秘書有效時(shí)間管理策略

張東++余冬陽

秘書每天要面對大量瑣事，如果不進(jìn)行有效的時(shí)間管理就會(huì)陷入頭緒紛繁、處理無序的狀態(tài)。長此以往，不僅工作效率降低，秘書還要承受極大的心理壓力，所以秘書在工作中運(yùn)用時(shí)間管理理論和策略十分必要。

一、“二八”原則

19世紀(jì)末20世紀(jì)初，意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托提出了著名的“二八”原則，又稱2/8定律，即20%的目標(biāo)具有80%的價(jià)值，而剩余80%的目標(biāo)只有20%的價(jià)值。這一原則對于那些在工作中喜歡面面俱到、事必躬親的職業(yè)秘書具有重要的啟示意義。所以，秘書應(yīng)該根據(jù)每項(xiàng)工作的價(jià)值來投入時(shí)間，即應(yīng)該用80%的時(shí)間做能夠帶來最高回報(bào)、價(jià)值較高的事情，而用20%的時(shí)間來做其他價(jià)值一般的事情。這一原則的具體應(yīng)用方法是：首先對工作進(jìn)行梳理，將每天的工作分條列項(xiàng)列出；然后對工作分類，標(biāo)明哪些屬于價(jià)值80%的工作，哪些屬于價(jià)值20%的工作；最后對每項(xiàng)工作做時(shí)間和精力的分配。當(dāng)然，這是運(yùn)用這一原則最初時(shí)的狀況，當(dāng)這一原則運(yùn)用熟練以后，秘書應(yīng)該清楚地將日常事務(wù)性工作列為價(jià)值不高的工作，這些工作可以運(yùn)用閑時(shí)處理、批量處理或授權(quán)他人處理，而集中精力和時(shí)間處理那些根據(jù)工作經(jīng)驗(yàn)可以確定為價(jià)值高、高回報(bào)的事情。

二、ABCD法則

運(yùn)用ABCD工作法來確定工作的優(yōu)先順序，就是根據(jù)事情的重要性（縱坐標(biāo)）和緊急程度（橫坐標(biāo)）兩個(gè)維度，將事情劃分為ABCD四個(gè)類型：A類，屬于既緊急又重要的工作任務(wù)，如人事危機(jī)、客戶投訴、即將到期的任務(wù)、財(cái)務(wù)危機(jī)等；B類，屬于重要但不緊急的工作任務(wù)，如建立重要的人際關(guān)系、新的機(jī)會(huì)、人員培訓(xùn)、制定預(yù)防措施等；C類，屬于緊急但不重要的工作任務(wù)，如接聽電話、應(yīng)對不速之客、例行檢查、參加通報(bào)性會(huì)議等；D類，屬于既不緊急也不重要的工作任務(wù)，如陪客人聊天、瀏覽報(bào)紙、喝茶等。

分清類別之后，就要優(yōu)先處理A類工作，其次處理B類工作，再次處理C類工作，最后處理那些可做可不做的D類工作。這樣就可以最有效地利用時(shí)間，收到事半功倍的效果。這四類事情的具體處理策略是：對于A類事情應(yīng)該在第一時(shí)間去做，要舍得為它花費(fèi)大量的時(shí)間；對于B類事情，應(yīng)計(jì)劃好什么時(shí)候開始做，要花費(fèi)大量時(shí)間并付諸持續(xù)努力；對于C類事情可以采取馬上就做或授權(quán)他人處理的方式，但應(yīng)在盡可能短的時(shí)間內(nèi)完成；對于D類事情，應(yīng)盡量控制做這類工作的時(shí)間，可以在完成了所有重要的、緊急的工作之后，花一點(diǎn)時(shí)間去做，甚至根本不去做。要特別重視處理B類工作，因?yàn)檫@類工作重要但不緊急，如果不做的話，會(huì)隨著時(shí)間的推移越來越緊急，直到突破一定的極限變成A類工作，如果B類工作被忽略而一直拖延下去，就會(huì)變成突發(fā)事件。所以，秘書要加強(qiáng)對這類工作的計(jì)劃管理。C類工作如果不斷地被拖延，隨著時(shí)間的推移，它也會(huì)變得越來越緊急，當(dāng)越過一定極限以后，C類工作就可能因?yàn)槭r(shí)機(jī)而消失，由此就會(huì)遭受一定的損失。

三、計(jì)劃統(tǒng)籌

“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。”科學(xué)地做好計(jì)劃是時(shí)間管理的重要方法。對時(shí)間進(jìn)行計(jì)劃管理的關(guān)鍵有：一是系統(tǒng)統(tǒng)籌用時(shí)的思想，充分發(fā)揮時(shí)間效能，規(guī)劃不足和規(guī)劃過度都不利于時(shí)間管理。秘書一天的時(shí)間安排應(yīng)張弛有序，不要100%地計(jì)劃，一般情況下計(jì)劃中所有工作所需時(shí)間總計(jì)不應(yīng)超過75%，其余25%用于處理突發(fā)事件或做緊急工作的調(diào)劑。二是按計(jì)劃執(zhí)行，只有認(rèn)真執(zhí)行、靈活處理、隨時(shí)檢查、保持彈性才能真正起到計(jì)劃的作用。做計(jì)劃就要制作時(shí)間表，時(shí)間表主要包括年度時(shí)間表、每月時(shí)間安排表、一周工作計(jì)劃表和工作日志等。要對未來發(fā)生的事件進(jìn)行梳理并按照輕重緩急排序后填入時(shí)間表里，起到備忘、控制和提醒的作用。要記好每天的工作日志，記錄每件事情發(fā)生的經(jīng)過、處理中遇到的問題和困難、處理的方式、辦理的效果和反思總結(jié)，為以后處理同類事情提供寶貴經(jīng)驗(yàn)。在具體計(jì)劃安排時(shí)要注意三點(diǎn)：一是集中與分散相結(jié)合，要集中時(shí)間處理同類事務(wù)，比如每天排出固定時(shí)間集中批量處理電子郵件、信件和緊急程度不高的事情，對于分散的時(shí)間要根據(jù)逆勢操作和變閑為寶等策略合理利用；二是并行與串行相結(jié)合，并行即將性質(zhì)相同或相似的不同任務(wù)同步操作運(yùn)行，串行即嚴(yán)格按照工作程序和步驟安排操作，但應(yīng)注意任務(wù)的系統(tǒng)安排和優(yōu)化組合；三是例行與變例相兼顧，要妥善安排例行工作，將常態(tài)中的例行工作流程化，不斷摸索總結(jié)秘書工作規(guī)律，形成操作規(guī)范，減少完成中的不確定性，節(jié)約工作時(shí)間，對于變例和突發(fā)事件要提高反應(yīng)速度，靈活應(yīng)對，盡量將處理這類事情的時(shí)間縮到最短。

四、制度約束

秘書可以通過制定成文的或者不成文的制度來進(jìn)行時(shí)間管理，這其實(shí)是促使自己養(yǎng)成良好時(shí)間管理習(xí)慣的重要方法。歷史學(xué)家梅爾·克朗茲勃在辦公室里的每個(gè)早上都寫10封信；杰出的演說學(xué)家喬·查伯納教授要求手下的電話行銷人員每個(gè)星期一、二都要打13個(gè)電話，星期三、四則是12個(gè)，星期五則用來打電話給這個(gè)禮拜沒有聯(lián)絡(luò)上的人。很多作家固定在每天某個(gè)時(shí)段工作，而且在停筆前必須完成一定的字?jǐn)?shù)。這個(gè)方法很有效。假如你養(yǎng)成每天寫1000字的習(xí)慣，連續(xù)一個(gè)月后，寫1000字便易如反掌。接著你可以增加字?jǐn)?shù)到大概1200字，過十幾天后，或許可再增加幾百字。

在秘書工作中，制定制度來管理時(shí)間主要體現(xiàn)在以下方面：規(guī)定自己辦公桌上的物品放置有序，工具或資料分類放置，用完以后及時(shí)歸回原位；每次只處理一份文件，每份文件只處理一次；保證辦公桌上只有一份正在處理的文件，處理完畢的文件及時(shí)歸檔；根據(jù)自己的工作和精神狀態(tài)每天固定某個(gè)時(shí)段處理一些同類性質(zhì)的事件；規(guī)定工作的截止時(shí)間，甚至規(guī)定自己將工作截止時(shí)間提前；用制度來主動(dòng)減少打擾；形成定時(shí)匯報(bào) 和反饋制度；盡量采用打擾性不強(qiáng)的溝通方式（如便條、電子郵件）；對于常規(guī)事項(xiàng)制作簡明易懂的書面說明等。

五、日事日清

“日事日畢，日清日高”，這是海爾集團(tuán)提出的口號(hào)，也是重要的管理方法。這是一條可執(zhí)行的時(shí)間管理原則，包含兩層意思：一是當(dāng)天的工作當(dāng)天必須完成，工作都有截止日，不能無限期地拖延；二是提出了工作目標(biāo)，在工作質(zhì)量上每一天都有進(jìn)步，在工作要求上每一天都要進(jìn)步。這個(gè)方法能夠有效根除拖延癥，顯著提高工作效率。其實(shí)這是一種心態(tài)或境界。時(shí)間管理的方法告訴我們永遠(yuǎn)要往前看，要看到現(xiàn)在和未來，只考慮接下去怎么做。正如歌德所說：“把握住現(xiàn)在的瞬間，把你想要完成的事物或理想，從現(xiàn)在開始做起。只有勇敢的人身上才會(huì)賦有天才、能力和魅力。因此，只要做下去就好，在做的歷程當(dāng)中，你的心態(tài)就會(huì)越來越成熟。能夠有開始的話，那么，不久之后你的工作就可以順利完成了?！?/p>

六、逆勢操作

逆勢操作是一種重要的時(shí)間管理方法，是指在和大多數(shù)人不同的時(shí)間段里去從事相同的工作，反而能節(jié)約時(shí)間，提高工作效率。這意味著當(dāng)別人沒有做某件事的時(shí)候你就去做，這樣可以省下許多等待的時(shí)間。比如汽車快遞運(yùn)輸，往往利用夜間開展物流運(yùn)輸，因?yàn)檫@個(gè)時(shí)間段汽車流量較小，道路通暢，運(yùn)輸成本降低，運(yùn)輸效率提升；逆勢操作者會(huì)在沒有人排隊(duì)的時(shí)候去兌現(xiàn)支票、采購，所以他們不會(huì)在周五下午去兌現(xiàn)支票，也不會(huì)在周五晚上進(jìn)超市，而會(huì)選在晚上11點(diǎn)或早上六七點(diǎn)去逛24小時(shí)開放的超市。逆勢操作者退房的時(shí)間與其他人不同，他們會(huì)選擇旅館自動(dòng)退房的方式：如果你可以在人潮多起來之前退房，你就不應(yīng)該在早上9點(diǎn)、10點(diǎn)時(shí)去排長龍。在辦公室里，逆勢操作者會(huì)在中午大多數(shù)職員外出午餐時(shí)使用傳真或復(fù)印機(jī)。

七、變閑為寶

秘書要善于利用零星時(shí)間，比如通勤時(shí)間、旅途時(shí)間、等候時(shí)間，學(xué)習(xí)或處理瑣事，反思或規(guī)劃未來工作，做到湊零為整、變閑為寶。這是一種時(shí)間管理思想。要根據(jù)自己的身體和精神狀況在零散的時(shí)間里處理相應(yīng)的事務(wù)，但是不應(yīng)因此而增加精神和情緒壓力，把所有時(shí)間都利用起來工作和學(xué)習(xí)也不符合時(shí)間管理原則，所以在零散時(shí)間里放松和鍛煉身體也是一種時(shí)間管理的方式。

八、善用工具

注意將傳統(tǒng)工具與現(xiàn)代工具相結(jié)合，可以方便地隨時(shí)進(jìn)行時(shí)間管理?？梢噪S身帶一個(gè)記事本，列出待辦瑣事和物品清單，讓大腦騰出更多空間來容納更有意義和高創(chuàng)造性的事情；可以利用智能手機(jī)里豐富的時(shí)間管理應(yīng)用軟件來進(jìn)行智能管理和智能提醒；可以利用OA系統(tǒng)里的日程安排制作電子日程，并方便地隨時(shí)更新和管理；可以充分利用現(xiàn)代辦公軟件和辦公設(shè)備提高工作效率，使工作生活更加智能化。

（摘自《秘書之友》）