對數(shù)字檔案室建設(shè)與電子文件管理的思考

杜 薇

對數(shù)字檔案室建設(shè)與電子文件管理的思考

杜 薇

筆者根據(jù)自身工作實踐積累，提出積極建設(shè)數(shù)字化平臺，作為數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件管理的基礎(chǔ)；積極構(gòu)建保障體系，推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件管理的有序展開；不斷提升效能，確保數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件管理持續(xù)發(fā)展。

數(shù)字檔案室 電子文件 管理

在現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展迅猛的形勢下，數(shù)字檔案室作為政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在履行職能過程中，運用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案信息進(jìn)行采集、整理、存儲和管理，并通過網(wǎng)絡(luò)提供利用服務(wù)的檔案信息集成管理平臺，發(fā)揮著不容忽視的作用。對于電力企業(yè)來說，在企業(yè)的運營和管理過程中，形成了大量的電子文件，成為數(shù)字檔案室重要的工作對象和建設(shè)內(nèi)容。筆者結(jié)合所在的企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件管理情況，對兩者的關(guān)系進(jìn)行探討。

一、積極建設(shè)數(shù)字化平臺，作為數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件管理的基礎(chǔ)

一方面，搭建數(shù)字信息平臺是數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件檔案管理的工作起點。圍繞電子政務(wù)、電子商務(wù)建設(shè)的要求，我公司緊跟信息技術(shù)和電力工作的新發(fā)展，加強檔案信息系統(tǒng)研發(fā)，將數(shù)字檔案室建設(shè)作為企業(yè)信息化建設(shè)的有機(jī)組成部分，以“檔案管理系統(tǒng)”納入“信息化應(yīng)用系統(tǒng)”統(tǒng)一籌劃開發(fā)，多次配合省公司工作調(diào)試模塊設(shè)計，使系統(tǒng)最大限度地貼合檔案工作需求，逐步實現(xiàn)了檔案管理系統(tǒng)和電力企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成，基本形成了較為完整規(guī)范的檔案目錄數(shù)據(jù)庫和圖像數(shù)據(jù)庫。在數(shù)字化檔案室的建設(shè)中，檔案管理信息化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展豐富了檔案管理方式，為各門類檔案數(shù)字資源提供了“充分考慮需求、直觀面向用戶、集中統(tǒng)一便捷”的信息展示平臺。

另一方面，搭建數(shù)字信息平臺是數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件管理的落腳點。我公司的檔案信息平臺雖然是由國網(wǎng)公司統(tǒng)一建立和維護(hù)的，但在在實際工作中，檔案工作人員結(jié)合檔案管理工作特點，圍繞“檔案管理”模塊功能和加強電子文件管理等重點工作，認(rèn)真驗證現(xiàn)有系統(tǒng)，同時圍繞信息的前端控制和全程維護(hù)，完善文件處理、檢索瀏覽、信息上傳和集中歸檔等多環(huán)節(jié)應(yīng)用提出功能需求，便于國家電網(wǎng)公司進(jìn)行系統(tǒng)的完善。同時，對已有的電子文件和數(shù)字化后的檔案，開發(fā)檔案掛接、統(tǒng)計分析、查找利用等功能，實施了電子數(shù)據(jù)與信息系統(tǒng)的整體掛接和查閱利用，充分發(fā)揮案卷級、文件級電子目錄和電子圖像數(shù)據(jù)庫的作用，實現(xiàn)了檔案資源的集中管理。根據(jù)信息系統(tǒng)的涉密程度、安全風(fēng)險等因素，落實信息管理安全保密措施，保障應(yīng)用系統(tǒng)的安全運行，提升了我公司檔案信息化管理的層次與水平。

二、積極構(gòu)建保障體系，推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件管理的有序展開

首先，領(lǐng)導(dǎo)重視為各項工作的有序開展創(chuàng)造條件。我公司始終由主要領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，將檔案工作納入到全年工作計劃當(dāng)中，使檔案工作與企業(yè)各項工作同布置、同落實；每年印發(fā)《檔案工作要點》，召開檔案工作會議，明確檔案工作目標(biāo)和內(nèi)容；積極推行責(zé)任考核制度，將文件材料歸檔工作列入各部門考核內(nèi)容，形成了檔案工作發(fā)展的有效機(jī)制。在數(shù)字檔案室建設(shè)初期，我公司檔案工作人員專程赴省公司、市檔案局學(xué)習(xí)咨詢，了解紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的內(nèi)容、程序與方式，學(xué)習(xí)檔案數(shù)字化工作的有效經(jīng)驗與成果利用，確保檔案數(shù)字化加工項目實施的科學(xué)高效。在數(shù)字檔案室建設(shè)過程中，還專門組織召開了檔案數(shù)字化建設(shè)工作研討會，邀請上級業(yè)務(wù)主管部門、市檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)處等單位的領(lǐng)導(dǎo)和專家參加，充分聽取各方意見，全力優(yōu)化檔案數(shù)字化工作。公司還組織專人以數(shù)字化檔案室建設(shè)為主題開展課題研究，通過對傳統(tǒng)檔案的管理現(xiàn)狀、檔案信息系統(tǒng)建設(shè)以及檔案數(shù)字化建設(shè)實踐等情況進(jìn)行分析探討，研究思考數(shù)字化檔案室建設(shè)的目標(biāo)、原則和方法等內(nèi)容，力求檔案管理的理論研究與檔案工作的長遠(yuǎn)發(fā)展相結(jié)合，為數(shù)字化檔案室建設(shè)奠定了理論基礎(chǔ)。

其次，強化指導(dǎo)監(jiān)督。數(shù)字檔案室建設(shè)涉及企業(yè)多個部門，形成工作合力至關(guān)重要。一方面，明確各部門的工作職責(zé)，由辦公室總體牽頭負(fù)責(zé)實施檔案數(shù)字化全過程的進(jìn)度與質(zhì)量控制；由信息管理部門給予數(shù)字化數(shù)據(jù)的系統(tǒng)存儲與數(shù)據(jù)庫建設(shè)的技術(shù)保障，配合做好數(shù)據(jù)庫的維護(hù)和運行管理。另一方面，作為垂直管理的大型國有企業(yè)，在做好市公司機(jī)關(guān)本部數(shù)字檔案室和電子文件管理工作的同時，積極開展對所屬 單位檔案工作的指導(dǎo)，與檔案數(shù)字化項目服務(wù)單位簽訂《檔案數(shù)字化建設(shè)項目安全保密協(xié)議》和《保密承諾書》，明確保密范圍與保密責(zé)任、工作制度和工作流程等要求，并對各工作環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)控，確保檔案信息全過程安全，對所有檔案進(jìn)行密級篩查，全面梳理和統(tǒng)計標(biāo)識密級文件，從源頭上區(qū)分檔案數(shù)據(jù)的安全保密層次。

再次，健全制度是完成各項工作的保障。在數(shù)字檔案室建設(shè)之初，企業(yè)就以國家檔案局、市檔案局有關(guān)電子文件管理的規(guī)定以及全市“十二五”檔案事業(yè)發(fā)展目標(biāo)中關(guān)于國有企業(yè)全面推進(jìn)電子文件歸檔管理的要求為指導(dǎo)，嚴(yán)格參照國家檔案局技術(shù)規(guī)范和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案信息資源數(shù)字化工作；在數(shù)字檔案室建設(shè)過程中，按照國家檔案局和市檔案局的規(guī)定，統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)，明確發(fā)展方向，確保高效有序地開展數(shù)字檔案室建設(shè)的各項工作。此外，進(jìn)一步維護(hù)數(shù)字檔案室建設(shè)的成果，規(guī)范電子文件管理的制度；形成“信息系統(tǒng)內(nèi)查閱電子檔案的方式”，對信息系統(tǒng)內(nèi)查閱電子檔案數(shù)據(jù)提出要求，嚴(yán)格規(guī)定查閱范圍，科學(xué)設(shè)定利用權(quán)限，規(guī)范電子檔案的管理。

三、不斷提升效能，確保數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件管理持續(xù)發(fā)展

一是強化統(tǒng)籌規(guī)劃。數(shù)字化檔案室因為信息記錄方式與傳遞方式的改變，其工作模式與傳統(tǒng)相比發(fā)生了根本變化。要加強以計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和信息數(shù)據(jù)庫為主要內(nèi)容的檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)，根據(jù)電子文件管理與數(shù)字檔案室建設(shè)的功能要求，進(jìn)一步完善電子文件歸檔管理系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)；要實施紙質(zhì)檔案與電子文件的配套管理，將新型檔案數(shù)據(jù)科學(xué)納入檔案管理范疇，實現(xiàn)檔案鑒定與數(shù)字化同步、檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案利用同步，提高信息管理的層次和水平，拓展檔案利用共享渠道。

二是強化技術(shù)保障。要適應(yīng)辦公自動化系統(tǒng)和多媒體技術(shù)等的發(fā)展，配置滿足數(shù)字檔案海量存儲、查詢、管理要求的服務(wù)器和光盤、硬盤等存儲備份設(shè)備，并實現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案工作從文件收發(fā)、歸檔整理到電子存儲等多環(huán)節(jié)檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的功能，為建設(shè)數(shù)字化檔案室提供良好的運行環(huán)境；要遵循統(tǒng)籌開發(fā)的建設(shè)原則，將檔案管理與本單位信息化建設(shè)總體格局相結(jié)合，并關(guān)注數(shù)據(jù)系統(tǒng)的特殊性和專業(yè)性，加強檔案數(shù)據(jù)分析，對不同類型數(shù)據(jù)進(jìn)行分層保管，努力建設(shè)資源配置合理、使用科學(xué)便捷的檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)文檔的實體生成、管理運轉(zhuǎn)、信息利用的一體化。

三是強化學(xué)習(xí)培訓(xùn)。數(shù)字檔案室因檔案信息的記錄方式和傳遞方式發(fā)生改變，其工作模式與傳統(tǒng)工作相比也發(fā)生了顯著變化，對于檔案工作人員來說也需要積極確立全新的管理觀和服務(wù)觀。要根據(jù)新時期檔案業(yè)務(wù)的特點，提升檔案工作人員對數(shù)字檔案室的認(rèn)識，根據(jù)檔案工作的客觀規(guī)律和檔案特點進(jìn)行合理組織、計劃與控制，研究檔案信息化發(fā)展的趨勢，思考完善檔案信息管理的方法；要主動緊跟信息發(fā)展步伐，熟練掌握計算機(jī)操作技能，具備更專業(yè)的檔案業(yè)務(wù)知識和更豐富的信息技術(shù)知識，為科學(xué)開展檔案管理提供強有力的智力支撐，不斷提升檔案工作效率。

（作者單位為國網(wǎng)湖北省電力公司黃岡供電公司）

［1］ 李天一.數(shù)字檔案館建設(shè)的探索與實踐［J］.蘭臺世界，2015（S1）：38-39.

［2］ 建設(shè)數(shù)字檔案室推進(jìn)檔案信息資源整合利用［J］.廣東檔案，2014（01）：23-24.

［3］ 張永強.數(shù)字檔案館、室一體化與館際一體化研究［D］.浙江大學(xué)，2014.