試論企業(yè)檔案保管工作的基本原則

文章編號(hào)：2095-6835（2016）17-0038-01

摘 要：檔案保管工作是反應(yīng)企業(yè)生產(chǎn)、營(yíng)活動(dòng)真實(shí)記錄的根本保證，是檔案業(yè)務(wù)工作的重要環(huán)節(jié)之一，要想做好檔案保管工作，就必須遵循基本原則。只有這樣，才能保證檔案的完整和安全，才能更好地為企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案保管；地質(zhì)檔案；基建檔案；科研檔案

中圖分類號(hào)：G273 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2016.17.038

檔案能反映歷史真實(shí)面貌，是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，能為生產(chǎn)及經(jīng)營(yíng)決策提供參考依據(jù)。因此，檔案部門應(yīng)將此視為檔案管理各項(xiàng)工作中的重中之重。

通常情況下，我們提到的檔案保管工作就是采用一定的技術(shù)設(shè)備、措施和方法，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)保管和保護(hù)，防止和減少檔案自然或人為損毀的工作。這項(xiàng)工作在檔案各項(xiàng)工作中具有非常重要的意義。由于氣候及檔案存放環(huán)境等種種原因的影響，檔案處于不斷地老化、損毀甚至消失的過(guò)程中。只有加強(qiáng)檔案保管工作，采取一定技術(shù)措施和方法，最大限度地防止和減少檔案的自然損失或人為毀壞，才能保證檔案的完整和安全，才能更好地為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)及各項(xiàng)工作服務(wù)。因此，檔案保管工作是反映企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)真實(shí)記錄的根本保證。檔案保管得好，則可為整個(gè)企業(yè)的檔案工作提供物質(zhì)對(duì)象，這是檔案工作的基本前提。檔案保管工作在檔案各項(xiàng)工作中處于舉足輕重的地位，是檔案業(yè)務(wù)工作的重要環(huán)節(jié)之一。要想做好企業(yè)檔案保管工作，就必須遵循以下3項(xiàng)基本原則。

1 按專業(yè)類項(xiàng)保管檔案

檔案部門應(yīng)按專業(yè)或工程項(xiàng)目等分類進(jìn)行保管，保持檔案的有機(jī)聯(lián)系，做到檔案存放條理化、排列系統(tǒng)化，便于檔案的利用。比如，接收進(jìn)館的地質(zhì)檔案、基建檔案、科研檔案和底圖等時(shí)，都應(yīng)分給不同的庫(kù)房，按所給檔號(hào)依次存放，從而按一級(jí)類目分開庫(kù)房保管，編制《檔案存放位置索引》，便于檔案人員全面掌握檔案的存放位置，準(zhǔn)確無(wú)誤地進(jìn)入所要提還檔案的庫(kù)房；每年接收進(jìn)館的設(shè)計(jì)院基建檔案和維簡(jiǎn)資金產(chǎn)生的項(xiàng)目檔案，應(yīng)先按本單位編制的分類大綱，即綜合、礦建、工建、民建、管網(wǎng)、道路橋涵、機(jī)電設(shè)備安裝、監(jiān)理等類目分類整理，后按所給檔號(hào)依次入庫(kù)上架，并在每個(gè)存放檔案的柜架上都標(biāo)有索引，這樣既能保持檔案的有機(jī)聯(lián)系，做到檔案存放條理化、排列系統(tǒng)化，還大大縮短了調(diào)檔時(shí)間，有利于檔案的高校利用。

2 以防為主，防治結(jié)合

檔案保護(hù)必須堅(jiān)持“以防為主，防治結(jié)合”的原則。在“防”“治”兩方面，“防”是關(guān)鍵，是主導(dǎo)方面，應(yīng)掌握檔案損壞的原因和規(guī)律，采取有效技術(shù)措施和方法，將檔案的自然損毀率控制在最低限度，杜絕人為損壞檔案的行為發(fā)生。但對(duì)于已破壞的檔案，“治”是必須的。要想保管好檔案，就必須在“防”上下功夫，必須具備一定的物質(zhì)條件，具有一定的技術(shù)裝備。我公司上級(jí)部門重視檔案工作，給予了檔案部門一定的支持，投入資金購(gòu)買了設(shè)備和裝具，使我們?cè)跈n案保護(hù)“防”的方面進(jìn)行了大量工作：①為了防光、防潮和防風(fēng)，我們?cè)趲?kù)房外圍搭建了外跨走廊，使得庫(kù)房存放檔案的環(huán)境得到了改善，起到了保護(hù)檔案的作用。②每年春季，我們會(huì)及時(shí)在庫(kù)房?jī)?nèi)放置樟腦丸，目的是將害蟲消滅在萌芽狀態(tài)，以免害蟲侵蝕檔案，做到防患于未然，有效保護(hù)檔案。③我們購(gòu)置了控制溫、濕度的智能設(shè)備，可將溫度設(shè)定在14～24 ℃，濕度設(shè)定在45%～60%的范圍之內(nèi)，并可自動(dòng)加濕、去濕和調(diào)溫，以免紙質(zhì)檔案變脆、發(fā)霉或發(fā)生圖紙變色現(xiàn)象，使檔案始終存放在適宜的環(huán)境下，盡可能地保護(hù)檔案。④近年來(lái)，還投入了大量資金購(gòu)買了成套縮微設(shè)備，對(duì)各門類文書檔案進(jìn)行縮微，并編制了縮微檢索工具，盡量提供了縮微品，最大限度地保護(hù)了檔案原件，大大地減少了對(duì)檔案的損毀。⑤對(duì)文書檔案進(jìn)行了掃描，集團(tuán)公司OA辦公系統(tǒng)與檔案專業(yè)軟件進(jìn)行了連接，設(shè)定了權(quán)限，做到了網(wǎng)上資源共享，有效減少了對(duì)檔案原件的磨損，起到了保護(hù)檔案的作用。

3 突出重點(diǎn)，兼顧一般

檔案有珍貴、重要與一般之別，有保管期限長(zhǎng)短之分，日常保管中要突出重點(diǎn)，兼顧一般，不能同等對(duì)待。對(duì)于需要長(zhǎng)久保存的珍貴、重要檔案，應(yīng)重點(diǎn)在庫(kù)房條件、保護(hù)裝具都有限的情況下，對(duì)重點(diǎn)檔案應(yīng)從優(yōu)考慮；對(duì)于一般性檔案，也應(yīng)適當(dāng)兼顧。如果遇到突發(fā)事件，則必須先搶救重點(diǎn)檔案。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，只有堅(jiān)持檔案保管工作的基本原則，才能加強(qiáng)檔案保管工作。應(yīng)采取一切技術(shù)措施和方法，從根本上改善保管條件，去除檔案本身不宜長(zhǎng)期保存的因素，增強(qiáng)檔案對(duì)外界不利因素的抵抗力，并提高了檔案的修復(fù)和復(fù)制技術(shù)水平，盡可能地延長(zhǎng)檔案壽命，保證檔案的完整和安全，更好地為企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

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作者簡(jiǎn)介：高立新（1968—），河北順平人，本科學(xué)歷，主要從事科技檔案管理方面的研究。

〔編輯：張思楠〕