淺談秘書工作的時間管理藝術

文/安徽師范大學文學院 吳慧娟

淺談秘書工作的時間管理藝術

文/安徽師范大學文學院 吳慧娟

如何在有限的時間內創(chuàng)造出更大的效率跟效益，如何更好地把握時間，做好任務分配，是每一名從事秘書職業(yè)的人員所需要考慮的基本問題。本文試圖從時間管理藝術的角度出發(fā)，通過列舉幾種主流的時間管理方法，從中得出一定的規(guī)律。幫助秘書人員更好地分配與管理時間，并實現自身工作效率的最大化。

時間管理；秘書工作；秘書

秘書作為領導的參謀和助手，如何在有限的時間中發(fā)揮出高效率的功能，是每個秘書工作人員都應該努力思考的問題。筆者試圖從時間管理的角度來淺談秘書工作中時間管理的藝術。

一、何為時間管理

時間對于每個人來說都是尤為寶貴的財富，它對每個人都公平的，同時也是無情的。因此，如何在相同的時間下，能夠比別人創(chuàng)造出更高的效率，對于為領導工作的秘書人員來說顯得尤其重要。了解時間管理的概念，培養(yǎng)時間管理的意識，這樣有助于秘書在有限的工作時間內，提高自身的效率，更好地為領導、領導工作以及機關工作服務。那么，什么是時間管理呢？彭祥松先生在其著作《時間管理的訣竅——時間管理工程學》中提到：“時間管理就是指在同樣的時間消耗情況下，為提高時間的利用率和有效性而進行的一系列控制工作。是由于每個人在社會生產中所處的地位不同而賦予自己的一種內向管理素質”。從這個解釋中，我們可以得到這樣幾點信息，一是時間管理的目的是為了提高時間的利用率和有效性的，其次它是一種內向的管理素質。正確理解與把握時間管理的概念，有助于秘書人員正確的運用適合自身的時間管理方法，從而達到提高時間利用率和有效性，進而提高自身的工作效率。

二、時間管理的方法

秘書作為領導的參謀與助手，在領導工作的方方面面都能看見秘書輔助工作的身影，對于領導工作而言，如何在既定的時間中，更快更好更高效地完成工作，這不僅僅是需要領導來思考，更多的情況下，是需要秘書人員來專研與思考的。領導工作的內容龐雜且繁多，事必躬親顯得不大可能，更多的時候，是需要秘書來提供輔助工作的。那么掌握一種適合自身性格特征與職務特點的時間管理方法，對于秘書人員來說就顯得十分有意義。筆者將在本文中，介紹幾種常見的時間管理方法，秘書人員可根據自身的實際情況來進行選擇，結合自身工作的特點加以實施，從而到達預期的成效。

（一）阿爾卑斯山時間規(guī)劃法。阿爾卑斯山時間規(guī)劃法又叫“每日計劃表”，其重要的原則就是書面表達，將每日的計劃以書面的方式記錄下來，然后根據個人的主客觀因素，來規(guī)劃自己一天的工作，這樣的好處在于可以幫助秘書人員了解任務所需要的時間和干擾時間所消耗的時間，這樣可以預留一定的機動時間來處理臨時性工作，從而提高時間的利用效率。

（二）艾森豪威爾原理。這個原理又叫做“十字法則”或者是“四象限法則”，這個法則將工作分為五大類：A：必須做的事情；B：應該做的事情；C：量力而為的事情；D：可以委托別人去做的事情；E：應該刪除的工作。而每天，將要做的事情寫在紙上，按以上五類歸類：A：需要做；B：表示應該做；C：表示做了也不會錯；D：可以授權別人去做；E：可以省略不做的工作。根據這樣的工作分類，將自己每天的工作進行適當的分類，按照工作的重要程度來將一天的工作進行有效分類安排，從而達到提高工作效率的目的。

（三）NLP時間生命管理法。NLP思考邏輯模型由上而下分別是環(huán)境、行為、能力、信念和價值，這個模型能夠幫助秘書人員學會平衡各方面的事情，而NLP管理法不僅僅是教人學會如何平衡各方面的事物，它更重要的是教會人們學習關注重要的事，從而可以幫助人們判斷如何在眾多的事物中判斷出重要且緊要的事情、重要卻不緊要的事情等，由于二者的緊要程度不一樣，因此所需要花費的時間就會不同。學習與掌握NLP管理法，判斷每件待辦事務的重要程度，從而可以合理地判斷出完成時間，做好先后順序的合理安排，從而達到提高效率的目的。

（四）帕累托法則與ABC時間管理法。19世紀末20世紀初，意大利經濟學家帕累托偶然注意到19世紀因果人的財富和收益模式。在調查取樣中，他發(fā)現大部分的財富流入了少數人手中，同時，他還發(fā)現，一個族群占總人口數的百分比和他們所享有的總收入之間有著一種微妙的關系。在經過大量的研究之后，他指出，在任何特定的群體中，重要的因子通常只占少數，而不重要的因子則占多數，因此，只要能控制住具有重要性的少數因子既能控制全局。這就是迄今為管理學界所熟知的“二八法則”，同時也成為“帕累托法則”。這樣的一個理論，同時也使用在時間管理領域，而ABC時間管理法其基本原理就是根據“二八法則”將工作分為A、B、C三個不同的等級，其劃分依據是它們對達到職業(yè)目標和個人目標的重要程度，根據抓住工作的80%的價值，集中在工作的20%的組成部分這一基本原理，運用“關鍵的事情占少數，次要的事情占多數”這一規(guī)律，達到時間管理的目的。其具體模式是：

分類 特征 時間分配最重要、最迫切，具有本質上的重要性和時間上的迫切性占總工作的60%-80% A類B類C類重要，一般迫切40%-20% 0無關緊要，不迫切

根據上面的模式表格，秘書人員可根據自身的實際工作狀況來確定每種類型的工作內容，制定一張符合自身個人特點和工作實際的工作計劃安排表。

（五）三維綜合分類法。楊樹森先生在總結了其他幾種時間管理方法的基礎之上，提出了一種比較容易操作的時間安排，他將其稱之為“三維綜合分類法”，其引進了ABC分類法中的緊急程度、重要程度兩個標準，加上了我們認為十分重要的“所需時間”標準，于是可以得出A、B、C、D四個標準，得出如下表所示：

級別 緊急程度 重要程度 所需時間A 非常緊急 非常重要 很多時間B 比較緊急 比較重要 較多時間C 不太緊急 不很重要 較少時間D 時間無所謂 不重要 很少時間

然后根據每件事的緊急程度，重要程度和所需時間三個方面的特征，對所有的情況作出排列組合，然后確定優(yōu)先次序。

三、時間管理方法的運用

如何選擇一個合適的時間管理方法，對于為領導工作的秘書人員來說顯得十分重要，因為這關系到秘書如何在有限的時間內發(fā)揮出最大的效率，當然除去各種客觀因素，還有各種各樣的主觀因素。

當然，從上文所介紹的幾種方法中，不難看出他們之間是有相同因素的，比如都要求秘書人員能夠制定一張工作計劃表或是工作計劃安排，再比如說它們都要求秘書人員能夠從自己所做的工作中區(qū)分出工作的重要程度和緊急程度。這就要求秘書人員養(yǎng)成良好的工作習慣，使用各種記錄設備，記錄自己當天所需要完成的工作，當然，這些工作都應該在每天工作開始之前進行。如何更高效地運用有限的時間，秘書人員首先得從提高自身的時間觀念做起。每一個秘書人員，由于個性、性格等主觀因素，每個人完成工作的過程與表現都不一樣，但是最初也是最重要的出發(fā)點就是分清主次。

如何分清主次，如何處理臨時發(fā)生的事務，并不是都能在一張工作計劃表中能夠得到體現的，我們只能現將每天已經既定的事務先給它進行優(yōu)先劃分，列在一張工作計劃表上，在沒有臨時事務發(fā)生的時候，我們可以根據自己選擇的時間管理方法，將既定的待辦事務進行主次劃分，依次進行。當然，筆者認為，應該留下相應的機動時間，這樣可以用來處理臨時性事務。無論是哪一種時間管理方法，我認為都應該留下相應的機動時間，畢竟，在面對龐雜的辦公室事務的時候，不是所有的事情都是既定的。秘書人員可能會面臨突發(fā)的事情；可能會接待沒有提前告知來訪的訪客等等。當這些事務臨時發(fā)生了之后，秘書人員要如何來做到按照自己的已經制定的工作安排表來按部就班的進行。顯然，這是不成立的。那么，就應該在每項事務完成的基礎上，留下相應的機動時間來完成其他臨時事務。因此，就筆者個人而言，提倡將阿爾卑斯時間規(guī)劃法同三維綜合分類法兩者結合使用，對于提高時間利用率以及工作效率更有效果。

時間對于每個人都是公平的，也是無情的，身為領導參謀與助手的秘書人員更要認識到時間管理對于自身工作的意義，每一個秘書人都應該根據自身的實際情況以及工作狀況來選擇適合自己的時間管理方法，或一種、或幾種結合。無論是哪一種方式，都應該以提高工作效率為前提，以更好地實現“三服務”為最終目標。

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