學院制下學院辦公室工作機制初探

學院辦公室作為學院內(nèi)設(shè)的綜合管理機構(gòu)，其地位和作用不言而喻。其管理能力與管理水平及工作效率將直接影響著學院工作的高效運轉(zhuǎn)。為此，思考學院制下學院辦公室的工作機制與模式，具有非常重要的意義。

一、學院制下學院辦公室工作機制運行現(xiàn)狀與特點

目前，學院制下的學院辦公室尚沒有統(tǒng)一的工作運行機制和管理模式，有的運行“多線制”工作模式，有的運行“單線制”工作模式。張伏力認為，學院辦公室的工作模式不能整齊劃一，應當根據(jù)學院領(lǐng)導對學院辦公室的重視程度和對學院辦公室的認識與理解而定。

所謂“多線制”工作模式，指的是學院辦公室是一個“不管部”，工作涉及學院的各個方面，上對校級有關(guān)職能部門，學院領(lǐng)導，下對學院內(nèi)的各個群體，學院辦公室是學院的真正綜合管理部門、中心樞紐，學院所有的工作均從學院辦公室這個出口下去，如學院的教科研、學科專業(yè)建設(shè)、師資隊伍建設(shè)、黨群工作、人事后勤、學生等各方面工作，呈現(xiàn)出“多線制”工作特性。所謂“單線制”工作模式，指的是學院辦公室名義上是學院的綜合管理部門，實質(zhì)上只是一個行政辦事機構(gòu)，只負責學院內(nèi)的日常事務管理等工作。關(guān)于教學、科研、黨務、學生等工作，學院又設(shè)立了相應的管理機構(gòu)，如教務辦公室、黨務辦公室等，分別對應聯(lián)系上級有關(guān)職能部門，分別負責學院內(nèi)部的各項條塊工作，分別由相應的院領(lǐng)導分管負責，一般行政和師資辦公室由院長分管，黨務及學工辦公室和團總支由黨總支書記分管，教務辦公室由分管教學副院長分管，科研辦公室由分管科研副院長分管，呈“單線制”工作特性。

以上兩種工作模式，有著各自的特點與屬性?！岸嗑€制”學院辦公室的中心樞紐地位更加明顯，且在領(lǐng)導體制上呈現(xiàn)“多線性”，由學院領(lǐng)導“共管”，工作內(nèi)容上呈“多樣性”，涉及學院的各個方面；“單線制”工作模式的工作內(nèi)容相對具體，主要負責學院的日常事務性管理、協(xié)調(diào)與組織等，領(lǐng)導體制單一，一般都由院長“直管”，其實也會受其他領(lǐng)導“間管”，但由于學院內(nèi)部分工的進一步精細，其中心樞紐地位已不再那么顯現(xiàn)?！皢尉€制”的學院辦公室工作模式有時候很容易被狹義理解為院長辦公室模式。但不管學院辦公室采用的是什么樣的工作機制與模式，其辦公室職能均不變，即參謀、服務、協(xié)調(diào)、管理等。

二、學院制下學院辦公室工作運行機理分析

（一）領(lǐng)導機理。所謂領(lǐng)導機理，指的是為了實現(xiàn)學院辦公室在服務人才培養(yǎng)、教學與科學研究及社會服務等方面的作用，而采取的領(lǐng)導運行規(guī)則。到底采用“多線制”工作領(lǐng)導模式，還是“單線制”工作領(lǐng)導模式，應該由學院領(lǐng)導通過調(diào)查研究學院辦公室工作人員的知識機構(gòu)、能力素質(zhì)結(jié)構(gòu)等，并結(jié)合學院院情決定?！岸嗑€制”工作模式的領(lǐng)導機理是“共管”，沒有明確由哪一位具體的領(lǐng)導分管，此時辦公室面對的是一個領(lǐng)導群體。如何在這個群體領(lǐng)導下做好辦公室工作，是一件非常不容易的事情，領(lǐng)導之間的不同意見乃至矛盾都會一定程度上增加辦公室的工作難度，必須要有一個好的領(lǐng)導運行規(guī)則，不然就會很容易產(chǎn)生內(nèi)耗，從而降低辦公室的工作效率。我個人認為，做好“共管”模式下的辦公室工作有兩個方面的影響因素，一是領(lǐng)導群體層面，領(lǐng)導群體必須和諧，不能內(nèi)耗。二是辦公室自身層面，辦公室要積極地做好領(lǐng)導間的協(xié)調(diào)工作，當好“粘合劑”。堅持四個原則：一是實事求是原則；二是政策法規(guī)原則；三是靈活機動原則；四是程序與方法原則。“單線制”工作模式的領(lǐng)導機理是主管領(lǐng)導“直管”與其他領(lǐng)導“間管”。主管明確，任務精細，此時辦公室工作的重點任務就是做好定位與工作到位，不越位、不錯位。堅持分內(nèi)事務主動干，政策清楚，領(lǐng)導明示大膽干。

（二）制度機理。制度機理，指的是保障學院辦公室高效運行的制度規(guī)則。“實踐證明，任何高水平的管理，都必須有科學的制度先導，辦公室工作涉及面廣、頭緒多，若沒有一套健全完善、切實可行的規(guī)章制度和嚴格的辦事程序，就容易造成管理上的無序和混亂，出現(xiàn)工作失誤”。首先是制度設(shè)計。必須加強制度建設(shè)，要制訂符合學院實際，能夠保障學院辦公室高效運行的辦公室管理制度，依據(jù)學院管理實際，以滿足辦公室管理工作現(xiàn)實要求，滿足學院教職員工發(fā)展需求為出發(fā)點，系統(tǒng)性地制訂各項規(guī)章制度，如議事制度，學習與進修培訓制度，崗位責任制等。這些制度必須隨著形勢與任務的不斷變化，及時進行完善與修訂。其次是制度執(zhí)行。再好的制度，如果不能夠有效地執(zhí)行，也是沒有用的。制度執(zhí)行不能因人而異，領(lǐng)導更應模范遵守，這樣才能確保辦公室工作的高效。切忌以“人”為中心去制訂與落實有關(guān)制度，要真正做到有章可循，有法可依，高效執(zhí)行。要嚴格防止制度執(zhí)行上的“破窗效應”，牢牢堅持“熱爐子法則”。所謂“破窗效應”，指的是制度一旦被破壞，且沒有得到及時制止時，就會縱容更多的人去破壞，不遵守、不執(zhí)行?！盁釥t子法則”指的是制度就像一個火爐，圍著可以取暖，碰到就會被燙傷。

（三）工作機理。工作機理，指的是學院辦公室的工作方式與方法。“多線制”的工作強調(diào)的是統(tǒng)一指揮、統(tǒng)一管理。學院各方面的工作都從辦公室這個出口下去，由辦公室進行統(tǒng)籌與督辦，工作環(huán)節(jié)上的手續(xù)較少，工作安排一般都較為順當；而“單線制”工作強調(diào)的是分工配合。由于條塊工作辦公室由不同的領(lǐng)導分管，有時候很容易出現(xiàn)這個工作不在我的工作范圍之內(nèi)，不應該由我做，我受這個領(lǐng)導領(lǐng)導，不受其他領(lǐng)導領(lǐng)導，通俗一點就是屬這個領(lǐng)導的人，不是其他領(lǐng)導的人，出現(xiàn)了“派別”。此時，協(xié)調(diào)，尤其是領(lǐng)導與領(lǐng)導之間的關(guān)系協(xié)調(diào)就顯得尤為重要，只有調(diào)節(jié)好領(lǐng)導與領(lǐng)導之間關(guān)系，條塊工作辦公室與辦公室之間的關(guān)系才能理順，才能夠達到分工合理、步調(diào)一致。但有時意見很難達成一致，且辦公室有好的意見和建議，領(lǐng)導又不能馬上接受和吸納，這都大大地增加了辦公室的工作難度，工作分工雖細，有時步調(diào)卻很難達到一致。這些問題都要求學院辦公室工作人員必須改進工作方式和方法。首先學院辦公室工作人員的思想觀念必須解放，思維與工作方式要隨著形勢與任務的不斷變化及時轉(zhuǎn)變，主動了解掌握全院的工作情況，并與其他辦公室及系、教研室建立良好的協(xié)調(diào)關(guān)系，變被動工作為主動工作，辦公室工作本來就存在一定的被動性，如何變被動為主動，是辦公室工作人員必須認真總結(jié)與探索的問題。其次是同事之間的共同工作要講究藝術(shù)，相互尊重、相互信任，積極地進行溝通與交流。第三是在“互聯(lián)網(wǎng)+”下，充分地發(fā)揮現(xiàn)代化辦公室設(shè)備的效用。

三、強化學院制下學院辦公室工作的幾點思考

（一）領(lǐng)導的重視程度決定著辦公室的作用發(fā)揮。王秀繁指出：“辦公室的作用發(fā)揮如何，領(lǐng)導的重視程度起著決定性的作用”。學院領(lǐng)導要加強對辦公室工作的指導與領(lǐng)導，及時掌握辦公室工作情況，從有利于學院事業(yè)發(fā)展的角度，對辦公室工作提出具體的工作要求，有效地指揮與督促學院辦公室工作。領(lǐng)導們不能僅僅停留在工作任務的布置上，更重要的是給出思路、方法與建議，學院領(lǐng)導的思路將是學院辦公室做好各項工作的出路，工作中領(lǐng)導還要敢于“放權(quán)”與“授權(quán)”。要給予辦公室工作原則與工作框架，支持他們按原則、框架處理事務。同時，學院領(lǐng)導要學會運用“皮格馬利翁效應”來激發(fā)辦公室工作人員的工作積極性。所謂皮格馬利翁效應，指的是“人們基于對某種情境的知覺而形成的期望或預言，會使該情境產(chǎn)生適應這一期望或預言的效應?！睂W院領(lǐng)導要對辦公室工作人員投入感情和希望，要及時關(guān)心和誘導辦公室工作人員，以緩解他們的工作壓力，充分地發(fā)揮他們自身的主動性、積極性和創(chuàng)造性。如果領(lǐng)導不重視辦公室工作，有事不與辦公室通氣，辦公室就不能及時了解領(lǐng)導意圖，就會失去工作基礎(chǔ)，辦公室必然陷入簡單的收收發(fā)發(fā)，接聽電話的行政事務圈子里，也就喪失了工作的積極性、主動性。如果領(lǐng)導重視辦公室工作，辦公室就能充分發(fā)揮其職能作用，為領(lǐng)導決策及時提供廣泛的、深層次的、準確的信息和建議，并根據(jù)領(lǐng)導意圖開展調(diào)研、起草文件、檢查決策執(zhí)行情況等工作，從而使學院領(lǐng)導從繁雜的日常行政事務中解脫出來，更多地考慮學院的建設(shè)與發(fā)展中的大事。

（二）規(guī)范與創(chuàng)新決定著辦公室的工作深廣度。建立一整套的辦公室工作流程，實現(xiàn)辦公室工作的科學化、程序化、規(guī)范化是學院辦公室做好各項工作的根本前提。學院領(lǐng)導要千方百計地為辦公室工作創(chuàng)造條件，營造環(huán)境，辦公室工作人員也要積極主動地去摸索經(jīng)驗，走規(guī)范化路徑。學院領(lǐng)導在使用辦公室工作人員的時候要做到既使用又關(guān)心，更要培養(yǎng)，創(chuàng)造必要的物質(zhì)條件，充分調(diào)動辦公室工作人員的工作積極性與工作熱情，最大限度地發(fā)揮辦公室的主觀能動性，使學院辦公室朝著健康、高效、規(guī)范、有序的方向上邁進。學院辦公室是最基本的辦事機構(gòu)，以貫徹執(zhí)行為主。其在處理繁雜的工作時，必須有著清晰的工作思路，這樣才能做到事半功倍。創(chuàng)新工作思路，是提高學院辦公室工作質(zhì)量和效率的重要手段。辦公室工作人員要善于總結(jié)新經(jīng)驗，摸索新規(guī)律，創(chuàng)新性地做好辦公室的各項工作，要探索出靈活多樣、行之有效的工作方法，變被動為主動，創(chuàng)造性地開展工作，提高前瞻性，依據(jù)總結(jié)出的經(jīng)驗與工作特點，做到未雨綢繆。規(guī)范與創(chuàng)新要求我們要重點做好以下4個方面工作：一是有計劃地做好分內(nèi)事務。二是大膽地執(zhí)行政策清楚、會議議定、領(lǐng)導批示事務。三是善于總結(jié)工作特點和規(guī)律，總結(jié)經(jīng)驗與教訓，超前做好固定范圍與程序的周期性工作。四是對突發(fā)性事務要有預見性，盡可能地做到事先有準備。

（三）銜接配合與補位決定著辦公室的結(jié)構(gòu)效率。所謂結(jié)構(gòu)效率，指的是學院辦公室工作中的各個單元由于工作銜接狀態(tài)不佳，銜接不到位，導致工作執(zhí)行不到位，效率低下，并呈現(xiàn)乘積關(guān)系放大的效應。辦公室的絕大多數(shù)工作是需要多個部門配合協(xié)作完成的，或辦公室內(nèi)工作人員的配合協(xié)作完成。從任務的下達，到辦公室的具體落實，人員分工協(xié)作，整體形成了一個工作鏈條。鏈條之間的鏈接配合，就是辦公室工作中的銜接與協(xié)同，銜接狀態(tài)佳，協(xié)同工作到位，其結(jié)構(gòu)性效率就高，反之則相反。辦公室如何做好工作上的銜接與配合，形成“一盤棋”，除了要有嚴格的管理，更重要的就是辦公室工作人員的自覺補位意識，尤其在辦公室人員少，任務重的情況下。實行這種補位方法的關(guān)鍵是領(lǐng)導，領(lǐng)導在平時就要灌輸辦公室工作人員這種補位意識，培養(yǎng)辦公室工作人員一專多能。其實，領(lǐng)導都希望辦公室人員能夠一專多能，有“兵來將擋水來土掩”的本事，但在現(xiàn)實工作中卻很難操作，辦公室工作人員的培訓進修機會少之又少，日常事務的“細、繁、雜”又占去其大量的工作時間，而學院制下的管理中心的下移，又對他們提出了更高的要求，在能力與技能等方面。筆者認為解決這個問題的最有效的途徑就是協(xié)作與實踐學習，形成團隊，在工作中學習，實踐中進步，培養(yǎng)各種技能，以便在需要時，能順利地補位。學院領(lǐng)導在這方面要能夠以身示范，為辦公室工作人員作出補位的榜樣。銜接配合到位，遠比個人工作到位重要得多，個人工作的偏差是有限的，而銜接造成的偏差卻是成倍增加的。所以高度重視辦公室工作上的銜接與配合，工作補位，直接決定著辦公室的結(jié)構(gòu)性效率。

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