電算化會計的內部控制制度

馬玉平

摘要:文章分析了電算化會計信息系統(tǒng)的迅速發(fā)展給會計工作帶來了全新的變革,強化和突出電算化環(huán)境下會計信息系統(tǒng)的內部控制制度建設,不斷探索適合電算化環(huán)境的內部控制措施應當是當前會計理論界和實務界面臨的首要問題。

關鍵詞:會計;管理;制度;電算化

內部控制制度作為企業(yè)受托者實現(xiàn)其經營管理目標,完成受托責任的一種手段,在企業(yè)內部管理監(jiān)控系統(tǒng)中起著舉足輕重的作用。建立和完善我國內部控制制度對提高企業(yè)管理水平、防止錯誤和舞弊、保護投資者的合法權益并保證資本市場有效運行具有重要的意義。

1 實行電算化內部控制的必要性

1.1 電算化環(huán)境下存在電腦操作無形化和存儲介質無紙化的缺陷

在手工會計信息系統(tǒng)中,會計人員之間的聯(lián)系是直接的,因而很自然地形成了相互制約、相互監(jiān)督的關系。同時會計數(shù)據用可見的文字、符號直接記錄在紙上,直觀性較強,不同的筆跡可作為控制的手段;而電算化信息系統(tǒng)中,這種人員之間的聯(lián)系部分地轉變?yōu)槿伺c計算機的聯(lián)系,操作員身份的識別及授權控制等都有別于手工會計信息系統(tǒng),手工會計信息系統(tǒng)中易于辨認的審計線索如筆跡、印章等在電算化環(huán)境下已無處可尋。

1.2 電算化環(huán)境下內部稽核機制削弱

手工會計信息系統(tǒng)中,每一筆經濟業(yè)務的處理都需要經過多重手續(xù),嚴格遵循有關的制約監(jiān)督機制進行操作,如業(yè)務經辦與授權批準、收付款項與會計記錄的分離等,必須經過嚴格的審核復查機制,形成嚴密的內部牽制制度,在相互牽制、相互核對、檢查監(jiān)督等重要措施的實施過程中,包含大量的信息提取、傳輸和校驗等工作?，F(xiàn)代企業(yè)的經營環(huán)境復雜、經營內容廣泛、地理分布廣闊、信息處理工作量大。如果采用傳統(tǒng)手段,不僅速度慢且花費大。實行電算化后,許多業(yè)務處理程序被大大簡化,大部分處理由計算機完成,一些內部牽制措施無法執(zhí)行,會計人員無法直接參與和控制,控制效率低,其審查、稽核機制被削弱。

1.3 電算化環(huán)境下會計工作質量有賴于計算機軟、硬件系統(tǒng)自身的可靠性及會計人員本身的操作水平

手工會計信息系統(tǒng)易于保持經濟業(yè)務的連續(xù)性,而在電算化會計信息系統(tǒng)中,一旦系統(tǒng)由于自身或操作員的失誤而崩潰,就可能使會計工作陷入癱瘓;手工會計信息系統(tǒng)下,會計核算的質量取決于會計人員的業(yè)務水平、職業(yè)道德及對會計有關法規(guī)的理解和執(zhí)行效果,傳統(tǒng)會計在大量實踐的基礎上,積累了豐富經驗并形成了一整套完整的管理制度,而電算化系統(tǒng)中,操作環(huán)境的改變使傳統(tǒng)的管理控制方式失去了發(fā)揮功能的土壤。為了減少誤操作,提高輸出會計信息質量,電算化會計信息系統(tǒng)必須具備嚴密的內部控制功能和手段。

1.4 管理型會計軟件的發(fā)展對內控制度提出了新的要求

管理體制和管理水平的逐漸完善對應用計算機處理會計數(shù)據提出了更高要求。單一的核算型會計軟件已遠遠不能滿足當前經濟發(fā)展的需要。管理型會計軟件的開發(fā)和應用是會計電算化發(fā)展的必經之路,其核心是實現(xiàn)管理會計電算化。管理型會計軟件較之傳統(tǒng)核算型會計軟件具有靈活性及自由度較大、個性突出的特點,而限于電算化及內部控制制度在我國的發(fā)展,在電算化內部控制制度的制定和管理上存在著許多真空地帶。隨著經營環(huán)境的復雜化和經濟業(yè)務的多樣化,企業(yè)在內部控制的考慮和制定上,總會存在沒有涉及的地方。這使得內部控制存在沒有觸及的真空,減弱了企業(yè)整體內部控制的效果。

2 電算化會計信息系統(tǒng)實施內部控制的方法與措施

2.1 嚴格的內控制度是會計電算化信息真實可靠的保證

無論手工會計信息系統(tǒng)還是電算化會計信息系統(tǒng),其內部控制的目標都是一致的,即健全機構、明確分工、落實責任、具有嚴格的操作規(guī)程,充分發(fā)揮內部控制的作用。只是在電算化環(huán)境下,控制的重點由傳統(tǒng)的財務部門轉移到電子數(shù)據處理部門,控制的要求更加嚴格,控制的內容更加廣泛。以下將從不同的角度認識電算化會計信息系統(tǒng)內部控制制度的內容。

從電算化會計信息系統(tǒng)內部控制制度的方式看,內控制度具體包括:組織控制,即在電算化會計系統(tǒng)中劃分不同的職能部門;授權控制,就是規(guī)定電算化會計系統(tǒng)有關人員業(yè)務處理的權限;職責分工控制,是規(guī)定同一人不能處理“職責不相容”的業(yè)務;業(yè)務處理標準化控制,就是規(guī)定有關業(yè)務處理標準化規(guī)程及制度;軟件的安全保密控制,就是規(guī)定軟件維護、保管、使用的規(guī)程及制度;數(shù)據文件的安全保密控制,即規(guī)定數(shù)據維護、保管、使用的規(guī)程及制度;運行控制,即應用控制,包括輸入、處理和輸出控制3個方面;會計檔案管理制度,主要是建立和執(zhí)行會計檔案立卷、歸檔、保管、調閱、銷毀等管理制度。

按電算化會計信息系統(tǒng)組成結構可以分為一般控制系統(tǒng)和應用控制系統(tǒng)兩個部分:(1)一般控制系統(tǒng)為應用程序的正常運行提供外圍保障,分為組織控制和系統(tǒng)開發(fā)控制兩部分,包括組織和操作控制、硬件和系統(tǒng)軟件控制、安全控制、系統(tǒng)開發(fā)和系統(tǒng)文書控制等內容;(2)應用控制系統(tǒng)是針對具體的應用系統(tǒng)的程序而設置的各種控制措施,包括輸入控制、處理控制和輸出控制3個方面。

2.2 電算化會計信息系統(tǒng)實施內部控制的方法與措施

以上是從控制方式和系統(tǒng)構成對電算化會計信息系統(tǒng)內部控制內容的認識,下面將從電算化會計信息系統(tǒng)的構成探討實施內部控制的方法與措施。

電算化會計信息系統(tǒng)的一般控制(普通控制)由于會計電算化知識與功能相對集中,必須制定相應的組織和管理制度,部門之間實施組織控制,部門內部實施崗位分工控制,明確部門內部各崗位相關人員的職責權限和維護人員的職權是不相容的,必須分工明確,不得兼任,同時,各崗位人員要保持相對穩(wěn)定。

專職系統(tǒng)操作員只能使用經編譯并加密的程序,不能再接觸系統(tǒng)設計文件、程序流程圖及源程序清單,不能兼任會計及審核工作;系統(tǒng)軟硬件維護人員不能擔任系統(tǒng)操作和會計工作,但可以兼任系統(tǒng)開發(fā)工作;會計軟件維護必須經過批準并在監(jiān)督下執(zhí)行。

電算化會計信息系統(tǒng)的運行控制是為了使電算化會計信息系統(tǒng)能適應會計處理的特殊要求而建立的各種能防止、檢測及更正錯誤和處置舞弊行為的控制制度和措施。運行控制不同于一般控制,它是為保證整個系統(tǒng)的安全、可靠地運行而建立的控制制度和措施;運行控制是針對某個具體應用子系統(tǒng)的控制,依子系統(tǒng)或應用項目和具體數(shù)據處理方式的不同而不同。在批量數(shù)據輸入時,其主要控制方法包括審核輸入前后的數(shù)據、編號順序檢驗、邏輯關系檢查、數(shù)據界限檢查、關鍵字核對以及錯誤更正等。

電算化會計信息系統(tǒng)的系統(tǒng)開發(fā)過程控制系統(tǒng)開發(fā)控制是為了防止系統(tǒng)在開發(fā)過程中可能出現(xiàn)錯誤和偏差以保證系統(tǒng)的內部控制和審查線索,使系統(tǒng)設計合理、正確。系統(tǒng)開發(fā)控制分為系統(tǒng)開發(fā)階段的控制和系統(tǒng)設計階段的控制。系統(tǒng)開發(fā)控制是針對進行會計軟件開發(fā)的單位實施的控制,在系統(tǒng)準備、分析、設計、實施以及系統(tǒng)正式投入運行后,對系統(tǒng)進行有效維護等所應制定的控制制度和措施。

系統(tǒng)的安全控制電算化會計信息系統(tǒng)的安全控制是指如何采取有力的控制制度和措施來保證系統(tǒng)安全、可靠地運行。系統(tǒng)的安全控制主要包括系統(tǒng)的接觸控制、后備控制和環(huán)境安全控制等內容。

綜上所述,會計電算化系統(tǒng)的產生和發(fā)展,極大地提高了會計的工作效率,但是任何計算機系統(tǒng)都不是無懈可擊的,制度也不可能天衣無縫,應順應會計電算化的發(fā)展潮流,建立和完善企業(yè)的內部控制制度,才能充分發(fā)揮會計電算化的高效性及準確性,確保企業(yè)財產的安全,為企業(yè)經營決策提供完整的信息,創(chuàng)造更高的效益。

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