推進(jìn)法院數(shù)字檔案室建設(shè)的思考

成正宜 吳月月

（鹽城市鹽都區(qū)人民法院，江蘇鹽城，22400024000）

推進(jìn)法院數(shù)字檔案室建設(shè)的思考

成正宜 吳月月

（鹽城市鹽都區(qū)人民法院，江蘇鹽城，22400024000）

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)已廣泛應(yīng)用，信息化時(shí)代的到來，深刻影響著法院的各項(xiàng)工作。信息化對(duì)改變法院工作模式，提高工作效率起到了重要的作用。目前，檔案管理工作是法院重要的基礎(chǔ)性工作，建立數(shù)字化檔案室，推進(jìn)法院的檔案管理平臺(tái)化、知識(shí)化、資源化，不僅符合法院檔案管理的發(fā)展方向，也能使人民法院檔案信息資源更好地服務(wù)審判一線、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策、服務(wù)人民群眾。

一、建立數(shù)字檔案室是法院自身建設(shè)的內(nèi)在要求

法院檔案是法院各部門在長(zhǎng)期工作實(shí)踐中積累起來的具有利用價(jià)值的歷史記錄，是法院工作不可或缺的重要信息資源。一直以來，法院檔案工作主要是被動(dòng)服務(wù)。如何充分發(fā)揮法院檔案信息資源在服務(wù)審判一線、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策、方便人民群眾等方面的作用，我們可以依托以計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)為核心的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立法院數(shù)字化檔案室，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，使檔案信息資源從庫房中走出來，打破時(shí)空界限，提供便捷、快速的檔案利用服務(wù)，是法院檔案室實(shí)現(xiàn)檔案工作價(jià)值的必然選擇。

法院數(shù)字檔案室就是為了實(shí)現(xiàn)法院司法為民的宗旨，適應(yīng)信息社會(huì)日益增長(zhǎng)的對(duì)法院檔案信息資源管理、利用需求，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)法院檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲(chǔ)、管理，并通過法院局域網(wǎng)檔案服務(wù)平臺(tái)、政務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等信息平臺(tái)，打造提供檔案信息服務(wù)和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)。形成信息化條件下法院檔案科學(xué)管理和服務(wù)利用體系是法院數(shù)字化檔案室建設(shè)的主要目的。

二、法院數(shù)字檔案室建設(shè)的優(yōu)越性

（一）有利于節(jié)省管理成本

近幾年來，受辦公用房、土地等限制，很多法院檔案庫房預(yù)留空間不多，而隨著案件的不斷增多，加之訴訟檔案又很少能夠銷毀，導(dǎo)致很多法院面臨漲庫的境地，數(shù)字檔案室建設(shè)迫在眉睫。數(shù)字檔案室將檔案信息資源存儲(chǔ)于檔案專用服務(wù)器或者“云”端，并做好異質(zhì)或者異地備份工作，可使得大量不具有保存價(jià)值的實(shí)體檔案經(jīng)鑒定后銷毀，從而節(jié)省了空間和管理成本。

（二）有利于提高檔案資源利用率

傳統(tǒng)檔案利用主要是案件當(dāng)事人及承辦法官，且限于對(duì)案件卷宗的使用。建立數(shù)字化檔案室可以利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等先進(jìn)的技術(shù)手段，從海量的檔案信息資源中提取分類檔案信息，研究各種案件的分類分布情況，并進(jìn)行原因分析。數(shù)字檔案室的建立將大大推進(jìn)檔案資源的開發(fā)利用，還可實(shí)現(xiàn)更大范圍的信息共享，有利于對(duì)檔案信息資源進(jìn)行深度研究，對(duì)與民生相關(guān)的案件進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，主動(dòng)向相關(guān)職能部門提出合理化建議，提高檔案信息服務(wù)社會(huì)、服務(wù)民生的能力與水平。

（三）有利于保護(hù)檔案實(shí)體的安全與完整

法院訴訟檔案現(xiàn)在一般采取多軌制保存方法，即電子訴訟檔案和實(shí)體檔案、紙質(zhì)檔案數(shù)字化后的影像卷同步保存。

其中電子訴訟檔案更加全面、生動(dòng)地記錄了訴訟活動(dòng)的全過程，更加真實(shí)地反映了訴訟過程。在提供利用時(shí)，優(yōu)先提供電子訴訟檔案、紙質(zhì)檔案影像卷，減少實(shí)體檔案離開庫房的頻次，更大程度上保證了實(shí)體檔案的恒溫恒濕環(huán)境，有利于實(shí)體檔案更長(zhǎng)久地保存，降低了實(shí)體檔案破損和丟失的風(fēng)險(xiǎn)，保護(hù)了實(shí)體檔案的安全。

（四）有利于提高檔案工作效率、節(jié)省當(dāng)事人成本

近年來，法院案件大幅提升，以鹽城兩級(jí)法院為例，2015年全年受理案件總量達(dá)12萬余件，同比增長(zhǎng)14.7%，大家往往只注意到法官壓力大，而很少有人注意到檔案人員的工作量也在不斷增加，但由于案多人少矛盾突出，各法院將力量向?qū)徟幸痪€傾斜，檔案人員一般都達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)人數(shù)，甚至有的法院連最基本的檔案專職人員數(shù)量都不能保證，更遑論增加人員了。而數(shù)字檔案室的建設(shè)，有助于在檔案收集、整理、提供利用等各個(gè)環(huán)節(jié)減輕檔案工作人員的工作量。傳統(tǒng)檔案管理需要編制訴訟檔案索引，而利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息資源編目則更加簡(jiǎn)便，如現(xiàn)在數(shù)字化掃描可以從檔案管理系統(tǒng)中提取封面信息，直接打印卷宗封面，省去了書記員手工填寫卷宗封面的工作，也可以直接提取編制索引。傳統(tǒng)檔案借閱查找利用時(shí)需要借閱者到檔案室辦理借閱手續(xù)，且檔案人員需對(duì)所借閱的檔案進(jìn)行人工檢索和拿取。電子訴訟檔案則依靠檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索，并實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上借閱，極大地減輕了借閱者和檔案人員的工作量，提高了工作效率。特別是我省正在建設(shè)的三級(jí)法院檔案共享平臺(tái)，其建成之后將實(shí)現(xiàn)三級(jí)法院互聯(lián)互通，通過網(wǎng)絡(luò)授權(quán)即可實(shí)現(xiàn)電子卷宗的調(diào)閱，不需使用人工送達(dá)或機(jī)要送達(dá)，降低了成本，方便了利用，提高了效率。當(dāng)事人也可以通過就近法院授權(quán)查閱卷宗信息，而不需要奔波于各級(jí)法院調(diào)閱卷宗，節(jié)省了人力、物力、財(cái)力。

三、法院數(shù)字檔案室建設(shè)中應(yīng)注意的幾個(gè)問題

鹽都法院檔案數(shù)字化加工現(xiàn)場(chǎng)

（一）重視檔案信息資源安全

首先，檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案室建設(shè)的基礎(chǔ)，由于檔案數(shù)字化工作一般是外包給掃描公司，掃描公司人員復(fù)雜、流動(dòng)頻繁，而法院檔案，尤其是訴訟檔案中存在大量的涉密內(nèi)容，因此要注意各個(gè)環(huán)節(jié)的安全問題，包括檔案從庫房移出掃描至掃描完成后送回庫房的途中檔案實(shí)體的安全；掃描過程中工作人員接觸大量的檔案信息，如何做好防失、泄密工作也是我們尤其要注意的。其次，數(shù)字化掃描后，將檔案信息資源掛接到檔案專用服務(wù)器上時(shí)，要注意存儲(chǔ)設(shè)備的安全和管理系統(tǒng)的防護(hù)問題。最后，在檔案信息資源日常管理和提供利用的過程中更要注意信息安全。由于在利用過程中，檔案信息資源將通過網(wǎng)絡(luò)傳播，因此要考慮病毒等對(duì)網(wǎng)絡(luò)的破壞，確保網(wǎng)上傳輸安全。同時(shí)檔案人員的技能水平有無達(dá)到熟練程度，會(huì)否出現(xiàn)誤操作等問題也須加以重視。

（二）科學(xué)劃定檔案數(shù)字化范圍

建立數(shù)字檔案室主要是為了方便利用和編研。通過對(duì)檔案尤其是訴訟檔案的利用情況來看，無論是本單位，還是當(dāng)事人、外單位，借閱較多的一般是近三四年的卷宗，且以上訴案件、申訴、復(fù)查及信訪案件為多。隨著時(shí)間的推移，大量的訴訟檔案利用率極低，且還有一大部分超過了保管期限，屬于待鑒定銷毀的卷宗，如果對(duì)這些訴訟檔案不加選擇地全部進(jìn)行數(shù)字化，則會(huì)浪費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力。同時(shí)，各法院一般都存在一些歷史檔案，這部分檔案利用率不高，且由于當(dāng)時(shí)的裝訂方式、制作載體和字跡材料較為特殊，如果對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化，則使得大部分檔案將無法恢復(fù)原樣，甚至有的檔案有滅失的風(fēng)險(xiǎn)。因此，檔案數(shù)字化工作要統(tǒng)籌安排、科學(xué)推進(jìn)，在利用和保護(hù)等方面尋求一個(gè)平衡點(diǎn)。

（三）保證檔案數(shù)字化質(zhì)量

檔案數(shù)字化的質(zhì)量直接關(guān)系到檔案提供利用的效果，因此在建立數(shù)字檔案室時(shí)尤其要注意數(shù)字檔案的質(zhì)量。檔案數(shù)字化質(zhì)量主要受以下因素影響：一是檔案質(zhì)量。檔案原件質(zhì)量是數(shù)字檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)，如果檔案原件質(zhì)量原本就不高，則數(shù)字化后的數(shù)字檔案質(zhì)量肯定也高不了。因此，在檔案裝訂、歸檔時(shí)相關(guān)人員一定要進(jìn)行認(rèn)真檢查，檔案員在接收檔案時(shí)也要在形式上對(duì)檔案質(zhì)量進(jìn)行檢查把關(guān)。二是掃描標(biāo)準(zhǔn)。一般來說，掃描儀分辨率越高，掃描質(zhì)量越好，當(dāng)然成本也就越高。因此，要制定一個(gè)數(shù)字化掃描的標(biāo)準(zhǔn)，既能滿足數(shù)字檔案的利用需求，又能達(dá)到節(jié)約的目的。三是人員素質(zhì)。掃描過程中工作人員的操作技術(shù)和責(zé)任心尤為關(guān)鍵，如掃描不完整、歪斜等都直接影響數(shù)字化質(zhì)量。四是掛接操作。掛接時(shí)要檢查是否全部掛接到位，有無丟包。

四、解決問題的思路

（一）思想重視

思想重視，是解決數(shù)字檔案室建設(shè)過程中發(fā)現(xiàn)問題的基礎(chǔ)。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到數(shù)字檔案室在司法為民中的保障和推動(dòng)作用，充分保障數(shù)字檔案室建設(shè)的經(jīng)費(fèi)、人員和軟硬件設(shè)施。檔案人員應(yīng)認(rèn)識(shí)到法院檔案工作的特殊性和專業(yè)性，要充分利用管理檔案信息資源的便利條件，借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段主動(dòng)挖掘利用，有選擇地向利用者推送檔案信息，提高檔案利用效率，努力將法院檔案部門從封閉的保管者角色轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放的信息知識(shí)提供者。

（二）技術(shù)支持

1.制定規(guī)范。建立健全電子文件歸檔管理、檔案數(shù)據(jù)著錄規(guī)范和數(shù)字化掃描質(zhì)量等標(biāo)準(zhǔn)制度。在制度層面保證數(shù)字檔案達(dá)到一定的質(zhì)量要求。

2.軟、硬件配備到位。數(shù)字檔案室的建設(shè)離不開計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。基于數(shù)字檔案室的安全考慮，需要對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)給予充分保障，采用防火墻、數(shù)據(jù)備份、加密、設(shè)置口令等安全防護(hù)措施，確保檔案信息與系統(tǒng)安全。在利用過程中可以對(duì)電子訴訟檔案的訪問進(jìn)行限制，通過設(shè)置訪問密碼、申請(qǐng)授權(quán)等對(duì)利用者進(jìn)行必要的限制。充分利用現(xiàn)有法院專網(wǎng)，組成覆蓋全國(guó)的四級(jí)法院網(wǎng)絡(luò)化訴訟檔案信息共享平臺(tái)，同時(shí)內(nèi)網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)隔離，避免遭受黑客、病毒的攻擊。強(qiáng)化檔案數(shù)字化工作室的安全措施，采用禁止攜帶存儲(chǔ)工具至工作間、攝像頭監(jiān)控等技術(shù)手段防止失密、泄密發(fā)生。此外，還必須重視做好數(shù)字檔案的異質(zhì)、異地備份工作。

（三）隊(duì)伍建設(shè)

區(qū)檔案局業(yè)務(wù)人員指導(dǎo)檔案數(shù)字化工作

一是完善數(shù)字檔案管理工作責(zé)任制、數(shù)字檔案安全管理制度等工作制度。二是加強(qiáng)掃描人員管理，突出強(qiáng)調(diào)數(shù)字化質(zhì)量要求和保密意識(shí)，不得私自將檔案信息資源進(jìn)行存儲(chǔ)、傳播。三是提高檔案人員工作能力，通過培訓(xùn)等措施促進(jìn)檔案人員知識(shí)更新，使之更好適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展需要。同時(shí)，可以向社會(huì)招錄計(jì)算機(jī)專業(yè)或檔案管理專業(yè)的人才，補(bǔ)充“新鮮血液”，雙管齊下，改善人才缺失、缺位的現(xiàn)狀。