淺議通信檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)

杜穎

【摘 要】檔案是企業(yè)開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要工具和憑證信息記錄，是企業(yè)的核心信息資源與重要資產(chǎn)。企業(yè)檔案工作做的好壞，檔案收集是否及時(shí)齊全，管理是否科學(xué)，都會(huì)對(duì)企業(yè)的未來(lái)產(chǎn)生直接影響。隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，檔案資源要實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化，檔案工作要走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，這都對(duì)通信檔案管理人員所要具備的素質(zhì)提出了越來(lái)越高的要求。

【關(guān)鍵詞】通信檔案管理；管理人員素質(zhì)；檔案管理

一、通信檔案人員應(yīng)具備的素質(zhì)

（一）通信檔案管理人員必須具備良好的政治素質(zhì)

檔案工作具有一定的機(jī)密性和較強(qiáng)的政治性，尤其是通信技術(shù)方面的檔案，有些直接關(guān)系到國(guó)家安全。通信檔案管理人員是這些商業(yè)秘密、重要機(jī)密檔案材料的直接管理者，因此，通信檔案管理人員必須具有堅(jiān)定的政治立場(chǎng)、正確的政治方向，要有高度的組織性、紀(jì)律性，能貫徹執(zhí)行《檔案法》，能?chē)?yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)章制度，嚴(yán)守黨和國(guó)家的秘密，堅(jiān)決杜絕失密、泄密的現(xiàn)象發(fā)生。

（二）通信檔案管理人員必須要有敬業(yè)精神

相對(duì)于其他工作而言，檔案管理工作比較封閉和局限，檔案管理人員埋頭于大量的檔案材料之中，默默無(wú)聞，常常被領(lǐng)導(dǎo)“遺忘”，被提及的時(shí)候也常常幾語(yǔ)帶過(guò)。因此，檔案管理人員必須要熱愛(ài)檔案事業(yè)，要有較強(qiáng)的事業(yè)心和工作責(zé)任感，要具有奉獻(xiàn)精神，要耐得住寂寞、甘于清苦，不計(jì)較個(gè)人利益，敬業(yè)愛(ài)崗，安心本職工作，才能兢兢業(yè)業(yè)地做好檔案管理工作。

（三）通信檔案管理人員要具備良好的專業(yè)素質(zhì)

檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，通信檔案管理人員不僅需要具備扎實(shí)的文書(shū)學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)等檔案專業(yè)理論知識(shí)，還要掌握如計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等相關(guān)專業(yè)技術(shù)知識(shí)，而通信檔案管理人員還要對(duì)通信工作的相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)有一定的了解。并且不斷地加強(qiáng)學(xué)習(xí)新知識(shí)、掌握新技能，不斷地更新知識(shí)儲(chǔ)備，以滿足時(shí)代發(fā)展與社會(huì)進(jìn)步對(duì)檔案管理工作提出的新要求。

（四）通信檔案管理人員要具備良好的專業(yè)管理能力

隨著信息化技術(shù)快速發(fā)展，信息資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程日益加快，如何將豐富的通信檔案材料數(shù)字化，并通過(guò)數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)提供給定向的使用者進(jìn)行利用，使通信檔案成為重要的信息資源，這對(duì)通信檔案工作者提出了全新的要求。因此，通信檔案管理人員必須要掌握計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)管理等相關(guān)技術(shù)知識(shí)，必須能夠熟練地應(yīng)用計(jì)算機(jī)等信息化、數(shù)字化設(shè)備對(duì)檔案信息進(jìn)行現(xiàn)代化的管理和應(yīng)用，能夠迅速有效地收集信息，能夠保護(hù)通信檔案信息的完整安全，能夠及時(shí)準(zhǔn)確地提供通信檔案信息，高質(zhì)量地實(shí)現(xiàn)檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化的管理和服務(wù)。

（五）通信檔案管理人員應(yīng)具備良好的協(xié)調(diào)能力

在實(shí)際工作中，通信檔案管理人員的協(xié)調(diào)溝通能力的發(fā)揮常常與檔案的齊全完整有著密切的聯(lián)系。為了做好通信檔案的收集、整理工作，通信檔案管理人員需要和各個(gè)有關(guān)部門(mén)和人員打交道。而要得到各有關(guān)方面的支持，除了依靠相關(guān)的規(guī)章制度和規(guī)定，更主要的是要依靠通信檔案管理人員充分發(fā)揮自身的協(xié)調(diào)溝通能力，通過(guò)細(xì)致的協(xié)調(diào)工作暢通檔案資料的收集渠道，達(dá)到各部門(mén)檔案管理的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

（六）通信檔案管理人員應(yīng)具有服務(wù)意識(shí)

檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)性很強(qiáng)的工作，企業(yè)的檔案工作歸根結(jié)底是為企業(yè)的各項(xiàng)工作服務(wù)的。所以通信檔案管理人員一定要牢固樹(shù)立“主動(dòng)服務(wù)”的意識(shí)并且不斷增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，一改以往的坐等為主動(dòng)走出去上門(mén)服務(wù)，主動(dòng)的了解業(yè)務(wù)部門(mén)的工作內(nèi)容、獲得最新信息；主動(dòng)的思考檔案工作該如何圍繞本企業(yè)的工作中心進(jìn)行，主動(dòng)地做好檔案資料的收集和整理工作等。

二、提高通信檔案管理人員素質(zhì)的必要性

1.提高通信檔案管理人員的素質(zhì)是做好檔案管理工作的需要。檔案對(duì)國(guó)家來(lái)說(shuō)是寶貴的財(cái)富，對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)是重要的第一手資料，是珍貴的歷史原始記錄，能起憑證和依據(jù)作用。企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)管理的基礎(chǔ)工作之一，做好檔案管理工作，可以有力地促進(jìn)企業(yè)加強(qiáng)管理，不斷優(yōu)化企業(yè)人、財(cái)、物各類資源的合理配置，有效地提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益?？梢哉f(shuō)，企業(yè)的所有業(yè)績(jī)及成功的經(jīng)驗(yàn)與失敗的教訓(xùn)都可以從檔案中找到佐證。熟悉企業(yè)的檔案就可以了解企業(yè)的過(guò)去，洞悉企業(yè)的現(xiàn)在，展望企業(yè)的未來(lái)。因此，能否管理好通信企業(yè)檔案，不斷提高檔案管理水平與檔案服務(wù)質(zhì)量，直接取決于通信檔案管理人員的素質(zhì)與能力。

2.隨著信息化技術(shù)快速發(fā)展，信息資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程日益加快，企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)也日益受到普遍關(guān)注。檔案信息化建設(shè)帶來(lái)的不只是形式上的“無(wú)紙辦公”，而是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的一次深刻變革。由此，也對(duì)檔案管理人員提出了全新的要求。

三、影響通信檔案管理人員素質(zhì)提高的因素

我國(guó)通信檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，人員（尤其是兼職檔案管理人員）的變動(dòng)也很頻繁，這極大地制約了通信檔案工作的發(fā)展。究其根源，首先是部分領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)比較薄弱，對(duì)通信檔案管理工作和檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)都沒(méi)有足夠重視，對(duì)通信檔案管理人員的培訓(xùn)教育、檔案設(shè)施設(shè)備的投入不足；其次是部分通信檔案管理人員本身對(duì)于檔案工作的認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為檔案工作僅僅就是每年一次的整理文件歸檔，是個(gè)麻煩事。這就造成工作起來(lái)不能發(fā)揮主觀能動(dòng)性，不能認(rèn)真負(fù)責(zé)，不能主動(dòng)學(xué)習(xí)新知識(shí)與技能，并將新的技術(shù)和技能應(yīng)用于實(shí)際工作中。

四、如何提高通信檔案管理人員素質(zhì)

1.加強(qiáng)思想政治教育，培養(yǎng)良好的職業(yè)道德。加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)和職業(yè)道德教育，不斷提高通信檔案人員的思想水平，培養(yǎng)通信檔案管理人員的工作責(zé)任感、事業(yè)心，增強(qiáng)敬業(yè)愛(ài)崗的意識(shí)，這是做好檔案管理工作的前提。只有檔案管理工作做好了、做出成績(jī)了才可以爭(zhēng)取到領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持。有了領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視，才能實(shí)現(xiàn)在檔案管理人員、資金以及政策上的大力支持，從而更好地做好檔案管理工作。

2.強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平。通信檔案管理人員要改變坐等人家歸檔和查閱的作風(fēng)，要主動(dòng)走出去。主動(dòng)思考檔案工作如何圍繞本企業(yè)的工作中心進(jìn)行，主動(dòng)地了解業(yè)務(wù)部門(mén)的工作內(nèi)容、及時(shí)獲得最新信息，然后根據(jù)實(shí)際情況，主動(dòng)地思考該如何做好檔案資料的收集和整理工作，要提供哪些檔案材料才可以滿足各項(xiàng)工作的需要等；同時(shí)應(yīng)充分發(fā)掘自身潛力，有效地開(kāi)發(fā)利用檔案資源，編寫(xiě)大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革等編研材料，為企業(yè)提供更深入的檔案信息服務(wù)。

3.加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高通信檔案管理人員的專業(yè)業(yè)務(wù)素質(zhì)和水平。通信檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)水平和能力決定著通信檔案工作的總體水平。通信檔案管理人員應(yīng)經(jīng)常性的參加系統(tǒng)的檔案專業(yè)業(yè)務(wù)知識(shí)與技能的培訓(xùn)，以及計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)等相關(guān)專業(yè)知識(shí)的教育與培訓(xùn)，不斷的擴(kuò)展及豐富自己的知識(shí)內(nèi)容，提高自己的知識(shí)層次，不斷地提高自己的專業(yè)技能，以適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的需要。

五、結(jié)束語(yǔ)

總之，通信檔案管理人員的素質(zhì)高低決定著通信檔案工作水平和質(zhì)量的高低，不斷提高通信檔案管理人員的素質(zhì)，對(duì)于做好通信檔案工作具有非常重要的意義。只有通信檔案人員的素質(zhì)與能力不斷的得到提高與強(qiáng)化，才能保證不斷地提高檔案管理水平與服務(wù)質(zhì)量，才能適應(yīng)新時(shí)期、新形勢(shì)下對(duì)檔案工作的要求。