學校檔案管理信息化建設問題探討

華 榕

學校檔案管理信息化建設問題探討

華 榕

檔案管理是任何單位部門都無法缺少的工作之一，而對于學校來說，檔案管理工作對學校的發(fā)展也起到一定的影響，然而傳統(tǒng)的學校檔案管理方式已經出現了太多的漏洞和不足。本文針對學校檔案管理信息化建設問題進行分析。

信息化建設 學校檔案管理 有效運用

隨著我國經濟、科技的不斷發(fā)展，各種先進技術已經逐漸的應用到各行各業(yè)以及各個家庭中。先進的科學技術對我們的生活和工作起到了巨大的變化，對于學校檔案管理中來說，信息技術就對其工作起到了重要的影響。

一、檔案信息化的概念和主要內容

檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務，使檔案管理模式從過去的以檔案實體保管為重點向以檔案實體這種主要形式向社會提供服務為重點的轉變過程。

檔案信息化的內容包括：第一，檔案信息化基礎設施建設，主要是通過推進運用計算機管理檔案，提高各級各類檔案館、檔案室計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高學校檔案管理信息化水平；第二，數字檔案信息資源建設，包括加強數字檔案目錄數據庫建設和目錄中心建設、推進數字檔案全文數據庫和多媒體數據庫建設、開展電子文件歸檔管理等措施；第三，檔案信息化標準、規(guī)范建設，包括管理性標準、業(yè)務性標準和技術性標準的建設；第四，檔案信息化人才隊伍建設，要加強檔案業(yè)務人員的培訓工作，著力打造一批既熟悉檔案業(yè)務，又熟悉計算機應用基礎知識、網絡技術知識、現代管理技術的綜合型人才；第五，檔案信息安全保障體系建設，必須組織建立檔案信息安全保障體系框架，逐步完善檔案信息安全管理體制，確保檔案數據庫安全；加強對電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導，保證歸檔電子文件真實、完整、有效；加強身份認證和密鑰管理，確保檔案信息網絡傳輸的安全性。

二、檔案管理信息化建設問題探析

（一）檔案信息化建設認識不足

首先，從學校領導到教職工，甚至從事檔案管理的工作人員對學校檔案管理工作在思想上不夠重視。一些學校領導片面地把精力和眼光投入到學校的經濟效益和教學管理上，對學校檔案管理工作關心甚少，支持不夠。其次，一些人沒有正確認識檔案信息化建設的內涵，錯誤地認為信息化即單純的數字化。

（二）檔案管理信息化的標準化建設有待加強

在我國，檔案管理信息化的標準化建設還相對處于較低水平，檔案信息的服務能力和共享性較差。我國的高校檔案信息化建設缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，行政主管部門之間缺少協(xié)調，多頭管理，各有政策，造成了管理標準化的障礙。各機構之間各自為政，數據結構形式不一，通用性低。由于應用技術系統(tǒng)不斷更新、換代和標準不斷變化加大了檔案管理信息化建設的難度。

（三）檔案管理信息化建設技術保障相對缺乏

首先，學校檔案信息化建設偏向于簡單的檔案載體的轉換，很多學?；ㄙM大量人力、物力、財力對紙質檔案進行掃描存儲，而不考慮或者很少考慮有效的歸檔管理，造成嚴重的檔案積壓。其次，檔案管理信息化構建在國際互聯網平臺上，電子文件信息的安全、保密問題，維護電子文件原始性和真實性的問題，電子簽名的認定問題，電子檔案的數據備份、事故應急響應和災難恢復系統(tǒng)等都需要強有力的技術保障。

（四）檔案管理信息化人員素質有待提高

在檔案管理人員配置上，目前很多學校沒有規(guī)范的章程和標準，工作人員偏少。一些學校甚至沒有配備專門的檔案管理人員，由從事其他工作的教職工兼管檔案。在人才結構上，既具備專業(yè)的檔案管理知識，又能夠熟練掌握計算機應用基礎知識、網絡技術知識、現代管理技術的綜合型人才所占比例偏低。

三、檔案管理信息化建設問題的對策

針對信息化建設過程中存在的諸多方面的問題，學校應當認清檔案管理信息化建設的出發(fā)點和目標，按照國家電子政務建設的總體要求開展工作。

（一）面向未來，提高認識

大力宣傳檔案管理信息化建設的重要性，轉變觀念，積極為信息化建設提供服務。首先，領導要進一步重視檔案信息化工作，檔案工作人員也要主動積極地向領導匯報檔案信息化建設的現狀和問題，宣傳學校檔案的重要性，爭取得到領導的支持，把檔案管理工作納入學校的發(fā)展規(guī)劃。加大對檔案管理工作的投入力度，改善檔案管理工作的環(huán)境。同時，增強廣大師生的檔案意識，利用各種各樣的方式和途徑宣傳檔案，介紹檔案和檔案法規(guī)，從而擴大檔案工作的影響力。其次，要切實加強信息化基礎設施的建設，配置計算機設備和信息采集設備；遵循“規(guī)范、先進、實用”的原則選擇符合檔案部門實際工作需要的檔案管理軟件，建起網絡管理系統(tǒng)；保證網絡支持，以滿足信息化建設的需要。

（二）統(tǒng)籌發(fā)展，規(guī)范標準

第一，宏觀調控。檔案行政管理部門要立足于大局和長遠的發(fā)展，在已有檔案信息資源管理標準和規(guī)范的基礎上，進一步完善檔案信息化標準規(guī)范體系的建設并加強監(jiān)督和指導，使檔案信息化建設有章可循，這樣從宏觀上避免了各單位之間的不協(xié)調性。第二，內部協(xié)調。學校檔案部門要積極參與電子校務建設。學校應當在電子校務建設的過程中注意檔案關系系統(tǒng)和其他系統(tǒng)之間的有效銜接，這樣既可以方便電子檔案信息的收集，也可以借助網絡共享為其他部門提供高效率的服務。要達成這樣的功能，離不開標準和規(guī)范。因此，學校在內部的各部門之間要切實按照國家已經頒布并執(zhí)行的檔案信息建設的標準規(guī)范，制定相關的數據編碼標準和數據傳遞標準等。

（三）加強技術支撐和安全保障

首先，檔案工作人員不但要加大檔案編研力度，滿足社會對檔案信息的需求，同時要深化檔案信息的數字化建設，豐富室藏資源。要通過加強對信息技術的應用，建立資源配置合理、特色突出、利用方便的檔案信息數據庫。其次，為了確保檔案的安全性，檔案管理人員在認真地對檔案信息作出鑒定，確定檔案的密級和開放范圍的同時，必須嚴格按照國家有關主管部門制定的規(guī)章、制度、標準，使用通過國家認證的技術、管理系統(tǒng)和網絡平臺等進行嚴格管理。此外，檔案管理人員還應樹立高度的安全意識，注意防護黑客攻擊，注意防毒殺毒，確保計算機和網絡安全，以維護檔案的安全。再次，要做好硬件保護和數據備份工作，做到處理故障后能快速恢復工作。最后，還必須重視培養(yǎng)電腦技術開發(fā)人才，解決技術上的障礙。

（四）努力培養(yǎng)信息化的檔案管理人才

學校要加強對專、兼職檔案人員的在職培訓，使他們的知識結構和業(yè)務水平能適應檔案信息化建設發(fā)展需要。為此，必須努力提高檔案管理人員的專業(yè)技能，鼓勵在職檔案管理人員進行深造學習，提高專業(yè)素質；加強和同行之間的經驗交流；引入鼓勵和競爭機制，鼓勵檔案工作人員刻苦鉆研，努力提升自己的業(yè)務水平。學校檔案管理信息化建設為學校檔案管理工作開辟了新的視野和平臺，但是也對學校管理提出了更高的要求和挑戰(zhàn)。要做好學校檔案管理信息化建設，必須要提高認識，規(guī)范標準，從軟件和硬件等方面著手，為檔案管理信息化建設進程提供充足的動力。

四、結語

科技是推動社會發(fā)展的主要動力，而學校也要充分利用現代技術，除了學校檔案管理工作之外，對于其他方面的工作，也要充分意識到科技在其中的影響。所以身為學校的領導層要時刻接受新鮮思想，做出正確的決策，通過不斷的創(chuàng)新和研究將教育工作推上新的高峰。

（作者單位為咸陽師范學院）

［1］ 劉方.高校檔案管理信息化建設問題研究［J］.實驗教學與儀器，2015（04）.

［2］ 王穎.檔案信息化建設相關問題的探討［J］.黑河學刊，2015（04）.

［3］ 陶蘭.信息技術在學校檔案管理中的應用及其作用［J］.山西檔案，2015（8）.