提高高校公文處理質(zhì)量的有效策略運用

葛曉野++邊江

公文是各級各類機關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位和社會團體實施管理的基本工具和手段。在高校，公文是傳達貫徹黨和國家方針、政策，發(fā)布相關(guān)教育法規(guī)及規(guī)章，施行教學科研計劃，指導、布置和商洽工作，報告情況及交流工作經(jīng)驗的重要工具。公文處理是指公文的辦理、管理、整理、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。做好公文處理，有助于提高工作質(zhì)量和工作效率，學校各單位各部門應重視公文處理工作，加強對本部門公文處理工作的領(lǐng)導和檢查，逐步改善辦公手段，提高辦公室人員的職業(yè)素養(yǎng)，使高校公文處理質(zhì)量有效提高。

一、高校領(lǐng)導人提高認識，加強公文辦理工作領(lǐng)導

作為高校辦公室主要負責人，領(lǐng)導應重視公文處理工作，充分認識公文處理工作在高校管理的重要地位和作用，對公文處理工作的每一個環(huán)節(jié)都要加強管理，確保公文處理工作規(guī)范有序地進行。高校領(lǐng)導要把握重點，重視規(guī)范公文程序，以身作則，加強公文知識的認識，強化規(guī)范意識，自覺遵守公文處理規(guī)范，并層層把關(guān)，堅決制止不規(guī)范按程序要求處理公文的行為。負責人正確行使批辦公文職責，應細致審批，正確簽署意見，批示意見要寫清楚，表明擬辦意見，明確指出承辦方或承辦人，避免發(fā)生互相推脫和無人負責而造成公文被積壓或超遲辦理的狀況。

二、規(guī)范公文處理行為

公文的處理應嚴格按照規(guī)范的程序進行，才能減少處理時間的耗費，保證辦文的質(zhì)量。如：送批公文時，應先遞交學校辦公室，由收辦人員按類別、序號登記，貼公文處理單，注明緩急程度，送辦公室主任或副主任簽批擬辦意見后，再登記送主管領(lǐng)導批示。

起草公文要確保格式規(guī)范按照相應的文種格式要求寫，文字精煉、條理清晰、突出重點，使人一目了然，不可濫用文種。公文的收、發(fā)文辦理應嚴格按照收、發(fā)制度執(zhí)行，收、發(fā)文辦理不當?shù)奈母搴筒环瞎奶幚硪?guī)定的文稿，一律不予簽發(fā)。加強規(guī)范公文督辦環(huán)節(jié)，嚴格督促承辦部門及承辦人，檢查各項辦理程序是否規(guī)范合理，確保公文處理工作有效運行。根據(jù)督辦制度建立督辦建立系統(tǒng)，明確督辦部門和主要督辦人，按照實際情況規(guī)定辦理時間，對承辦部門提出效率辦理要求，要求督辦人提前上報在承辦過程中遇到的問題，不能按期完成的承辦單位，及時申請更改或延期，待上級批準方可執(zhí)行。

三、利用先進的辦公手段，規(guī)范辦文程序

為推進公文辦理自動化建設(shè)，提高公文處理工作質(zhì)量和效率，高校應加大投入改善辦公設(shè)備，適當引進先進的辦公設(shè)備，如計算機、傳真機、打印機、復印機、掃描儀、多功能電話機、攝影攝像機、自動裝訂機等。要充分利用這些先進的辦公設(shè)備，建立數(shù)字化校園網(wǎng)絡平臺，對文件進行電子存檔、分類及資源共享，以此實現(xiàn)無紙化辦公和辦公管理自動化，拓展辦文途徑，節(jié)省人力、物力，從而使公文處理程序更加規(guī)范，使公文處理工作更加合理有效進行和工作效率的有效提高。

四、提高辦公室人員業(yè)務素質(zhì)

高校規(guī)范公文處理程序，首先要提高辦公室工作人員的業(yè)務水平。定期對其進行業(yè)務知識培訓。加強學習中共中央辦公廳、省教育廳等上級部門頒布的政策法規(guī)，提高辦公人員的公文寫作能力，掌握公文處理的基本處理程序和方法，提高按程序制文、辦文的自覺性和增強有效制文、辦文的責任心，保證在處理公文質(zhì)量的前提下提高處理速度，定期整理公文處理中存在的問題，并組織討論，相互交流學習，為提高管理水平共同出謀劃策。同時，還要普及辦公室人員使用和操作辦公軟件的能力，要求辦公室人員熟練使用現(xiàn)代辦公設(shè)備，開辟更多公文處理的途徑，使公文處理更規(guī)范更科學和規(guī)范。

五、加強組織隊伍建設(shè)

因公文處理的工作量大，高校辦公室有必要加強組織隊伍建設(shè)。按照公文處理工作的性質(zhì)和需求，廣開進賢之路，不拘一格選拔人才，制定人才儲備計劃，避免因人才儲備不足而制約辦公室公文處理的進程和效率，超前培養(yǎng)，創(chuàng)立一支后備精英，增強辦公室人員之間的競爭力，避免因人才短缺而制約工作效率。具體方法：一是發(fā)掘內(nèi)部現(xiàn)有人員的潛力，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)和崗位，進行二次分配及加強培養(yǎng)；二是拓寬渠道，引進優(yōu)秀人才，放到適合的崗位進行鍛煉，形成后備人才庫，為充實公文處理隊伍打好基礎(chǔ)。

六、結(jié)語

高校公文處理是一項繁瑣又極其重要的工作，它的工作性質(zhì)是經(jīng)常性的且工作量大。在高校辦公室中公文處理作為最主要的工作內(nèi)容和辦公方式，它具有很強實效性的工作。因此，高校辦公室人員應樹立“行文少，辦文精”的觀念，提高公文質(zhì)量，掌握公文處理的規(guī)律，做好公文處理工作，提高公文處理水平，最終提高高校內(nèi)部管理水平，實現(xiàn)高校的科學發(fā)展。

【參考文獻】

[1]王靜.普通高等師范院校公文處理問題的思考[J].湖南科技學院學報，2015，36（09）：137.

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