禮貌原則在商務(wù)英語信函中的運(yùn)用

【摘要】禮貌原則是一個重要的語用理論，對國際商務(wù)交往活動具有重要的指導(dǎo)意義。在經(jīng)濟(jì)全球化背景下，商務(wù)英語信函作為國際商務(wù)交往媒介的作用愈發(fā)突出。本文從禮貌原則的相關(guān)理論出發(fā)，闡述了禮貌原則在商務(wù)英語信函中的運(yùn)用策略。

【關(guān)鍵詞】禮貌原則 商務(wù)英語信函

在經(jīng)濟(jì)全球化和一體化背景下，各國經(jīng)貿(mào)往來活動日益增加。作為商務(wù)活動的重要溝通工具，商務(wù)英語信函的使用頻率越來越高，其作用也越來越受到重視。一封規(guī)范得體的商務(wù)信函不僅可以傳遞交易信息，還有助于建立友好緊密的貿(mào)易關(guān)系，達(dá)成交易目的。因此，在商務(wù)英語信函寫作中，應(yīng)遵循一定的原則，力求有效地發(fā)揮商務(wù)英語信函的作用。一般來說，在商務(wù)英語信函寫作中，應(yīng)遵循7個C原則，即clarity（清楚），conciseness（簡潔），correctness（正確），concreteness（具體），consideration（體諒），completeness（完整），courtesy（禮貌）。本文擬重點(diǎn)介紹禮貌原則相關(guān)理論及其在商務(wù)英語信函中的運(yùn)用。

一、關(guān)于禮貌原則的理論概述

20世紀(jì)50年代，美國著名社會學(xué)家爾文·戈夫曼（Erving Goffman）從人類學(xué)角度提出了“面子行為理論”，認(rèn)為面子深刻滲透于人類行為中，時刻影響著人際交往。后來，英國學(xué)者布朗（Brown）和列文森（Levinson）在繼承戈夫曼觀點(diǎn)的基礎(chǔ)上，提出了影響更為深遠(yuǎn)的面子觀，建立了禮貌語言的等級模式。他們將面子分為積極面子（positive face）與消極面子（negative face），并認(rèn)為生活中存在很多威脅面子的行為，但是人們可以根據(jù)威脅程度采取五種不同等級的禮貌語言進(jìn)行補(bǔ)救。不過，在關(guān)于禮貌的理論研究中，最為突出的是英國語言學(xué)家利奇（Geoffrey Leech）提出的禮貌原則。因此，本文主要闡述利奇的禮貌原則及其運(yùn)用。

利奇從語用學(xué)的角度對禮貌原則進(jìn)行了新的總結(jié)和歸納，其核心觀點(diǎn)是，在語言交際中，應(yīng)盡量多地使用禮貌的表達(dá)方式，而盡量少地使用不禮貌的表達(dá)方式。對于禮貌與不禮貌的語言標(biāo)準(zhǔn)，利奇進(jìn)行了對立式的劃分，給出了禮貌原則的六條次準(zhǔn)則，分別是：

I.得體準(zhǔn)則（Tact Maxim）

a.盡量減少他人的損失（minimize the cost to others）；b.盡量擴(kuò)大他人的利益（maximize the benefit to others）。

II.慷慨準(zhǔn)則（Generosity Maxim）

a.盡量減少自身的利益（minimize the benefit to self）；b.盡量擴(kuò)大自身的損失（maximize the cost to self）。

III.贊揚(yáng)準(zhǔn)則（Approbation Maxim）

a.盡量減少對他人的貶損（minimize dispraise of others）；b.盡量增加對他人的贊揚(yáng)（maximize praise of others）。

IV.謙虛準(zhǔn)則（Modesty Maxim）

a.盡量減少對自身的贊揚(yáng)（minimize praise of self）；b.盡量增加對自身的貶損（maximize dispraise of self）。

V.贊同準(zhǔn)則（Agreement Maxim）

a.盡量縮小與他人的不同意見（minimize disagreement with others）；b.盡量擴(kuò)大與他人的相同意見（maximize agreement with others）。

VI.同情準(zhǔn)則（Sympathy Maxim）

a.盡量減少對他人的厭惡（minimize antipathy towards others）；b.盡量增加對他人的同情（maximize sympathy towards others）。

可以看出，得體準(zhǔn)則與慷慨準(zhǔn)是關(guān)于交際雙方利益分配的兩個方面；贊揚(yáng)準(zhǔn)則與謙虛準(zhǔn)則是關(guān)于情感評價的兩個方面；贊同準(zhǔn)則與同情準(zhǔn)則是關(guān)于求同存異的兩個方面。

二、禮貌原則在商務(wù)英語信函中的運(yùn)用

1.詞匯層面。

（1）合理使用積極詞匯。在商務(wù)英語信函中，應(yīng)盡可能多地合理使用積極詞匯。根據(jù)贊揚(yáng)準(zhǔn)則，積極詞匯能較好地傳達(dá)對對方的認(rèn)可與贊美，有助于拉近雙方的距離；同時，根據(jù)贊同準(zhǔn)則，積極詞匯能有效地縮小與對方的分歧，有助于建立一個融洽的交易氛圍。此外，當(dāng)交易中出現(xiàn)一些突發(fā)問題時，合理使用積極詞匯能反映交易一方積極解決問題、減少對方損失的態(tài)度，這也符合得體準(zhǔn)則的要求。

例1：In light of our steady， cordial commercial relationship， we are pleased to make the following offer. 該句使用了steady， cordial， pleased等積極詞匯，一方面突出了對方的主體位置，另一方面肯定了雙方的利益一致性，更容易讓對方接受我方的報盤。

例2：We appreciate the opportunity to do business with a reputed company like you， but could you please offer a lower price？ 該句采用贊揚(yáng)準(zhǔn)則，而且“appreciate”、“reputed”等詞能讓對方更容易接受我方在交易價格上的不同意見，避免分歧擴(kuò)大。

（2）靈活運(yùn)用模糊語。在商務(wù)信函中，關(guān)于交易條款的信息應(yīng)該清楚、具體，但在拒絕對方條件或表示不同意見時，不宜直截了當(dāng)?shù)馗嬖V對方，而應(yīng)采用語氣比較緩和的模糊詞進(jìn)行表達(dá)，照顧對方的面子，避免陷入僵局。常用的模糊詞有Im afraid， perhaps， probably， some， as if， seem， appear等。當(dāng)然，在具體的語境中，還可以靈活使用其他很多模糊語。

例3：All terms seem to be favorable except for the delivery date. Im afraid it cant be done until May 10. 該句中的模糊語“seem”含蓄地表達(dá)了對交付日期的不同意見，而“Im afraid”就間接地提出了我方認(rèn)為合適的交付日期，避免了生硬的語氣對對方面子的損害。

例4：Im grateful for your price reduction of 1%， but I had expected something better. 此句用“something better”對我方期待的價格調(diào)整幅度進(jìn)行了模糊處理，給對方保留了價格調(diào)整的自主權(quán)，體現(xiàn)了對對方的尊重，符合得體準(zhǔn)則的要求。

（3）恰當(dāng)使用情態(tài)動詞。情態(tài)動詞體現(xiàn)了說話者的態(tài)度與意愿，能較好地傳達(dá)情感。在商務(wù)英語信函中，經(jīng)常使用could， should， may， might， would等情態(tài)動詞，一方面可以弱化命令、指責(zé)的語氣，保全對方的面子，另一方面也符合得體準(zhǔn)則與謙虛準(zhǔn)則的要求，降低自己身份，突出對方主體地位，減少對對方的貶損。

例5：We would be very pleased and thankful if you could effect delivery before August 20. 該句較委婉地傳達(dá)了一個命令，使對方更容易接受。

2.句法層面。

（1）正確使用“you-attitude”。根據(jù)得體準(zhǔn)則和慷慨準(zhǔn)則，在商務(wù)信函中正確使用“you-attitude”能有效突出對方的主體地位，體現(xiàn)從對方的利益出發(fā)，尊重對方的立場和態(tài)度。但應(yīng)注意，在傳遞消極信息時，不宜過多地使用“you-attitude”，否則會使對方處于不利地位，并擴(kuò)大對方的損失或?qū)Ψ降馁H損。

例6：Your order will be given prompt and best attention to and you can depend on us to fulfill the shipment as you required.

例7：We will give prompt and best attention to your order and fulfill the shipment as you required.

顯然，例6比例7更凸顯了對對方的尊重與重視，更有助于建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系。

例8：Your improper packing has caused great damage to the goods. 該句使用“you-attitude”無疑加重了指責(zé)力度，置對方于尷尬境地，不利于解決問題。

（2）充分運(yùn)用肯定句。在商務(wù)信函中，應(yīng)盡量多地使用肯定句，盡可能避免消極否定的語氣。依據(jù)贊揚(yáng)準(zhǔn)則與贊同準(zhǔn)則，使用肯定句有助于構(gòu)建愉悅、和諧的交易氛圍，減少雙方在情感上的對立，避免直接貶損對方。該策略與上述關(guān)于積極詞匯的使用很相似。

例9：Your order hasnt specified the size of the clothes you require.

例10：Please let me know the specific size of the clothes you require in your order.

例9與例10分別用否定語氣和肯定語氣表達(dá)了同一意思，但顯而易見，例10比例9顯得更加真誠、更加有禮貌。

（3）巧妙運(yùn)用被動語態(tài)。被動語態(tài)具有隱去動作實(shí)施者、強(qiáng)調(diào)動作客觀結(jié)果的特點(diǎn)，因此，根據(jù)同情準(zhǔn)則，在商務(wù)信函中可以巧妙地運(yùn)用被動語態(tài)，表達(dá)一些負(fù)面或消極信息，諸如拒絕、抱怨、投訴、指責(zé)等，達(dá)到客觀地“就事論事”的目的，減少對對方的厭惡或反感，避免咄咄逼人地表達(dá)不滿。

例11：As stipulated in the contract， the goods should be delivered before April 12. However， we were notified that the delivery was done just yesterday， which has caused great inconvenience to us.

例12：As stipulated in the contract， you should deliver the goods before April 12. However， we were notified that you delivered the goods just yesterday， which has caused great inconvenience to us.

例11運(yùn)用被動語態(tài)主要表達(dá)的是“沒有按規(guī)定時間發(fā)貨”這個事實(shí)，而例12運(yùn)用主動語態(tài)傳達(dá)出的突出信息是“你沒有按規(guī)定時間發(fā)貨”，有責(zé)備之嫌，會讓對方面子受損。

（4）靈活使用虛擬語氣。虛擬語氣的句子語氣委婉、客氣，因此，在商務(wù)信函中，可以根據(jù)實(shí)際情況采用虛擬語氣的表達(dá)方式，做到“有禮有節(jié)”。在提出請求或建議時，使用虛擬語氣能有效避免陷入命令的誤區(qū)，讓對方心理上更容易接受；在提出問題或表示拒絕、不滿時，使用虛擬語氣能減輕對方的心理抵觸程度，避免赤裸裸地抱怨或指責(zé)。下面的兩個例子可以明顯看出虛擬語氣句的“神奇”作用。

例13：1） We cannot offer a lower price.

2） We wish we were able to offer a lower price.

例14：1） We want you to offer a lower price so that we can make a larger order.

2） We would like to suggest that you offer a lower price so as to enable us to make a larger order.

（5）恰當(dāng)運(yùn)用復(fù)合句。在商務(wù)信函中，復(fù)合句不僅使得行文更加嚴(yán)謹(jǐn)正式，還具有以下功能：第一，復(fù)合句的信息焦點(diǎn)通常在主句上，因此，在表達(dá)消極信息時可以使用復(fù)合句，將消極信息置于從句中，以淡化消極信息對對方帶來的負(fù)面影響；第二，一些復(fù)合句（如條件狀語從句、讓步狀語從句）可以較委婉地提出建議或不同意見。

例15：Id like to remind you that the goods must be delivered immediately， or well be obliged to ask for a refund. 該句使用復(fù)合句減輕了消極信息的沖擊力。

例16： It would be appreciated if you could quote your price of CIF Guangzhou.該句使用條件狀語從句委婉地提出了我方的要求。

三、結(jié)語

綜上所述，在商務(wù)英語信函寫作中，靈活運(yùn)用Leech的禮貌原則具有很重要的現(xiàn)實(shí)意義，不僅能增強(qiáng)信息傳遞的有效性，還有助于消除影響交易的負(fù)面因素，促進(jìn)交易的順利進(jìn)行。因此，在商務(wù)信函寫作中，應(yīng)加強(qiáng)對禮貌原則的理解，掌握禮貌原則的運(yùn)用策略，真正做到禮貌得體。

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作者簡介：廖國臣（1984.02-），男，漢族，湖北鄂州人，碩士研究生，講師，研究方向：商務(wù)英語教學(xué)。