辦公室工作人員如何爭當“多面手”

何健

【摘 要】本文從新形勢下企業(yè)辦公室工作人員一崗多能管理模式入手，提出了通過培養(yǎng)心態(tài)、熟練掌握基本技能、勤動嘴、眼、腿、手、心，才能更好地發(fā)揮出“多面手”的優(yōu)勢，真正成為辦公室綜合業(yè)務行家里手的觀點。

【關鍵詞】辦公室工作 一崗多能 多面手 勤

一、前言和背景

經濟新常態(tài)下，火力發(fā)電企業(yè)面對電力體制和深化國有企業(yè)雙重改革，利用小時逐年下降，生產經營舉步維艱。為此，實行降本增效，精兵簡政，實施一崗多能的人才戰(zhàn)略，充分挖掘在崗人員的內在潛能和天賦，激發(fā)員工爭當“多面手”，是火力發(fā)電企業(yè)生存和發(fā)展的正確途徑。

貴州西電電力股份有限公司黔北發(fā)電廠辦公室作為行政綜合管理部門，其日常工作內容有：辦文、辦會、督查督辦、綜合協(xié)調、參謀決策、商務接待、“三公”費用控制、車輛調度及管理、檔案管理及領導臨時交辦的事項，由主任、文秘、檔案員三個崗位共3人承擔上述各種工作，人人可謂身兼數(shù)職。此種形勢下，企業(yè)辦公室人員唯有與時俱進，立足本職，自我加壓，勤于學習，開拓創(chuàng)新，爭當一崗多能的“多面手”，才能彰顯辦公室“立足中心，服務大局”的工作本色。

二、培養(yǎng)好三種心態(tài)

哲學中有一個觀點，“心態(tài)決定成敗”。樂觀自信，當機立斷，壞事、麻煩事也能迎刃而解；悲觀自餒、畏首畏尾，好事、簡單的事情可能也得不到好的結果?？梢?，良好的心態(tài)，是我們做事成功的基礎。對于辦公室工作人員來說，努力培養(yǎng)好自身的崗位自豪感、使命感和榮辱感，也是崗位成才，工作出色的基礎所在。

（1）自豪感

辦公室工作人員應充分認識到辦公室工作的重要性，辦公室是企業(yè)行政命令運轉的“樞紐”和形象的“窗口”，地位獨特、作用重要，備受領導、同級部門的信任，肩負方方面面的重托。能在這樣一個重要而又有影響力的部門工作，辦公室工作人員應注意不能將自豪感等同于優(yōu)越感，在工作中盲目得意，沾沾自喜，搞特權、走捷徑，而應將工作賦予的自豪感與上級、同事的肯定化作自身樂于奉獻、創(chuàng)新服務的不竭動力，維護好規(guī)章制度和標準的權威性，確保各項工作按照“有序、高效、安全”的六字方針運行。

（2）使命感

辦公室特殊的工作性質決定了其人員的工作既要從大處著眼，謀大事、觀全局、抓關鍵，又要從小處著手，把小事、細微事、瑣碎事處理好，為企業(yè)領導集中精力謀全局、抓大事創(chuàng)造良好條件，可謂使命神圣、責任重大。辦公室工作人員唯有，腳踏實地，客觀嚴謹?shù)刈龊棉k公室工作的每個細節(jié)，在遇到突發(fā)事件時，能夠犧牲休息時間，加班加點完成任務，以良好的奉獻和服務意識杜絕工作拖延、質量粗糙，讓督辦的事情事事有著落，使交辦的事情件件有回音，才能肩負好辦公室工作賦予的責任和使命感。

（3）榮辱感

辦公室工作人員的工作，對外代表企業(yè)形象，對內代表企業(yè)管理者形象，特點是幕后做得多、登臺亮相少，埋頭苦干多、拋頭露面少。這就需要辦公室工作人員具備正確的工作榮辱觀，面對成績和贊譽，不居功自傲，欣喜若狂；面對批評與考核，也不妄自菲薄，推諉躲避，一切以部門甚至企業(yè)的榮辱緊密連系，與之同呼吸共命運。辦公室工作人員應曉以大義，憑借良好的心態(tài)，工作時才能寵辱不驚、潤物無聲，主動推功攬過，當好馬前卒，得到同事和領導的認可。

三、掌握四種基本技能

良好的心態(tài)是辦公室工作事業(yè)成功的基礎，扎實的基本技能卻是干好辦公室工作的關鍵。辦公室工作人員必須熟練掌握以下四種基本技能，方能勝任略顯繁亂的辦公室日常工作。

（1）具備一定的寫作基本功

辦文、辦事、辦會，是辦公室工作的第一要務?！叭k”工作無不要求辦公室工作人員要有好的文字功底和材料處理能力，首先從草擬文件、擬辦文件、發(fā)布通知入手，進而掌握各類領導講話稿、工作總結、起草匯報材料、實時宣傳報道等材料的寫作技巧，逐步從文字處理和寫作的雜家向專業(yè)的撰寫各類材料行家邁進。

（2）熟練使用辦公自動化軟硬件及設備

辦公自動化硬件及設備主要指的是電腦、復印機、打印機、傳真機等常用基本設備，辦公室工作人員首先要學會打印機和復印機的操作甚至簡單故障的處理，提高工作效率，延長其使用壽命，節(jié)省開支。其次要熟知WORD、EXCEL、PPT等辦公軟件的應用，熟練應用WORD文檔的各項功能，使做出的材料、文件符合標準規(guī)范，美觀大方；掌握EXCEL表格的各項基本技能，將企業(yè)的生產、經營指標進行有效分類，讀者一目了然，工作效率也能得到提高；運用PPT幻燈片進行經驗介紹以及接待時匯報情況，清晰直觀，有層次感，能較好地展示企業(yè)形象和風采，為領導的工作增色。

（3）具備一定的網絡知識

互聯(lián)網+時代，辦公室工作人員除要嚴格按照保密管理的相關規(guī)定，熟練掌握利用外網、局域網收發(fā)郵件、傳遞信息外，還應該利用好QQ、微信等網絡平臺，使行政命令、通知消息、內部資料等信息快捷、準確地進行傳遞。并與網絡運營商、技術人員加強聯(lián)系，確保企業(yè)獲得優(yōu)質的網絡服務的同時，維護好企業(yè)內部網站的正常運行。

（4）掌握商務接待工作技巧

辦公室作為企業(yè)的窗口部門，其工作人員的一舉一動都是企業(yè)形象的一種展示。接待工作無小事，迎來送往有學問。辦公室工作人員首先要熟知企業(yè)接待方面的規(guī)章制度，掌握接待的規(guī)格和具體流程，才能高效無誤地做好后續(xù)的接待服務。其次，接待工作是由一件件小事拼湊起來的，可能是連貫的，也可能會發(fā)生錯亂，因此，需要辦公室工作人員具備一定的組織策劃能力和應急處理能力，這樣，才能確保整個接待工作有思路、可修正，有安排、能應急。再次，學會換位思考，能站在對方的角度思考什么樣的服務會讓對方感覺貼心到位、賓至如歸，從而提出相應的接待方案。最后，還應該重視接待過程中的禮儀規(guī)范，有禮有節(jié)地應對接待對象的問詢，不卑不亢地跟接待對象溝通交流，才能贏得對方尊敬，展示出企業(yè)良好的形象。

四、“五勤”練就六方面能手

憑借良好的心態(tài)和必備的職業(yè)技能，就基本能勝任辦公室工作。如何從紛繁復雜的辦公室日常工作中脫穎而出，真正成為一崗多能的“多面手”，辦公室工作人員還應該做到五勤，就是嘴勤、眼勤、腿勤、手勤、心勤。

（1）嘴勤練就領會意圖的高手

辦公室的工作性質決定了辦公室工作人員與領導經常直接接觸，特別是在領導面前直接受領任務的機會較多。領導布置工作，有時只重視結果，具體事情怎么辦理，需要辦公室人員自己把握；有的關注過程，需要定期匯報工作節(jié)點情況和發(fā)展預期。面對不同的情況，辦公室工作人員需要勤動嘴準確領會領導意圖，可以挑合適的時機問詢領導；可以與辦公室主任就具體事項深入溝通，互補缺失的信息；可以與辦公室同事共同討論，共享以前的成功案例經驗。目的就是要通過勤動嘴，收集各方面有益于工作的信息，完整、準確地理解領導意圖，才能較好地完成領導交辦的各項工作任務，讓上級滿意。

（2）眼勤練就協(xié)調關系的能手

辦公室工作一個很重要的特點，就是要協(xié)調好各類關系、處理好各種問題、化解好各方矛盾，以推動企業(yè)各項改革和發(fā)展工作順利健康開展。辦公室工作人員應眼觀四路，密切關注上級領導、同級兄弟單位、企業(yè)下屬二級部門的基本動向，爭做協(xié)調關系的能手。一是要領導班子的關系。辦公室所面對的，不是一個人，而是一個領導班子集體，需要執(zhí)行的指示很多，應分清輕重緩急，盡量兼顧，妥善處理，切忌不能讓領導相互猜忌、各自為政。二是協(xié)調好對外的關系。對上級單位、政府部門要尊敬，多請示匯報工作，及時匯報經驗，虛心接受指導；對同級兄弟單位態(tài)度要謙和，說話要實在，以誠相待，語氣適度，熱心關注對方的發(fā)展和改革動向，充分利用工作關系建立深厚感情，多溝通、

多交流、多學習。三是協(xié)調好基層部門的關系?；鶎硬块T挨了批評，應看著眼里，記在心里。不能認為自己在機關特別是在辦公室工作，就看不起基層，到了基層部門就頤指氣使、指手畫腳，這是工作中的大忌。第一時間與基層部門溝通，以誠相待，將心比心，傾聽基層的聲音，盡量解決合理訴求，這樣會更有利于工作的開展和構建良好的和諧工作氛圍。

（3） 腿勤練就搞好服務的好手

辦公室是服務性質的部門，服務到不到位，態(tài)度很重要，何謂服務態(tài)度好，腿腳勤便是關鍵。不管服務對象是企業(yè)領導、部門同事，或者接待對象，辦公室工作人員在從事具體服務工作時，能親自到場的，就不要請人代勞；能電話告知的，就不要請人轉達或短信代為通知。為高質量地完成一項工作，辦公室工作人員磨破嘴、跑斷腿是常有的事，也是服務好手工作到位的真實寫照。

（4）手勤練就撰寫材料的快手

辦公室的工作性質決定了工作人員需要撰寫大量的公文材料，內容及知識面涉及較廣。辦公室工作人員應該通過勤練手不斷提高自升的政策理論功底和文字寫作能力，爭當撰寫材料的快手。通讀先前一些成功使用的材料，掌握基本框架，熟悉寫作套路，然后將平時手勤收集到的領導講話記錄，大的方針政策，權威的背景形勢分析等內容充實到寫作的材料中去，也不失為一種快速撰寫材料的途徑。所以說辦公室工作人員平時日常手勤的一些積累，是快速寫作的不二法門。

（5）心勤練就參謀決策的強手

辦公室是企業(yè)重要的參謀部門，因此，工作人員有責任當好參謀、提好建議，對領導負責、對企業(yè)發(fā)展負責、對全局性工作負責，做一個參謀建議的強手。辦公室工作人員應將企業(yè)發(fā)生的、牽涉全局的事情牢記于心，自覺與企業(yè)領導同步思考甚至超前思考，適時提出合理建議，當好高參。

（6）統(tǒng)籌規(guī)劃、忙閑有度成就綜合業(yè)務的行家里手

時常聽辦公室工作人員說，忙起來的時候，恨不得自己有三頭六臂，加班加點成了家常便飯。其實，任何事情都分輕重緩急，辦公室工作也不例外。這就需要辦公室工作人員統(tǒng)籌規(guī)劃好平時的日常工作時間，憑借前文“五勤”練就的工作積累和經驗，快速高效地完成緊急的、重要的任務，而將可緩的、次要的任務時適當后移。這樣，辦公室工作人員忙的時候不至于焦頭爛額、疲于奔命，崩斷“弦”；閑的時候也不至于馬放南山、無所事事。通過經驗的不斷豐富，日積月累的磨練，就會使自己成為一名開口能講、提筆能寫、問策能對、遇事能辦的綜合業(yè)務行家里手。

結束語

總之，“十三五”規(guī)劃和國有企業(yè)深化改革對企業(yè)辦公室賦予了新的歷史使命。辦公室工作人員唯有樹立健康、良好的心態(tài)，充分發(fā)揮吃苦耐勞的精神，堅定戰(zhàn)勝困難的勇氣和信心，熟練掌握辦公室工作基本技能，勤開口、練慧眼、常動手、多跑腿、多用心，不斷總結經驗，創(chuàng)新工作思路和方法，才能更好地發(fā)揮出一崗多能的優(yōu)勢，在電力企業(yè)生產經營出現(xiàn)瓶頸的特殊時期有所突破、有所作為，有力地促進企業(yè)各項工作任務和發(fā)展目標的圓滿實現(xiàn)。（作者單位：貴州西電電力股份有限公司黔北發(fā)電廠）

參考文獻：

[1]上海大學《秘書》

[2]中國檔案出版社主辦《辦公室業(yè)務》