房產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理的思考

葉佳

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的發(fā)展，現(xiàn)代化的管理手段以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為平臺(tái)，采用數(shù)字化的管理方式，使管理水平不斷提高。目前，在檔案管理中基本已實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化處理，將實(shí)物檔案通過掃描或照相技術(shù)轉(zhuǎn)換為電子檔案，電子檔案的形成提升了檔案利用的效率和途徑。房產(chǎn)檔案是專業(yè)性的部門檔案，較普通檔案有其特殊性。我們?cè)诠芾砉ぷ髦薪Y(jié)合其特點(diǎn)，進(jìn)一步利用數(shù)字化信息技術(shù)，使房產(chǎn)檔案的管理工作再上一個(gè)新臺(tái)階。

一、運(yùn)用地理信息系統(tǒng)（GIS）的設(shè)想

地理信息系統(tǒng) （Geographic Information System）

是由電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)所支撐的，對(duì)地理環(huán)境信息進(jìn)行采集、存儲(chǔ)、檢索、分析和顯示的綜合性技術(shù)系統(tǒng)。地理信息系統(tǒng)技術(shù)為房產(chǎn)檔案管理打開了一個(gè)嶄新的管理視角，它不是單純意義上計(jì)算機(jī)技術(shù)和測(cè)繪技術(shù)在房產(chǎn)管理中的運(yùn)用，而是以GIS技術(shù)為基礎(chǔ)構(gòu)建房產(chǎn)信息化管理，并在房產(chǎn)檔案的管理中加以靈活運(yùn)用。 建立“以圖查房，以圖管檔”的新型管理模式，將房屋測(cè)繪數(shù)據(jù)、樓盤信息與現(xiàn)有的房產(chǎn)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行一一對(duì)應(yīng)。實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、房屋檔案數(shù)據(jù)與房地產(chǎn)平面圖之間相互關(guān)聯(lián)的“圖檔一體化”管理，使房產(chǎn)登記管理及房產(chǎn)檔案管理轉(zhuǎn)為以圖形管理為核心的模式。房產(chǎn)檔案管理由原來的單一管理模式，轉(zhuǎn)化為三維一體的綜合管理方式，為不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記提供了新的思路。

實(shí)際工作中，房屋的交易與變更比較頻繁，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)系統(tǒng)和檔案信息系統(tǒng)要保證及時(shí)、同步的更新。如果相關(guān)的房屋信息沒有及時(shí)更新，造成房屋基本信息不準(zhǔn)確，會(huì)影響房屋的下一次交易。特別是拆除的房屋，如果信息與檔案的脫節(jié)，導(dǎo)致審核人員無法確定該房屋的真實(shí)狀態(tài)，就要進(jìn)行實(shí)地查看，不僅給工作帶來不必要的麻煩，還會(huì)降低案卷查全率。應(yīng)用房產(chǎn)GIS數(shù)據(jù)整合，通過對(duì)房屋定位、樓盤表關(guān)聯(lián)查詢，可以很快地調(diào)出房屋的權(quán)屬信息和自然狀況，把每個(gè)房屋的坐標(biāo)、權(quán)利屬性、自然屬性關(guān)聯(lián)在一起，形成完整、準(zhǔn)確、全面的房屋基本信息。

由于房產(chǎn)GIS技術(shù)將房屋圖形系統(tǒng)、樓盤表數(shù)據(jù)與檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，只要房屋發(fā)生變更，系統(tǒng)就會(huì)將這三塊數(shù)據(jù)同時(shí)更新，實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)模塊信息數(shù)據(jù)的無縫對(duì)接，形成統(tǒng)一的信息管理模式，實(shí)物檔案也能及時(shí)修改。就操作上看，在一個(gè)系統(tǒng)中可查詢房屋的備案、登記、抵押、查封等各類信息和房屋交易狀態(tài)，減少工作環(huán)節(jié)，提高效率，更有利于疑難問題的解決。引入GIS技術(shù)，還有利于各種檔案信息的統(tǒng)計(jì)查詢，為拆遷、住房保障等工作提供強(qiáng)大的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

二、建立三維虛擬檔案庫(kù)房管理系統(tǒng)設(shè)想

利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立三維虛擬檔案庫(kù)房管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案和實(shí)物檔案的一一對(duì)應(yīng)管理，發(fā)揮數(shù)字檔案與檔案原件相互補(bǔ)充、有效管理的優(yōu)勢(shì)。南京市房產(chǎn)檔案館已存有房產(chǎn)檔案超百萬卷，有兩個(gè)庫(kù)房且不在同一個(gè)地方，近幾年隨著房地產(chǎn)市場(chǎng)的發(fā)展，房產(chǎn)檔案的利用率不斷增加，如何提高檔案調(diào)閱的效率、更高效更便捷的找到檔案是目前工作的一個(gè)重點(diǎn)。

南京市房產(chǎn)檔案館現(xiàn)有中央門和華僑路兩個(gè)庫(kù)房，中央門庫(kù)房主要存放2004年以后分戶立卷的檔案，有100多萬卷，華僑路庫(kù)房主要存放2004年以前按幢立卷的檔案和已拆除房屋的檔案，也有幾十萬卷。存放檔案的量之大，檔案利用率之高，讓庫(kù)房管理工作變得越來越重要，同時(shí)有效改善庫(kù)房管理工作模式、提高效率是亟待解決的問題。工作人員經(jīng)常為找一份檔案跑兩個(gè)庫(kù)房，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。如果建立三維虛擬檔案庫(kù)房管理系統(tǒng)，在電腦虛擬庫(kù)房?jī)?nèi)點(diǎn)擊打開任意檔案架，即可動(dòng)態(tài)顯示檔案。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)進(jìn)行檢測(cè)，提供導(dǎo)航圖標(biāo)（即索引），顯示此檔案所在的具體位置，引導(dǎo)工作人員打開檔案柜，方便快捷地找到相應(yīng)的查詢內(nèi)容，提取檔案。并導(dǎo)入電子檔案數(shù)據(jù)，提供顯示和打印的服務(wù)功能，做到對(duì)實(shí)物檔案和電子檔案和綜合、全面利用，可以大大提高工作效率。

三、房產(chǎn)檔案數(shù)字化運(yùn)用的新設(shè)想

實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)上，可以利用業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與檔案數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)，依托GIS開發(fā)房產(chǎn)檔案的多樣化查詢。

1.各項(xiàng)房屋基本信息的查詢

工作人員在GIS電子地圖上指到某一幢房屋，就可獲取該幢房屋的面積、層次、結(jié)構(gòu)、建筑年代等基本信息，也可查到該幢房屋的戶數(shù)、產(chǎn)權(quán)人和共有情況等產(chǎn)權(quán)基本信息。反之，也可以根據(jù)產(chǎn)權(quán)人的姓名、房屋坐落和房產(chǎn)證號(hào)等查詢到對(duì)應(yīng)的電子地圖上某房屋的具體位置和周圍配套設(shè)施等。

商品房還可以根據(jù)預(yù)售許可證號(hào)或商品房備案合同編號(hào)，查詢樓盤的所在位置、預(yù)銷售信息等。此外，還可以將房屋的限制狀況，如法院查封、行政限制、拆遷凍結(jié)等信息進(jìn)行綁定。工作人員只要進(jìn)入電子地圖管理系統(tǒng)，就可以獲取該房屋的所有信息，提高檔案的管理和利用效率。

2.強(qiáng)化電子地圖上的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，各行各業(yè)都在廣泛運(yùn)用GIS這一新興技術(shù)。房產(chǎn)檔案管理也可以通過對(duì)各類房屋數(shù)據(jù)的整合，強(qiáng)化房屋基本狀況信息的統(tǒng)計(jì)功能。如在電子地圖上劃定相應(yīng)范圍，可提供該范圍內(nèi)所有房屋的基本數(shù)據(jù)和統(tǒng)計(jì)，并對(duì)統(tǒng)計(jì)結(jié)果進(jìn)行打印輸出。利用這些功能對(duì)一個(gè)物業(yè)小區(qū)范圍內(nèi)的房屋情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，在此基礎(chǔ)上對(duì)房屋的凍結(jié)查封限制、物業(yè)管理、拆遷管理等內(nèi)容進(jìn)行查詢統(tǒng)計(jì)。通過GIS與房產(chǎn)檔案信息數(shù)據(jù)的結(jié)合，實(shí)現(xiàn)查詢和統(tǒng)計(jì)的一體化便捷操作。

陳品祿/責(zé)任編輯