淺議檔案管理的創(chuàng)新與服務

陳春榮

[摘 要]檔案是機關行政單位和業(yè)務工作的查考憑據(jù)這是科學研究的基礎和條件，是生產(chǎn)活動的參考依據(jù)。當今時代，適應新時期新形勢，檔案管理必須走創(chuàng)新之路，這是社會發(fā)展和檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，是高科技發(fā)展的必然結果。

[關鍵詞]檔案管理；服務水平；創(chuàng)新

檔案是一種信息資源，檔案的原始記錄性和知識信息性能夠滿足某個方面社會需求，于是，檔案的價值就形成了。在知識經(jīng)濟時代，檔案以其所載信息的原始性、真實性、技術成果的可重復性及可考查性等使其具有更高的利用價值，它在人類文明進步中一直起著承前啟后的作用。隨著現(xiàn)代科學技術的飛速發(fā)展，檔案管理工作實現(xiàn)了檔案工作科學化、現(xiàn)代化、規(guī)范化、標準化和信息化，這更加有力地推動了檔案工作向更高層次邁進。

筆者認為，檔案管理的創(chuàng)新在當今社會迅速發(fā)展，科學技術日新月異的大好形勢下，還要堅定不斷創(chuàng)新，提升服務水平，以期適應空前的機遇和嚴峻的挑戰(zhàn)，達到持久發(fā)展。

一、創(chuàng)新檔案管理觀念，是創(chuàng)新檔案管理的首要之舉

信息化時代的到來，創(chuàng)新已成為時代的主題。加速創(chuàng)新，是各行各業(yè)得以應對不斷發(fā)展變化的形勢需要。近幾年，檔案管理也在發(fā)展變化，表現(xiàn)在管理內容更為復雜，管理手段也更為多樣，然而，管理水平卻相對滯后，因此，進一步加大創(chuàng)新力度，提升管理水平，提升服務社會生活的能力，就顯得尤為重要。

1.要創(chuàng)新檔案管理，必須從改變傳統(tǒng)觀念做起。

2.檔案在經(jīng)濟社會發(fā)展過程的重要性和不可替代性。全新的認識，是要對檔案作用的肯定。不要弱化檔案的作用。不要以為檔案就是一些資料的累積。一個企事業(yè)檔案，是這個單位員工生產(chǎn)實踐活動的勞動結晶和智慧積累，以及發(fā)展歷程的真實記錄和客觀評價，當這些經(jīng)歷以文字、數(shù)據(jù)、圖片、音像等形式固定下來時，它所代表的是這個單位不可復制的記憶，是金錢買不到的無價之寶。

3.對檔案的服務范疇有一個全新的認定。隨著信息化時代的到來，檔案的服務范疇已經(jīng)沒有局限性，這一點必須充分意識到，除非是帶密級的檔案，否則，檔案就是服務于整個社會的。

二、創(chuàng)新檔案管理的必要環(huán)節(jié)是創(chuàng)新檔案管理制度

制度決定服務高度。創(chuàng)新檔案管理，必須在制度上創(chuàng)新，要根據(jù)我國《檔案法》等法律法規(guī)和有關的檔案管理規(guī)定，結合實際，從檔案的收集、歸檔、保管、保密、利用、鑒定等方面入手，制定一套完整的檔案管理制度。同時，要引進先進的檔案管理軟件，制定電子檔案的管理、分類標準，使檔案管理工作逐步向自動化轉變，實現(xiàn)電子檔案和紙質檔案一體化管理。此外，檔案管理員的職責也與以前有所不同，要結合實際，對檔案管理員在檔案工作中的義務和責任，做定出更加具體和明確的規(guī)定，從而提高檔案管理人員工作的規(guī)范性，進而提高他們的服務水平。

三、創(chuàng)新檔案管理的核心是創(chuàng)新檔案服務方式

服務方式?jīng)Q定服務效率，所以創(chuàng)新檔案服務方式就顯得非常重要。信息時代，檔案具有開發(fā)利用速度快、直觀性、選擇性和易操作性的特點。這些特點，也使得檔案更容易走出檔案室的狹小空間而走向社會，更好地為人們的生活、學習和工作服務。

1.建立聯(lián)合目錄，實現(xiàn)檔案資源共享。共享的同時，各級各類檔案館和圖書館可以統(tǒng)籌發(fā)展，走特色化專業(yè)化發(fā)展道路，更好地滿足于社會多方面的需要。具體體現(xiàn)在建立聯(lián)合目錄，用統(tǒng)一的著錄格式和編排，聯(lián)合報道兩個或兩個以上檔案館、圖書館（室）館藏的檔案目錄，從而使利用者能夠很方便地獲取到更多，更廣泛的知識和信息，情報等，從而避免了不必要的重復和浪費，也可以有效地緩解檔案存儲空間擁擠，管理人員及資金緊張等現(xiàn)實的矛盾。

2.創(chuàng)新服務方式，為大眾提供現(xiàn)代化的在線服務。信息化的今天，需要建立檔案館（室）網(wǎng)頁，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，這是一個重要方式?，F(xiàn)如今，輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫，在網(wǎng)上公開部分檔案目錄，特別方便查詢檢索。如果企事業(yè)單位檔案棺（室）能做到與宣傳部門密切配合，將本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數(shù)字化并及時歸檔，建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫，以便于宣傳和利用，效果會非常好。為大眾提供電子信箱服務，讓大眾與檔案館（室）利用電子郵件在網(wǎng)上進行直接對話和信息交流，檔案管理人員需要扮演好服務員的角色，及時、耐心地回答服務對象關于檔案內容和利用途徑等方面的咨詢，讓服務真正貼近生活。

3.開展檔案閱覽服務，提高檔案的利用率。檔案在從前幾乎不對大眾開放，到檔案館（室）查閱資料的也多是公務人員，這使得檔案的利用率很低。鑒于此，可以大力開展檔案閱覽服務，讓大眾可以更便捷地調閱檔案，了解信息，提高檔案的利用率。

綜上所述，檔案管理創(chuàng)新有其必要性和緊迫性，為社會生活服務，展現(xiàn)其獨有的價值和作用，是創(chuàng)新檔案管理，適應信息化時代檔案工作的必然要求。做好檔案管理工作，必須創(chuàng)新，在觀念、制度和服務方式上下功夫，想辦法。服務水平必須在跟上的基礎上，務必做到不斷力求提高，只有這樣，才能使各種珍貴的歷史資源得以保存。無疑，這是一項功在當下，利在千秋的大事。

（編輯/丹桔）