淺析秘書工作在國有企業(yè)決策工作中的作用

摘要：秘書工作與其他職業(yè)相比特殊性較強(qiáng)，因此對秘書工作在國有企業(yè)決策工作中的作用進(jìn)行認(rèn)真分析是非常必要的，針對秘書工作的特殊性應(yīng)該培養(yǎng)出哪種技能是每個(gè)工作在秘書崗位上的人應(yīng)該明晰的。文章從秘書工作在國有企業(yè)決策工作中的作用入手，分析了秘書工作中存在的問題與需要掌握的技能。

關(guān)鍵詞：秘書工作；國有企業(yè)；決策工作；參謀作用；信息作用；協(xié)調(diào)作用 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

中圖分類號：C931 文章編號：1009-2374（2016）27-0153-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.27.072

1 秘書工作在國有企業(yè)決策工作中的作用

秘書對決策的輔佐主要體現(xiàn)在以下方面：調(diào)查研究，對來信來訪的處理，決策的咨詢，參與討論工作計(jì)劃的起草，對處理信息的收集，給予領(lǐng)導(dǎo)者一些意見，對決策內(nèi)容執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督等工作。秘書工作地點(diǎn)一般都在領(lǐng)導(dǎo)周圍，他們的工作有著傳遞工作、溝通與協(xié)調(diào)上級與下級的作用，便于領(lǐng)導(dǎo)決策意圖的形成，對決策依據(jù)的掌握。同時(shí)在決策執(zhí)行階段秘書還能夠?qū)?zhí)行效果進(jìn)行反饋與檢驗(yàn)，反饋到領(lǐng)導(dǎo)處能夠讓領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策的論證、修改與補(bǔ)充，因此可以說秘書對決策的輔助工作能夠?qū)︻I(lǐng)導(dǎo)決策進(jìn)行有效有益的補(bǔ)充。輔助決策對于秘書而言會(huì)成為越來越重要的必備技能，同時(shí)也能夠大大提高秘書的綜合素質(zhì)。但是現(xiàn)代社會(huì)對于秘書的角色認(rèn)識(shí)和職能認(rèn)識(shí)都存在偏差，由此產(chǎn)生對秘書工作的誤解，認(rèn)為秘書就是領(lǐng)導(dǎo)的附庸而已，這些認(rèn)識(shí)上的偏差制約著秘書輔助決策職能的發(fā)揮。秘書工作在國有企業(yè)決策工作中的作用主要有以下四種：

1.1 參謀及助手作用

秘書具有不同的層次和工種，參謀助手作用的發(fā)揮也有不同途徑。參謀作用不僅只是體現(xiàn)在決策輔助資料的提供、日常工作的方案預(yù)案等，有豐富工作經(jīng)驗(yàn)的秘書能夠在經(jīng)常做的一些工作中提高效率，做好參謀和助手的工作，為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策、管理方面的工作給予恰當(dāng)建議。

1.2 提供信息作用

秘書服務(wù)于所有的決策、指揮、管理工作，作為國有企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者，需要在變革不斷、發(fā)展迅速的政治、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、文化等各方面生活中進(jìn)行企業(yè)決策，決策基礎(chǔ)正是以上事物發(fā)生變化的眾多信息。而作為秘書，工作當(dāng)中重要的一個(gè)分支就是掌握大量信息，并且將這些信息進(jìn)行篩選，然后提供給領(lǐng)導(dǎo)。這些信息當(dāng)中包括上級信息、歷史信息、內(nèi)部信息、領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的相關(guān)資料和情況，本部門的有關(guān)信息、社會(huì)信息、業(yè)務(wù)信息、國際信息、科技信息等。

1.3 協(xié)調(diào)作用

協(xié)調(diào)工作屬于管理工作中的一種手段，協(xié)調(diào)的實(shí)質(zhì)就在于將上級下級的認(rèn)識(shí)統(tǒng)一好，調(diào)整好各個(gè)部門之間關(guān)系，解決部門之間的矛盾，以協(xié)調(diào)好企業(yè)行動(dòng)。處于新世紀(jì)的競爭社會(huì)，領(lǐng)導(dǎo)將要面臨的是相當(dāng)復(fù)雜的問題，工作中需要接觸橫向、縱向等千絲萬縷的復(fù)雜關(guān)系，實(shí)行改革過程中會(huì)產(chǎn)生大量矛盾，這些矛盾最終會(huì)集中到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)調(diào)工作之中，作為領(lǐng)導(dǎo)助手，秘書務(wù)必做好協(xié)調(diào)工作。

1.4 耳目作用

此處的耳目作用并不是指對領(lǐng)導(dǎo)的言行進(jìn)行監(jiān)督，而是在國有企業(yè)進(jìn)行決策時(shí)起到耳目作用。在決策過程中，秘書需要做到的是根據(jù)大量的社會(huì)調(diào)查和研究而得出的結(jié)論進(jìn)行利弊方面權(quán)衡，決策過程中要大膽地向領(lǐng)導(dǎo)提出建議，如果在決策過程中領(lǐng)導(dǎo)者出現(xiàn)了一些失誤，秘書要選擇恰當(dāng)?shù)膱龊线M(jìn)行提醒，以便領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行及時(shí)更正。

2 秘書工作應(yīng)注意的幾個(gè)問題

秘書工作不僅僅是要做好文件整理等瑣碎事情，還要做好指令傳達(dá)、幫助領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行決策等多項(xiàng)工作，這對秘書提出了相當(dāng)高的要求。目前秘書的日常工作存在以下問題：

2.1 容易陷入工作被動(dòng)

秘書工作包括輔助領(lǐng)導(dǎo)決策、重要文稿起草、協(xié)調(diào)督查工作落實(shí)、會(huì)務(wù)接待、信訪穩(wěn)定、調(diào)查研究、檔案管理等諸多方面，一名秘書可能承擔(dān)不同領(lǐng)導(dǎo)布置的多項(xiàng)工作，且多為“急、難、繁、重”任務(wù)，應(yīng)接不暇、主次難辨、超負(fù)荷工作的情況難以避免，導(dǎo)致陷入工作被動(dòng)局面。這就要求秘書人員必須注重日常工作經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)的積累，把握好工作節(jié)奏，抓住常規(guī)工作的提前量，即使面對被動(dòng)，更要調(diào)整心態(tài)、理清思路、緩解壓力，保持良好的工作狀態(tài)。

2.2 容易出現(xiàn)心理失衡

“人往高處走，水往低處流”，對于秘書工作而言亦是如此。在國有企業(yè)中，秘書工作可以說是一個(gè)龐大的體系，同一個(gè)企業(yè)中的秘書相互之間既有合作也有競爭。對于平時(shí)均處于同一工作的人而言，如果有一方得到提拔重用，另一方心理必然出現(xiàn)失衡，主要表現(xiàn)為心情低落、工作效率下降等。處于職場當(dāng)中，升職競爭是普遍存在的，這也就導(dǎo)致了在秘書工作中出現(xiàn)心理失衡情況也是非常普遍的。當(dāng)看到別人與資歷相同甚至資歷還不如自己，卻得到了提拔，自己心中肯定存在一些懊惱或著急，這也是國有企業(yè)秘書工作中應(yīng)盡量避免的情況之一。

2.3 容易模糊個(gè)人定位

現(xiàn)在的秘書職位會(huì)因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)的職位而具有“相應(yīng)”權(quán)利，動(dòng)不動(dòng)就會(huì)打著領(lǐng)導(dǎo)的旗號而濫用職權(quán)。在不經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的情況下就以領(lǐng)導(dǎo)的名義發(fā)布命令、批改文件，用這些莫須有的權(quán)利給自己謀私利。甚至一些秘書自作主張，完全按照自己的意愿處理一些本該領(lǐng)導(dǎo)處理和解決的問題。秘書對于國有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)而言確實(shí)是非常重要的，但秘書要時(shí)刻牢記自己的本職工作是輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策、幫助領(lǐng)導(dǎo)完成難度較大、較復(fù)雜的工作，因此擺正個(gè)人位置是每位秘書必須具備的基本職業(yè)操守。

想要解決以上三種問題，秘書應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義毛澤東思想鄧小平理論以及三個(gè)代表重要思想，提高自身素質(zhì)和修養(yǎng)，牢記干部要全心全意為人民服務(wù)的原則，將人民群眾的利益放在第一位，而不是只考慮一己私利。

3 秘書工作的地位和職能

3.1 樞紐職能

國有企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)是一個(gè)體系，它是龐大而精細(xì)的。在國有企業(yè)中有不同的領(lǐng)導(dǎo)級別，每個(gè)級別的領(lǐng)導(dǎo)工作上都有不同分工，而即便是同一級別的領(lǐng)導(dǎo)也有不同的工作內(nèi)容。領(lǐng)導(dǎo)秘書的工作就在于將上級領(lǐng)導(dǎo)的指令傳遞給服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)，并將自己領(lǐng)導(dǎo)的決策傳遞給下級，并且督促下級執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)決策，從這個(gè)角度來看秘書工作起到一個(gè)樞紐功能。

3.2 協(xié)調(diào)職能

在國有企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)系統(tǒng)中，工作的目標(biāo)在于對企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行科學(xué)有效的管理，最終能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)平穩(wěn)發(fā)展并且與時(shí)俱進(jìn)，建設(shè)社會(huì)主義現(xiàn)代化企業(yè)。為了能夠?qū)崿F(xiàn)這一目標(biāo)，保證企業(yè)始終運(yùn)行在要實(shí)行科學(xué)的、有效的管理，以實(shí)現(xiàn)社會(huì)主義現(xiàn)代化這一總目標(biāo)，要使系統(tǒng)運(yùn)動(dòng)沿著正確的軌道運(yùn)行，就必須不斷地調(diào)節(jié)企業(yè)運(yùn)行的軌道。因此不管哪個(gè)部門在工作中都需要不斷調(diào)節(jié)，此外還要跟其他部門進(jìn)行積極溝通聯(lián)系，秘書在其中就起到了重要作用。秘書不僅需要做到領(lǐng)導(dǎo)與下級的溝通，而且要盡力協(xié)調(diào)決策工作中出現(xiàn)的各種矛盾，保證決策的正常執(zhí)行。

4 秘書應(yīng)有的素質(zhì)

4.1 要有較高的理論素養(yǎng)

學(xué)習(xí)馬列主義毛澤東思想鄧小平理論以及三個(gè)代表重要思想，提高自身素質(zhì)和修養(yǎng)是每個(gè)秘書都應(yīng)該嚴(yán)格要求自己的內(nèi)容，因此它們是我們認(rèn)識(shí)并改造世界的重要武器以及行動(dòng)指南，同時(shí)也是黨和國家制定我國特色社會(huì)主義路線政策和方針的理論基礎(chǔ)和指導(dǎo)思想。作為國有企業(yè)的秘書人員，更要掌握好這些思想、理論并且深刻理解其中的內(nèi)涵，才能夠在平時(shí)的工作中得到更加科學(xué)的思維以及工作方法，并且不斷提高改造世界的能力。國有企業(yè)的秘書首先應(yīng)該是一名政治工作者，其次才是作為領(lǐng)導(dǎo)的服務(wù)人員。因此學(xué)習(xí)毛澤東思想、鄧小平理論以及三個(gè)代表重要思想對秘書而言是至關(guān)重要的，如果缺乏對這些內(nèi)容的學(xué)習(xí)，將會(huì)缺乏對政治的敏感性，就稱不上是一個(gè)合格的秘書工作人員。

4.2 要通曉秘書專業(yè)知識(shí)

除了政治素養(yǎng)以外，專業(yè)知識(shí)對秘書工作而言也是非常重要的。其中專業(yè)知識(shí)主要包括兩個(gè)方面：一方面是直接與秘書工作相關(guān)的專業(yè)性知識(shí)，比如文書、秘書知識(shí)等；另一方面則是秘書在單位中的業(yè)務(wù)性知識(shí)，這與秘書所工作的部門相關(guān)，每個(gè)部門都有不同的業(yè)務(wù)知識(shí)，因此秘書工作后應(yīng)該及時(shí)學(xué)習(xí)該方面知識(shí)。而秘書工作存在一定的特殊性，因此除了以上知識(shí)以外還應(yīng)該廣泛學(xué)習(xí)其他方面的知識(shí)，以應(yīng)對工作中可能出現(xiàn)的各種問題。當(dāng)然這些知識(shí)的掌握都是在掌握好秘書專業(yè)知識(shí)的基礎(chǔ)之上的。

4.3 要有敏銳的戰(zhàn)略眼光和“超前”意識(shí)

作為國有企業(yè)的秘書人員，想要在決策工作中給予中肯的意見，不僅要對社會(huì)現(xiàn)狀了然于心，還要對領(lǐng)導(dǎo)的戰(zhàn)略意圖和方向進(jìn)行認(rèn)真研究，對于領(lǐng)導(dǎo)近期的工作目標(biāo)尤其需要上心，對于上級決策需要進(jìn)行認(rèn)真分析，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行領(lǐng)會(huì)。另外對收集到的信息要有獨(dú)到的眼光，能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)提供正確有效的決策方向。如果一些職責(zé)范圍內(nèi)的工作出現(xiàn)了差池，應(yīng)該及時(shí)考慮情況變化，并且提前做好準(zhǔn)備積極應(yīng)對。

4.4 要懂得管理學(xué)

可以說秘書工作是行政管理工作中的一項(xiàng)分支，因此從事秘書工作還應(yīng)該對管理學(xué)有足夠了解。在現(xiàn)代社會(huì)中，秘書工作需要的是具有綜合能力以及輔助能力的管理方面人才，如果秘書不懂得管理也缺乏管理方面的知識(shí)，就無法勝任秘書工作。學(xué)習(xí)管理方面知識(shí)既是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展所必需的，同時(shí)也是秘書工作時(shí)需要的技能。通過利用現(xiàn)代管理中的基本原理、基本理論及方法，進(jìn)行決策、組織方面的工作。

5 結(jié)語

秘書工作在國有企業(yè)決策工作中起到相當(dāng)重要的作用。不管是決策方向、決策信息或是決策執(zhí)行都需要秘書參與其中，為領(lǐng)導(dǎo)提供信息、傳遞信息并且監(jiān)督執(zhí)行，因此在國有企業(yè)決策工作中對秘書工作的綜合要求是很高的。為了能夠勝任秘書工作，秘書工作人員要不斷充電，充實(shí)自己，并且鍛煉自己各方面的能力。未來社會(huì)對于秘書工作的要求會(huì)越來越高，每個(gè)從事秘書工作的人員都要做好長期充電的準(zhǔn)備。

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作者簡介：鄒偉（1982-），男，江西廬山人，國網(wǎng)江西省電力公司柘林水電廠辦公室秘書，工程師，研究方向：企業(yè)行政管理。

（責(zé)任編輯：周 瓊）