基于信息化背景的圖書(shū)資料管理方法與措施

摘 要：隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，海量的數(shù)據(jù)信息涌入人們的日常生活，傳統(tǒng)圖書(shū)資料管理模式已無(wú)法適應(yīng)快節(jié)奏的社會(huì)需求，信息技術(shù)的發(fā)展為提高圖書(shū)資料管理效率、擴(kuò)大館藏容量提供了新途徑。本文通過(guò)簡(jiǎn)述信息技術(shù)對(duì)圖書(shū)資料管理帶來(lái)的有利影響，分析當(dāng)前國(guó)內(nèi)圖書(shū)資料管理的現(xiàn)狀，為信息化大背景下圖書(shū)資料管理工作提出具體的方法與措施。

關(guān)鍵詞：信息化；圖書(shū)資料管理；措施

圖書(shū)資料是社會(huì)發(fā)展中必不可少的知識(shí)信息來(lái)源，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，圖書(shū)資料逐步趨于電子化、虛擬化，其管理方式也隨之發(fā)生改變，加強(qiáng)圖書(shū)資料信息化管理，提高圖書(shū)資料的管理效率和使用的便捷性，對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展有極大的促進(jìn)作用。

1 信息技術(shù)對(duì)圖書(shū)資料管理的影響

1.促進(jìn)資源共享

在過(guò)去，圖書(shū)資料多以紙張為載體，受載體限制，圖書(shū)資料很難在大范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)共享，在使用時(shí)也具有排他性，必須等先使用者使用完畢后才能被后一個(gè)人使用，極大的制約了信息資源的共享。隨著信息技術(shù)與圖書(shū)資料管理的深度融合，圖書(shū)資料的數(shù)字化讓信息共享不再受到載體的限制，同一份資料可以被多人同時(shí)使用，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也讓圖書(shū)資料的共享范圍得到進(jìn)一步的擴(kuò)大，借助互聯(lián)網(wǎng)人們可以足不出戶就能獲取自己想要的圖書(shū)資料。

2.擴(kuò)充館藏容量

傳統(tǒng)紙質(zhì)圖書(shū)資料對(duì)存儲(chǔ)空間有一定的要求，隨著圖書(shū)資料的不斷積累，受存儲(chǔ)空間限制，將無(wú)法滿足對(duì)所有圖書(shū)資料的存儲(chǔ)需求，給館藏容量帶來(lái)巨大壓力。圖書(shū)資料的電子化有效解決了這一問(wèn)題，一個(gè)大容量的電子存儲(chǔ)設(shè)備即可代替整個(gè)圖書(shū)資料存放室，不僅是存放圖書(shū)資料，視頻、音頻文件也可以被有效的存儲(chǔ)，豐富了館藏資源。傳統(tǒng)紙質(zhì)圖書(shū)資料極易被損壞，對(duì)存放地溫濕度要求較高，但電子化圖書(shū)資料的保管上卻不存在這些問(wèn)題，只要設(shè)備完好則可以實(shí)現(xiàn)資料的永久保存，極大的提高了圖書(shū)資料的保存壽命。

3.優(yōu)化檢索服務(wù)

面對(duì)堆積如山的紙質(zhì)圖書(shū)資料，要想找出自己需要的文件，靠手工翻閱便如同大海撈針，通常情況下會(huì)因?yàn)榉嗊^(guò)程中不夠仔細(xì)而遺漏目標(biāo)文件。圖書(shū)資料的信息化管理讓檢索服務(wù)變得便捷，使用者可以通過(guò)關(guān)鍵字快速的從數(shù)據(jù)庫(kù)中找到需要的文件材料，無(wú)需手動(dòng)翻閱，只需通過(guò)電腦鼠標(biāo)的簡(jiǎn)單操作便可快速準(zhǔn)確的找到目標(biāo)文件，文件的檢索時(shí)間極大的縮減，提高了工作效率。

2 當(dāng)前我國(guó)圖書(shū)資料管理存在的問(wèn)題

1.信息化管理理念不足

當(dāng)前，我國(guó)的大部分圖書(shū)館在圖書(shū)資料管理方面基本實(shí)現(xiàn)了信息化管理，但對(duì)圖書(shū)資料的管理不僅存在于圖書(shū)館，各行各業(yè)企事業(yè)單位中都會(huì)涉及到對(duì)圖書(shū)資料的管理工作，但這些單位對(duì)圖書(shū)資料管理的要求往往是由領(lǐng)導(dǎo)來(lái)決策和指導(dǎo)的，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)圖書(shū)資料信息化管理必要性認(rèn)識(shí)的不足，缺乏對(duì)圖書(shū)資料信息化管理方面的投入，極大的阻礙了圖書(shū)資料信息化管理的步伐。有的單位雖然已經(jīng)開(kāi)始使用信息化管理手段開(kāi)展圖書(shū)資料管理工作，但在實(shí)際操作過(guò)程中依然依賴傳統(tǒng)管理方法，未能真正利用好信息化管理工具，造成這些信息化設(shè)備、軟件形同虛設(shè)。

2.數(shù)據(jù)庫(kù)建立不完善

當(dāng)前我國(guó)對(duì)圖書(shū)資料進(jìn)行信息化管理還處在初級(jí)階段，許多圖書(shū)館、企事業(yè)單位的圖書(shū)資料信息化管理工作才剛剛起步，在數(shù)據(jù)庫(kù)的建立上還不夠完善，文件分類管理上存在較為混亂的情況，圖書(shū)資料信息化管理軟件的應(yīng)用造成歷史資料與新產(chǎn)生資料的分割管理，歷史資料數(shù)據(jù)量龐大要想實(shí)現(xiàn)信息化管理必須投入大量的人力物力進(jìn)行電子化錄入，這使得大多數(shù)單位選擇放棄對(duì)歷史資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)化而采用歷史資料沿用傳統(tǒng)管理方法，新產(chǎn)生的資料用信息化管理方法的雙重管理辦法，造成管理上的混亂和使用中的不便。

3.資源共享程度低

圖書(shū)資料的信息化管理給圖書(shū)資料的存儲(chǔ)保管工作帶來(lái)了極大的便利，但在圖書(shū)資料的開(kāi)放共享方面依然做的不夠，有的單位雖然實(shí)現(xiàn)了館藏圖書(shū)資料的電子化管理，但在使用時(shí)要求必須到特定的場(chǎng)館進(jìn)行登記借閱，這樣的應(yīng)用方式只是將傳統(tǒng)的圖書(shū)資料借閱由紙質(zhì)資料借閱轉(zhuǎn)變成電子資料借閱，沒(méi)能利用好網(wǎng)絡(luò)技術(shù)真正實(shí)現(xiàn)信息資源的開(kāi)放共享。此外，在圖書(shū)資料信息化管理的前期建設(shè)方面缺乏權(quán)威統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，每個(gè)單位都有自己的一套信息化管理系統(tǒng)，各個(gè)系統(tǒng)之間無(wú)法實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，這使得圖書(shū)資料在跨區(qū)域共享方面遇到了阻礙，極大的限制了信息共享的范圍。

3 圖書(shū)資料信息化管理方法與措施

1.提升圖書(shū)資料管理人員信息化管理意識(shí)

許多單位任然延用傳統(tǒng)圖書(shū)資料管理辦法是因?yàn)檫@部分管理者沒(méi)能意識(shí)到圖書(shū)資料對(duì)單位未來(lái)發(fā)展的重要性，對(duì)圖書(shū)資料進(jìn)行信息化管理的意識(shí)還不夠強(qiáng)。圖書(shū)資料的管理是一個(gè)日積月累的過(guò)程，每個(gè)單位工作人員是在不斷更替中的，但許多工作在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間里是連續(xù)的，要實(shí)現(xiàn)工作的銜接就必須依靠歷史圖書(shū)資料的支持，因此加強(qiáng)圖書(shū)資料的管理，借助信息化手段實(shí)現(xiàn)圖書(shū)資料的長(zhǎng)久有序管理十分必要。各單位應(yīng)當(dāng)定期開(kāi)展圖書(shū)資料信息化管理方面的培訓(xùn)，讓單位各級(jí)管理人員意識(shí)到做好圖書(shū)資料管理工作的重要性，感受到信息化管理方法對(duì)圖書(shū)資料管理和使用帶來(lái)的便捷性，從而提升圖書(shū)資料管理人員信息化管理的意識(shí)。通過(guò)開(kāi)展技術(shù)培訓(xùn)或者引進(jìn)信息化管理人才來(lái)提升單位圖書(shū)資料管理的水平，為單位科學(xué)有效管理圖書(shū)資料、實(shí)現(xiàn)資源的高效共享提供必要的支持。

2.建立圖書(shū)資料信息化管理體系

要實(shí)現(xiàn)有效的圖書(shū)資料信息化管理，應(yīng)當(dāng)建立一套自上而下的完備的圖書(shū)資料信息化管理體系，在管理制度方面應(yīng)當(dāng)建立全單位范圍內(nèi)統(tǒng)一的管理工作制度，對(duì)圖書(shū)資料的收集、管理、使用作出規(guī)定；在軟硬件方面應(yīng)當(dāng)建立一套功能完備的圖書(shū)資料管理軟件，各部門(mén)工作產(chǎn)生的圖書(shū)資料都應(yīng)當(dāng)被納入該軟件的管理，同時(shí)給各部門(mén)配置查詢權(quán)限方便各部門(mén)對(duì)信息資源的使用，數(shù)據(jù)庫(kù)的建立上應(yīng)當(dāng)根據(jù)單位日常工作需要進(jìn)行設(shè)計(jì)，有計(jì)劃的開(kāi)展歷史資料的信息化轉(zhuǎn)化，最終實(shí)現(xiàn)歷史資料、新生資料的統(tǒng)一管理；在管理人員方面，應(yīng)當(dāng)選擇一些信息技術(shù)操作能力較強(qiáng)或者是圖書(shū)資料信息化管理相關(guān)專業(yè)的技術(shù)人才對(duì)圖書(shū)資料進(jìn)行管理，方便開(kāi)展圖書(shū)資料的日常使用和維護(hù)。

3.實(shí)現(xiàn)圖書(shū)資料多層次的開(kāi)放共享

對(duì)圖書(shū)資料開(kāi)展信息化管理其最終目的是要實(shí)現(xiàn)信息資源的開(kāi)放共享，讓圖書(shū)資料更好的服務(wù)于我們的日常工作生活。圖書(shū)資料的開(kāi)放共享可分成兩個(gè)層面，第一個(gè)層面是實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部的共享，在單位內(nèi)部使用統(tǒng)一的圖書(shū)資料管理軟件可以實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部各部門(mén)之間的信息共享，各部門(mén)可以利用軟件的查詢檢索功能快速的從數(shù)據(jù)庫(kù)中找到目標(biāo)文件；另一個(gè)層面是實(shí)現(xiàn)外部的信息共享，利用互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)單位外部人員對(duì)單位圖書(shū)資料數(shù)據(jù)庫(kù)的訪問(wèn)，這是更廣范圍的信息共享，有利于提高社會(huì)信息資源的利用率，要實(shí)現(xiàn)這一層面的信息共享則必須有統(tǒng)一的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和信息安全手段作為必要的保障。

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作者簡(jiǎn)介

李岱，女，福建莆田，漢，大學(xué)本科學(xué)士學(xué)位，福建省莆田市圖書(shū)館。