某高校社團(tuán)事務(wù)管理信息系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì)

王二威，余文滔，江浚杰

（北京理工大學(xué) 珠海學(xué)院，廣東 珠海 519088）

某高校社團(tuán)事務(wù)管理信息系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì)

王二威，余文滔，江浚杰

（北京理工大學(xué) 珠海學(xué)院，廣東 珠海 519088）

針對(duì)A高校社團(tuán)事務(wù)管理工作效率的需求，從功能需求、性能需求、數(shù)據(jù)需求進(jìn)行分析，設(shè)計(jì)開發(fā)了社團(tuán)事務(wù)管理系統(tǒng)，包含人事管理、財(cái)務(wù)管理、行政管理、項(xiàng)目管理、消息管理等功能模塊，以B/S模式為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)了社團(tuán)事物管理信息化、科學(xué)化、制度化、動(dòng)態(tài)化，提高了社團(tuán)事物管理工作效率。

高校學(xué)生社團(tuán)；社團(tuán)事務(wù)管理；管理信息系統(tǒng)；B/S

近年來信息系統(tǒng)在學(xué)校教務(wù)、學(xué)工等方面工作的應(yīng)用越來越多，發(fā)揮了巨大的作用[1-4]，在學(xué)生自我管理方面也有較多涉及[5-6]。隨著各高校社團(tuán)活動(dòng)的不斷豐富，數(shù)量的不斷增加，學(xué)生社團(tuán)的內(nèi)部管理任務(wù)有了更高難度的挑戰(zhàn)[7-8]。社團(tuán)事務(wù)管理效率低，也對(duì)社團(tuán)發(fā)展造成了一定的困難。通過信息系統(tǒng)進(jìn)行管理無疑是最科學(xué)和最有效的方法，提高工作效率和工作質(zhì)量同時(shí)也大大地加強(qiáng)內(nèi)部信息交流的質(zhì)量[9]。作為高校學(xué)生工作的重要部分，社團(tuán)管理既重要而又容易被人所忽視，為了適應(yīng)越來越多元化的社團(tuán)事務(wù)，建設(shè)高效率的管理系統(tǒng)勢(shì)在必行。

1　系統(tǒng)目標(biāo)

通過對(duì)A高校社團(tuán)運(yùn)行管理的實(shí)地調(diào)研分析，結(jié)合信息系統(tǒng)開發(fā)的原則和方法，通過對(duì)該校學(xué)生社團(tuán)內(nèi)部管理及相關(guān)工作的調(diào)查，從社團(tuán)管理人員的各項(xiàng)管理需求入手，對(duì)該系統(tǒng)的總體邏輯結(jié)構(gòu)模型以及各功能子模塊的構(gòu)建進(jìn)行研究。

通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)：A高校的學(xué)生社團(tuán)管理工作主要是針對(duì)內(nèi)部的行政事務(wù)如人事、財(cái)務(wù)、政務(wù)等信息的處理，以及對(duì)項(xiàng)目任務(wù)的管理把控。目前A高校暫沒有社團(tuán)事務(wù)管理相關(guān)信息系統(tǒng)的支持，只有少數(shù)社團(tuán)擁有門戶網(wǎng)站，管理過程中的數(shù)據(jù)信息都由手工錄入電腦或紙質(zhì)單據(jù)存儲(chǔ)，統(tǒng)計(jì)信息都由人工運(yùn)用Office等軟件實(shí)現(xiàn)。這樣不僅工作效率不高，也可能導(dǎo)致管理的過程中出現(xiàn)疏漏和錯(cuò)誤。

本系統(tǒng)的主要目標(biāo)：設(shè)計(jì)開發(fā)圍繞社團(tuán)管理的行政事務(wù)管理、項(xiàng)目任務(wù)管理和信息交流的管理信息系統(tǒng)，其中行政事務(wù)管理包括人事管理、財(cái)務(wù)管理和政務(wù)管理。系統(tǒng)的功能體現(xiàn)在對(duì)上述管理的各個(gè)信息的錄入、查詢、分類、修改，同時(shí)系統(tǒng)對(duì)信息進(jìn)行加工整理，以滿足統(tǒng)計(jì)分析的需要。

2　系統(tǒng)需求

系統(tǒng)需求主要包括3個(gè)主要功能模塊：功能性需求，非功能性需求[10-11]。

2.1初始系統(tǒng)需求

用戶剛開始只是要求將日常的管理工作計(jì)算機(jī)化，重點(diǎn)解決行政事務(wù)的管理。系統(tǒng)的初始需求包括：人事管理，財(cái)務(wù)管理，行政管理，活動(dòng)項(xiàng)目的流程把控。

2.2系統(tǒng)需求優(yōu)化

隨著不斷深入的調(diào)研，用戶的需求得到充分挖掘，根據(jù)用戶和研發(fā)團(tuán)隊(duì)的交流和討論，系統(tǒng)功能性需求得到擴(kuò)展，非功能性需求得到體現(xiàn)。具體如下：

1）功能性需求

系統(tǒng)的功能性需求主要是可以滿足用戶業(yè)務(wù)需要的系統(tǒng)功能，這些功能是信息系統(tǒng)的核心。本系統(tǒng)功能性需求如下：

人事管理。包括：人員信息管理、人員考勤管理、空閑時(shí)間管理。人員信息管理主要是對(duì)社團(tuán)內(nèi)部人員信息的增刪改查；人員考勤管理主要是對(duì)社團(tuán)內(nèi)部人員的出勤情況進(jìn)行記錄，系統(tǒng)根據(jù)記錄進(jìn)行統(tǒng)計(jì)評(píng)分；空閑時(shí)間管理主要是對(duì)社團(tuán)在職人員的課余空閑時(shí)間信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總，可按部門或時(shí)間段來進(jìn)行空閑人員檢索，據(jù)此來進(jìn)行任務(wù)安排。

財(cái)務(wù)管理。包括：現(xiàn)金日記賬登記、經(jīng)費(fèi)預(yù)算和報(bào)銷、財(cái)務(wù)報(bào)表編制、物資管理?，F(xiàn)金日記賬登記主要是通過進(jìn)行單據(jù)信息的填寫，審核通過后系統(tǒng)自動(dòng)生成日記賬的信息；經(jīng)費(fèi)預(yù)算主要是由活動(dòng)項(xiàng)目的發(fā)起人進(jìn)行預(yù)算提交，審核通過后方可進(jìn)行經(jīng)費(fèi)支出，最后憑單據(jù)進(jìn)行報(bào)銷；財(cái)務(wù)報(bào)表編制主要是由財(cái)務(wù)管理人員按活動(dòng)或時(shí)間段進(jìn)行財(cái)務(wù)報(bào)表的編制，提交審核通過后可進(jìn)行內(nèi)部公示；物資管理主要是通過對(duì)社團(tuán)所擁有的物資信息進(jìn)行登記，并可進(jìn)行租借。

行政管理。包括：審批申請(qǐng)管理、會(huì)議記錄管理、檔案資料管理。其中審批申請(qǐng)進(jìn)一步細(xì)分為室內(nèi)場地申請(qǐng)、室外活動(dòng)申請(qǐng)、宣傳品申請(qǐng)和物品借用申請(qǐng)；會(huì)議記錄管理主要是對(duì)社團(tuán)及部門會(huì)議信息和內(nèi)容進(jìn)行記錄存檔，同時(shí)可將會(huì)議記錄進(jìn)行內(nèi)部公示，以便社團(tuán)內(nèi)部人員查閱；檔案資料管理主要是對(duì)社團(tuán)內(nèi)部各項(xiàng)文檔進(jìn)行歸類登記，便于進(jìn)行資料檢索。

項(xiàng)目管理。包括：項(xiàng)目信息管理、項(xiàng)目進(jìn)度管理、項(xiàng)目任務(wù)管理。項(xiàng)目信息管理主要是由項(xiàng)目的發(fā)起人進(jìn)行項(xiàng)目信息的填寫，審核通過后方可開始運(yùn)行項(xiàng)目，所有內(nèi)部人員均可進(jìn)行查閱；項(xiàng)目進(jìn)度管理主要是由項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人進(jìn)行項(xiàng)目進(jìn)度的實(shí)時(shí)更新，并以甘特圖的形式進(jìn)行顯示；項(xiàng)目任務(wù)管理主要是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)任務(wù)進(jìn)行人員分配，同時(shí)可進(jìn)行用戶當(dāng)前任務(wù)的查看。

其他功能需求。根據(jù)系統(tǒng)的功能劃分，除了上述的主要業(yè)務(wù)功能外，為了提高社團(tuán)事務(wù)管理的效率和效果，增強(qiáng)系統(tǒng)的可操作性和信息的可獲得性，本系統(tǒng)增加了消息管理和系統(tǒng)管理。消息管理主要是用于進(jìn)行內(nèi)部信息交流，可以進(jìn)行一對(duì)一或一對(duì)多的消息發(fā)送，可用于發(fā)送通知或內(nèi)部公示，收到的消息顯示于首頁。系統(tǒng)管理主要包括用戶管理、系統(tǒng)設(shè)置及用戶手冊(cè)，用于用戶權(quán)限及相關(guān)系統(tǒng)設(shè)置，提供系統(tǒng)說明及幫助。

2）非功能性需求

可用性：系統(tǒng)界面友好，符合社團(tuán)事務(wù)管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)要求，提供所需的信息。

可靠性：管理過程中需要進(jìn)行信息的錄入存儲(chǔ)，對(duì)系統(tǒng)的容量和性能有一定的要求。

兼容性：系統(tǒng)可以在不同的主流操作系統(tǒng)中運(yùn)行，進(jìn)行業(yè)務(wù)工作。

安全性：事務(wù)管理過程中的各項(xiàng)操作需要較高的安全性，保證數(shù)據(jù)信息不被丟失。

可擴(kuò)充性和可維護(hù)性：系統(tǒng)中對(duì)管理的事務(wù)類型需要有可擴(kuò)充性，對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息也要有實(shí)現(xiàn)增刪改的功能。

3　系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案

3.1系統(tǒng)總體布局與運(yùn)行平臺(tái)

系統(tǒng)采用B/S模式[12-13]。

Web應(yīng)用程序上，采用jQuery+JSP開發(fā)前端界面，成熟的jQuery組件技術(shù)可以加快開發(fā)進(jìn)度；采用servlet進(jìn)行后臺(tái)的交互以及信息的處理，集成AJAX技術(shù)實(shí)現(xiàn)異步刷新功能。

Web容器上，采用Tomcat 6.x，運(yùn)行時(shí)占用的系統(tǒng)資源小，性能可靠。

數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)上，采用MySQL，該系統(tǒng)為較成熟的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)[14-15]。

3.2系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

經(jīng)過需求優(yōu)化和系統(tǒng)功能整合，本系統(tǒng)由6個(gè)模塊組成：人事管理、財(cái)務(wù)管理、政務(wù)管理、項(xiàng)目管理、消息管理、系統(tǒng)管理。系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)如圖1所示。

圖1　系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)

3.3數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)

社團(tuán)事務(wù)管理過程中涉及數(shù)據(jù)范圍廣、種類多，數(shù)據(jù)的完備性非常重要。系統(tǒng)主要關(guān)系如表1所示，系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)如圖2所示。

3.4系統(tǒng)界面

遵循用戶需求原則、可讀性和可理解性原則、應(yīng)用性和統(tǒng)一性原則進(jìn)行系統(tǒng)界面設(shè)計(jì)，系統(tǒng)主界面如圖3所示。

表1　系統(tǒng)主要關(guān)系設(shè)計(jì)

圖2　系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)

圖3　系統(tǒng)界面

4　結(jié)　論

文中以A高校社團(tuán)事務(wù)管理工作現(xiàn)狀為實(shí)際基礎(chǔ)，通過多次深入調(diào)查研究和業(yè)務(wù)流程優(yōu)化，分析和設(shè)計(jì)了相應(yīng)的社團(tuán)事務(wù)管理信息系統(tǒng)。該系統(tǒng)采用B/S計(jì)算模式，數(shù)據(jù)易于保存，操作方便簡單，實(shí)現(xiàn)了高校社團(tuán)管理中的人事管理、財(cái)務(wù)管理、行政管理、項(xiàng)目管理四種主要業(yè)務(wù)，基本實(shí)現(xiàn)了社團(tuán)事務(wù)管理的電子化和信息化。該系統(tǒng)作為社團(tuán)事務(wù)管理的技術(shù)支持，在減輕管理人員的工作量的同時(shí)，也提高了社團(tuán)事務(wù)管理工作的效率和效果。

[1]朱金壇.高職學(xué)院學(xué)生宿舍管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].電子設(shè)計(jì)工程，2015，23（6）:64-66.

[2]楊衛(wèi)明，代琴.高等學(xué)校學(xué)生獎(jiǎng)學(xué)金管理系統(tǒng)的分析與設(shè)計(jì)[J].渝西學(xué)院學(xué)報(bào):自然科學(xué)版，2012（4）:23-25.

[3]張紅.基于校園網(wǎng)的教學(xué)管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)[J].湖南理工學(xué)院學(xué)報(bào):自然科學(xué)版，2011（3）:65-68.

[4]殷鋒社.個(gè)性化計(jì)算機(jī)輔助教學(xué)系統(tǒng)研究與實(shí)現(xiàn)[J].電子設(shè)計(jì)工程，2010，18（9）:30-32.

[5]張建平.基于Android校園即時(shí)信息系統(tǒng)研究[J].電子設(shè)計(jì)工程，2013，21（20）:117-120.

[6]劉婷.高校社團(tuán)管理與建設(shè)研究[D].西安：西北大學(xué)，2015.

[7]王佳寶.基于Java Web的學(xué)生社團(tuán)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].長春：吉林大學(xué)，2014.

[8]陳振起.某高校社團(tuán)管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].廈門:廈門大學(xué)，2014.

[9]朱一俐，黃振興，陸長河，等.面向SNS學(xué)生社團(tuán)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].電子技術(shù)與軟件工程，2015（9）:182-183.

[10]田艷.管理信息系統(tǒng)[M].2版.廣州:暨南大學(xué)出版社，2012.

[11]黃梯云，李一軍.管理信息系統(tǒng)導(dǎo)論[M].3版.北京:機(jī)械工業(yè)出版社，2015.

[12]鄒建國，馬丁，劉奇詳.基于B/S與C/S架構(gòu)的高校社團(tuán)管理系統(tǒng)[J].現(xiàn)代計(jì)算機(jī)，2013（7）:58-62.

[13]曾琳.大學(xué)生社團(tuán)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].廈門：廈門大學(xué)，2013.

[14]嚴(yán)冬梅.數(shù)據(jù)庫原理[M].北京：清華大學(xué)出版社，2011.

[15]苗雪蘭.數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)原理及應(yīng)用教程[M].北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2014.

Analysis and design of association transaction management information system in a certain university

WANG Er-wei，YU Wen-tao，JIANG Jun-jie
（Beijing Institute of Technology，Zhuhai 519088，China）

For the demands of transaction management in A university association，function requirement，performance requirement，data requirement were analyzed，association transaction management was designed，which contain personnel management，financial management，administrative management，project management，information management.Based on B/ S mode，the ATMS realizes the information，scientific，systematic and dynamic of the management of association transaction，and enhances the efficiency of association transaction management.

university student community；association transaction management；management information system；B/S

TN99

A

1674－6236（2016）21-0045-03

2015-11-18稿件編號(hào)：201511180

2014年度廣東省“信息管理與信息系統(tǒng)”專業(yè)綜合改革試點(diǎn)項(xiàng)目（2014zh02）；2013年度北京理工大學(xué)珠海學(xué)院學(xué)生科研基金項(xiàng)目（2013XS20）

王二威（1985—），男，河南長葛人，碩士研究生，講師。研究方向：信息管理與信息系統(tǒng)。