新時期檔案信息化建設(shè)探析

摘 要：伴隨著信息時代的到來，檔案信息化已經(jīng)成為必然。本文從檔案信息化建設(shè)的重要意義、面臨的問題、工作重點和主要方法，對如何加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行了分析探討。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；問題；工作重點；方法

順應(yīng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展、社會的不斷進(jìn)步、科技的不斷創(chuàng)新，傳統(tǒng)的實體檔案管理模式必須進(jìn)行變革，需要與時俱進(jìn)地轉(zhuǎn)變?yōu)橐孕畔⒒癁楹诵摹?shù)字化為手段、網(wǎng)絡(luò)化為支撐的新型檔案管理模式，即信息化電子檔案管理模式。目前，開展信息化電子檔案管理工作，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為推進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的必然選擇。

1 進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的重大意義

習(xí)近平總書記指出：“檔案工作是一項非常重要的工作，經(jīng)驗得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案，在全面建設(shè)小康社會進(jìn)程中，檔案工作顯得越來越重要?！秉h的十八大報告提出，要堅持走中國特色新型信息化道路，加強(qiáng)信息化建設(shè)。檔案信息化是國家信息化戰(zhàn)略的重要組成部分，是推動檔案事業(yè)快速發(fā)展的有效途徑，抓住檔案信息化就是抓住了加快檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略機(jī)遇。

2 檔案信息化建設(shè)面臨的問題

當(dāng)前，檔案部門進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，普遍存在著以下問題：

1.因循守舊。許多檔案部門還沿襲著傳統(tǒng)的檔案管理理念、方式和做法，墨守成規(guī)，安于現(xiàn)狀，致使檔案管理效率和檔案服務(wù)水平低下，與經(jīng)濟(jì)社會的飛速發(fā)展不相適應(yīng)，已經(jīng)不能滿足廣大人民群眾查詢和利用檔案的需求。

2.不夠重視。許多檔案部門沒有把檔案信息化建設(shè)當(dāng)作重要工作進(jìn)行規(guī)劃設(shè)計、安排部署，對檔案信息化工作組織領(lǐng)導(dǎo)不力，投入不夠，存在著“小、散、亂”和“等、靠、要”等不良現(xiàn)象。

3.基礎(chǔ)薄弱。一些檔案部門檔案信息化建設(shè)制度不健全，責(zé)任不落實，零敲碎打，“三天打魚、兩天曬網(wǎng)”，忽冷忽熱；檔案信息化建設(shè)的高層次專業(yè)人才匱乏，軟硬件落后，技術(shù)水平低下，沒有形成方便快捷的檔案信息化網(wǎng)絡(luò)平臺，檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不高。

以上問題已經(jīng)嚴(yán)重制約了檔案事業(yè)的發(fā)展，需要采取有力措施加以解決。

3 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的工作重點

檔案信息化具有檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)范化等特點，涉及檔案管理、電子信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等多個領(lǐng)域，需要抓住關(guān)鍵、突出重點、針對性地做好有關(guān)工作。

1.要注重制定檔案信息化發(fā)展規(guī)劃。要及時制定適應(yīng)檔案信息化發(fā)展的近期、中期、長期規(guī)劃，逐步建立健全檔案信息化發(fā)展的機(jī)制制度，推進(jìn)檔案管理工作信息化、規(guī)范化、制度化、常態(tài)化，形成按照規(guī)劃建章立制、依據(jù)制度推動檔案信息化建設(shè)的良性工作機(jī)制。檔案信息化是政府信息化系統(tǒng)和政務(wù)系統(tǒng)的重要組成部分，要積極爭取將檔案信息化建設(shè)納入政府的統(tǒng)一規(guī)劃予以支持，確保檔案信息化建設(shè)工作能夠得到強(qiáng)力推進(jìn)。

2.要加強(qiáng)軟硬件建設(shè)。要將傳統(tǒng)檔案管理模式與大數(shù)據(jù)、云計算等現(xiàn)代科技有機(jī)結(jié)合，按照檔案管理軟件統(tǒng)一、掃描儀規(guī)格型號統(tǒng)一、檔案掃描采集軟件統(tǒng)一、掃描技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、電子檔案異質(zhì)光盤刻錄存儲材料統(tǒng)一的要求，建設(shè)信息化數(shù)字檔案館（室），建立檔案信息化數(shù)字管理中心，通過購置、引進(jìn)、自主研發(fā)、租賃等方式建立檔案信息化數(shù)字管理系統(tǒng)和適應(yīng)檔案信息化管理工作的應(yīng)用軟件，建立健全電子檔案數(shù)據(jù)庫，搭建檔案信息化網(wǎng)絡(luò)平臺，大力推進(jìn)檔案存儲、利用數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，為群眾提供方便快捷有效的電子檔案服務(wù)。

3.要切實管理好電子檔案。電子檔案具有易發(fā)生改變和丟失的特性，必須切實加強(qiáng)對電子檔案的管理和維護(hù)，建立標(biāo)準(zhǔn)，采取措施，確保電子檔案的真實性、信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性；對涉密檔案、重要檔案的存儲介質(zhì)要進(jìn)行檢驗和認(rèn)證，確保電子檔案能夠長期保存與利用。

4.要實現(xiàn)檔案資源共享。要充分利用已經(jīng)建成的檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸平臺，努力探索檔案信息為民服務(wù)的新途徑和新方法，積極推進(jìn)檔案信息資源共享。要把檔案館（室）可公開的各類電子檔案及時上傳至網(wǎng)絡(luò)，大力推進(jìn)網(wǎng)上虛擬檔案館、虛擬檔案陳列（展覽館）、數(shù)字檔案閱覽室建設(shè)，廣泛利用和開發(fā)各種平臺中的檔案信息服務(wù)功能，努力使“檔案信息通達(dá)四方，人民群眾就近利用”；同時，要建立起高效的檔案利用體系，使公眾查詢檔案信息方便快捷，讓檔案服務(wù)惠及廣大有需要的群眾，切實實現(xiàn)檔案信息資源共享。

5.要建立檔案信息化安全應(yīng)急處置協(xié)調(diào)機(jī)制和管理制度。要未雨綢繆，防患于未然，全面建立檔案信息化安全應(yīng)急處置協(xié)調(diào)機(jī)制和檔案信息化安全應(yīng)急管理制度，制定切實可行的檔案信息化安全應(yīng)急預(yù)案，確保檔案安全受到危害時能夠按照應(yīng)急預(yù)案正確開展工作，讓檔案得到及時搶救和妥善處置，最大限度降低損失。

4 推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的主要方法

1.加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。各級、各部門和各單位要高度重視檔案信息化建設(shè)工作， 要建立和完善與檔案信息化建設(shè)相應(yīng)的組織領(lǐng)導(dǎo)體制及工作機(jī)制，將檔案信息化建設(shè)擺在突出位置，列入重要議事日程，明確責(zé)任，細(xì)化目標(biāo)，經(jīng)常研究，加強(qiáng)部署，合理安排，扎實推進(jìn)。主要負(fù)責(zé)人要切實履行檔案信息化建設(shè)第一責(zé)任人的職責(zé)，親自抓、具體抓、緊緊抓、長期抓，及時了解、準(zhǔn)確掌握檔案信息化工作進(jìn)展，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、認(rèn)真研究解決工作中出現(xiàn)的問題。

2.合力推進(jìn)。檔案信息化建設(shè)涉及各個單位和多個部門、多個領(lǐng)域，技術(shù)含量高、建設(shè)要求高，各個單位和各有關(guān)部門要各司其職，各負(fù)其責(zé)，充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢，凝心聚力，共同推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。要從人力、財力、物力及項目建設(shè)上加大對檔案信息化建設(shè)的支持力度：配齊配強(qiáng)專業(yè)化檔案管理工作人員，定期不定期舉辦檔案信息化建設(shè)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)、能力和水平；將檔案信息化建設(shè)所需資金納入本級財政經(jīng)費預(yù)算，提供必要的資金保障；配備齊全并不斷優(yōu)化信息化建設(shè)所需的設(shè)備物品，不斷提高檔案信息化硬件建設(shè)水平；積極參加檔案信息化項目研究，及時組織開展檔案信息化項目的申報和檔案信息化項目立項工作，制訂和印發(fā)檔案信息化項目立項指南，對已立項的檔案信息化項目進(jìn)行督促、檢查和指導(dǎo)，規(guī)范管理相關(guān)檔案信息化項目的結(jié)題、評審和鑒定等工作，確保檔案信息化項目立項準(zhǔn)確、保障有力、推動有效。

3.增強(qiáng)隊伍素質(zhì)。要加強(qiáng)檔案信息化管理隊伍建設(shè)，不斷增強(qiáng)檔案信息化管理人員綜合素質(zhì)。一要建設(shè)好領(lǐng)導(dǎo)班子。以班子帶隊伍，以隊伍促發(fā)展。二要加強(qiáng)檔案信息化管理人才的教育培養(yǎng)。人才是事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵因素，要抓住人才這個關(guān)鍵，采取多種形式和途徑培養(yǎng)造就人才，特別要大力加強(qiáng)檔案電子信息資源管理和檔案信息化建設(shè)管理的復(fù)合型人才培養(yǎng)，建設(shè)高素質(zhì)的檔案信息化人才管理隊伍。三要注重高、精、尖人才的培養(yǎng)、引進(jìn)和使用工作，千方百計地改善和提高檔案信息化管理隊伍的整體素質(zhì)、能力和水平，使之在檔案信息化建設(shè)中充分發(fā)揮作用，從而推動檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案事業(yè)快速健康發(fā)展。

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作者簡介

化偉（1965-），女，漢族，河南省淮陽縣人，現(xiàn)在在特種作戰(zhàn)學(xué)院工作，現(xiàn)為特種作戰(zhàn)學(xué)院圖書館館員，研究方向是檔案管理。