高校人事檔案管理信息化建設(shè)的問題探究

高霞

伴隨著信息化的更進一步發(fā)展以及高校規(guī)模的不斷擴張，傳統(tǒng)的高校人事檔案管理即將面臨信息化時代下的管理體系的全新挑戰(zhàn)，只有推進高校人事檔案管理信息化建設(shè)進程，重視加強高校人事檔案信息化管理才能適應(yīng)信息化時代的發(fā)展。現(xiàn)在，大部分高校在人事檔案管理工作中依舊使用的傳統(tǒng)的管理方式，這樣嚴(yán)重制約了高校人事檔案的信息利用程度和管理工作的提高。本文就高校人事檔案信息化建設(shè)進程中所出現(xiàn)的問題進行分析研究，并就如何提高人事檔案信息化管理效率進行探究。

一、高校人事檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)存問題

（一） 管理觀念落后，信息化觀念差

高校人事檔案管理是對一所高校的人力信息資源進行有效的整合與分類，因此，在人事檔案管理工作中應(yīng)該進行不斷的學(xué)習(xí)與創(chuàng)新，可以熟悉的掌握運用現(xiàn)代信息化手段。但事實上，在實際工作中，檔案管理人員以及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)尚未意識到人事檔案信息管理的的重要地位。長時間以來，在高校人事檔案管理中使用傳統(tǒng)的手動方式操作，對于信息化的認(rèn)識程度不夠深刻，管理人員的觀念意識落后，沒有主動創(chuàng)新意識。從整體上看，管理人員對檔案信息管理不夠引起重視，只將檔案管理工作認(rèn)為是一項附帶的工作，沒有把檔案管理工作放到一個合適的位置，導(dǎo)致人事檔案管理工作的管理方法較為落后，無法適應(yīng)信息化社會下的需求。

（二） 管理人員素質(zhì)水平參差不齊，團隊建設(shè)落后

目前，實際上許多高校在硬件設(shè)施上已經(jīng)達(dá)到檔案信息化管理建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，但由于對檔案管理工作的不夠重視，多數(shù)管理人員都是以兼職的方式在進行檔案管理，即使有正式的工作人員，也是文化水平比較低，專業(yè)素質(zhì)水平比較差，大多數(shù)人沒有經(jīng)歷過專業(yè)的知識培訓(xùn)，現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段無法熟練運用掌握，這樣使得高校的人事檔案信息化進程步履維艱。目前，高校的檔案管理部門缺乏一個專業(yè)素質(zhì)水平高，結(jié)構(gòu)簡單合理，效率高的管理團隊，對于檔案管理人員來說，不僅需要掌握現(xiàn)代信息化手段，而且需要具備專業(yè)的檔案管理知識。

（三） 資金投入不足，信息安全性差

由于校方領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作的認(rèn)識程度不夠重要，因而在經(jīng)費方面投入較少，這樣就造成了檔案管理工作出現(xiàn)保存條件差，辦公場所所不足，硬件設(shè)施殘舊落后等現(xiàn)象，這樣嚴(yán)重阻礙了檔案信息化建設(shè)。

二、高校人事檔案管理信息化建設(shè)的對策研究

（一） 樹立信息化管理觀念

針對高校信息化觀念較差，為了改善這一現(xiàn)狀，高校檔案管理人員應(yīng)該強化信息化意識，不斷的更新和轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，積極的管好人事檔案，在管理模式上進行創(chuàng)新，改變傳統(tǒng)的陳舊觀念，樹立“以實用為主”的新觀念，最大限度上發(fā)揮人事檔案的重要作用，為學(xué)校的發(fā)展提供更好地服務(wù)。

（二） 提高管理人員素質(zhì)，積極開展各種培訓(xùn)

對于人事檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，應(yīng)該加強學(xué)習(xí)，在高校人事檔案信息化建設(shè)中，要求相關(guān)管理人員不僅具備熟練的專業(yè)知識能力，而且要學(xué)會掌握現(xiàn)代化技術(shù)，熟練使用新型設(shè)備，具備較高的綜合能力。切實做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，使其參加不同層次的培訓(xùn)班，更新其知識觀念，提高業(yè)務(wù)水平，通過這些措施來切實提高管理人員綜合素質(zhì)，構(gòu)建高效的管理團隊。

（三） 加大資金投入力度，建立保障信息化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)，是現(xiàn)階段高校檔案管理人員所面對的重要任務(wù)，也是為了適應(yīng)信息化時代發(fā)展的要求[4]。基礎(chǔ)硬件設(shè)施是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)部分，需要投入大量資金，對于此事，高校方面應(yīng)予以積極的支持，將這一開支列如預(yù)算之中，并嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)，隨后進一步增加所需的后續(xù)設(shè)備，使得信息化建設(shè)可以順利進行。

三.結(jié)語

綜上所述，高校人事檔案信息化建設(shè)是適應(yīng)信息化社會發(fā)展的需要，也對高校的人力信息資源的管理和利用有重要的作用，因此，應(yīng)該提高管理人員的綜合業(yè)務(wù)水平，建立完善的基礎(chǔ)設(shè)施，只有這樣才能適應(yīng)信息化檔案建設(shè)要求。

（作者單位：山東青年政治學(xué)院人事處）