核電項(xiàng)目投標(biāo)管理的研究

周　潔

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核電項(xiàng)目投標(biāo)管理的研究

周潔

上海第一機(jī)床廠有限公司上海201308

核電項(xiàng)目是國(guó)家重大基礎(chǔ)建設(shè)工程，在核電項(xiàng)目中，招投標(biāo)是普遍采用的一種設(shè)備采購(gòu)方式，具有周期長(zhǎng)、標(biāo)的額大、不確定因素多、程序復(fù)雜等特點(diǎn)。結(jié)合核電項(xiàng)目特點(diǎn)，從當(dāng)前核電項(xiàng)目投標(biāo)過程中暴露的諸多問題入手，通過梳理核電項(xiàng)目投標(biāo)管理業(yè)務(wù)流程，分析各個(gè)投標(biāo)管理業(yè)務(wù)階段的管理改進(jìn)措施，構(gòu)建了一套行之有效的核電項(xiàng)目投標(biāo)管理系統(tǒng)。

核電； 投標(biāo)； 信息系統(tǒng)； 管理

1　概述

隨著我國(guó)核電建設(shè)重新步入快速發(fā)展時(shí)期，國(guó)內(nèi)核電市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)也日趨激烈。核電主設(shè)備市場(chǎng)是一個(gè)非常特別的細(xì)分市場(chǎng)，在投標(biāo)過程中體現(xiàn)出鮮明的市場(chǎng)特點(diǎn)。

(1) 投標(biāo)準(zhǔn)備周期長(zhǎng)，情報(bào)收集碎片化。鑒于核電項(xiàng)目的敏感性，一個(gè)核電新建項(xiàng)目從前期廠址可行性研究到最終通過國(guó)務(wù)院審批，時(shí)間跨度至少在5a以上。所以與其它工業(yè)產(chǎn)品相比，一個(gè)核電主設(shè)備投標(biāo)項(xiàng)目準(zhǔn)備周期非常長(zhǎng)[1]，而情報(bào)收集也是一項(xiàng)長(zhǎng)期性的繁瑣工作，信息來源渠道多，信息內(nèi)容雜亂無章，需要進(jìn)行大量整理與分析，才能提煉出有價(jià)值的信息。

(2) 投標(biāo)標(biāo)的金額大，物料結(jié)構(gòu)復(fù)雜。單個(gè)核電主設(shè)備標(biāo)的金額普遍在千萬元至上億元不等，產(chǎn)品物料清單多達(dá)上萬條[2]，材質(zhì)與檢測(cè)特性獨(dú)特，產(chǎn)品制造工藝復(fù)雜，工料成本估算量非常大[3]。

(3) 投標(biāo)不確定性多，質(zhì)量要求高。按照工程慣例，核電工程總包方一般會(huì)在核電項(xiàng)目審批通過前1～2a就啟動(dòng)主設(shè)備采購(gòu)工作[4]，但設(shè)計(jì)工作往往相對(duì)滯后，導(dǎo)致在招標(biāo)時(shí)無法獲得完整的采購(gòu)技術(shù)條件，存在諸多技術(shù)不確定性[5]。然而，總包方對(duì)于投標(biāo)書中的工藝檢測(cè)技術(shù)和質(zhì)量保證方案的完整性及商務(wù)報(bào)價(jià)的詳細(xì)程度又提出了非常嚴(yán)苛的要求。

(4) 投標(biāo)時(shí)間短，報(bào)價(jià)程序復(fù)雜。核電主設(shè)備項(xiàng)目投標(biāo)時(shí)間一般不超過2周時(shí)間，但報(bào)價(jià)程序包含了成本分析、標(biāo)書制作、標(biāo)書評(píng)審等諸多關(guān)鍵環(huán)節(jié)，既需要市場(chǎng)、技術(shù)、采購(gòu)、質(zhì)保、生產(chǎn)、法務(wù)多個(gè)條線的高效協(xié)同與支持，確保在如此短的時(shí)間內(nèi)保質(zhì)保量地完成報(bào)價(jià)工作；又需要圍繞公司戰(zhàn)略部署與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)分析，制訂出合理的投標(biāo)報(bào)價(jià)策略，確保在激烈競(jìng)爭(zhēng)中獲得最大的利益。

2　核電項(xiàng)目投標(biāo)管理問題

目前，公司雖有核電項(xiàng)目投標(biāo)管理制度，但在核電項(xiàng)目投標(biāo)過程中仍然存在著一些管理問題。

(1) 職責(zé)分工沒有細(xì)化，各環(huán)節(jié)協(xié)作性差，缺乏標(biāo)書校對(duì)與評(píng)審機(jī)制。營(yíng)銷管理制度中僅從標(biāo)書類型角度確定了歸口責(zé)任部門，即標(biāo)書商務(wù)卷由市場(chǎng)部負(fù)責(zé)，質(zhì)保卷由質(zhì)保部負(fù)責(zé)，技術(shù)卷由技術(shù)部負(fù)責(zé)。在實(shí)際操作過程中，質(zhì)保卷編制需要得到技術(shù)部門的支持，商務(wù)卷編制更是需要采購(gòu)、生產(chǎn)、技術(shù)、法務(wù)等業(yè)務(wù)部門的支持。由于職責(zé)分工沒有細(xì)化，且未建立快速反應(yīng)的報(bào)價(jià)團(tuán)隊(duì)機(jī)制，導(dǎo)致在短時(shí)間內(nèi)各環(huán)節(jié)人員缺乏主動(dòng)溝通與協(xié)作，加之又缺乏必要的標(biāo)書校對(duì)與評(píng)審機(jī)制，導(dǎo)致標(biāo)書質(zhì)量下降，甚至出現(xiàn)了招標(biāo)文件響應(yīng)不完整的情況，影響了最終投標(biāo)的評(píng)分，給采購(gòu)方造成了極壞的印象。

(2) 技術(shù)經(jīng)驗(yàn)匱乏，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)積累不足，報(bào)價(jià)偏離度高。目前，公司參與標(biāo)書制作的工作人員普遍年輕且缺乏技術(shù)經(jīng)驗(yàn)，在采購(gòu)技術(shù)要求不完整的情況下，無法有效識(shí)別技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)而經(jīng)常放大工料裕量。加之公司目前實(shí)施的ERP(Enterprise Resource Planning)系統(tǒng)中產(chǎn)品物料數(shù)據(jù)日常維護(hù)不完整、不及時(shí)和不準(zhǔn)確，導(dǎo)致系統(tǒng)工料成本數(shù)據(jù)不真實(shí)或缺失，且短時(shí)間內(nèi)又無法完成材料和外協(xié)工序的正常詢價(jià)，只能依賴歷史經(jīng)驗(yàn)判斷與估價(jià)，造成報(bào)價(jià)偏離度高，影響了報(bào)價(jià)的競(jìng)爭(zhēng)力。

3　核電項(xiàng)目投標(biāo)管理改進(jìn)

為了有效解決上述存在的投標(biāo)管理問題，通過梳理投標(biāo)管理業(yè)務(wù)流程，分析投標(biāo)管理各個(gè)階段的改進(jìn)需求，提出建設(shè)一套行之有效的核電項(xiàng)目投標(biāo)管理系統(tǒng)的解決方案。

3.1投標(biāo)管理業(yè)務(wù)流程梳理

核電項(xiàng)目投標(biāo)管理大致分為項(xiàng)目跟蹤、項(xiàng)目報(bào)價(jià)與項(xiàng)目投標(biāo)三個(gè)階段，主要業(yè)務(wù)流程如圖1所示。

圖1　投標(biāo)管理流程圖

3.2投標(biāo)管理階段的改進(jìn)分析

3.2.1項(xiàng)目跟蹤階段

項(xiàng)目跟蹤是一個(gè)長(zhǎng)期性的工作，一方面，有關(guān)投標(biāo)項(xiàng)目的信息來自于國(guó)家政府機(jī)關(guān)、最終用戶、工程公司、設(shè)計(jì)院、行業(yè)協(xié)會(huì)、供應(yīng)商甚至競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手等，所以信息收集不僅是市場(chǎng)部的日常工作，而且應(yīng)納入到公司管理層與各個(gè)業(yè)務(wù)部門的日常工作中，建立起各個(gè)層次的營(yíng)銷關(guān)系網(wǎng)絡(luò)，這將有效提高獲取項(xiàng)目的機(jī)會(huì)；另一方面，公司各個(gè)業(yè)務(wù)部門不僅要盯住潛在項(xiàng)目機(jī)會(huì)，而且要注重在項(xiàng)目執(zhí)行乃至售后服務(wù)階段的信息收集，因?yàn)楹穗姰a(chǎn)品的長(zhǎng)周期特性決定了客戶的需求與認(rèn)知是一個(gè)日積月累的過程，有時(shí)用好客戶比建立客戶更難，但成效也會(huì)更顯著。

鑒于項(xiàng)目跟蹤階段的長(zhǎng)期性與碎片化管理需求，需要一個(gè)信息匯總與分析平臺(tái)，用于提煉諸如項(xiàng)目招標(biāo)時(shí)間、設(shè)備和材料采購(gòu)技術(shù)參數(shù)、客戶偏好等有利于關(guān)鍵資源戰(zhàn)略儲(chǔ)備和產(chǎn)能平衡的重要信息，為核電項(xiàng)目投標(biāo)報(bào)價(jià)做好充分的準(zhǔn)備工作。

3.2.2項(xiàng)目報(bào)價(jià)階段

項(xiàng)目報(bào)價(jià)時(shí)間緊、程序多、要求高，直接影響到投標(biāo)結(jié)果，這一階段的改進(jìn)主要體現(xiàn)在幾個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

(1) 成本分析環(huán)節(jié)。這看似是一項(xiàng)臨時(shí)性的工作，實(shí)質(zhì)卻需要長(zhǎng)期的復(fù)雜數(shù)據(jù)積累，也是最能體現(xiàn)報(bào)價(jià)競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。只有公司各個(gè)業(yè)務(wù)部門相互協(xié)作，共同努力，切實(shí)提高公司ERP系統(tǒng)(包含物料管理、采購(gòu)管理、倉(cāng)儲(chǔ)管理、生產(chǎn)管理、人力管理等)的日常數(shù)據(jù)完整性、及時(shí)性與準(zhǔn)確性，才能使工料成本數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。

(2) 標(biāo)書制作環(huán)節(jié)。這是一個(gè)需要跨部門協(xié)作完成的工作，市場(chǎng)部、質(zhì)保部與技術(shù)部除了要按照制度要求承擔(dān)起標(biāo)書商務(wù)卷、質(zhì)保卷和技術(shù)卷編制組織與校對(duì)責(zé)任外，還應(yīng)組織發(fā)起組建臨時(shí)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，明確時(shí)間與任務(wù)，各司其職，相互配合。另外，為了有效提高投標(biāo)參與人員的責(zé)任心與積極性，還需要建立合理的質(zhì)量獎(jiǎng)懲與淘汰機(jī)制，提高標(biāo)書編制的質(zhì)量。

(3) 標(biāo)書評(píng)審環(huán)節(jié)。這是投標(biāo)內(nèi)容審核與策略決策的重要環(huán)節(jié)。鑒于主設(shè)備標(biāo)的金額大、質(zhì)量要求高，需要一批富有經(jīng)驗(yàn)的專家顧問組成評(píng)審小組來進(jìn)行評(píng)議與決策，以便提高標(biāo)書質(zhì)量及決策的完整性與科學(xué)性。

為了要在短時(shí)間內(nèi)高效地完成項(xiàng)目報(bào)價(jià)工作，需要一個(gè)系統(tǒng)平臺(tái)來有效集成ERP系統(tǒng)中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和EKP(Enterprise Knowledge Portal)系統(tǒng)中的工作流引擎，既具有報(bào)價(jià)信息查詢、統(tǒng)計(jì)、分析功能，又具有報(bào)價(jià)文檔編輯、團(tuán)隊(duì)工作溝通與文檔審批功能。

3.2.3項(xiàng)目投標(biāo)階段

項(xiàng)目投標(biāo)包含了投標(biāo)澄清、變更管理、失標(biāo)原因分析及投標(biāo)材料歸檔這些重要環(huán)節(jié)，但在實(shí)際投標(biāo)過程中，往往只注意了第一個(gè)環(huán)節(jié)，后三個(gè)環(huán)節(jié)經(jīng)常被忽略，沒有形成閉環(huán)管理。

首先，變更需求會(huì)造成工作范圍、交貨進(jìn)度及價(jià)格等的變動(dòng)[6]，如果沒有反饋機(jī)制，會(huì)造成相關(guān)部門的信息不對(duì)稱，為后續(xù)合同談判帶來風(fēng)險(xiǎn)[7]。

其次，變更需求、失標(biāo)原因分析本身也是一種情報(bào)收集工作，可以收集到客戶偏好、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手能力等重要信息，為后續(xù)項(xiàng)目投標(biāo)提供非常有價(jià)值的參考，也可以有效降低投標(biāo)技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)[8]。

最后，投標(biāo)材料歸檔是一種數(shù)據(jù)累積工作，可以為后續(xù)項(xiàng)目投標(biāo)提供必要的信息參考，實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和經(jīng)驗(yàn)的分享[9]。

為了提高核電項(xiàng)目投標(biāo)經(jīng)驗(yàn)的豐裕度與基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的共享性，需要建立一個(gè)信息反饋與案例查詢平臺(tái)，能夠支持服務(wù)核電項(xiàng)目投標(biāo)全過程的需要[10]。

3.3投標(biāo)管理系統(tǒng)解決方案

通過上述各個(gè)投標(biāo)業(yè)務(wù)階段管理改進(jìn)需求的分析，筆者提出構(gòu)建一套投標(biāo)管理系統(tǒng)，分為三層邏輯架構(gòu)體系，如圖2所示。

最底層的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)與ERP系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品物料主數(shù)據(jù)的信息共享。中間層的報(bào)價(jià)管理與EKP系統(tǒng)集成，提高報(bào)價(jià)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)溝通效率，規(guī)范報(bào)價(jià)審批管理流程。最頂層的統(tǒng)計(jì)分析可以為項(xiàng)目報(bào)價(jià)提供便捷的信息檢索與查詢，提高報(bào)價(jià)決策的準(zhǔn)確性與科學(xué)性。

4　總結(jié)

筆者所提出的核電項(xiàng)目投標(biāo)管理系統(tǒng)解決方案，其核心是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的日常積累，關(guān)鍵在于ERP系統(tǒng)中物料數(shù)據(jù)的完整性、及時(shí)性與準(zhǔn)確性，實(shí)質(zhì)是公司各個(gè)業(yè)務(wù)部門在系統(tǒng)管理理念上的志同道合與創(chuàng)新協(xié)同。

圖2　投標(biāo)管理系統(tǒng)架構(gòu)圖

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Nuclear power project is a major national infrastructure projects. In the nuclear power project tender bidding is a method in general use for equipment procurement, featuring long periodicity, large target amount, more uncertainty, complicated procedures and so on. Combined with the characteristics of nuclear power projects, starting from the problems of nuclear power projects exposed in the current bidding process, combing through the management flow of tender bidding of nuclear power project and analyzing the improved measures of the tender bidding at each phase, a set of effective supervisory system for tender bidding of the nuclear power project was established.

Nuclear Power； Tender Bidding； Information System； Management

2016年1月

周潔(1984—)，男，工程碩士，經(jīng)濟(jì)師，工程師，主要從事企業(yè)管理工作,

E-mail： zhoujie5@shanghai-electric.com

TM623；F407.23

A

1674-540X(2016)02-074-004