基于體育院校檔案管理現(xiàn)代化分析

蘆靜

摘要：伴隨信息以及通信技術(shù)近幾年的高速發(fā)展，我國的檔案管理工作也不再是傳統(tǒng)的模式。近些年，各式各樣的新技術(shù)以及新設(shè)備不斷的應(yīng)用進(jìn)檔案管理及其相關(guān)工作，使其更加的現(xiàn)代化。讓體育院校的檔案管理產(chǎn)生了翻天覆地的變化。為了更好地應(yīng)用新技術(shù)，在本文中，我們將從幾個(gè)主要的角度對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化作出分析。

關(guān)鍵詞：體育院校；檔案管理；現(xiàn)代化

現(xiàn)如今的社會(huì)是一個(gè)信息化的社會(huì)，并且已經(jīng)成為這個(gè)時(shí)代最主要的特征。近幾年來，我國的體育院校的檔案管理工作已經(jīng)不同于以往，在管理方面越來越現(xiàn)代化，不過在某方面發(fā)展并不平衡。所以，體育院校應(yīng)該做到全面適應(yīng)新時(shí)代的要求，并主要從四個(gè)方面進(jìn)行改革，即檔案管理思想、檔案管理方法和手段、檔案管理隊(duì)伍以及檔案管理機(jī)構(gòu)。

1.更新思想，培養(yǎng)檔案管理人員現(xiàn)代管理的觀念

伴隨著音頻設(shè)備和傳真設(shè)備的普及以及辦公自動(dòng)化的時(shí)代，一些非紙質(zhì)的檔案越來越多，例如光盤、錄音以及錄像等，致使原來的方案管理的知識(shí)、手段以及經(jīng)驗(yàn)已經(jīng)與現(xiàn)代化的檔案管理無法相互適應(yīng)。所以，我們從事方案管理的人員應(yīng)該積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的檔案管理手段以及現(xiàn)代化的信息管理的技術(shù)。在檔案的數(shù)量大量增加的今天，我們要是按照原來的手段尋找一份檔案無異于是水中撈月海底撈針，不僅耗費(fèi)時(shí)間更是耗費(fèi)人力，但是如果采用信息化的現(xiàn)代手段，即通過計(jì)算機(jī)的檢索功能查找文件就顯得輕而易舉。然后，現(xiàn)代化的檔案管理就一定要使用較為先進(jìn)的設(shè)備，才能真正的提升檔案管理的效率，例如在體育院校中一些重要的體育科研項(xiàng)目的材料，像數(shù)據(jù)、磁帶或者光盤等。對(duì)于這些檔案只有用現(xiàn)代化的設(shè)備才能使用。最后，因?yàn)槌瑫r(shí)空檔案資料的取用是我們現(xiàn)代化檔案管理的特點(diǎn)之一，而這又必須通過網(wǎng)絡(luò)或者其他現(xiàn)代化的先進(jìn)設(shè)備才能實(shí)現(xiàn)。所以，在現(xiàn)代體育院校的檔案管理工作中要及時(shí)跟上時(shí)代的發(fā)展，更新檔案管理者的觀念，與市場及社會(huì)接軌，加快檔案管理思想的現(xiàn)代化進(jìn)程。

2.充分利用多媒體工具到檔案的管理工作

多媒體工具是人類智慧的結(jié)晶，它將計(jì)算機(jī)與圖片、聲音以及視頻相結(jié)合。早在上個(gè)世紀(jì)的八十年代人類初次運(yùn)用多媒體技術(shù)到如今，已經(jīng)過去三十余年，多媒體工具已經(jīng)在人類社會(huì)中普及開來幾乎在每個(gè)領(lǐng)域都能看見其身影，檔案管理行業(yè)也是如此。

2.1存儲(chǔ)檔案的格式越來越豐富

通過使用多媒體技術(shù)，能夠?qū)Ⅲw育院校中不同格式的檔案進(jìn)行儲(chǔ)存，不僅如此，對(duì)那些類別不同但是文字極多的檔案能夠做到全文進(jìn)行儲(chǔ)存。例如行政類、財(cái)務(wù)類以及教學(xué)類等等。使檔案庫的容量得到極大的提升，可以真正的稱之為多媒體檔案庫，多媒體檔案庫的建立有助于多媒體信息網(wǎng)的建立，為將來的信息資源開發(fā)奠定了基礎(chǔ)。

2.2采用多媒體手段來制作檔案

這部分總結(jié)起來大致可分為三個(gè)部分。首先是體育院校的檔案室基本情況。利用相關(guān)的軟件以圖文并茂的形式作出詳細(xì)的說明，包括檔案室的主要組成機(jī)構(gòu)、每個(gè)機(jī)構(gòu)的主要負(fù)責(zé)人員以及在職和兼職人員，當(dāng)然，還要有網(wǎng)絡(luò)檔案室的基本情況。其次是強(qiáng)化自身的編研能力。把檔案以及信息做初步的采集再進(jìn)行總結(jié)。例如，體育院校的校史、歷屆的領(lǐng)導(dǎo)人員名錄以及運(yùn)動(dòng)員的信息、教練員的簡歷匯總，還有校慶的視頻資料等，這樣能更方便管理。最后是將一些時(shí)間較長、價(jià)值較高的紙質(zhì)檔案原件和其內(nèi)容制作成多媒體的形式，能在最大程度上避免紙文件損壞為體育院校造成損失，還能方便人們的日常查閱。

3.建設(shè)檔案管理網(wǎng)，做到檔案管理現(xiàn)代化

網(wǎng)絡(luò)的作用是為了提高人類的工作效率，為檔案的采集、整理、保存等過程提供方便，為體育院校工作的開展提供便利，更能為我國社會(huì)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展而服務(wù)。

3.1就目前的情況而言，體育院校應(yīng)當(dāng)看清楚自身的優(yōu)勢所在，建設(shè)網(wǎng)絡(luò)檔案管理中心，其中需要校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各個(gè)系領(lǐng)導(dǎo)以及每班的班級(jí)干部共同管理。這個(gè)網(wǎng)絡(luò)中心是雙向的，在網(wǎng)絡(luò)管理中心，所有的在校人員都能查閱和交流，既能夠取又實(shí)現(xiàn)了予，真正的實(shí)現(xiàn)資源共享，也是體育院校檔案管理現(xiàn)代化中所需的。

3.2完善數(shù)據(jù)庫，一個(gè)完善的數(shù)據(jù)庫是檔案管理工作和資源開發(fā)的基本要求，網(wǎng)絡(luò)又能夠使檔案查詢變得快捷，并且，當(dāng)檔案庫內(nèi)容越來越多的時(shí)候網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢會(huì)更加明顯。

3.3資源好的院校應(yīng)該加緊與國際網(wǎng)絡(luò)接軌，國際互聯(lián)網(wǎng)是世界性質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)，開放性高、綜合性強(qiáng)，集多種資源于一身。加入國際互聯(lián)網(wǎng)是宣傳體育院校檔案的一個(gè)良好的契機(jī)。

4.強(qiáng)化工作人員素質(zhì)，建設(shè)一支現(xiàn)代化的員工隊(duì)伍

4.1定期組織培訓(xùn)班

在體育院校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)中，工作人員的組織是關(guān)鍵，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)直接影響著信息的開發(fā)以及其現(xiàn)代化的進(jìn)程。因此，體育院校應(yīng)當(dāng)重視工作人員的培訓(xùn)，每年分批進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，每人每年至少接受兩次培訓(xùn)。

4.2了解現(xiàn)代化管理方法與手段

體育院校中檔案的格式多種多樣，其中包括文字、圖片、視頻以及音頻等，而多媒體設(shè)備主要有計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)以及投影儀等，這些設(shè)備的廣泛利用為檔案的管理工作提供了方便。同時(shí)也就要求檔案人員應(yīng)當(dāng)具備過硬的素質(zhì)，也關(guān)系到體育院校的檔案管理質(zhì)量。若檔案人員的素質(zhì)不過關(guān)、工作能力不強(qiáng)，不能很好地掌控現(xiàn)代化的檔案管理的手段，就會(huì)在一定程度上限制檔案管理工作的進(jìn)行。為此就要求檔案管理人員不斷提升自己的能力和專業(yè)素質(zhì)，不斷學(xué)習(xí)新的技術(shù)，提高自己的整體水平。

4.3強(qiáng)化人員結(jié)構(gòu)

強(qiáng)化人員結(jié)構(gòu)的目的是要求工作人員不僅能夠掌握檔案管理的專業(yè)知識(shí)又具備檔案管理的能力。在工作中對(duì)每個(gè)人的能力進(jìn)行考察，對(duì)德才兼?zhèn)涞木⑻岚蔚筋I(lǐng)導(dǎo)層面，關(guān)心檔案管理人員的日常生活，在有條件的情況下優(yōu)先解決他們的困難，安定人心。并且，體育高校應(yīng)當(dāng)找出并加以利用自身的長處，全面的提升檔案管理的效率，能夠更好的服務(wù)于學(xué)校，實(shí)現(xiàn)體育院校檔案管理的現(xiàn)代化。

5.結(jié)束語

體育院校的檔案管理工作在一定程度上影響著體育院校的工作能否順利展開。我們要推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，加大軟件和硬件的開發(fā)力度。同時(shí)也要重視人員對(duì)隊(duì)伍的建設(shè)和年輕人才的引進(jìn)與培養(yǎng)。爭取早日實(shí)現(xiàn)體育院校檔案管理全面現(xiàn)代化。

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