試論高校物業(yè)管理中的檔案電子化管理

李明

摘 要：本文主要從高校物業(yè)管理工作中檔案管理問題出發(fā)，簡述物業(yè)管理中檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題，從而說明檔案電子化管理的必要性，并通過一定的流程或途徑來建立、完善電子化平臺的建設(shè)及數(shù)據(jù)庫的錄入、使用，達到精細化、規(guī)劃性管理的目的。

關(guān)鍵詞：高校；物業(yè)管理；電子化

中圖分類號：G632 文獻標識碼：B 文章編號：1002-7661（2016）17-001-01

高校的場地及設(shè)備設(shè)施數(shù)量隨著高校的擴招呈現(xiàn)增長性趨勢，隨之產(chǎn)生的物業(yè)管理問題越來越嚴峻，在這樣的形勢下，物業(yè)管理要發(fā)揮相應的管理作用，必須要有與之相對應的管理方法，其中包括了物業(yè)管理檔案電子化的普及與應用。

一、高校物業(yè)管理中的檔案管理現(xiàn)狀及存在問題

高校物業(yè)擔負著校園內(nèi)辦公樓、教學樓、宿舍、校區(qū)綠化，保潔，維修，水電管理等工作任務，涉及范圍廣、行業(yè)跨度大，但工作相關(guān)度高。高校物業(yè)的管轄范圍與學校的職能分工有關(guān)，管轄的內(nèi)容會略有不同。就現(xiàn)在的高校物業(yè)管理情況來看，越來越多的高校逐漸規(guī)范物業(yè)管理的制度、工作流程及長期規(guī)劃，使物業(yè)管理愈加科學化。但是在實際的工作中，因為受條件限制，有些方面的工作還需要繼續(xù)努力，比如檔案電子化的應用。大多數(shù)的高校物業(yè)管理實行紙質(zhì)化的檔案管理保存，隨著時間的推移和人員的變動，檔案的管理方法和檔案的完整性受到一定影響。對于檔案管理本身，一直按照“誰執(zhí)行誰管理”來實行，但是存在多個部門涉及的檔案未能展開有效的對接，檔案信息不對稱，使某些工作難以開展或重復工作。而且，紙質(zhì)版的檔案管理，僅僅能實現(xiàn)管理的功能，隨著高校物業(yè)的精細化服務，物業(yè)項目的檔案數(shù)據(jù)還需對年度的預算、整體規(guī)劃、項目比對等工作進行有效分析提供依據(jù)，從而優(yōu)化管理模式?；谝陨系膯栴}及考慮工作的便利性，物業(yè)管理中的檔案管理電子化的實現(xiàn)具有一定的意義，有實施的必要性。

二、高校物業(yè)管理中檔案電子化管理的必要性

高校物業(yè)管理主要為實現(xiàn)校園的建設(shè)、維修、維護的有序進行，為學校師生提供良好的科研、教育、生活環(huán)境，其中，物業(yè)管理的檔案電子化管理，使得物業(yè)管理人員從相關(guān)部門、歷年的相關(guān)數(shù)據(jù)中得到有利的參考數(shù)據(jù)，從中總結(jié)經(jīng)驗，實現(xiàn)物業(yè)管理的精細化、整體化的工作模式優(yōu)化。

1、數(shù)據(jù)資源整合，實現(xiàn)資源共享

高校內(nèi)與物業(yè)相關(guān)聯(lián)的項目，有必要實現(xiàn)檔案電子化的管理，它有利于梳理校園內(nèi)的物業(yè)管理項目的條理，從基本上了解校園內(nèi)的相關(guān)數(shù)據(jù)走向，從而實現(xiàn)資源共享，來達到工作最優(yōu)。例如，校園內(nèi)的基本建設(shè)，施工單位與學校方面會有平面圖、水電管路走向、供配電等方面的圖紙移交，如果消防部門需要對消防管路進行整改，就涉及到校園管路分布，有利于避免對其他管路的二次傷害，確保施工的效益最大化。大部分高校的檔案由使用部門管理，這樣就使得檔案不能共享，項目管理會有偏差，檔案電子化的管理可以有效解決該問題。

2、項目數(shù)據(jù)比對，發(fā)揮監(jiān)督指導作用

物業(yè)管理項目實現(xiàn)檔案的電子化管理，可以利用項目數(shù)據(jù)信息的對比，了解往年和當年數(shù)據(jù)的差額，根據(jù)實際的人工費、材料費等的漲幅，做到監(jiān)督該項目費用是否在合理的范圍之內(nèi)；物業(yè)項目的檔案電子化管理，還可以監(jiān)督項目實施的質(zhì)量效果。物業(yè)管理的服務范圍廣，涉及的管理項目非常多，常常會出現(xiàn)重復維修，或者在施工隊的承諾保修期間內(nèi)有需要再次維修的情況，這樣就需要發(fā)揮檔案電子化的作用，督促施工隊做好質(zhì)保工作，減少管理項目的不必要支出，實現(xiàn)資源的優(yōu)化，并能監(jiān)督施工隊伍，對其施工質(zhì)量及服務進行考核，不斷完善考核制度，提高物業(yè)管理的服務能力。

3、信息完善，優(yōu)化物業(yè)項目管理

隨著物業(yè)管理項目的檔案電子化的施行，檔案的項目及模塊會越來越完善，建立健全完善的項目管理制度及信息的錄入，有利于完善供應商信息，建立供應商的數(shù)據(jù)庫，逐漸建立起供應商的質(zhì)量水平考核模塊，達到從中選優(yōu)的效果，逐漸提高物業(yè)管理水平及服務質(zhì)量，從而實現(xiàn)精細化管理和有效化管理。從檔案數(shù)據(jù)庫中提取出的供應商考核水平，有利于學校選擇優(yōu)秀的供應商為師生服務，也有利于后勤物業(yè)管理部門的對項目質(zhì)量的把控，從而在管理上實現(xiàn)管理的最優(yōu)，最終達到優(yōu)化物業(yè)項目管理的目的。

三、高校物業(yè)管理中檔案電子化管理的流程

高校物業(yè)管理中的檔案電子化管理的實現(xiàn)，需要建立一個統(tǒng)一的電子化管理平臺，可以是對外采購，也可以通過自主設(shè)計開發(fā)。在平臺建立之前，必須對所有的相關(guān)項目及設(shè)計需求進行調(diào)研，明白需要實現(xiàn)的功能及作用。通過電子化管理平臺，錄入物業(yè)管理項目的有關(guān)數(shù)據(jù)，比如，項目信息、供應商信息、招投標或詢價信息、具體項目的細節(jié)要求、圖紙等，來實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的建立，相關(guān)的數(shù)據(jù)錄入、管理及與校內(nèi)部門的對接工作均由該使用人負責，逐漸的對數(shù)據(jù)庫進行整理及補充，能越來越完善數(shù)據(jù)庫的信息。后期的供應商評價、信息數(shù)據(jù)比對等，都需要通過實際工作的情況來進行操作。電子化平臺的完善，使得物業(yè)管理的越來越科學化、精細化和整體化，從而有利于高校物業(yè)項目的管理，為師生帶來更方便、更優(yōu)質(zhì)的服務。做好高校物業(yè)管理，還需要從很多方面來調(diào)整和優(yōu)化，這也是未來高校物業(yè)管理的目標和努力方向。

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