續(xù)下去，只是給辦公室配備幾個木柜子存放文件，沒有固定的檔案管理庫房，當(dāng)柜子被裝滿之后，只能清退一些文件，就會出現(xiàn)檔案丟失、損壞等現(xiàn)象。所以當(dāng)檔案管理的設(shè)施跟不上形勢的發(fā)展之后，如果想實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化只能是“紙上談兵”。

三、辦公室檔案管理工作不足之處的完善策略

因?yàn)榇嬖谥鲜龅牟蛔阒?，現(xiàn)代化檔案管理工作如果要想擺脫傳統(tǒng)的管理模式，有效地利用數(shù)字化的管理模式，實(shí)現(xiàn)各個部門對檔案信息的共享，則必須對其不足之處加以完善。

（一）增強(qiáng)辦公室檔案管理意識，完善其管理制度。在很多單位或部門中，不管是檔案管理工作人員還是領(lǐng)導(dǎo)，普遍存在著忽視管理工作的現(xiàn)象。所以在任何一個單位或部門中，從領(lǐng)導(dǎo)至檔案管理人員必須提高檔案管理工作的認(rèn)識，盡可能改進(jìn)自己的管理方法，增強(qiáng)自身的管理能力，以先進(jìn)的管理理念結(jié)合具體的管理工作，完善檔案管理制度，從而增強(qiáng)檔案管理的效率，提高檔案管理的質(zhì)量。例如，在日常管理工作中，檔案管理工作人員要明確檔案管理工作的流程，規(guī)范檔案管理工作操作程序，運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)對所要管理的檔案分門別類，貼上標(biāo)簽，做好管理工作。對于級別較高的文件，要做好加密工作，在計算機(jī)系統(tǒng)中設(shè)置好管理和使用權(quán)限。

（二）以數(shù)字化的管理技術(shù)改進(jìn)檔案管理的方法。因?yàn)闄n案管理的工作越來越細(xì)化，為了減少檔案管理工作中所出現(xiàn)的紕漏，所以必須加強(qiáng)辦公室數(shù)字化管理的建設(shè)，以計算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為依托，建立不同的管理體系，以適應(yīng)不同類別的檔案文件的管理。在數(shù)字化管理體系的構(gòu)建過程中，把傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔納入數(shù)字化管理進(jìn)程中來，以圖形文件、文本文件或圖像文體等形式加強(qiáng)對以往紙質(zhì)文件的管理。使單位中的各個部門能夠利用外網(wǎng)或局域網(wǎng)共享這些檔案信息，一體化管理或使用計算機(jī)系統(tǒng)儲存的電子檔案信息，以提高檔案管理工作的實(shí)用性。

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