優(yōu)化業(yè)務(wù)檔案管理的實(shí)踐做法之研究

童傳猛　王洪

摘要：隨著企業(yè)職工養(yǎng)老保險(xiǎn)參保人群以及覆蓋人群的不斷增加，養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作日益繁重，原有的養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的要求，需要加強(qiáng)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化以及規(guī)范化，不斷提高養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的水平，因此本文針對(duì)企業(yè)職工養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理中存在的問(wèn)題，探討其有效對(duì)策。

關(guān)鍵詞：養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)；檔案管理；研究

不斷完善社會(huì)的保障體系，是關(guān)系到改革、發(fā)展、穩(wěn)定的重大問(wèn)題，養(yǎng)老保險(xiǎn)作為我國(guó)社會(huì)保障體系的重要組成部分，需要適應(yīng)現(xiàn)代信息社會(huì)的發(fā)展，建成能夠體現(xiàn)出社會(huì)公平的新型業(yè)務(wù)檔案管理體系。養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理水平的提高有助于養(yǎng)老保險(xiǎn)機(jī)制的有效運(yùn)行，因此，需要及時(shí)解決養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理中存在的諸多問(wèn)題。

一、養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）業(yè)務(wù)檔案管理信息化有待加強(qiáng)

隨著科技的進(jìn)步，業(yè)務(wù)檔案管理技術(shù)也在不斷的發(fā)展之中，電子業(yè)務(wù)檔案信息的數(shù)據(jù)也面臨著諸多的問(wèn)題，紙質(zhì)化的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)檔案已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的業(yè)務(wù)發(fā)展需要，裝訂時(shí)分類(lèi)的麻煩，更新信息的困難，都給業(yè)務(wù)檔案的管理帶來(lái)了不便，另外，業(yè)務(wù)檔案管理信息的透明化以及科學(xué)化較低，為了謀求巨大的利益，存在著對(duì)客觀(guān)數(shù)據(jù)的篡改以及隨意操作，違反業(yè)務(wù)檔案管理的規(guī)定，這給業(yè)務(wù)檔案管理帶來(lái)了潛在的威脅。

（二） 業(yè)務(wù)檔案管理工作管理力量薄弱

業(yè)務(wù)檔案工作管理力量的薄弱主要表現(xiàn)在下面幾個(gè)方面，第一，管理手段的落后，業(yè)務(wù)檔案管理硬件設(shè)施以及軟件設(shè)施落后，工作環(huán)境較差，由于管理資金的限制，在業(yè)務(wù)檔案管理上投入不足，尤其是信息化的管理手段尚未建立起來(lái)，系統(tǒng)化的管理缺乏，現(xiàn)代化的管理設(shè)備還沒(méi)有投入到使用，這給數(shù)量較大的檔案管理工作帶來(lái)一定的阻礙，過(guò)分地依賴(lài)人力以及物力，也給會(huì)計(jì)憑證以及報(bào)表資料的整理帶來(lái)困難，給會(huì)計(jì)檔案的查閱以及保管帶來(lái)不便；第二，管理制度不夠完善，業(yè)務(wù)檔案管理的制度是規(guī)范檔案管理的重要保障，目前的管理制度上，還沒(méi)有比較明確的責(zé)任劃定，工作職責(zé)范圍，管理制度在檔案的處理方面還沒(méi)有較為詳細(xì)的規(guī)定，給檔案管理工作帶來(lái)了一定的麻煩，造成檔案管理較為混亂，給檔案的查找?guī)?lái)不便；第三，管理機(jī)構(gòu)不健全，業(yè)務(wù)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的健全對(duì)于加強(qiáng)檔案管理有著重要的意義，一方面的制度的嚴(yán)格落實(shí)與執(zhí)行，另一方面是管理機(jī)構(gòu)的有效監(jiān)督，缺一不可，同時(shí)，管理機(jī)構(gòu)在考核機(jī)制方面還要繼續(xù)完善，對(duì)于檔案管理的若干指標(biāo)嚴(yán)格把關(guān)，嚴(yán)格核查會(huì)計(jì)憑證以及報(bào)表等資料，為以后的核查提供依據(jù)，對(duì)于工作中存在的問(wèn)題要穩(wěn)妥的解決，管理機(jī)構(gòu)在協(xié)調(diào)溝通方面還有著一定的缺陷。

（三）業(yè)務(wù)檔案管理人員素質(zhì)有待提高

業(yè)務(wù)檔案管理工作人員作為直接接觸檔案的人員應(yīng)該具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)以及職業(yè)道德，目前有的業(yè)務(wù)檔案管理人員只是為了應(yīng)付業(yè)務(wù)檔案管理的大量工作從其他部門(mén)調(diào)配過(guò)來(lái)的，沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)以及知識(shí)，不能徹底地檔案管理中的問(wèn)題，造成問(wèn)題的不斷積累，同時(shí)，由于檔案管理工作量較大，給這些管理人員的培訓(xùn)時(shí)間也就一再縮短，給養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的管理帶來(lái)了潛在的問(wèn)題。

二、養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理問(wèn)題的對(duì)策

（一） 加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案信息化管理建設(shè)

業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，檔案信息化是業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)順利進(jìn)行工作的基礎(chǔ)，改變了傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料的種種弊端，在一定程度上有利于業(yè)務(wù)工作者的工作，業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)要從數(shù)據(jù)的采集、儲(chǔ)存、錄入與管理等方面逐步建立起來(lái)，方便業(yè)務(wù)工作者對(duì)檔案的查詢(xún)、搜索、處理以及進(jìn)一步的挖掘與管理，由于信息化建設(shè)人為因素的影響，可以在一定程度上保證會(huì)計(jì)原始憑證、會(huì)計(jì)憑證的真實(shí)完整，妥善保管檔案信息。

（二） 完善業(yè)務(wù)檔案工作的管理

業(yè)務(wù)檔案工作的管理可以從信息化管理、完善制度以及加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)等方面做起，第一，信息化管理，利用現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)，采用信息化管理軟件，實(shí)現(xiàn)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的信息化、規(guī)范化，增加硬件設(shè)施，投入計(jì)算機(jī)、打印機(jī)以及掃描儀等設(shè)備，建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理室，引入檔案管理軟件，解放人力資源，妥善解決會(huì)計(jì)憑證以及報(bào)表資料的快速裝訂以及保管工作，最大限度地完善檔案的管理工作；第二，健全管理制度，業(yè)務(wù)檔案管理制度的不斷完善有助于檔案管理能夠按章辦事，有所依據(jù)，嚴(yán)格管理，明確檔案管理的工作責(zé)任與職責(zé)范圍，另外還要積極探索檔案管理的有效制度，使檔案工作能夠更加的規(guī)范化、科學(xué)化，使得會(huì)計(jì)檔案資料的錄入、保管、借閱以及銷(xiāo)毀有據(jù)可依，保證會(huì)計(jì)憑證以及資料的完整性以及真實(shí)性；第三，增強(qiáng)管理機(jī)構(gòu)的建設(shè)，業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)的建設(shè)有賴(lài)于管理的考核，通過(guò)考核加強(qiáng)管理的積極性、發(fā)現(xiàn)工作中的不足，另外還可以建立專(zhuān)門(mén)的業(yè)務(wù)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期召開(kāi)組織座談與工作交流會(huì)，對(duì)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行針對(duì)性的研究與處理，定期檢查檔案管理，開(kāi)展評(píng)選先進(jìn)、考核獎(jiǎng)勵(lì)等活動(dòng)，激發(fā)員工的工作熱情。

（三）提高業(yè)務(wù)工作人員素質(zhì)

提高工作人員素質(zhì)需要從職業(yè)道德與技能兩方面同時(shí)入手，要教育工作人員為社會(huì)服務(wù)的觀(guān)念，增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，端正工作態(tài)度，以良好的精神風(fēng)貌對(duì)待每一位參保人，強(qiáng)化業(yè)務(wù)檔案工作者的職業(yè)道德觀(guān)念，堅(jiān)持據(jù)實(shí)立檔的作風(fēng)，另外還要培養(yǎng)高素質(zhì)的工作人員，利用講座培訓(xùn)業(yè)務(wù)工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，增強(qiáng)實(shí)踐性操作水平，豐富理論知識(shí)，樹(shù)立先進(jìn)的管理理念。積極引進(jìn)專(zhuān)業(yè)人才，打造高素質(zhì)團(tuán)隊(duì)，聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)教授進(jìn)行實(shí)地指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中的問(wèn)題。

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