個人檔案保存策略國內外發(fā)展趨勢研究

夏蓮春

摘 要：國外學者相繼提出對個人文件進行存檔的要求，個人檔案研究已逐步成為國外檔案學領域的一個新的熱點，與之相比，國內對于個人檔案研究的重視程度還有待提升。

關鍵詞：個人檔案；保存策略；存檔

一、國內個人檔案保存策略發(fā)展趨勢

（一）關于個人存檔概念的研究

國內對于個人存檔概念的研究主要通過結合國外的相關研究來展開。其中，何芮認為個人數字存檔是以個人一生信息為中心，實現數據化已有檔案資料及原生性檔案資料的收集、整理、保存、組織、檢索、實現傳播、利用、傳承功能的過程。陳忠海和常大偉則認為個人存檔是指個人通過對個人信息和其他信息的有意識積累、多樣化保存和有序化管理，以求主要滿足自身當前信息需求和附帶實現信息的長久保存，并藉此對自身組織與社會角色進行注釋，對現實進行個性表達的一種社會信息行為。據此可見，國內對于個人存檔的理解越來越獨立化、全面化。

（二）關于個人檔案保存系統的研究

目前，對于個人檔案保存系統的研究還是著眼于國外個人檔案存檔的實踐，并且主要集中于研究個人數字檔案的保存。其中，周耀林和趙躍認為，個人存檔是指個人將其參與社會生活中產生的不同類型的、有價值的個人文件、日記、讀書筆記、照片、視頻、個人網站上的記錄等各種資料，以及以學習、研究、娛樂等為目的通過各種渠道獲取的外部資源，通過一定的方式進行有效的保管與保護，以供個人或社會的再次獲取和利用的實踐行為。尹雪梅通過分析云計算理念對個人數字圖書館的啟示與借鑒，提出個人數字檔案館的構想。王海寧和丁家友則對微軟研究院MyLifeBits項目進行分析，該項目是2001年底由微軟研究院成立的，靈感來自于Vannevar Bush 在 1945 年提出的 Memex 構想，即一個可以用來存儲個人全部書籍、檔案和信件，并可以高速、靈活地從中進行檢索的機械化設備。它是對個人記憶的擴大和補充。王海寧和丁家友具體闡述了該系統的架構，并指出該系統反映了前端控制和事由原則的檔案思想。

（三）關于個人檔案保存策略的研究

當前對于國內個人檔案保存策略的研究中，主要以介紹國外的策略為主，周耀林和趙躍在研究個人檔案保存策略時從四個層面來進行，分別是HCI層面、PIM層面、ARM層面和國家機構層面，其中HCI領域主要研究存檔工具，意圖使存檔工具更加簡單易用；PIM領域與ARM領域側重于信息生命周期的角度，認為個人檔案的管理要遵循全程管理理念和前段控制的思想；而國家機構層面的策略，則以通過存檔指導和存檔條件為主。另外，周耀林和趙躍還提出了基于云存儲服務的數字存檔策略，認為該策略包括數字檔案的收集與歸類、數字檔案的鑒定、個人云存儲產品的選擇、數字檔案的存儲以及數字檔案的保管等五個方面。而尹雪梅提出的個人數字檔案館從本質來看也是一種云存儲數字存檔策略?？梢姡覈鴮τ趥€人檔案保存策略的研究主要集中在數字檔案方面。

二、國外個人檔案保存策略發(fā)展趨勢

（一）對個人存檔概念的研究

國外學者首先從個人文件的角度出發(fā)，Walter Rundell認為個人文件是大學檔案館收集的能夠幫助個人從不同角度了解大學全貌的文件，包括個人的照片、日記、研究筆記等資料。Steve Whittaker和Julia Hirschberg從個人紙質檔案的特性和價值角度對個人檔案進行闡述，認為個人檔案是人們保留的具有更高價值的那部分檔案，并且有些個人檔案具有獨特性。20世紀后期，計算機科學飛速發(fā)展產生的信息爆炸影響了個人與組織對文件的轉移和保存方式，也影響了個人檔案的概念和內涵。Richard J.Cox研究了信息時代個人檔案，認為個人檔案是反映個人工作生活的信息，既包含日記、家譜等傳統記錄，又包含電子郵件、網絡日志等信息時代的記錄。Peter Williams等人認為個人數字檔案是指由個人創(chuàng)建或獲取、積累和保存的非正式多元化以及擴展記憶的收集，反映個人生活，屬于個人本身。

（二）對個人檔案保存系統的研究

國外有不少學者對個人檔案的保存系統進行探索。其中，Freeman 等人開發(fā)出人生流，它是一個作為個人電子生活的時序性文檔流，Rekimoto對其功能進行了擴展，允許在時間軸上為用戶顯示二維結果。Singly 可以將任何程序和設備產生的并經用戶驗證過的統一數據歸入數據庫。iKive致力于提供一種允許用戶建立一個可信的、集中式的檔案服務，它能將桌面文件、社交媒體記錄、電子郵件和其它具有長期保存意義的文件進行存檔。同時，還有不少存檔模型已經申請專利，由此可見，國外在個人檔案保存系統方面的成果較為突出。

（三）對個人檔案保存策略的研究

國外關于個人檔案保存策略的研究較為全面。從存檔工具方面來看，Kaye等人指出不僅要考慮數字存檔工具“日后查找”的功能，還應考慮其他的存檔功能以設計出支持整個存檔實踐過程的工具。Stephan Strodl等人更是開發(fā)了一個適合小型/家庭辦公室以及對數字信息資源保存不太了解的個人使用的存檔工具HOPPLA，該工具可以實現數據備份以及全自動的數據遷移。從信息生命周期的角度出發(fā)，Adrian Cunningham認為，在解決個人數字檔案帶來的問題的時候，要在個人檔案生命周期的早期進行干預。Williams等人提出一個基于檔案信息生命周期的個人信息管理模型，從而建立一個連續(xù)的知識框架，以助于理解如何創(chuàng)建、組織、管理、使用和處置個人數字檔案。如Steve Whittaker等認為電子郵件是重要的個人信息庫，用戶主要通過三個策略來獲取存檔的信息：文件夾、搜索、分類，基于搜索功能的電子郵件能夠更快找到存檔信息。

三、小結

國內外在個人檔案及個人檔案保存策略的研究中，在基礎概念、保存系統保存策略等方面漸成體系，并且具有各自不同的研究特色。同時，國內外對此主題研究的一個共性是主要集中于個人數字檔案，而忽視研究傳統個人檔案的保存。與國外的研究相比，我國學者從本學科特點出發(fā)，基于檔案視角對個人檔案保存進行系統深入研究的文章比較少。

（作者單位：安徽大學管理學院）

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